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退職願を書くときのポイント8つ|退職願を出すときの注意点とは?

初回公開日:2019年09月19日

更新日:2019年09月19日

記載されている内容は2019年09月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

退職したいと考えた時、会社に対してその意思表示をする必要があります。その意思表示になる退職願はどうやって書いたらいいのでしょうか。ここではその退職願の書き方のポイント8つと提出するときの注意点3つを解説していますので円満退社に役立ててください。

退職願を書くときのポイント8つ|退職願を出すときの注意点とは?

退職願の役割

一般に退職願は会社を辞める時に提出する書類です。しかし世の中には「退職届」や「辞表」といった退職願と似た言葉があります。しかし退職願は「退職届」あるいは「辞表」は別物です。ここを間違えると退職願を正しく提出することができなくなります。

そこで「退職願」「退職届」「辞表」の違いをお伝えしていきます。退職願の本当の意味を理解して、正しく退職願を提出できるようにしていきましょう。

退職届との違い

退職願いと退職届は一見同じように考えられますが、大きな違いがあります。

退職願は、勤めている会社に初めて自分の意思表示をする第一ステップになります。つまり退職願を提出した時点では、会社側はまだあなたの退職を認めていないというスタンスということです。会社側が退職を認めた時点で提出するのが「退職届」ということになります。

また、退職願は提出した後も撤回できますが、退職届は提出したら撤回できません。

辞表との違い

辞表はその役目としては退職願と大差はありません。しかし、辞表という言葉を使えるのは、管理職や取締役など役職がついている人、あるいは公務員が提出する場合に限られています。  

また、その仕事を辞める時だけでなくその役職を離れる時にも辞表は提出されます。サスペンスドラマではよく見かけるものですので、注目してみるのもいいでしょう。

退職願の書き方ポイント8つ

退職願は会社を辞するための大切な書類です。こうした書類を書く時には間違いをしないようにしなければなりません。それは退職届の書類に不備や間違いがあったりすると、退職がスムーズに行われなくなるからです。

そこで、退職届を書くにあたって注意すべきポイントを8つに分けて解説していきます。スムーズにそして上手に退職できるように書き方から学んでいきましょう。

退職願の書き方ポイント1:原則として手書きにする

現代では、書類の作成はパソコンで作ることが主流になっています。また企業によっては記入式の退職届が用意してあるところもあります。しかし、退職の初めての意思表示である退職願は原則として手書きにする方が正解です。

会社を途中で辞める時にはできるだけ円満に退職したいと考えるのではないでしょうか。そんな時は自筆の方が印象が良くなります。なのでたとえ下手な字でも手書きで書くようにしましょう。

退職願の書き方ポイント2:退職の意志と日時以外の情報は書かない

退職願は、会社を辞めたいというあなたの意思表示のための書類です。ですから退職したい理由を書く必要はありません。辞めたいということと辞めたい日付けだけを書くだけにしましょう。

それはここで退職理由を書いた場合、その理由によっては退職した後で失業保険を受け取ることができなくなることがあるからです。 また、退職届では退職理由を書かないことにより法律違反になることはありません。

退職理由(やめる理由)はどのように書けばよいか

まず、大前提ですが、退職届や退職願に退職する理由を書かなければいけないという法律上の決まりは何もありません。したがって、退職理由の詳細を書く必要はありません。

出典: http://www.roudou110.jp/category/1994077.html |

退職願の書き方ポイント3:「退職願」のあとに一行空け「私儀」もしくは「私事」と書く

ビジネスの場では、書類の書き出しには慣例があります。手紙の書き出しが「拝啓」で始まるように、退職願では「私儀」あるいは「私事」を頭語にします。なお「私儀」も「私事」も「私のことで恐縮ですが」という意味です。

こうすることで自然で適切な書類になり、また受け取る側にとってもきちんとした書類と感じられるので、この書き出しは守りましょう。

退職願の書き方ポイント4:自己都合の場合は「一身上の都合により」と書く

退職を考える時は、セクハラなど辞めたい原因が会社側にある場合と自分に合わない会社だから辞める場合があります。そこで自分から会社を辞めたい場合は「一身上の都合により」と書くようにします。  

会社によってはどのような原因でも「一身上の都合」と書くように言われることもあります。しかし原因が会社にある場合は使い勝手がいいからと簡単に「一身上の都合」と書かないようにしましょう。

退職願の書き方ポイント5:提出する日付は西暦・和暦どちらでも可

退職願に限らず、提出書類にはその書類を提出する日付を書かなければいけません。その場合、西暦で書くのか和暦つまり日本の元号で書くのか迷うことがあるでしょう。しかしこうした日付については明確な決まりはないので、どちらを選んでも構いません。

