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内定承諾書の書き方のポイント4つ|承諾書提出後の辞退の注意点

初回公開日:2019年10月01日

更新日:2019年10月01日

記載されている内容は2019年10月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

皆さんこんにちは、今回は「内定承諾書の書き方のポイント4つ|承諾書提出後の辞退の注意点」と題し、「内定承諾書の書き方のポイント4つ」とその際の重要事項・コツをはじめ、承諾書提出後の辞退の注意点・方法についてご紹介します。ご参考にしてみて下さい。

内定承諾書の書き方のポイント4つ|承諾書提出後の辞退の注意点

内定承諾書とは

内定承諾書というのは別名「内定誓約書」とも呼ばれており、主に「(被雇用者から企業側に対して)内定を承諾してもらうための提出される書類」となり、基本的には内定が決まる前後に取り交わされる書類になります。

一般的には「内定承諾書」「内定通知書」「採用通知書」などが用意されており、これらは就活時・転職時に企業側へ提出する「入社の意志」を確約する形で伝えるための必須書類として扱われます。

内定承諾書の役割

先述でもご紹介しましたように、内定承諾書というのは「(企業側へ)就職すること・企業に内定されることを承諾し、その意志を公的に制約すること」を重要な役割とします。採用時にはこのような公的書類の受け渡しが特に重要になるため、しっかり留意しましょう。

企業側から求職者に送付される(採用時の)書類には「採用通知書」がありますが、この内定承諾書の場合は「求職者側から企業側へ送る採用受任書」という形になります。

内定承諾書の書き方のポイント4つ

さてここからは「内定承諾書の書き方のポイント4つ」と題して、内定承諾書を書く時のポイントを主にご紹介していきます。内定承諾書を記載する場合でも履歴書・職務経歴書や内定通知書を書く場合と同じく、あらかじめ決まったルールがあります。

そのルールをまず確認した上で把握しておき、どこへ提出しても恥ずかしくないようしっかり事前準備をしておくことが大切になるでしょう。

内定承諾書を書くポイント1:内容を読み込む

これは当然のポイントになりますが、まずは自分がもらった「内定承諾書の目的」というものをしっかり把握しておくことが大切になるでしょう。

その内定承諾書のうちにどんな内容が書かれてあるかをしっかり把握しておき、提出期限、内容の用途、自分に当てられている直接的な社用などをしっかり確認しておき、今後の活動に差し支えのない事情把握を心がけておくことが必須となります。

内定承諾書を書くポイント2:記入漏れがないようにチェックする

一般的に内定承諾書には、以下のように必要事項が記載されます。

・その企業への入社を決意する主文
・企業側が納得する理由(正当な理由)がない場合の入社の確約
・内定を受けるに当たって、貴社の不採用事項に該当した場合、その旨に従うことの誓約


まずはこの3点の内容がきちんと盛り込まれているかを確認しておき、記入すべき内容の漏れがなりかどうかをチェックしましょう。この場合、添削をすることが大切になるでしょう。

内定承諾書を書くポイント3:捺印の仕方に気を配る

内定承諾書には複数の種類があるため、まずはその企業から送られてきた書類内容に「捺印を推す箇所」がどれくらいあるかを必ずチェックしておきましょう。

そして、捺印の仕方に気を配る際のポイントとして多く見られるのが「訂正する際の押印」で、二重線で訂正した後に捺印するのがマナーとなります。この場合、なるべくシヤチハタを使わずに実印を使うことが望ましくなり、その点への配慮をしっかりしておきましょう。

内定承諾書を書くポイント4:添え状を入れる

次に「内定承諾書を書くポイントに見られる添え状の書き方」についてのご紹介です。添え状というのは、主に郵送にて企業側へ内定承諾書を送付する場合に一緒に同封する一筆文になります。

この添え状というのは、実際に個別で書類を送付する場合にたいてい付けられるメモ書きとなり、実際にどんな書類を送ったのかを一目瞭然でわかるようにするのが目的となります。そのため、端的に明記するようにしましょう。

添え状の書き方

先述の「内定承諾書を送付する場合に同封する添え状」の具体的な書き方についてのご紹介です。添え状を書く時のポイントは端的かつ明瞭に書くことにあり、長々とした文章仕立てにすることは避けましょう。

