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2019年09月12日

転職に向けてスムーズな引き継ぎをしよう!コツ10個とポイント3つ

内定をもらって転職を決意した際にやらなければいけないことがあります。それは引き継ぎです。後任者にしっかりと引き継ぎをすることで、気持ちよく転職する事ができます。引き継ぎをする際のコツを10コご紹介しますので、実践してスムーズな転職をしましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎをしよう!コツ10個とポイント3つ

スムーズな退職をするにはしっかり引き継ぎを行うことが大切

うまく転職するためには、退職時の引き継ぎもしっかりと行うことが大切です。自分がいなくなった後の事は知らんぷりで、しっかりと引き継ぎをせずに退職することは社会人としてNGです。今回はスムーズな引き継ぎをするコツとポイントをご紹介します。

辞めていった後に、会社に迷惑がかからないような引き継ぎのコツを習得して、気持ちよく転職しましょう。引き継ぎは転職前の最後の仕事ですので、しっかりとこなしましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行う10個のコツ

では具体的にどのような事をすればスムーズな引き継ぎができるのでしょうか。引き継ぎをすることは、義務ではありませんが、しっかりと引き継ぎをしておかないと転職後に連絡が来たり、退職を引き留められたり自分のためになりません。

スムーズな引き継ぎを行うコツを10コご紹介いたしますので、これらのコツを踏まえて会社の迷惑にならないように、気持ちよく退職をしましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ1:余裕のあるスケジュールを組む

1つ目のコツは、余裕のあるスケジュールを組むことです。なぜなら、スケジュールが詰まっている状態だと、退職する時に抱えている案件が終了していない恐れがあります。基本的に、自分が担当した案件はキリの良いところまで完了させるようにしましょう。

また、日常の業務の合間に引き継ぎをすることがほとんどですので、激務だと引き継ぎが遅れてしまう可能性もあります。余裕を持ったスケジュールを組んでおきましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ2:口頭ではなく文書で伝える

2つ目のコツは、口頭ではなく文書で伝えることです。引き継ぎノートやマニュアルなどを作成しておくと後任者にスムーズに引き継ぎやすいです。引き継ぎノートに書く内容は、業務の流れや実務作業の要点、取引先の一覧などが記載されていると良いでしょう。

記載事項は業務内容にもよりますが、上司や同僚はもちろん、今後新しく入ってくる新人社員が見ても理解できるような内容を心がけましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ3:上司に同席してもらう機会を設ける

3つ目のコツは、後任者だけではなく、上司にも同席してもらうことです。上司が見ている前で引き継ぎ作業を行えば、どこまで業務が進んでおり、どこまで後任者に引き継いだか、今後指示を出す上司も把握していれば、転職後に前の会社から連絡が来ることもありません。

上司の予定をあらかじめ聞いておいて、上司が同席できる引き継ぎスケジュールを組むようにしましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ4:引き継ぎノートを見ながら教える

4つ目のコツは、先ほどご紹介した引き継ぎノートを見ながら教えることです。引き継ぎノートだけでも十分な情報量のノートを作ったうえで、後任者には引き継ぎノートを見ながら丁寧に説明をしてあげましょう。

ノートに記入漏れをしている可能性もありますので、ノートだけで分かりにくいと感じたらノートに追記するようにしましょう。転職後、後任者が一人で仕事ができなければ、完璧な引き継ぎとは言えません。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ5:取引先にも挨拶しておく

5つ目のコツは、後任者と一緒に取引先に挨拶をしておくことです。取引先が担当者が変わった事を知らないと、あなたに直接連絡が来てしまう場合があります。一度、取引先にも担当者が変わることを伝え、後任者を紹介しましょう。

後任者と一緒に取引先に行けば、紹介もできますし後任者に業務の引き継ぎを教える事ができ、一石二鳥です。後任者と取引先の顔合わせもスケジュールに組み込んでおきましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ6:間に合わない場合は転職先に連絡する

6つ目のコツは、どうしても引き継ぎが間に合わない場合には転職先に連絡をすることです。入社日の変更ができるか転職先に相談する形になるため、場合によっては内定が取り消される可能性もありますので、引き継ぎを間に合わせるように心がけましょう。

転職先に連絡する際には、業務の引き継ぎ状況や職場状況を再度確認し、確実に入社できる日を希望しましょう。一度は変更できても、二度目はない場合が多いので要注意です。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ7:後任者とコミュニケーションをとる

7つ目のコツは、後任者とコミュニケーションをとることです。後任者に引き継ぎノートを渡して引き継ぎ終了せず、後任者がノートを読んで分からない部分がないかコミュニケーションをとって確認しましょう。

後任者から質問がしづらい場合もありますので、優しい態度で接する事が大切です。もし引き継ぎノートに不備があると感じたなら追記することも忘れずにしましょう。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ8:挨拶状を出す

