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2019年05月15日

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例と状況別メール例文をご紹介します。転職活動や就職活動をする上で、選考通過をメールで受け取ることは多々あります。選考通過メールをもらえるように、就職活動をする上でのルールを確認しておきましょう。

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文

選考結果とは

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
書類選考結果の連絡方法と3つの対応例と状況別メール例文について知りたい方に必見です。

転職活動や就職活動をする上で、企業に応募する際、最も多くは書類選考から始まります。書類選考の結果、面接に進むのか不採用となるのか、結果がでることを選考結果といいます。

企業は選考結果をメールで送り、応募者もメールで返信することが増えています。最終的に選考結果で採用となった場合は、書面で受け取ることもあります。

選考の結果連絡が来る期間

書類選考に進んだ場合、選考結果が来るまでに少し時間がかかります。人事で面接をするべきか評価するための期間となります。選考結果が出るまでの期間は企業によって異なります。

一般的には、約2週間と言われていますが、早い場合には1日で選考結果がでることもあり、遅い場合には1か月もの期間を要することもあります。選考結果があまりにも遅い場合には、こちらから連絡をしてみましょう。

選考期間は約2週間が目安

選考結果がでるまでの期間は約2週間を目安に待機しましょう。書類選考の段階では、応募者が殺到していることもあり、選考通過に時間がかかることが予想されます。選考通過をして面接を行った場合には、ある程度の人数に絞られているため、選考結果が早くでることが多いです。

面接の選考通過までの期間は、面接時にどのぐらいの期間を要するかを確認しておくことで、選考待機期間の不安も解消されるでしょう。

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
選考結果の連絡は企業によって手段が異なります。主にメールや電話、書面などの手段によって行われます。いかなる手段であっても、選考結果の連絡にすぐに対応できるように事前に準備しておきましょう。

書類選考から一次面接、二次面接と選考通過した場合のやり取りに関しても、審査の対象になります。メールのやり取りや電話の受け答えが、採用するか否かに影響を与える可能性が高いです。

選考通過が電話である場合

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
企業によっては、選考通過の連絡が電話による場合もあります。電話で連絡があった場合の例をご紹介しますので、ぜひともご参考にしてください。中には選考通過の連絡をメールや郵送などの文章で行われる場合もありますが、電話でも受け答えできるよう事前に準備しておきましょう。

しかし、書類選考における面接の調整などに関しては、電話で行われることもあります。またメールを送ったという確認の電話がある場合もあるので、覚えておきましょう。

1:電話対応例(選考合格)

選考通過し、電話で合格の連絡を受けた場合には、電話に出る際に名前を名乗るようにしましょう。

最近では固定電話でなく携帯電話で連絡を取ることが多く、名前を名乗らずにでるケースが多いようです。その際採用担当者はまず、このまま電話を続けてよいか困ってしまいます。

本題の採用の内容を聞いた後は、まずはお礼を伝えましょう。その企業に行くつもりであれば、今後のスケジュールを話し合いましょう。

2:電話対応例(選考状況確認)

採用担当者より連絡がない場合、選考の状況確認をすることがあります。応募から2週間を目安に連絡がない場合には、電話で状況を確認してもよいでしょう。

電話をする場合には採用担当者の名前がわかっている場合には、その担当者宛に電話をかけます。ご連絡がないため選考状況の確認で電話をした旨を伝え、選考に要する期間を尋ねましょう。そうすることで転職のスケジュール管理がしやすいです。

3:電話対応例(不合格)

電話で選考通過できず、不採用の連絡があった場合でも、まずは応募に対してご対応いただいたことに対してお礼を伝えましょう。面接をしていただいた場合には、「お忙しいところ面接の機会を頂きありがとうございました」などと伝えましょう。

不採用になった企業であっても、社会人として最後まで丁寧な対応をするようにしましょう。

選考通過がメールである場合

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
最近では、企業も採用担当者はメールでのやり取りをすることが多いです。メールでの選考通過の連絡は間違いが少ない上に、記録として残るため好まれています。

しかし、記録に残るということは、誤字脱字や適切でない文章なども残るということですので、メールを送信する際には、十分に注意が必要です。メールで選考通過の連絡があった場合の、例文を含めてご紹介しますので、ぜひともご参考にしてくだい。

1:メール対応例(選考合格)

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
メールで選考通過の連絡があった場合には、できるだけ早く返信をするようにしましょう。

メールの内容としては、まずはお礼を伝えましょう。採用担当者が選考通過にあわせて、その後の指示や入社の希望有無などを一緒に記載しているケースが多いため、お礼のあとに質問に答えていきましょう。

また、選考通過したメールは絶対に削除せずに必ず保管しておきましょう。採用通知書として扱われることがあります。

2:メール対応例(選考状況確認)

応募してから2週間以上経過したにもかかわらず、一向に企業より連絡がない場合には、メールで選考状況の確認をすることがあります。選考状況の確認をするときには、宛先の次に挨拶文に付け加えて、自分の名前を名乗りましょう。

その次に、選考状況の確認のため、連絡をしているという内容を記載します。最後には「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の程よろしくお願いいたします」などで締めくくりましょう。

3:メール対応例(不合格)

メールで選考通過できず、不採用になった場合には、絶対に返信しないといけないわけではありません。多くの企業は見送ることになったと不採用の内容のあとに、応募者の今後の活躍をお祈りしているという内容を記載しています。

