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2019年12月04日

退職メールに返信する際の注意点4つ|返信メッセージの例文付き

退職メールに返信する際の注意点4つと返信メッセージの例文をご紹介します。ひと昔前までは、退職の連絡やメッセージをメールで行うことは、マナーがよくないとも言われていましたが、現在は主流になっています。返信もメールで行うことが一般的です。

退職メールに返信する際の注意点4つ|返信メッセージの例文付き

退職メールとは

退職メールを受け取ったことがあるという方は多いのではないでしょうか。ひと昔前までは、退職の挨拶やメッセージをメールで送ることは、マナーがよくないとされていましたが、最近では日常化しています。

今までお世話になった方へ、退職の挨拶や担当者の引継ぎをメールで送ることがあります。関係性もよりますが、直接お会いすることが難しい場合などは、メールでご挨拶することは一般的です。

退職メールは必ず返信するの?

退職のメッセージをメールで頂いた場合、マストではありませんが、できる限り返信するようにしましょう。社内の場合、一斉送信で退職のメッセージを送っている場合もあり、ケースバイケースで返信しないケースもあります。

しかし、相手にお世話になったことがある、業務、プライベートにかかわらず関係があった場合には返信することをおすすめします。特に取引先や上司などに関しては、必ず返信メッセージを送るようにしましょう。

退職メール返信メッセージの構成5つ

退職のメッセージをメールでいただいた際の、返信のメールを送る際には、おさえておきたいポイントがあります。返信メッセージを作成する際の構成5種類をご紹介しますので、ぜひともご参考にしてください。

社会人としてのマナーを守りながら、最後にしっかりとお世話になった気持ちを伝えられるメールにすることが望ましいです。

退職メール返信メッセージの構成1:挨拶

退職メッセージを作る際には、メールの基本である挨拶文を始めにもってきましょう。「お世話になっております」「お疲れ様です」など、相手との関係に応じて言葉を選ぶと良いです。

時間帯によっては「おはようございます」などを使用する場合もありますが、あまり長くなりすぎないことを意識しておきましょう。あまり深く考えずに、一般的なメールの書き出しの言葉で問題ありません。

退職メール返信メッセージの構成2:退職挨拶のお礼

メールの冒頭のご挨拶のあとには、退職のご挨拶のメールをいただいたことに対してのお礼を伝えます。退職時には、ご挨拶回りや引継などで忙しくなることが多いですが、時間を割いてご連絡いただいたことに感謝するような内容がふさわしいです。

基本的に形式的な文章でおさめて、長文にならないように気を付けましょう。「お忙しいところ、ご連絡いただきありがとうございます」などで問題ありません。

退職メール返信メッセージの構成3:感謝の言葉

続いて感謝を伝える文章を入れ込みましょう。その方とのエピソードなども踏まえるとよいでしょう。

親しい相手の場合は、このパラグラフで思い出話や、今まででその方の存在がどれだけ大きくて、感謝しているかという内容が多いので少し長くなってもかまわないでしょう。その方のストロングポイントなどを入れることもおすすめです。

退職メール返信メッセージの構成4:今後の活躍に向けての言葉

退職のメッセージを送る際には、終盤で退職されたあとの、ご活躍をお祈りするメッセージを入れるとよいでしょう。定型文であれば、「新天地での益々のご活躍をお祈り申し上げます」などがあります。

しかし、定年退職など理由がはっきりしている場合には、「益々のご健康とご活躍をお祈り致します」もよいでしょう。

退職メール返信メッセージの構成5:締めの挨拶

最後には、締めの挨拶で、もう一度「長い間、お疲れ様でした」や、「その方と一緒に働くことができて幸せでした」などと入れることもよいでしょう。

親しい相手の場合には、「たまにはお顔を見せていただけるとうれしいです」などと、今後も関係を続けていきたい意向を伝えましょう。

頑張ってくださいなどとエールで締めたり、明るいメッセージを送ることが好ましいです。

退職メールに返信するときの注意点4つ

退職のご連絡にメールを返信するときの4つの注意点をご紹介しますので、ぜひともご参考にしてください。大きなポイントはメールは見やすく書くこと、プライベートに入り込みすぎないなどがあげられます。

