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2017年01月24日

プレゼンのコツ・スライドのモーションの活用法・自己紹介を盛り込む

プレゼンで緊張して上手く話せなかった、何を言いたいのかわからないと言われた。こんな経験をされてませんか?実はプレゼンにはコツがあり、ちょっとした事を意識するだけでプレゼンの質が格段に上がります。プレゼン経験豊富な人達が必ず実行しているコツをお伝えします。

プレゼンのコツ・スライドのモーションの活用法・自己紹介を盛り込む

2つのコツを実行するだけで、周りの人から「プレゼン上手ですね」と言われる

「プレゼン」。この言葉を聞くと誰もが身構えてしまい、できることなら避けて通りたいと思ってしまうのではないでしょうか。人前で話すだけでも高いハードルと思えるのに、事前に与えられたテーマを上手く話し、相手のYesを引き出すというのは至難の業のように思えますね。しかしながら、実はプレゼンには「資料の作り方」のコツと「話し方のコツ」があり、そのコツを押さえるだけで本人が感じるよりずっと簡単にプレゼン上手になる事ができます。今回は「話し方のコツ」について前半・後半2つに分けてお伝えします。
プレゼンのコツを大きく分類すると、事前の「仕込み」と当日の「進行」の2つに分ける事ができます。仕込みとは資料作成とは別にプレゼンに臨む前に、1~2時間程度の時間を確保してやっておくと良い事です。進行は当日プレゼンが開始されてから意識すると良い事です。まずは「仕込み」についてみて行きましょう。

プレゼンのコツ 前半「仕込み」

プレゼンのコツ「仕込み」①「あなたは誰? 今日は何の話?」

プレゼンを開始する前には恐らく資料の準備に追われ、資料の記載に間違いが無いか、上司に言われた事を取りこぼしていないか、そもそも相手の要望にマッチしているか、など自分の置かれた立場で頭が一杯になっているはずです。しかし、当のプレゼンを受ける側の方々(聞き手)は、プレゼンターが話す内容に興味があるのです。そこで以下の2つを事前に準備しておきましょう。

・プレゼン資料の冒頭に自己紹介ページを入れる
・その次に、プレゼンで話す内容のサマリーを1ページ入れる

自己紹介ページは自分の「名前」、「会社・部門」、「担当分野」が書かれている簡単なもので良いです。プレゼンターがどのような人なのかを伝えましょう。プレゼン・サマリーは聞き手に心の準備をしてもらう非常に有効な手段です。「プレゼンの目的」「主な発表項目」「結論」が書かれていれば良いでしょう。いずれも1ページずつ用意しておきます。

プレゼンのコツ「仕込み」②「聞き手は誰? どのように伝える?」

プレゼンターの立ち位置が明確になった所で、今度は「聞き手」に関心を移します。プレゼン資料を作成する段階で、どのような人に対して、どのような内容をプレゼンするかは既に決まっていますが、意外と見落としがちなのは当日の聞き手の状況確認です。聞き手の状況が事前にイメージできていると、プレゼン当日落ち着いて話す事ができます。そこで下記の点について事前に情報収集しておきましょう。

・プレゼン当日の出席者とキーマン
・資料はプロジェクターで投影、紙で配布

プロジェクト当日の出席者によって後述するプレゼンのストーリー構成が変わってきます。また、キーマン(意思決定者)は参加するのか、それはどの人なのかを事前に情報収集しておく事で、聞き手が誰であるかをはっきりと意識します。
また、意外と重要なのが聞き手に見せる資料がプロジェクターの投影なのか、紙による配布なのかによって自分がどの位置から(前に立つのか、座って話すのか)プレゼンするかのイメージができるようになります。

