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2019年10月09日

内定先へメールを送る時の5つのマナーとは?メールの返信例もご紹介!

「メールのビジネスマナーをきちんとマスターできているか不安がある」という方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では内定先へメールを送る際に気を付けたいポイントや注意点についてご紹介していますので、ぜひ参考になさってみてください。

内定先へメールを送る時の5つのマナーとは?メールの返信例もご紹介!

内定先へはどんな時にメールをするの?

厳しい就職戦線・転職市場を勝ち抜き、内定をゲットしたならば一安心でしょう。

しかし、内定後に企業にメールをする際には常識を疑われてしまわないためにも、いくつか注意しなければならないことがあります。

内定先にメールを送るケースとしては、たとえば内定辞退や内定式への参加の可否に関する連絡をする場合などが挙げられるでしょう。

【内定先へメール返信】気を付けるべき5つのマナーとは?

内定をゲットしたからと言って、内定先にビジネスマナーに欠けるメールを送ってしまうのは厳禁です。

さすがにメールだけで内定取り消しになることはありませんが、それでも内定先に悪い印象を与えてしまうのは避けたいところでしょう。

【内定先へメール返信】気を付けるべきマナー1:挨拶はきちんとする

内定先にメールを送る際に気を付けるべきマナーとしてまずご紹介したいのが、挨拶をきちんと行うということです。

よりフォーマルな形としては「貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます」と挨拶をするべきですが、内定先へのメールとしては「平素より大変お世話になっております」という挨拶をするのが一般的でしょう。

間違っても「こんにちは」「お疲れ様です」などと挨拶をしてはいけません。

【内定先へメール返信】気を付けるべきマナー2:件名は変えない

件名は変えないというのも、内定先にメールを送る際のマナーのひとつとして挙げられるでしょう。

内定先は多くの内定者からのメールを受け取ることになるので、件名を変えられるとそのメールの内容をすぐに把握することができず担当者に手間をとらせてしまうからです。

よかれと思って内定先へのメールの件名を変えてしまう人もいますが、かえって手間をかけさせることになるので控えましょう。

【内定先へメール返信】気を付けるべきマナー3:誤字脱字に気を付ける

内定先にメールを送る際のマナーのひとつとして、誤字脱字に気を付けるということも含まれるでしょう。

短文のメールにもかかわらず誤字脱字をしてしまうと、「短時間で適当にメールを書いたに違いない」と悪印象を抱かれたり、「内定先に対してしかるべき敬意を払っていない」「いい加減な性格をしている」と思われてしまいかねません。

【内定先へメール返信】気を付けるべきマナー4:担当者の氏名はフルネームで書く

担当者の氏名はフルネームで書くというのも、内定先にメールを返信する際に気を付けるべきマナーのひとつとして挙げられるでしょう。

内定先へのメールの返信においては宛名をフルネームで記すのがマナーであり、山田太郎さんという人への返信ならば「山田太郎様」と記すべきです。

「山田様」と名字だけの宛名にしてしまうと相手を軽んじているような印象を与えてしまいかねません。

【内定先へメール返信】気を付けるべきマナー5:自分のフルネームと連絡先を文末に記す

内定先へメール返信をする際のマナーとして知っておきたいのが、署名として自分のフルネームと連絡先をきちんと文末に記すということです。

内定先にかかわらず、ビジネスメールを送る際には自分の名字氏名と所属先・電話番号・メールアドレス等の連絡先を署名として記すのがマナーになります。

敬意を払うべき内定先へのメールで、名字だけの署名で締めくくってしまうとぶっきらぼうな印象を与えてしまうでしょう。

【パターン別】内定先へのメールの返信例5つ

以上では、内定先にメール返信を行う際に最低限知っておきたい基本的なマナーについてご紹介してきました。

では、内定先にメールを返信するケースとしてはどのような場合が想定されるのでしょうか。また、どのような内容のメールを送ればよいのでしょうか。

ここからは、パターン別に内定先へのメールの返信例をご紹介していきますので、ぜひ参考になさってみてください。

メールの返信例1:内定が決まり入社する意向を示す場合

内定先へのメールの返信例として、まずは内定が決まって入社する意志を伝える場合をチェックしておきましょう。

内定の意志をメールで伝える際には、「この度は内定のご連絡を賜りましたこと、厚くお礼申し上げます」と感謝を述べた後に、「内定のお話をありがたくお受けしたく存じます」といった形でメールを書くのがおすすめです。

