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2019年04月19日

退職届の書き方のポイント5つ|書き始める前に確認すること

皆さんこんにちは、今回は「退職届の書き方のポイント5つ|書き始める前に確認すること」と題して、「退職届の書き方のポイント」についての詳細情報をはじめ、書き始める前に確認することやその際の注意点についてご紹介します。ぜひご参考にしてみてください。

退職届の書き方のポイント5つ|書き始める前に確認すること

退職届を書き始める前に確認すること

まず、退職願・退職届・辞表というのはそれぞれで使用する場面が異なり、各書類が持つ用途について押さえておくことが大切です。一般的に退職時に提出が求められるのは退職届で、その場合は社長をはじめとする会社の社員すべてに辞職の旨を伝えることになります。

自己都合で退職する場合に使用する物が退職届となるため、まず自分の辞職理由の確認が必要になります。その上で社長、上司に前もってその旨を伝えましょう。

退職届とは

退職願を提出する場合は、「自己都合によって辞職すること」がメインとなり、その際には社長をはじめ、所属する部署の直属の責任者への事前の通知が必要です。その事前の通知はまず上司に伝えることが先決で、その場合は社長、上司の順序になります。

退職の意志を初めに伝えるのは直属の上司にしておき、その上司をとおして社長に伝えてもらい、その上で退職の旨を会社全体に伝える形になります。名前の書き方も確認しましょう。

退職願とは

一般的に「退職願」というのは、労働契約の解約を願い出るものであり、 会社に退職を申し込み、社長をはじめ重役からの承諾がなされてから初めて退職となるため、提出した時点では退職となりません。 会社が承諾しない場合、それは撤回することができます。

退職願を提出する時点では「退職届」を提出する前の段階となりますが、それでも社長や上司の名前、また自分の名前の列挙の仕方には配慮する必要があります。

辞表とは

辞表というのは一般的に「それまで勤めていた会社を退職する際に必要となる書類」のことを意味します。辞表はいわゆる「退職届」と同じ効果を持ち、この「退職届」の提出をもって、その人が確実に退職したことを正式に認められます。

退職届と同じく、辞表の書き方はあらかじめ「書き方」が決まっているため、一度覚えてしまえばスムーズに書けるでしょう。特に社長の名前、会社の名前の記載法には留意しましょう。

退職届の書き方のポイント5つ

退職届の内容にもいくつかの部類分けがあり、それぞれの内容によって辞表の書き方も違ってくるため注意が必要です。

一般的に「自己都合による退職」、「会社都合による退職」の2つに大別されますが、それぞれのタイミングによって退職手続き・雇用契約書の名義切り替えの手続きの都合が変わってくる場合があります。

そのため、退職する際でも「余裕をもって次の雇用手続き」を進められるよう配慮しておくことが大切です。

1:書き出し

次に退職届の書き出しについてですが、これは一般的に決まっています。まず「退職届」と紙面右端中央に位置するよう明記しておき、次の行を一行空け、そのまた次行の一番下位の位置に「私事」と記載しましょう。

そして次行から冒頭の1マスを空けずに「この度、一身上の都合により」から書き出し始め、後半の記載では会社の名前・社長の名前をルールに沿って記載しておきます。この書式のフォーマットは決まっています。

2:退職理由

続いて退職届に記載する「退職理由」ですが、これも一般的に決まっています。「この度、一身上の都合により、平成○年○月○日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」という形で記載し、この体裁はすべての場合において同じです。

このように退職理由はその都度考えて書くものではなく、あらかじめ決められた書式をそのまま明記するため、会社の名前・社長の名前の書き方と同じく、簡単に書けます。

3:退職届の日付の書き方

次に「退職届の日付の書き方」についてですが、これは先述のように退職理由を明記するその途中で記載する形になります。そして退職理由を書き終えた後半の部分で、改めて「平成○月○日 ○○部○○課 ○○ ○○印」という書式で記載することになります。

この日付には2種類あり、退職理由の文章内で書く日付は「退職年月日」を記載しますが、後半に書く日付は「その退職願を書いた日付」となります。この点に注意しましょう。

退職届の右上にある日付の書き方

書式・フォーマットによっては、その退職願の紙面が縦書き・横書きに分れる場合があります。この場合、横書きで書く場合には退職届の右上の位置に日付を書く必要が出てきます。この場合の日付は「退職届を提出する日付」となるため、退職日時とは違います。

