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退職願や退職届に用いる封筒を選ぶ際のポイント3つ|郵送時の注意点4つ

初回公開日:2019年09月19日

更新日:2019年09月19日

記載されている内容は2019年09月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

退職願や退職届を書くときには迷うことがたくさんあります。封筒もその一つではないでしょうか。今回は、退職願や退職届に用いる封筒に関するマナーについて、封筒のマナー、封筒に入れる際に気をつけたいこと、郵送する際の注意点を説明します。ぜひ参考にしてみてください。

退職願や退職届に用いる封筒を選ぶ際のポイント3つ|郵送時の注意点4つ

退職願や退職届に用いる封筒はマナーが大切

退職を希望している方にはいろいろな理由がありますが、その理由にかかわらず、退職願や退職届をスムーズに受け取ってもらう上で意識しておきたいことがあります。それは、相手に角が立たないような封筒を使用して作成することです。

封筒一つで会社や上司に与える印象は大きく変わってくるので、封筒を使用する際のマナーを知っていると、円満な退職にもつながります。

退職願や退職届に用いる封筒を選ぶ際のポイント3つ

退職届を書いたはいいけれど、白い封筒もあれば茶色い封筒もあり、大きさもいろいろなものがあり、どの封筒を使ったらいいのか分からないという疑問が湧いてきます。その疑問を解決できるように、これから封筒を選ぶ際の3つのポイントを紹介します。

封筒の選び方といっても、使用する用紙によって使用する封筒の大きさも変わってきます。どの使い方が最善なのか、細かいポイントも含めて以下の項目で説明していきます。

退職願や退職届に用いる封筒を選ぶ際のポイント1:白の無地

ビジネスにおいて白色と茶色の封筒はよく目にしますが、退職願や退職届に使用するものは、白の無地を使うことが一般的なマナーとなっています。

退職願や退職届は会社への退職意思を示す重要な書類のため、公式の書類であるということを念頭に置き、封筒を準備する必要があります。茶封筒の用途としては、会社の事務的なもので使われることが多いので、辞意を伝えるのには好ましくありませんのでご注意ください。

退職願や退職届に用いる封筒を選ぶ際のポイント2:用紙に適したサイズ

どのサイズの用紙を使用するかによって、適した封筒のサイズも変わってきます。B5サイズの用紙であれば長形4号を使用し、A4サイズの用紙であれば長形3号を使用します。まだ封筒を何も用意していないようであれば、B5の用紙と長形4号の封筒が良いです。

なぜなら、受け取る側にとってはジャケットなどのポケットに入れやすく、とにかく保管しやすいというメリットがあるからです。

退職願や退職届に用いる封筒を選ぶ際のポイント3:郵便番号枠がない

退職届の表は、退職届の顔となり、原則として手渡しになります。したがって、郵便番号の枠が記載されていない白の無地の封筒を使用するのが好まれます。

文房具店で販売していますので、探してみてください。どうしても見つからない場合は、郵便番号の枠があっても構いませんが、茶封筒だけはマナー違反となります。常識のない社会人として悪い印象を与えてしまいますので、絶対に使わないようにしましょう。

退職願や退職届を封筒に入れる際に気をつけたいこと5つ

次は、封筒に入れる際に気をつけることについて説明します。退職願や退職届の用紙はどのように折りたたんだらいいのか、どのように封筒に入れたらいいのか、糊付けは必要なのか、保管方法はどのようにしたらいいのかなどの疑問を解決していきます。

退職願や退職届は読み手に対して敬意を払い、失礼のない形で提出することが大切なポイントです。それらの5つのポイントについて以下の項目で説明していきます。

退職願や退職届を封筒に入れる際に気をつけたいこと1:読み手のことを意識する

退職届の読み手が封筒から取り出して開いた際に、すぐに読める折り方と入れ方になっているかは気をつけたいポイントです。読み手が封筒から退職願や退職届を取り出すときの取り出しやすさでも、退職希望者の印象が変わってくることもあります。

封筒に入れる際は、封筒から取り出したときに退職届の書き始めが見えるような入れ方を心がけてみてください。細かい部分ではありますが、気をつけておきたいポイントの一つです。

