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2019年05月14日

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目

退職時だけでなく退職した後のためにも、退職のマナーはとても重要です。「どうせ辞めるから」と雑な対応をすると、思わぬ場所で痛い目に遭うはめになります。段取りを組み快く退職できるよう、退職時に必要なマナーや注意点をご紹介します。

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目

退職は段取りが大事

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
退職は当人だけでなく、勤め先、取引先、生活を共にする家族を否応なく巻き込みます。「どうせ辞めるから」と雑な対応をすると、退職後に転職先の業務で関わるなど、思わぬ場所でしっぺ返しをくらう危険があります。

辞める時だけでなく辞めた後のためにも、退職のマナーはとても重要です。しっかりと段取りを組み、退職のマナーを守って、周囲からも快く送り出してもらえるようにしましょう。

退職届と退職願の違い

退職する時に提出する「退職届」と「退職願」は内容が違います。退職願とは「退職させてほしい」と願い出る書類であり、「退職届」とは退職宣言です。どちらも法的には必要ありませんが、事務処理上確実性を期すために、書類の形で残します。

いきなりこれらの書類を提出するのは、退職のマナーとして好ましくありません。前もって口頭で退職の意思を伝えます。会社によって提出方法が違うので、就業規則を確認しましょう。

覚えておきたい7つの退職のマナー

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
退職を決意しても、繁忙期や大きなプロジェクトの進行中に当たると、すぐ退職できるとは限りません。早く退職したいあまり、自分の都合を押し通すのは控えましょう。

会社側は欠員分のスケジュールを調整し、業務の後任を決め、いない場合は募集をかける必要があります。退職しても問題の少ない時期を選ぶのが退職のマナーの第一歩です。

退職を決めてから実際に退職するまで、押さえておきたい退職のマナー7つをご紹介します。

退職のマナー1:退職を伝えるタイミング

退職を決意したら、就業規則を確認しましょう。会社によって方法や期間が違うので、就業規則に則って手続きを開始します。

退職の意志は、最初は必ず直属の上司に口頭で伝えます。申し出るのは就業時間外か、もしくは上司の手が空いていそうな時を選びます。業務を妨げないタイミングを見計らうのが退職のマナーです。

相談事に乗ってもらう形で「〇月〇日に退職したいがどうか」と切り出す方が、話を聞いてもらいやすくなります。

退職のマナー2:退職理由に嘘をつかない

職場がつらくて辞めたいにしろ、別の理由にしろ、退職理由のほとんどが「一身上の都合」です。理由を聞かれたら、適当な嘘をついたりごまかしたりはせず、正直に話した方が、退職の意志を認めてもらいやすくなります。

職場の待遇や環境に対しての不満が理由の場合は、対立する物言いや明言を避けます。不満が原因なら、そのまま吐き出すのではなく「違う分野の業務に挑戦したい」など、前向きな表現に変換してみましょう。

退職のマナー3:退職届を提出するタイミング

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
退職願や退職届など必要な書類は、会社にもよりますが、上司の了承を得て退職日が確定してから提出するのが無難です。業務の引き継ぎやさまざまな手続きの都合上、必ず就業規則を確認し、就業規則に沿って提出するのが退職のマナーと言えるでしょう。

契約社員や派遣社員は有期雇用のため、契約満了時以外の中途退職は認められません。退職したい時は、やむを得ない場合を除き、契約更新時に合わせて契約解除を申し出ます。

提出して2週間で退職が可能

民法第627条は「正社員など無期雇用の社員は、雇用の解約(退職)を申し出ると、2週間を経過すれば退職できる」という内容です。ただし2項で、賃金計算期間内の前半に届け出ればその期の締日に、後半に提出したら次の締日が退職日になる、と定められていました。

この2項に改正があり、社員から退職を申し入れると、賃金計算期間に縛られず2週間で退職できるようになります。改正は2020年4月1日から施行されます。

(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)
第627条
1.当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
2.期間によって報酬を定めた場合には、解約の申入れは、次期以後についてすることができる。ただし、その解約の申入れは、当期の前半にしなければならない。
3.六箇月以上の期間によって報酬を定めた場合には、前項の解約の申入れは、三カ月前にしなければならない。

出典: https://ja.wikibooks.org/wiki/%E6%B0%91%E6%B3%95%E7%AC%AC... |

退職のマナー4:引継ぎをきちんとする

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
退職決定後、後任者への業務引継ぎは最重要事項です。業務内容によりますが、最短でも1週間は引継ぎ期間を見ておきましょう。

後任者が把握しやすいように業務の全体像や作業手順をまとめ、一緒に業務を行って不明点を無くします。取引先の担当者や顧客の情報も忘れず後任者に引き継ぎます。

また、担当業務は全て一区切りさせ、課題を後任者に残さないようにします。全ての引継ぎが完了したら、上司にも内容を報告しましょう。

引継ぎ書を作る

引継ぎ事項はまとめて1冊のノートにしておくと、見落としが無いかチェックしやすく、後任者もマニュアルとして活用できます。万が一、十分な引継ぎ期間が取れないまま退職する事態になっても、後任者が業務を進められるように、必ず文書化しておきましょう。

引継ぎ書作成時は「誰でも通じる表現」で書いているか注意します。業務を知らない人が読んでもすぐに業務内容がつかめる表現を心がけるのも、退職のマナーと言えます。

退職のマナー5:名刺や備品は置いていく

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
退職のマナーの1つとして「会社のお金で買った、あるいは貸与されたもの」は全て会社に返却します。パソコンや携帯電話、文房具、制服などはもちろん、名刺や定期券なども返却します。データや資料など業務上の制作物は、会社の所有物となるため、持ち出すことはできません。