退職年月日は「平成○年○月○日をもちまして」の部分に当たるため、個別の日付になります。社長の名前・会社の名前の書式を覚える際に、この点にも留意しましょう。

退職届の本文中の日付の書き方

先述でご紹介しました「退職届の本文中の日付の書き方」ですが、これは「平成○年○月○日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」という部分になります。この日時はそのまま「退職年月日」となるため、そのとおりにインプットしましょう。

社長の名前・会社の名前の記載方法も、このように書き方が書式によって変わる場合があるため、事前にその退職届に記載すべき書式をしっかり覚えておくことが大切です。

4:所属について

次に退職届に記載する「所属」についてですが、これは先でご紹介しました「平成○月○日 ○○部○○課 ○○ ○○印」の部位に当たります。つまり、退職届を提出する社員がそれまで所属していた部署名・課の名前を記載することになります。この際は印鑑が必要です。

社長をはじめ会社に退職届を提出する場合は、どこの部署に所属していた社員が退職するのかをはっきりさせることが必要となるため、そのための情報記載の部分になります。

5:社長の名前と会社名

次は「社長の名前と会社の名前の記載方法」についてですが、これも書式・フォーマットがあらかじめ決まっているため、一度覚えてしまえばあとは簡単です。一般的には、退職願を示す文面の後半部分に明記する形になり、紙面の上部・左上の部位に位置します。

株式会社○○○
代表取締役社長 ○○ ○○様


基本的にワードで作成する場合は位置取り・レイアウトが簡単なので、社長の名前と会社の名前の記載にはパソコンを活用しましょう。

社長の名前がわからない場合

次に「社長の名前がわからない場合」ですが、これは大手企業であればあるほど、社長の名前をはじめその基本情報がわからないことが多く、事前に調べておく必要があります。退職届ですから、「社長の名前がわからない」では済みませんので、確実に押さえましょう。

簡単な調べ方はその会社の公式ホームページを調べれば良いでしょう。どの企業でも必ずその社長の名前・企業の名前は掲載しているため、すぐに調べられます。

社長の名前と会社名は省略しない

退職届をはじめ、社長の名前・企業の名前を記載しなければならないときは、その名前を必ず正式名称をもって記載する必要があります。これは社会におけるマナーとなるため、どんな場合でも確実に押さえておくべきポイントとなるでしょう。

名前を省略して書くというのは、その相手に対する無礼となります。その相手が社長や上司であればなおさらのこと、しっかり調べてフルネームで記載する必要があります。

退職願の渡し方

基本的に退職届というのは、最低でも3か月前に会社・社長に渡るように提出する必要があります。ゆとりをもって渡す場合では半年ほど前に提出することもあり、とにかく退職することが決まればなるべく早期に渡すことが大事です。

一般の会社は「退職届を受理する期間(受理開始期間)」が決まっている場合もあるため、その点では自然にその時期を確認することができるでしょう。

退職願の提出先

企業によっては、退職届の提出先が異なる場合があります。一般的には人事部・事務部となりますが、場合によっては受理担当官が決められていることもあり、その都度の確認が必要になります。これについては上司に確認してもすぐわかるでしょう。

多く見られる例では「自分が所属していた部署の受理機関」となる場合や、総合事務受付で受理されることになるでしょう。

退職願の渡し方とタイミング

これは先述でご紹介しましたように、退職届はなるべく早期に提出する必要があるため、退職が決まってからすぐに当該部署への提出が求められます。そのタイミングは3か月前、半年前などと、できるだけ早いタイミングが求められるでしょう。

この退職届の渡し方とタイミングを確認する場合、間違っても社長に問い合わせることは避けましょう。まず確認する相手は直属の上司となるので、その点への配慮も必要です。

退職までの一般的な流れ

「退職までの一般的な流れ」についてですが、これは個別で変わることを踏まえた上でも大体決まってきます。

・退職の意思を固める
・退職希望日を想定して退職願を作成
・直属の上司に退職を申し出、退職願を直接手渡す。
・退職日が確定したら(受理されれば)、退職届を提出する
・労働契約解除によって退職する


一般的にはこのような流れとなり、各場面で「退職理由」の確認をはじめ、その退職を受理するかどうかが決定されます。

退職規定の確認/2~1ヶ月前

先述でご紹介しましたが、退職届を提出するタイミングは「退職する年月日から3か月前・半年前」になるため、その場合に伴い退職規定の確認もしておかなければなりません。この確認によって退職金の試算などが行なわれ、円滑な退職が迎えられます。