プレゼンのコツ「仕込み」③「何を、どの順で話す?」

自分の立ち位置、聞き手の状況を整理した後は、自分と聞き手をつなぐストーリー構成について事前にシンプルにまとめておきます。ストーリー構成というと大げさに聞こえるかも知れませんが、初めて聞く人にとって分かりやすい順序で3分以内に話すとすれば、どう話すかという事です。例えば、友人や同僚にプレゼンの内容を話すとしたら、どのように伝えるかをイメージすると良いでしょう。
■ストーリー構成は常に「共感」→「提言」→「アクション」
プレゼンにおいて分かりやすく要件を伝えるコツは、まず「共感」です。共感というのは思わず聞き手が「そうそう!」と言ってくれそうな事実です。例えば、聞き手にとって初めて聞くような話であれば、「〇〇に関する現状」「過去2年間における〇〇の変化」など聞き手と共感できる事実を伝えます。また聞き手へのプレゼンの機会が2回目以降であれば、「前回の報告事項」「これまでの経緯」「〇月〇日××会議決定事項」など過去と現在を結びつけるような内容が良いでしょう。
次に、プレゼンのコア(核)となる「提言」です。プレゼンの内容にもよりますが、提言では「共感」で示した事実に対する「今、やるべき事」を伝えます。例えば、共感で伝えたことが「〇〇に関する現状」であるならば、それをそのまま放っておくとどういう事になってしまうのか、といった内容になりますし、「過去2年間における〇〇の変化」であれば、今その変化を上手くとらえればこういうチャンスがある、といった内容になります。
また、プレゼンが2回目以降である場合、共感で伝えた事は「前回の報告事項」「これまでの経緯」などであるので、前回から今回にかけて上手く進める事が出来ているのか、何か問題があるのか、などの内容になります。どのような内容を「提言」として伝えるかは、聞き手と共感できた内容に対して、「今、やるべき事」を伝えます。
最後に、「アクション」です。共感、提言を踏まえて聞き手にしてほしいアクションを伝えます。具体的には「プロジェクトの承認」「計画実行の承諾」「製品購入に関する検討の開始」など、自分が伝えた事に関して聞き手にどのようなアクションを取ってほしいのかを伝えます。
プレゼン前のストーリー作りは、プレゼン資料の内容と深い関係があります。プレゼン直前に資料が変わってしまったなどという事は良くある事です。その時は、慌てず騒がず頭の中で、「共感」「提言」「アクション」をどのように伝えるかを整理すれば大丈夫です。

プレゼンのコツ 前半「仕込み」のまとめ

ここまで、プレゼンのコツの前半「仕込み」についてお話ししてきました。ここまでお読みいただいた読者の方は、「前半だけで、こんなに大変なのか」と少々負担に思われたのではないでしょうか?実はプレゼンで上手く話すためのコツの80%は、この事前の「仕込み」にあります。また、練習を重ねる事で数十分もあれば済むようになります。ギリギリまで資料作成に追われ仕込みの時間が取れず、クライアントのオフィスに向かうタクシーの中でもできる事なのです。

プレゼンのコツ 後半「進行」

前半はプレゼンでの話し方のコツ「仕込み」について、3つのポイントをお話ししました。後半はもう一つのコツとしての「進行」です。

プレゼンが始まってしまった後は、仕込みで決めたことを実行していく事だけに集中します。特に「何を、どの順で話す?」で触れたストーリーから逸脱する事無く、話し切る事に集中しましょう。後半ではプレゼンが開始されてから注意すべきポイントについて簡単にまとめます。

プレゼンのコツ「進行」①「時間配分」

通常プレゼンする機会として、与えてもらえる時間は30分から1時間くらいが一般的です。その時間には聞き手とのディスカッションや質疑応答の時間も含まれます。つまり、プレゼンの時間が1時間であれば、自分が話す時間は30分程度で、残りの時間をディスカッションの為に残しておかなければなりません。
良くある失敗例として、プレゼンの為に用意した資料が多すぎて説明しきれずに時間切れとなってしまった、という話は良く耳にするのではないでしょうか?
大凡の目安として、プレゼン時間の半分が自分に与えられた時間配分であると心掛けましょう。

プレゼンのコツ「進行」②「スピード」

一旦、プレゼンが開始されると「兎に角、上手くやらねば」と思うあまり、早口になってしまう事がよくあります。しかし、初めて聞く話について一度に沢山の事を話されても、ついて行けるのは最初の5分程度が限界ですぐにオーバーフローしてしまいます。そこでプレゼンの際には「最低限伝えるべき事を少ない言葉でゆっくり伝える」のがコツです。一つの目安として、ニュースキャスターの話す速さや、国会中継で総理大臣が話す速さが参考になります。

プレゼンのコツ「進行」③「強弱」

プレゼン終了後にも聞き手に覚えておいてほしい重要事項については、同じ表現を使って繰り返し話す事により強調しましょう。話すトーンはあまり変える必要はなく、くどくならない程度に繰り返し話す事で聞き手に印象付けましょう。また、資料を作成する際に強調したい点にパワーポイントのアニメーションなどを使って表現しておくと、更に印象に残るので資料作りの際に余裕があれば、是非活用してみて下さい。

プレゼンを上手く行かせるコツの80%は「仕込み」

さて、ここまでプレゼンでの話し方のコツについて前半「仕込み」と後半「進行」に分けてお伝えしてきましたが、プレゼンを上手く行かせるコツの80%は「仕込み」にあります。過去のプレゼンで失敗した経験がある方は、プレゼン上手な方を見て形から真似ようとされる事も多いのではないかと思いますが、実はそのコツは見えない所にあり、慣れてしまえば数十分もあれば誰でもできる簡単なものであるという事がご理解いただけましたでしょうか?

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