Search

検索したいワードを入力してください

2017年02月12日

アプリやソフトを使った名刺整理方法とおすすめの整理グッズ

多くのビジネスマンが悩むであろう名刺の整理。デジタル社会になった今、名刺の整理をする方法の1つとしてデジタルの力を借りるという選択肢も出てきましたが、従来型のアナログな管理方法と比べるとどうなのでしょうか。今回は名刺の整理や管理について検証します。

アプリやソフトを使った名刺整理方法とおすすめの整理グッズ

名刺の整理・管理の方法は主に2種類

名刺の整理・管理の手法は主に2種類あります。
昔ながらのアナログでしていく方法と、アプリやソフトなどでデジタルの力を使用してしていく方法です。

最近ではアプリやソフトの力を借りた手法がもてはやされますが、それぞれにメリットとデメリットがあります。

デジタルを使用した名刺の整理・管理とは?

メリットはゴチャゴチャしない

流行中のアプリやソフトなど、デジタルを使った名刺の整理管理術。
一番のメリットとしてはゴチャゴチャしないことが挙げられ、家のスペースが狭い人、また「整理整頓が苦手で紙をなくしやすい」なんて人も楽に管理できます。

デメリットは名刺の読み取りづらさ

一方、デジタルで名刺を整理・管理する方法は名刺が読み取れなければ意味がありませんので、「名刺の読み取りづらさ」が問題点として挙げられています。

最近では紙をスキャンするアプリも出てきていますが、世界最先端の技術を結集したGoogleの翻訳アプリでも、ペプシのパッケージを翻訳しようとした結果「強いコーラ」や静かなコーラ」と認識されてしまうそうです。

出典: http://www.appbank.net/2017/01/26/iphone-application/1304... | ペプシストロングは読み込む場所によっては静かなコーラになったり強いコーラになったり大変です。
さらに、名刺にある文字を正確に読み取ってもアプリの管理能力が低ければあまり意味がなく、デジタルでの名刺の整理・管理はまだまだ難しそうです。

その中でもオススメはコレ!

「Eight」がダントツ

その中でも名刺の整理・管理ができるアプリとしてオススメするのが「Eight」です。

スマホはもちろんのことPCでも上記の公式ホームページからログインすれば管理している名刺を見ることができますし、他の名刺アプリやソフトに多い上限もなく、全て無料でサービスを利用できます。

あまり名刺の整理や管理にお金を使いたくない人から、本格的な名刺の整理や管理をしたい人まで、全ての名刺の整理や管理で悩んでいる人に使用して欲しいアプリです。

メモ帳アプリなら「Evernote」が便利

また、iPhoneの「メモ帳」や「Evernote」、「Onenote」などといったメモ帳系アプリで名刺の整理や管理をしたい場合、「Evernote」が便利です。

iPhoneのメモ帳機能には画像のスキャン機能がなく、またWindowsから名刺の整理と管理からしようとしても、することができません。

Onenoteには画像をPDFファイルにする機能はありますが、読み込んだ文字を反映する訳でもありません。

Evernoteの場合、月額600円のプレミアムプランのみとなりますが、名刺をスキャンしてデジタル化する機能があります。

そして、その機能を使用するとタイトルが「名前-名刺」になり、ノートの上部に肩書と名前、メールアドレスや電話番号などの情報が表示されるようになります。

これなら「名刺」フォルダ(ノートブック)を作成し、その中に名刺データを打ち込むだけで他の仕事やプライベートの書類とともに管理できるため、ラクラクですね。

名刺の整理に使える便利なグッズとは?

アナログで名刺の整理や管理をする場合、どのようなグッズを使用すれば良いのでしょうか。一般的な手法として知られているのは名刺ケースです。

名刺ケース

名刺ケースはクリアなケースに壁が付いているものが多く、五十音順や業種・業界別で名刺を整理して管理することができます。

名刺を一枚ずつ差し込んでいくため、「後から整理や管理をしようとしても難しい」という欠点はありますが、入れ替えが少なくて済みそうな人にはうってつけでしょう。

また、名刺フォルダーで整理や管理をする手法もあります。

名刺ファイル

業種別や五十音順などである程度の小分けはできるものの、特性上時系列順に並べることになります。

そのため
・プロジェクトで連絡を取る人が大幅に変わる
・相手が業種をまたいでいることが多く、分類しづらい

人に向いています。
では、名刺の整理や管理に便利なケースやファイルはどのようなものなのでしょうか。

オススメのファイル・ケースはコレ!