8つ目のコツは、お世話になった取引先に挨拶状を出すことです。挨拶状は退職日の2~3週間前に出すのが一般的と言われていますが、上司や後任者と相談して決めた方が確実です。また、以前はハガキが主流でしたが現在はメールでも良いとされています。

メールの内容は、できるだけ相手との個別のエピソードを含んだ内容にしましょう。後任者の紹介も軽くしておくと、取引先にもわかりやすいです。

社外に挨拶メールを送る場合は、なるべく早めが良いです。目安としては、最終出社日から2~3週間前がベストです。というのも、後任者が引き継ぎをしやすいというのが1点。そしてもう1点は、取引先に「仕事を計画的に進められる人だ」という好印象を与えられるからです。たとえ今の会社を辞めたとしても、人脈は一生続くもの。今後に悪影響を与えないようにするのが肝心です。飛ぶ鳥後を濁さずとは言いますが、一緒に仕事を進める人に安心してもらうことが大切といえます。

出典: https://employment.en-japan.com/tenshoku-daijiten/41319/ |

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ9:「これぐらいわかるだろう」と思わない

9つ目のコツは、「これぐらいわかるだろう」と思い込まないことです。自分が常識だとおもっていても、その業務に関わった事のない人には分からない場合があります。「これぐらいわかるだろう」と甘えず、細かく引き継ぎましょう。

手間がかかる引き継ぎですが、疎かにしてしまうと転職後に連絡が来る場合があります。転職先に電話が来ると、転職先の同僚や上司から「引き継ぎをちゃんとしてこなかった人」と思われてしまいます。

転職に向けてスムーズな引き継ぎを行うコツ10:後任者が納得するまで教える

最後のコツは、後任者が納得するまで誠実に教えることです。後任者が納得していないのに、時間が無いからと引き継ぎを終了してしまうと、業務がスムーズに進まなかったり、転職先に連絡が来てしまう羽目になります。

引き継ぎは転職前の最後の大仕事です。面倒くさがらずに最後まで誠実に仕事をしましょう。

引き継ぎ以外で気をつけたい転職をスムーズに進めるためのポイント3つ

引き継ぎをする際のコツをご紹介してきましたが、引き継ぎ以外にも退職をするときにやらなければならないことが、いくつかあります。今回は3つのポイントに絞ってまとめましたので、スムーズに退職できるポイントを確認していきましょう。

転職後に必要な書類もありますので、退職時にしっかりと受け取るようにしましょう。

転職をスムーズに進めるためのポイント1:直属の上司に早めの報告をする

1つ目のポイントは直属の上司には早めに報告をすることです。上司はこれからもあなたが業務に関わることを前提に仕事のスケジュールを考えています。あなたが居なくなるとなれば、新しく社員を募集しなければいけないですし、引き継ぎの事も考えなくてはなりません。

内定を貰ったらすぐに直属の上司に相談し、スムーズに退職できるようにしましょう。

転職をスムーズに進めるためのポイント2:上司が納得する退職理由を伝える

2つ目のポイントは、上司が納得する退職理由を伝えることです。先ほど、直属の上司に早めに報告をするように伝えましたが、場合によっては「あなたがいないと仕事が回らない」という事があります。

上司は引き留めようとしてきますので、上司が納得できる理由を考えておきましょう。退職を希望した後に年収や待遇をアップすると条件を出してくる企業は良い企業ではありませんので、意思を曲げずに退職したいことを伝えましょう。

転職をスムーズに進めるためのポイント3:退職に必要な手続きを確認しておく

3つ目のポイントは、退職に必要な手続きを確認しておくことです。退職届のテンプレートなどがある会社でしたら、事前に確認しておく必要があります。また、会社から借りていたものは全て返す必要がありますのでまとめておきましょう。

例えば、制服や健康保険証、業務に使用した資料なども会社に返す必要があります。退職時に雇用保険被保険者証、年金手帳、源泉徴収票などを会社から受け取ることも忘れないようにしましょう。

「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」の3つは必ず会社から受け取ります。 転職先がまだ決まっていない人は「離職票」も必要。ただし、源泉徴収票や離職票は、手続き上、退職当日にはもらえないので、後日会社から郵送などの方法で受け取ります。退職後、遠方に引っ越す場合は、転居先への郵送を依頼しておきましょう。

出典: https://next.rikunabi.com/tenshokuknowhow/archives/5304/ |

引き継ぎのコツを知りスムーズに転職をしよう!

いかがでしたでしょうか。スムーズに転職するコツをご紹介してきましたが、業務量や後任者の技量によってはスムーズにいかない場合もあります。そのため、余裕をもったスケジュールを組んでおくことが大切になります。

転職後に前の仕事を引きずらないためにも、今回ご紹介したコツを実践してスムーズに転職しましょう。

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