メールの返信例2:内定が決まったが断る場合

内定先にメールをする際の事例として、内定を出してもらったものの諸事情によって辞退をする場合もあり得るでしょう。

内定辞退をメールで伝える際には、まずは「この度は内定のご連絡を賜りましたこと、誠にありがとうございます」と冒頭で感謝の気持ちを述べた後、「大変申し訳ございませんが、貴社の内定を辞退いたしたくご連絡差し上げました」と丁寧に辞退の旨を伝えましょう。

辞退の理由は曖昧にしてもOKです。

メールの返信例3:内定式への出席連絡

内定先へメールを送る時の5つのマナーとは?メールの返信例もご紹介!
内定先にメールを返信するケースのひとつとして、内定式への出席連絡も挙げられるでしょう。

内定式に出席の旨をメールで伝える場合には、「この度は内定式につきましてご連絡いただき、誠にありがとうございます」とお礼を述べた後に、「内定式の日時につきまして確かに承知いたしました。出席させていただきたく存じます」と出席することを伝えましょう。

メールの返信例4:内定式への欠席連絡

内定式に参加できないことを内定先にメールで伝えなければならないというケースもあるでしょう。

内定式への欠席連絡の場合も、まずは冒頭で「内定式に関するご連絡をいただきまして誠にありがとうございます」とお礼を述べた後に、「大変申し訳ございませんが、当日は○○の予定がございますため、出席が難しい状況にございます」と伝えましょう。

メールの返信例5:内定式に関する質問の場合

内定先へメールを返信する事例のひとつとして挙げられるのが、内定式について質問したいことがあるという場合です。

内定式に関する情報があまり詳しく伝えられておらず、質問したいことがある時には「この度は内定式に関するご連絡を賜りましたこと、お礼申し上げます」と述べた後に、「大変恐縮ではございますが、○○につきましてご教示いただけるでしょうか」と丁寧に質問をしましょう。

内定先へメールする際のありがちな5つの疑問

内定先にメールをしなければならなくなったものの、「これはどうすればよいのだろう」と疑問に感じてなかなかメールが書けないという方も少なくないことでしょう。

ここからは内定先にメールをする際のありがちな疑問について解説していきますので、ぜひチェックしてみてください。

内定先へメールする際のありがちな疑問1:署名はどうする?

内定先にメールを送る際にありがちな疑問のひとつが、署名はどうすればよいかということでしょう。

署名に関してはフルネームを記した後、所属先と連絡先をきちんと入れるようにしましょう。

内定先へメールする際のありがちな疑問2:メールを返信する期限は?

メールを返信する際のデッドラインはどれくらいのものだと考えておけばよいのでしょうか。

基本的にはメールを確認したならばすぐに返信をするのがマナーですが、一般的には24時間以内の返信であれば許容範囲であると言えるでしょう。

ただ、日にちをまたいでしまうと24時間以内であってもやや印象が悪くなってしまうこともあり得ますので、いずれにせよ早めの返信を心がけましょう。

内定先へメールする際のありがちな疑問3:メールで添付ファイルを送る場合は?

内定先にメールを送る際、どうやってファイルを添付すればよいのか悩んでしまう方も少なくないはずです。

ファイルを添付して内定先にメールを送る場合には、「○○の件につきまして、Word(PDF)にてファイルを添付させていただきます」のように、ファイルを添付していることを伝える一文を添えるべきでしょう。

また、念のためWordやPdfなどファイルの種類を記入しておくのもおすすめです。

内定先へメールする際のありがちな疑問4:「Re」を付けたままでいいの?

内定先にメールを返信する時、「Re」を付けたままでよいのかどうか迷ってしまうという方も多いのではないでしょうか。

内定先は多くのメールを受け取るため、タイトルを一目で見てメールの内容を把握できるように基本的にはタイトルを変えないべきであり、そのため「Re」をつけた状態で返信しても問題ありません。

どうしても「Re」だと居心地の悪い思いをする時には、「Re」の前に新しい件名を加えるのもありです。

内定先へメールする際のありがちな疑問5:本文は引用すべき?

内定先にメールを返信する際に、本文は引用すべきなのでしょうか。

内定先の担当者が今までのメールのやりとりをすぐに確認できるように、返信をする際には必ず本文を引用しなければなりません。

メールの返信もマナーを守ろう!

今回は内定先にメールを送る際のマナーやよくある疑問について特集してきましたが、いかがでしたでしょうか。

きちんとしたメールを書くこともビジネスパーソンとして求められる基本的なスキルのひとつですので、内定先にはビジネスマナーを守ってメールを送りましょう。

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