コクヨ カードホルダー ノビータ A4 30枚 600名収容 青 メイ-N260B

50枚入るフォルダーが12個付き、合計600枚収納できる名刺ケースです。

フォルダーはそれぞれ色分けされているため、スムーズに名刺を出しれすることができ、また収納枚数が少ない時もクリッパーが抑えるため、かさばらずに済みます。

サイズもコンパクトなので、書斎からデスクまで様々なスペースにおいて名刺の管理ができ、誰もが使いやすい仕様となっています。

セキセイ トレーディングカードホルダー タテ入れ クリア TCH-2412

名前は「トレーディングカードフォルダー」となっていますが、トレーディングカードではなく名刺の収納に多く用いられています。

タテ収納タイプのため、ファイルを少し傾けてもあまり落ちません。

160枚収納できるのに500円以下で手に入るため、新卒やフリーランスの人にもオススメです。

リヒトラブ 名刺帳 リクエスト800名 A4 G8803-8 青

バインダータイプの名刺ファイルです。
リファイルが別売りされており、ファイルの入れ替えができるため、ファイルであいうえお順や社名順に管理している人も安心。

また、途中にA4サイズの紙などを挟むこともでき、融通の効きやすい名刺ファイルです。

収納力も最大800枚入るパワーがありますので、「名刺入れが足りなくなった」「時系列順が良いけれども、その中でしっかり管理したい」という欲張りさんにピッタリです。

キングジム 名刺整理箱 75 黒

合計1000枚も入るパワフルな名刺ケース。

様々な種類のインデックスがついており、さらに縦にも横にも名刺を整理・管理できるため、自分に合わせたスタイルで自由自在に名刺を収納することができます。

シンプルながらにとても使いやすい商品。
名刺の整理や管理で悩んでいる人は、最初に手に取ってみては?

目的別 オススメ名刺の整理・管理術

上の文章でも少し触れましたが、名刺の整理や管理の方法は、目的や自分自身の性格、それからスタイルに合わせて選ぶと良いでしょう。

忘れ物が多い・紙があまりない人の場合

デジタル化が進んだ現在、「家にもオフィスにもあまり紙がない」人が多くいるでしょう。また、忘れ物が多い人も一定数存在しています。

そのような人の場合はデジタルで名刺の整理や管理をすると効果的です。
忘れ物が多い人は、ものがかさばるアナログ式の名刺整理と管理法はあまり向いておらず、また紙があまりない人も紙を管理する手法が確立しきれていないため、デジタル式が一番です。

入れ替えが多い人の場合

大量の情報がやり取りされるようになった現代社会では、名刺の入れ替えが激しい人もいるでしょう。その様な人の場合、デジタルかアナログ式の名刺ファイルケースでの名刺の管理がおすすめです。新しく名刺を頂いても、出し入れに時間がかかる名刺ケースではカバーしきれず、すぐにパンクしてしまいます。

その点デジタルは名刺をデータに入れるのも簡単ですし、断捨離も簡単。
名刺ファイルケースは時系列順だけでは済まない部分がありますが、それでもアナログでは名刺ケースでの整理・管理よりオススメできます。

とにかく名刺の整理だけできれば良い人の場合

あまり人と名刺のやり取りをすることがない人、また一度名刺を使ってもその後は使わない…という人の中には「名刺は整理するだけで十分」と考えている人もいるでしょう。その場合、万が一のことがあってもデータが取り出しやすく、なおかつスペースを取らないデジタルか、かさばりづらいケースで管理することをおすすめします。ファイルは縦にスペースを取って本棚のスペースが少し減ってしまうため、ライトな名刺管理をしたい人にはあまりおすすめできません。

名刺の整理・管理は自分に合った手法で

名刺の整理や管理は自分に合った手法でしましょう。
巷では「あれが良い」「これが良い」と語られますが、人によって名刺の管理や整理に求めるものは全く違います。

社会人になりたての頃や、転職直後の頃は名刺の整理や管理の手法で悩むことも多いかと思いますが、自分なりの整理や管理の手法を覚え、ビジネスをより良い方向に転換させていきましょう。

名刺でつながる、ビジネスのためのSNS

名刺を交換した後、皆さんどうしていますか?

100万人が使う名刺アプリ「Eight」ではスマホで名刺を撮影するだけで、あなたのビジネスネットワークを構築。

一覧ですぐに探せ、Eightでつながると、相手が名刺を変更した場合に通知も届きます。

早速アプリをダウンロード!

転職するならビズトリートがおすすめ!

一般的に転職を考える理由としては、「もっとやりがいのある仕事がしたい」「スキルアップして市場価値を上げたい」、また「もっとお給料の良いところで働きたい」など人それぞれ異なることでしょう。

転職をする際には、あなたのキャリアに真摯に向き合ってくれる信頼のおけるパートナーが必要です。ハイキャリア向けの転職サービスのビズトリートは、年収700万以上のハイクラス求人が多数あり、転職成功に向かって並走してくれる優秀な専任のエージェントのサポートを受けられるといった充実のサービスを提供しています。

ぜひビズトリートを利用して、あなたの可能性を広げましょう。
ハイキャリア転職専門の信頼と安心感!

Related