取引先からいただいた名刺も、会社の資産と見なされるため置いていきます。書類を処分する時は、シュレッダーで破棄し、判読不可能にしておきましょう。

退職のマナー6:周囲への報告は退職届が受理されてから

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
周囲や取引先への退職の報告は、退職願や退職届が正式に受理された後に行います。いつから報告するのが良いか、上司に確認するのが無難です。誰にどのような伝え方をするかも、上司と相談して段取りします。

各所への退職報告は、退職の2~3週間ほど前から余裕を持って行います。退職のマナーとして、相手の業務の妨げとならないようスケジュールを組みましょう。直接会う時間が取れない場合は、メールや書状を活用します。

退職のマナー7:退職後も連絡が取れるようにしておく

どれ程段取りを組んで引継ぎを円滑に進めても、思わぬ引継ぎ洩れがあったり、退職後に業務上の不明点が出てくる可能性は防ぎきれません。もしもに備えて、退職前に上司に電話番号やメールアドレスを伝えておき、問い合わせがあった場合は速やかに快く返信しましょう。

自分が辞めた後も業務が円滑に進むよう心配りするのも、退職のマナーの1つです。

退職の挨拶やメールに必要な項目

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
退職時には社内、取引先に対して迷惑をかけないように、早めに退職する旨を伝え、挨拶を済ませるのが退職のマナーです。メールや書状の文章も長々と書く必要はありません。いくつかの要点をシンプルに伝えます。

どんな理由で辞めるにしろ、退職のマナーとしてネガティブな表現は避けます。相手への感謝と発展を祈る、相手にも自分にも気持ちの良いポジティブな姿勢で臨みましょう。

退職年月日

退職する旨と退職年月日は最初に伝えます。確定しているだけに、退職の挨拶だけを伝えて退職年月日が曖昧なまま書き終えてしまうミスを犯さないよう、どちらも明記します。

後任者への引継ぎや社内、社外への挨拶で時間に余裕がないことも多いので、文章は退職挨拶のテンプレートを利用して、オリジナルの肉付けをするのがおすすめです。相手との関係から、適切なテンプレートを選びましょう。

退職理由

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
退職理由は「一身上の都合」とのみ書きます。詳細を書く必要はありません。結婚や出産など、おめでたい理由の場合は、簡潔にふれる程度なら良いでしょうが、それで退職を喜んでいるような文面にならないよう気をつかうのも退職のマナーです。

会社の悪口や批判は、たとえ事実だとしても書いてはいけません。退職する会社のイメージを内外で下げるばかりでなく、会社に残る人にも不愉快な感情を抱かせてしまいます。

在籍中のお礼

退職挨拶で一番の要点は、在職中お世話になった人達への感謝です。これまでお世話になった、指導やご愛顧をいただいたことへの深い感謝と、次に活かす前向きな姿勢を見せます。

相手によっては、業務中で起こった小さなエピソードを添えると、思い出深い心のこもった挨拶となります。送別会などをしてもらった後なら、御礼などを書き加えても良いでしょう。

退職のお詫び

自身の退職によって業務の中断、引継ぎなど、通常業務の流れに支障を来すことを一言お詫びします。おめでたい理由であっても、職場を去ることを残念と思う気持ちを見せましょう。退職のマナーとして、後ろ足で砂をかけるような態度にならないように注意します。

社外のお客様・取引先へ挨拶をする際の注意点

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
取引先や顧客に退職の挨拶をする際、基本は訪問や書状で挨拶を述べるのが退職のマナーでしたが、最近はメールでの挨拶も増えています。書き方の基本は社内メールと変わらないものの、社外向け文書にはいくつかの注意点があります。

会社ごとに判断が違うので、上司に相談しながら進めるのが無難です。コンプライアンスを遵守し、退職のマナーに沿う挨拶をしましょう。

個人情報を教えない

会社の業務を通して関わった取引先は、あくまでも会社の取引先です。社内の業務で関わった人とは違い、退職する自分自身の連絡先や転職先など、個人情報を教えてはいけません。

業務の引継ぎの関係で相手に聞かれた場合や、必要性を判断しかねる場合は、上司に相談しましょう。

顧客情報を漏らさない

業務上知り得た情報を、どんな形であれ社外に漏らすことは厳禁です。退職のマナーというよりモラルの問題です。転職先の会社名や業種を出して、退職後も取引先と関わろうとするのは、顧客情報の漏洩に抵触するので避けるべきです。

メールアドレスも顧客情報の1つです。メールを一斉送信する際は、送信先に自身のアドレスを入れ、取引先のアドレスはBCCに入れるなど、送り先のアドレスが第三者に分からないようにします。

後任者を伝える

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
担当者の退職により取引先や顧客が最も心配するのは、「今後の取引、業務はどうなるか」という点です。業務を引き継ぐ後任者を紹介し、確実に引継ぎを行い業務に滞りが無い旨を伝えて、安心感を持ってもらうのが退職のマナーです。

メールや書状なら、後任者の氏名を明記して、業務の引継ぎと、後任者が今後も変わらず業務を遂行することを伝えます。後任者と改めて挨拶に出向くなら、その件も忘れずに記入します。

基本の退職のマナーを身につけよう

覚えておきたい退職のマナー7つ|退職の挨拶に必要な項目
「退職しよう」と決めてから実際に退職するまでには、さまざまな作業が発生し、肉体的にも精神的にも慌ただしい日が続きます。基本の退職のマナーと段取りを把握しておくことで、スムーズに運び、ストレスも軽減できます。

社内でも社外でも惜しまれて退職できるよう、退職のマナーを守って円満に退職し、次の転職先でも生き生きと働きましょう。

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