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2019年06月21日

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ

華やかなイメージのある秘書業ですが、実際には多忙な役員をサポートするため様々なスキルを身につけ、多岐に渡る業務を効率よくこなしています。この記事では、秘書が身につけておきたいスキルや、秘書としてのスキルを証明する資格試験についてご紹介します。

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ

秘書とは?

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
映画やドラマでもよく見かけ、華やかなイメージのある秘書業ですが、実際にはどのような業務を行っているのでしょうか。

秘書は、企業や役員に関する機密の文書を扱う業務と定義されています。現在では一般的に「役員秘書」を指すことが多く、役員の側でスケジュール管理やメール・電話対応など多岐にわたる業務を行うポジションとなります。

多忙な役員の手が回らない業務を行い、スムーズに仕事ができるようサポートします。

秘書の役割や仕事内容5つ

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
忙しい役員が効率よく仕事をこなせるよう、多くの職務を引き受ける秘書ですが、具体的にはどのような業務があるのでしょうか?ここでは、秘書の役割や仕事内容を5つ見ていきましょう。

秘書の役割や仕事内容1:来客対応

企業役員のもとには、毎日多くの来客があります。来客のご案内やお茶出しは、秘書の重要な業務です。多忙な役員のスケジュールがずれ込む場合もあるため、お客様が不快な思いをしないよう、待ち時間の目途をお知らせするなど臨機応変な対応が必要です。

外資系の企業では、来客対応はレセプションの仕事とされている場合もあります。

秘書の役割や仕事内容2:資料作成

秘書が元々は機密文書を扱う業務であったとおり、資料作成も秘書の業務範囲です。ただし、現在はプロジェクトに関わる資料は役員の部下が担当するケースが多く、秘書に任される資料は連絡文や通達文などの社内文書が大半を占めるという企業が多いです。

秘書の役割や仕事内容3:スケジュール管理

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
一般的に、現在の秘書業務はスケジュール管理がメインとなります。役員が多忙な場合、秘書も役員のプロジェクトの優先度を把握し、5分単位の予定調整や、移動時間にも電話会議をいれるなど高度な予定調整を行わなければなりません。

スケジュールについて社内、社外から膨大な確認がはいるため、それに伴うメール返信や電話対応にも時間をとられます。秘書自身も、タスクを整理し効率的に仕事を行うことが求められます。

秘書の役割や仕事内容4:社外イベント

役員の希望により、クライアントとの会食や祝賀パーティーに同行する場合があります。役員がクライアントのお名前を忘れた際のフォローや、会話のきっかけになる話題を提供するなど、秘書のコミュニケーション能力が問われます。

秘書の役割や仕事内容5:雑用

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
役員がプロジェクトに集中できるよう、秘書は以下のような雑務を引き受けます。

◆会議室予約
◆出張手配
◆領収書提出や名刺作成など、社内申請の代行
◆郵便物の仕分け
◆ケータリング手配
◆名刺や資料の管理、ファイリング
◆クライアントへの開業祝いや昇進祝い、お祝い返しの手配
◆慶弔手配

その他にも、役員の希望によりさまざまな業務を引き受けることとなります。

身につけておきたい秘書スキル10個

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
日々、多岐にわたる業務を進めなければいけない秘書には、さまざまなスキルが求められます。ここからは、秘書が効率よく業務にあたるために、身につけておきたいスキル10個を確認しましょう。

身につけておきたい秘書スキルその1:一般常識

企業の顔ともいえる秘書にとって、一般常識は最低限必要のスキルです。

社風はクライアントによってさまざまですが、役員のお客様が一般常識を重要視されている場合、秘書のマナーも見られています。例えば、「お茶出しはなるべくお客様の右側から」など、小さなことにも注意が必要です。

どんなクライアントが来ても問題がないよう、秘書は一般常識を身につけましょう。

身につけておきたい秘書スキルその2:敬語や尊敬語

社外秘書とのスケジュール調整や、お礼状やお悔やみの手紙作成という業務も多い秘書にとって、敬語や尊敬語のスキルは重要となります。

秘書の言葉遣いは、会社全体のイメージにもつながります。「御社」「貴社」の違いなど最低限の知識に加えて、圧迫感を与えない依頼文やお断り文を学ぶことも必要です。

社会人として常識的な言葉遣いだけではなく、プラスアルファのスキルを習得しましょう。

身につけておきたい秘書スキルその3:語学力

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
大手企業では、外資系企業との取引や、海外役員の受け入れなど、外国語を使う機会も多くなります。最近では、秘書の求人に必要スキルとしてTOEICスコアが記載されていることがあります。

企業によって必要な語学スキルは違いますが、第二・第三言語を習得していると業務や就業先の選択肢が広がります。

身につけておきたい秘書スキルその4:ビジネスマナー

クライアント側の役員や秘書に接する機会も多い秘書にとって、最新のビジネスマナーも必須技能です。

例えば、クライアントの昇進祝いを、昇進から日が経って送付することになった場合、相手方が日系企業の場合は大安に届くように手配し、外資系の場合は最短の到着日で手配するなど、さまざまな配慮が必要です。

ビジネスマナーは日々更新されていくため、認識をアップデートしていく柔軟さも必要です。

身につけておきたい秘書スキルその5:気配り

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
大きな重圧を抱える役員のサポートを担当する秘書には、細やかな気配りが求められます。