ただ、その会社ごとに慣例があり、西暦をふだんから使っているなら西暦にするといいでしょう。また、縦書きの書式の場合は数字を漢数字で書くようにします。

退職願の書き方ポイント6:所属部署を書く場合は役職名は不要

退職願を提出する場合のサインにおいて、所属部署は明記しますが役職名を書く必要はありません。というのも、役職がある場合には「退職願」ではなく「辞表」になるからです。

書き方としては、退職する旨を記したあとに行を変えて日付を書いた後、さらに改行して所属部署を書きましょう。しかし、会社ごとに規定の様式がある場合はこの限りではありません。その会社のテンプレートに沿って記入するようにします。

退職願の書き方ポイント7:自分のフルネームを書いた後は押印する

退職願でのサインは当然のことながらフルネームでなければなりません。名前は所属部署のあとに改行して正確に書きましょう。ここで忘れがちになるのが押印です。

日本社会では押印がしてい場合、正式な書類と受け取られないことがあるからです。名前を記入したら必ず押印しましょう。

印鑑は一般に認印と呼ばれるものを使います。また、シャチハタのような簡便なものは正式な書類には不可です。

退職願の書き方ポイント8:代表者名の敬称は「様」か「殿」

退職願を書く場合、この書類のあて名は会社の代表者である社長ということになります。この時敬称を「様」にするか「殿」にするべきか迷うことがあります。「様」という敬称はオールマイティに使えますが、社内文書の場合は「殿」を使うことが一般的になっています。

ただこの時注意したいことがひとつあります。たとえば「○○社長殿」など役職名の後ろ敬称をつけないようにしましょう。

退職願を出すときの注意点

これまで退職願の正しい書き方をお伝えしてきましたが、こうした公文書は提出の仕方にも注意が必要になります。提出する相手、提出するタイミングをきちんと理解しておかないと正しく退職願が受理されない事態もおこる可能性があります。

そこでここからは、あなたの退職願が滞りなく受理されるように、退職願の出し方の注意点を3つお伝えしていきます。

自社の就業規則を確認する

どこの企業にも就業規則というものがあります。その規則の中には退職についての項があるはずです。ただ、この規則は会社によって多少の違いがあります。なのでご自分の会社の退職に関する項目を確認しておくことはとても大切なことになります。

退職願を提出するタイミングがこの就業規則で確認できますので、退職したい時期に提出が間に合うように行動しましょう。

第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

一 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

二 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

三 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

三の二 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

四 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項

五 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項

六 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項

七 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項

八 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項

九 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項

十 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

(昭四四法六四・昭六二法九九・平一〇法一一二・平一五法一〇四・一部改正)

出典: https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=73022000&dataType... |

退出願を出すのは退職日が決まってから

退職をする場合、退職する日の前14日までに意思表示するということが一般的です。この期間は会社によって多少の違いがありますが、会社にとっても一人退職するとなれば、手続きや人員の補充などである程度の日数が必要になります。

なので退職願を出すのは退職する日を決めてから、就業規則に則った期間に出すようにします。退職は計画を立ててから行うのが、あなたにとっても会社にとっても有利になると考えましょう。

民法では期間の定めのない雇用契約については、解約の申し入れ後、2週間(ただし、月給制の場合は、当該賃金計算期間の前半に申し入れて下さい。)で終了することとなっており、会社の同意がなければ退職できないというものではありません。(民法第627条)

なお、会社の就業規則に退職について規定されている場合は、原則として就業規則の規定が適用されますので一度確認してみてください。

出典: https://jsite.mhlw.go.jp/osaka-roudoukyoku/yokuaru_goshit... |

必ず直属の上司に提出する

退職願を書く場合のあて名は、基本的に会社の社長あてになっています。これは会社の上司が社長しかいない場合にはそのまま社長に提出しますが、部署が分かれている場合、あなたが直接退職願を渡すのは所属部署の有数つまりあなたの直属の上司です。

ただ、会社によっては、退職願は人事部に提出するところもあります。なのでここでも就業規則をよく読んでから提出するようにしましょう。

円満退職するために退職願のマナーを知っておこう

昨今は転職代行という職業があるほどですが、こうした代行を使う場合は円満退職とはいいがたくなります。円満退職というのは雇う側辞める側双方が納得した上で離職することです。

この円満退職ができていないと、辞めた後の転職やキャリアに影響が出ることがあります。 そんなことがないように、まずは退職願のマナーを守って気持ちの良い退職を目指しましょう。

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