このような完結している文章が最後に記載されている場合は、返信不要と受け取っても構いません。もしも、返信する場合には、お礼を伝えた上に、企業の活躍を祈っているというメッセージを入れましょう。

状況別メール例文

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
転職活動や就職活動をする上で、メールでの連絡は欠かせなくなってきています。応募から採用までにかけて、状況別でのメールの内容の例文をご紹介しますので、ぜひともご参考にしてください。

一般的には面接に日程調整や面接後のお礼などもメールで行うようになってきています。昔は面接の御礼をメールより手紙を郵送することが主流でしたが、最近ではよりスピーディーなメールを活用する企業が増えています。

面接日程調整(確定の返信)

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
面接日を提案されていても、返信する際には、もう一度〇月〇日〇曜日の何時にどこで面接を受けるか確認の意味を込めて文章に含みましょう。間違いを防ぐためにも有効です。

「面接のご連絡をいただきありがとうございます。〇月〇日〇曜日の〇時に貴社本社に伺います。当日、持参するべきものがございましたら、ご指示くださいますよう、お願い申し上げます。」と間違いの内容に確認を行いましょう。

面接日程調整(応募者から候補日指定)

応募者からメールで面接の日程の候補を出す場合には、少なくとも第二希望日ぐらいまでは提示しましょう。面接の候補日を提示するときは必ず時間帯も含めて送りましょう。

「面接の希望日を下記に第二希望まで記載します。
第一希望:〇月〇日〇時、第二希望:〇月〇日〇時
上記の日程でご調整いただけますと幸いです。万が一、ご都合が悪い場合には、再度調整させていただきますので、よろしくお願いいたします。」のような書き方が好ましいでしょう。

面接日程調整(日程の再調整)

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
面接日が確定したあとに、面接日がどうしても都合が悪くなってしまったときには、再調整をする必要があります。可能である場合には面接日にあわせたいところですが、やむを得ない場合にはメールをします。

「〇月〇日に面接を予定しておりましたが、日程の再調整をお願い申し上げます。大変、申し訳ございませんが、〇月〇日〇時にご調整いただけないでしょうか。ご確認の程、よろしくお願いいたします。」のように新たな日程も記載しましょう。

面接日程調整(面接辞退)

応募した企業への面接日が確定しているにもかかわらず、面接を辞退する場合には、特に理由を記載する必要はありません。理由が他社への入社が決まった場合など、正直にその旨を記載しても問題ありません。

「選考通過のご連絡をいただきましてありがとうございます。大変申し訳ございませんが、今回は辞退させていただきます。これからの貴社の益々のご活躍をお祈り申し上げます。」など最後まで丁寧に対応しましょう。

面接後のお礼

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
面接を終えた際には、必ず面接の御礼の連絡をしましょう。お礼をする事で、選考通過しやすくなります。昔はメールでお礼をすることは失礼という意見もありましたが、最近ではメールが主流となっています。

「本日はお忙しいところ、面接の機会をいただきましてありがとうございました。貴社の業務や意向をお聞かせいただき、入社の意思が高まっております。末櫃ながら、貴社の益々のご発展と共にご多幸をお祈り申し上げます。」など一言送るだけでもよいでしょう。

面接の結果連絡が届かない

選考通過の連絡がない場合には、メールで連絡がないことを問い合わせてみましょう。企業から選考通過のメールがないか、送信する前に迷惑メールに入っていないかも事前にチェックしましょう。

「先日は面接の機会をいただきありがとうございました。その後、二週間以上経過しておりますが、ご連絡がないので連絡申し上げます。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認の程、よろしくお願いいたします。」というような文章で十分伝わります。

選考にもうしばらく時間がかかる

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
企業が選考通過に時間を要すると連絡がある場合があります。そんなときにも、選考通過までの返信をしましょう。

「お忙しいところご連絡をいただきありがとうございます。選考通過に際し、時間を要すること、承知いたしました。では、ご連絡をお待ちしております。」とシンプルな返信をし、急かすような文面などには気を付けましょう。

内定承諾

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
選考通過し、内定を承諾する場合には、はっきりと「内定を承諾します」と記載しましょう。

「選考通過のご連絡をいただきありがとうございます。内定をありがたくお受けさせていただきます。改めまして、よろしくお願いいたします。」と、内定受け入れの意思を記載しましょう。

内定保留

選考通過しても、内定を保留したいケースがあります。そのほとんどは、その他の企業でも選考中であるケースが多いです。内定保留をする場合には、嘘をつくよりは本当の理由を伝えることが好ましいです。

「選考通過のご連絡をいただきありがとうございます。しかし、現在、選考中の企業があり、申し訳ございませんが、〇月〇日まで保留していただきたくお願い申し上げます。」のように書いた場合は、マナーとしてなるべく早く、辞退か受諾かを再度連絡しなければなりません。

面接後不採用

面接後に不採用の通知を受け取った場合は、それ以上メールで返信をしなくてもよいです。しかし、丁寧に御礼のメールを送ることも悪くはありません。しかし、返信することも悪くはありません。

「ご連絡をいただきありがとうございます。また、この度はお時間をお取りいただきありがとうございました。貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」のようにシンプルに伝えましょう。

十分に対策して選考通過メールをもらいましょう

書類選考結果の連絡方法と3つの対応例|状況別メール例文
書類選考結果の連絡方法と3つの対応例と状況別メール例文についてのご紹介はいかがでしたか。転職活動や就職活動をするときには、企業とメールで連絡のやり取りをすることが多いため事前に対策をしておきましょう。

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