・書類発送日
・宛名
・差出人
・頭語と結語
・本文
・送付書類と部数


基本的に上記の内容を端的に明記しておき、読み手が一目でわかるように配慮することが大切です。書き出しは「拝啓」、締めくくりは「敬具」を添えましょう。

内定承諾書の送り方3つ

さてここからは「内定承諾書の送り方3つ」と題して、実際に内定承諾書を企業側へ送付する際の送り方を3点の形でご紹介します。この場合は主に封筒の種類や封筒の表裏の書き方などもメインになります。

内定承諾書だけでなく、企業側へ送付する書類の場合にはその送り方があるていど決まっているため、それぞれの送り方を十分把握しておくことは、就活・その後の転職時の役立ち情報としてもストックできるでしょう。

内定承諾書の送り方1:封筒は白にする

内定承諾書を送付する際には、その封筒は必ず白色の物を選んでおきましょう。白色封筒というのは、公式・正式な書類を公的機関へ送る場合に使われる儀礼を示す封筒になるため、この内定承諾書もその重要書類に含まれるため最適の封筒になります。

どうしても茶封筒しか用意できなかった場合には、前もって企業側へその旨を伝えるようにし、そのやむを得ない事情をあらかじめ企業側に汲んでもらう必要もあるでしょう。

内定承諾書の送り方2:地名は省略しない

これはどんな公式書類を書く場合でも同じですが、たとえばその企業の住所を明記する場合、また自分(求職者)の住所を明記する場合には、その住所や地名を省略しないで記載することが大切です。

通常の公的機関においては、たとえば銀行や郵便局などにおいて「住所を途中から記載してもOK」な場合が見られますが、企業へ公式に送付する書類ではその常識は通用しません。必ず正式名称・地名を記載することを義務付けましょう。

内定承諾書の送り方3:汚れに気を付ける

これも一般的な(初歩的な)注意事項に含まれますが、封筒を汚すこと・封入する書類の紙面を汚すことには、極力注意するようにしましょう。これは大きな減点対象になるので留意しましょう。

このような公式の重要書類を汚すこと、またその汚れたままの体裁で書類を送付することにおいては、その書類を受け取った企業側から見れば「その求職者の人間性・社会的マナー」などに大きなマイナスイメージを付けてしまうことが多いです。

内定承諾書提出後の辞退の注意点

ここからは「内定承諾書提出後の辞退の注意点」についてご紹介していきます。内定承諾書を確認し、入社の旨を企業側へはっきり伝えた後でも、やはりやむを得ない事情をもってその入社を辞退することはあります。

そんな場合でも企業側に対して取るべき社会的マナーを踏まえた上での儀礼があるため、そのルール・儀礼をしっかり踏まえ、企業側へ失礼のない対処を心掛けることが重要になります。

連絡は早めにする

まず内定承諾書を送付した後に入社を辞退する場合には、その旨をできるだけ早期に(企業側へ)連絡するようにしましょう。企業にとっては採用フロー(採用手続きを進める流れ)を早急にする所もあるため、後になってからの連絡では多大な迷惑になることがあります。

必要な連絡事項は「できるだけ早急にすること」が鉄則となるため、この場合でもその点をポイントに踏まえ、企業側への配慮をすることが大切です。

辞退理由を明確に伝える

この点が大きなポイントになりますが、この「内定承諾書を確認した後の辞退理由」については必ず、第三者が見て納得できるもの、にしておくことが重要です。

つまり「企業側が聞いて納得できる辞退理由」を伝えることが肝心となるため、それ相応の理由を事前に用意しておく必要があります。どうしてもやむを得ない理由で入社できないことを企業側へ伝え、企業側の得心を確実に得ることを想定しましょう。

辞退伝達後再び内定が出ることはない

一度そのように内定の取り消しを受けた場合、その後に改めて「同じ企業から内定をもらえる」ということは(本来)ありません。そのため、内定承諾書を確認した後に内定辞退の旨を伝える場合には、その後緒の活動に支障が出ないことを十分想定する必要があります。

内定承諾書は正しく書こう

いかがでしたか。今回は「内定承諾書の書き方のポイント4つ|承諾書提出後の辞退の注意点」と題し、「内定承諾書の書き方のポイント4つ」とその際の重要事項・コツをはじめ、承諾書提出後の辞退の注意点・方法についてご紹介しました。

内定承諾書というのは、企業側から発行・送付される「内定誓約を確認する重要書類」となるため、その書き方・送付方法・役割を十分把握しておくことが大切になるでしょう。

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