仕事を通して出あった仲間や取引先など失礼がないように最後のご挨拶をするようにしましょう。友人へのお手紙とは少し異なるため、マナーを守って返信しましょう。

退職メールに返信するときの注意点1:改行は見やすく

メールを返信する際には、退職メッセージだけにかかわらず、改行をうまく行い相手が見やすいように心がけましょう。長文で改行を行わない場合、字が詰まりすぎてとても見づらく感じてしまいます。

内容がひと段落ついた時点で改行を行いましょう。また、意味がわかりづらいところで無意味に改行を行うと読みづらくなるため、内容に応じて改行を行うようにすると読みやすく、文章を理解しやすいです。

退職メールに返信するときの注意点2:退職理由は聞かない

退職の一報をいただいたときに、気になる退職理由ですが、ビジネスシーンでは聞かないことが鉄則です。

退職理由は会社への不満、家庭の事情や、プライベートなことなどさまざまですが、必ずしもよい退職理由とは限りません。

良い理由でなく退職することも多々あるため、退職理由を言いたくない方も珍しくはありません。こういうケースでは、相手を気遣って聞かないことが賢明です。

退職メールに返信するときの注意点3:労働環境の不満類を添えない

退職のご連絡にメッセージを返信する際には、絶対に労働環境の不満などは書かないようにしましょう。自分自身も労働環境に不満を感じていたとしても、ここでその話題を出すことは不適切です。

いくら相手が労働環境に不満を感じていたようであったとしても、不満は避けてエールや感謝を書き添えることがビジネスマナーです。また、労働環境に不満があったのかというような問いかけをすることも避けましょう。

退職メールに返信するときの注意点4:返信のタイミング

返信のタイミングは受け取ってからすぐに返信することが好ましいです。一般的に、メールの返信は24時間以内と言われており、退職のご挨拶は緊急的なものではないため、24時間以内に返信すれば問題ありません。

よほど出張などで、どうしても返信できない理由がない限りは、迅速に対応しましょう。数字経過してから返信することは相手に失礼になることもあるため、十分気を付けましょう。

返信メッセージ例文4つ

退職のメッセージを初めて作成するという方にも必見です。相手との関係性別で、メッセージの例文をご紹介しますので、ぜひともご参考にしてください。

退職の返信メッセージといっても、相手との関係性によっても内容を使い分ける必要があります。言葉の使い方などにも気を付けて、メールでメッセージを作成してみましょう。送信前には必ず、読み返して誤字脱字のチェックもしましょう。

返信メッセージ例1:上司宛

今まで本当にお疲れ様でした。そして、今までご指導いただいたことや、助けていただいたことなど、大変お世話になり心より感謝しております。

今後は、ご指導いただけないとおもうと、とても残念で仕方がありません。退職後も、時折お顔を拝見できましたら幸いです。どうぞ、お身体にはお気をつけてください。

返信メッセージ例2:同僚宛

お疲れ様です。退職のご連絡をいただきありがとうございます。

今後は、元気な姿をみられないとなると、とても寂しく感じています。新天地でもご活躍されることをお祈りしています。また、機会があればぜひともお食事でも行きましょう。

返信メッセージ例3:部下宛

お疲れ様でした。これまで一緒に仕事をしてくれてありがとう。仕事を覚えるのが早くて、いつも頼りにしていました。

コミュニケーション能力も高いし、努力家なのでどこに行っても大丈夫ですね。くれぐれも体には気を付けて、今後も頑張ってください。落ち着いたら、飲みにでも行きましょう。

返信メッセージ例4:取引先宛

大変お世話になっております。この度は、ご退職のご連絡をいただきありがとうございます。

突然のご退職のご連絡で驚いております。今までお取引させていただくにあたり、いつもご親切で、迅速なご対応で大変助かっておりました。ご退職後も、素敵な人生を歩まれますよう心よりお祈り申し上げます。

退職メールの返信内容に注意する

退職のご連絡の返信メールの書き方や例文のご紹介はいかがでしたか。仕事をしていると、必ずといってもいいほど、退職されるシーンを経験することがあります。

メールが主流となっている現代で、退職のご連絡を受け取ることも充分考えられます。返信メッセージを送る際には、失礼にならぬようにマナーを守り、きちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

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