退職願や退職届を封筒に入れる際に気をつけたいこと2:書面を内側にして三つ折り

退職願や退職届を封筒に入れる際には、原則、書面を内側にして三つ折りにしていきます。折り方は以下の方法を参考にしてみてください。

1.退職届の下3分の1から折り返す。
2.上3分の1を下3分の1に被せるように折り返す。
3.封筒裏の右上と退職届の右上が重なるように入れる。

1回だけ折りたたむよりも、シワがつきにくくするために3、4回は同じように折りたたみ、折り目をつけておくのもよいでしょう。

退職願や退職届を封筒に入れる際に気をつけたいこと3:用紙にシワを付けない

保管状態が悪く、シワの多い退職届は決していい印象を与えません。中身を見れば内容は分かりますが、社会人としての印象は大きく変わってくることを覚えておいてください。

封筒に入れる際には、折れてしまわないように慎重に入れるようにしましょう。封入の際、封筒の中で用紙がひっかかる場合がありますが、決して強引には押し込まず、もう一度入れ直すなど丁寧に取り扱うことを意識してください。

退職願や退職届を封筒に入れる際に気をつけたいこと4:糊付けはしなくてよい

読み手である上司は、退職届を受け取った際は少なくとも早めに確認します。読み手である上司がすぐに確認ができるように、糊付けは必要ありません。

もし、あらかじめ糊やシールが付いている封筒であれば、封をしても問題はありませんが、その際は黒のボールペンなどで封をした場所に〆マークを付けておくことが必要になります。

退職願や退職届を封筒に入れる際に気をつけたいこと5:提出するまでクリアファイルに保管

提出するまでは、絶対に汚したり折れ曲がったりすることがないように保管しなければなりません。しかし、封筒がカバンの中で折れ曲がったり、白い封筒を使用していることからどうしても汚れが目立ってしまいます。

保管の際はクリアファイルを使用し、カバンの中に入れる際も細心の注意を払って、折れ曲がりや汚れを防ぎましょう。

退職願や退職届を郵送する際の注意点4つ

退職届を渡すことは、決して気持ちのいいものではありません。だからと言って、手渡しするのが面倒だからと郵送にしてしまうということはやめておきましょう。

基本的に退職願や退職届は手渡しが望ましいですが、直接渡すことが難しい場合や会社からの指示があった場合には郵送することがあります。不備なく郵送するための注意点を以下の項目で説明します。

退職願や退職届を郵送する際の注意点1:郵送用の一回り大きい封筒を用意

退職願や退職届を郵送する際には、退職届とは別にもう一回り大きい封筒を用意します。これも茶封筒ではなく、退職届と同じ白色を使用します。退職届の封筒によって、使用する大きさの封筒が変わってきます。

具体的には、退職届の封筒が長形4号の場合は、郵送用は長形3号を使用し、退職届の封筒が長形3号の場合は、郵送用は長形5号を使用します。このサイズを使用すると、退職願や退職届を入れやすく取り出しやすくなります。

退職願や退職届を郵送する際の注意点2:添え状を付ける

ビジネスの中でも書類を送る際のマナーとして添え状は必要不可欠です。添え状には、上司に誠意が伝わるような内容を書きます。以下のリンクのテンプレートを参考にしてみてください。

退職願や退職届に記載する日付は、退職届を発送した日を記載します。また、保険証を一緒に郵送してしまいたいという方もよくいますが、基本的には保険証は退職日の翌日に送るということも覚えておきましょう。

退職願や退職届を郵送する際の注意点3:宛て名の書き方

宛名の書き方は、封筒の表面の右上に会社の住所、中央部に会社名、部署、宛て名、左下に赤ペンで「親展」と書きます。その際には必ず誰宛にすべきなのかを確認してから記入してください。最後に裏面に自分の住所と名前を書いて終了です。

退職願や退職届は必ず「親展」と書く以上、個人名で宛て名を書く必要があることも覚えておきましょう。

退職願や退職届を郵送する際の注意点4:郵送は郵便窓口で

自分で準備してポストに投函するという方法もありますが。とても重要な書類であることから、後で間違いや不備が見つかることで会社側と問題になることもあります。

少し手間がかかりますが、郵便窓口まで行って、間違いや不備がないかを確認してから郵送することで確実に届きます。切手は自分で貼らずに窓口で規定の切手を貼ります。また、会社側に届いたかを確認するために、配達証明を付けることもできます。

退職願や退職届に用いる封筒の扱い方を学ぼう

退職願や退職届に使う封筒にはいろいろな意味があります。退職希望者は、会社の上司や担当の相手に対して敬意を払い、その相手が読むことを意識して扱うことで、最後まで会社に対して良い印象を与えられます。

逆に、読み手が退職届を読む前から、常識がないという印象が残ってしまうと、円満に退社することが難しくなってしまいます。退職願や退職届の中身だけでなく、封筒にも細心の注意を払い、円満に退職しましょう。

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