役員の業務が立て込んでいる場合は、プロジェクトの優先度を把握し、社内の些末な業務は後に回すよう他部署と交渉するなど、能動的な対応が求められる場面も多くあります。

また、重要なクライアントの会食場所の好みを把握するなど、一般常識以上のスキルが必要とされます。

身につけておきたい秘書スキルその6:コミュニケーション能力

役員への確認事項が毎日発生する秘書業務ですが、多忙な役員の貴重な時間を削るわけにはいきません。聞きたいことから伝え、その後に理由を付け加える「結論ファースト」の話し方を身につけるなど、コミュニケーションスキルが問われます。

社内と社外では求められるコミュニケーション能力が違うため、TPOに合わせた話し方を身につける必要があります。

身につけておきたい秘書スキルその7:オフィスソフトの操作

効率よく多岐に渡る業務をこなすには、PCスキルが必要です。スケジュール管理やメール管理にOutlook、お礼状などの作成にWord、クライアント管理にExcelなど、各種オフィスソフトの知識が求められます。

業務スピードに追い付けるよう、PCスキルを身につけましょう。

身につけておきたい秘書スキルその8:最新ニュースなど情報収集力

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
忙しい役員が、秘書に最新ニュースなどの情報収集を求めることは珍しくありません。また、クライアントの昇進パーティや会食同行の際に、最新の時事ネタについて意見を求められることもあります。

このような副次的な業務に効率よく対応するためにも、情報収集スキルが必要となります。

身につけておきたい秘書スキルその9:臨機応変に対応・順応力

役員のスケジュールを管理する秘書にとって、臨機応変に対応しなければならない状況は日常的に訪れます。

役員の予定が終日立て込んでいる中、どうしても承認を得なければならい案件があると役員の部下から依頼されるなど、ケースはさまざまです。

お昼にケータリングを手配してランチミーティングにする、移動時間にテレカンファレンスをセッティングするなど、柔軟な対応スキルが必要です。

身につけておきたい秘書スキルその10:冷静な判断力

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
秘書が役員の代わりに窮地に立たされることも多々あります。

例えば、重要な会議が長引いている間に、次のクライアントが来社してしまったときなど、冷静な判断が求められます。役員に次の会議が始まる旨のメモを渡す、クライアントに終了目途をお伝えし待ってもらうなど、会議の重要度や役員の意向を把握し、能動的な対応を求められます。

秘書の必須スキル「秘書検定」とは?

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
スキルの数値化が難しい秘書業務ですが、「秘書検定」を取得すると、転職の際などに秘書としての知識や適正を証明することができます。「秘書検定」の試験内容や難易度、合格率について見ていきましょう。

試験内容

秘書検定には3級、2級、準1級、1級があり、試験内容は以下の表のとおりです。どの級も筆記試験は「理論」と「実技」の2区分で出題され、それぞれ60%以上正答すれば合格となります。

準1級と1級は筆記試験のほかに面接試験があり、実際の振舞いや言葉遣いが審査されます。受験資格は特に設定されていないため、どの級からでも受験できますが、準1級と1級という組み合わせでの併願はできないため注意しましょう。
求められるスキル筆記試験の出題方式面接試験
3級基本的なビジネスマナー。選択問題と記述問題なし
2級業務の優先順位を判断できる。選択問題と記述問題なし
準1級物事の判断力や対応力がある。選択問題と記述問題あり
1級先を読んでサポートする。すべて記述問題あり

難易度と合格率

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
試験の合格率(平成30年11月)は以下の表のとおりです。準1級と1級は、一次試験(筆記)に合格し二次試験(面接)で不合格となった場合、1年間(次回と次々回の試験)では一次試験が免除されます。

3級と2級は学生の受験者も多いですが、準1級では中級秘書のスキルが求められるため、難易度があがります。1級では上級秘書の振舞いが審査されるため、合格率も22%と低くなります。
受験者数一次合格最終合格合格率
1級1,073名348名237名22.1%
準1級4,829名2,831名1,957名40.5%
2級27,212名15,143名55.6%
3級13,175名7,321名55.6%

国際秘書(CBS)検定

秘書としてのスキルを証明する試験は他にもあり、その一つが「国際秘書検定(CBS)」です。CBSでは、グローバルに活躍できる秘書スキルを審査するため、通常の秘書能力だけではなく英語スキルも問われます。

区分は準CBS資格とCBS資格に分かれ、試験内容や合格率は以下のとおりです。
区分受験資格試験内容受験地2018年合格率
準CBS資格特になしビジネス実務、ビジネス英語東京、名古屋、大阪32%
CBS資格準CBS合格者であることオフィス業務管理、経営管理、秘書実務、英語個人面接東京23%

医療秘書技能検定

医師などをサポートする秘書は、医療秘書と呼ばれます。医療事務が会計やカルテ管理など患者へのサービス提供に特化している一方、医療秘書は医療スタッフのサポートがメイン業務となります。

医療秘書としてのスキルを証明するためには、「医療秘書技能検定」が有効です。試験範囲に医療関連法規があるなど、医療現場で事務のエキスパートを目指す方に最適な試験となります。

試験の難易度などは以下のとおりです。
求められるスキル合格率
3級医療秘書としての基礎的知識と技能。一般的な業務遂行。70~75%
2級医療秘書としての一般的な知識と技能。やや複雑な業務遂行。45~55%
準1級医療秘書としての専門的な知識と技能。やや複雑多岐な業務遂行。30~40%
1級医療秘書としての高度な知識と技能。複雑多岐な業務を専門的に遂行。10~20%

秘書に必要なスキルについて知ろう

身につけておきたい秘書スキル10個|秘書の役割や仕事内容5つ
秘書に求められるスキルや、適性を証明する資格試験についてご紹介してきましたが、いかがでしょうか?役員がスムーズに仕事をできるよう、秘書は多岐に渡る業務をこなしています。

秘書に必要なスキルを身につけ、憧れの職業で活躍しましょう。

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