この期間は最低でも「1か月前・2か月前」となり、その期間を考慮した上で、退職届を提出するタイミングを定めておきましょう。

退職日の相談/1ヶ月前~

退職日を相談する際には、退職願を作成する以前に行なうのが一般的です。この場合、退職の意思を固めてから退職願を提出する1か月前頃に上司に相談しておき、そのことを事前に確認してもらってから、退職届を提出することが勧められます。

その際に、社長の名前の確認や、所属部署・会社の名前の書き方などを同時に確認しておくと良いでしょう。

退職願の提出/企業と要相談

退職届というのは、その退職を希望する社員が独断で行なえるものではありません。必ずそれまで所属していた会社との合意が必要となるため、その期間を考慮した上でも、事前準備はかなり大事になります。

社長をはじめ上司に対し、「立つ鳥跡を濁さず」の精神をもって、自分が退職した後でも仕事が円滑に行なえるよう事後処理への配慮をすることが大切です。この点を踏まえ、企業との相談をじっくりしましょう。

仕事の引き継ぎ/1ヶ月前~

先述の引き続きの内容になりますが、会社を辞職する場合は「自分が退職した後でも仕事がそれまでどおりに行えるよう配慮すること」が必ず必要で、そのための準備をしてから退職することが求められます。

「仕事の引き継ぎ」の確認になりますが、この引き継ぎをしっかりできていなければ、いくら退職したい気持ちが固まっていても企業側が受理してくれません。その点にしっかり配慮しておき、スムーズに進展するよう心得ましょう。

取引先への挨拶まわり/2週間前~

これは重役になればなるほど必要な仕事になりますが、それまでお付き合いしていた先方への挨拶まわりをすることも大切です。これは自分が所属していた会社、社長、上司へ退職の旨を伝えることと同じく、「先方に対してもその旨を伝える行動」になります。

その社員がもう○年○月○日以降は在籍しないことを伝えておくことで、それ以降に企画していた仕事がもしあれば、その企画の撤回をすることが可能になります。

退職届提出のポイント

これまでにご紹介しました退職届提出の方法やポイントを踏まえ、もう少し退職届提出時の重要点を踏まえておきましょう。社長の名前・企業の名前を正式名称で調べておくのは当たり前で、その退職届を提出するまえの過程も充実した形にしておくことが大切です。

提出した「退職届」を撤回することは可能?

一般的に、一度提出した退職届を撤回することは、企業側からの申し出(オファー)がない限りはむずかしいです。退職の旨が企業側に受理されたということは、その時点で、その社員が退職することを想定した動きをすることになります。

つまり、その会社全体の動きを一介の社員が左右することがむずかしいのと同じく、社長や上位を差し置く形での勝手な行動に映る場合があります。

退職日が決定後に退職日の変更は可能?

退職日が決定後に退職日の変更は可能かどうかですが、これでも先述の「退職届の撤回することは可能かどうか」を考える場合と同じく、一般的にはむずかしいです。しかし、その社員が抱える特別な事情によっては変更することが可能です。

退職届を提出した後で家族に何らかの不幸があった場合をはじめ、企業側のスケジュールに変更があった場合には、その退職日の変更がなされる場合もあります。

退職届を受理してもらえないと退職できない?

基本的に退職届の提出がなされる場合、会社側・企業側はその申し出を断ることができません。ただしその社員に対し、退職願が提出される以前に何らかの仕事上の責任が課され、それが達成・遂行されていない場合は、その申し出を延期することは可能です。

会社・企業側はその退職の日時を延期することは(退職希望者との)相談の上でできますが、この場合でも拒否することはできません。

就業規則通りに退職しないといけないのか?

次に「就業規則通りに退職しないといけないのか」についてですが、これは先述の「退職届の受理」の場合と同じです。何らかの特別な事情がある場合は、その企業側と退職を希望する社員との間で事前交渉がなされた上で、規則通りでなくてもかまいません。

しかし一度退職願・退職届が提出され、その旨が確定した場合は、就業規則を念頭に置く形での退職手続きが取られなければならず、その経過に変更はありません。

退職手続きを円滑に進めていきましょう

いかがでしたか。今回は「退職届の書き方のポイント5つ|書き始める前に確認すること」と題して、「退職届の書き方のポイント」についての詳細情報をはじめ、書き始める前に確認することやその際の注意点についてご紹介しました。

退職届というのは「会社を退職する際に必要とされる公式書類」の1つであり、どの場合で事前の準備が必要です。会社の名前・社長の名前を正確に把握し、円滑に行動できるよう配慮しましょう。

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