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2017年05月10日

内定保留の依頼|メールや電話での伝え方・言い方例文

この記事では、内定保留について見ていきましょう。内定保留とは一度企業から出ている内定への返事を保留することです。わざわざ面接を突破して企業側も期待している中でそういった事を行うのははたして可能なのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

内定保留の依頼|メールや電話での伝え方・言い方例文

内定保留を依頼したい場合のメール・電話での伝え方

メールで内定の保留をするとき

内定や内々定の保留や、返事の延期を伝える対応をとる際のメールにおけるマナーを確認しましょう。メールだと伝えづらいことも言いやすくなりますが、見落とされる可能性があります。対応として分かりやすく要点を伝え、件名を見ただけで内容が分かるようにしなければいけません。 以下、内定保留を伝えるメールの例文です。

メールで内定保留を伝えるケース

内定保留のメール例文①

株式会社鈴木モーター様
人事部鈴木田中様
お世話になっております。
ジャパン大学極東学部の鈴木です。
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
入社のお返事ついてですが、しばらくお時間をいただきたいと思いご連絡いたしました。先日お話しいたしました通り、他社からも面接の連絡をいただいているため、
聞いた後に判断したいと考えております。 貴社にも大変魅力を感じておりますが、一生を左右することですので、 そのように決定したいと考えています。
内定にもかかわらず誠に恐縮ですが、返答を来週までお待ちいただくことは可能でしょうか。こちらの一方的な都合で恐縮ではございますが、ご理解とご了承のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

内定保留のメール例文②

株式会社 ジャパンコミュニケーション
人事部 佐藤鈴木様
お世話になっております。
アジア環境大学コミュニケーション学部の鈴木です。
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
入社についてですが、他社の結果も踏まえ判断したいと考えております。
内定をいただいたにもかかわらず、大変恐縮ではございますが
回答を2月00日までお待ちいただくことは可能でしょうか。一方的な都合で恐縮ですが、ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

電話で内定の保留をするとき

内定の種類別電話対応

内定が出てから電話をするのは、保留をするときだけではないでしょう。内定を承諾するとき、辞退をするときにも電話で伝えることが多いと思います。内定に関する用で電話をかけるときは、内定保留の場合と同じくマナーを守ることが大切ですので、ここからは、内定承諾や辞退のときの電話対応について見てしていきます。

①内定承諾の場合

内定を承諾するために電話をかける場合は、必要事項などを聞き逃さないようにあらかじめメモを用意しておきましょう。採用担当者が電話に出たら、内定のお礼と今後の抱負を伝えます。採用担当者は仕事中なので、無駄話をしないことです。

②内定辞退の場合

内定辞退の電話をかけるときは、事前に理由を考えておくことが大切です。企業も時間をかけて選考活動をおこなっているので、納得できる理由を用意しておきましょう。電話で内定辞退を伝える場合、理由よりも先に結論を言う必要があります。内定辞退の意思を伝え、理由を聞かれた場合に説明するようにしましょう。

失礼のない電話の受け答えをするポイント

就活において、電話の受け答えをきちんとできることは採用者に好印象を与えることができます。内定承諾の電話をかける場合は、これからお世話になる身としてマナーのある対応をすることが大切になります。失礼のない電話の受け答えができるように、ポイントをおさえておきましょう。

①メモを用意しておく

企業に電話をする場合、メールとは違い口頭で必要事項が伝えられるケースがあります。そのため、こちらから電話をかけるときは事前にメモの用意が必要です。また、電話がかかってきた際にもすぐにメモの準備をしておきましょう。そうしておくことで、聞き落としなどのミスを防げます。

②クッション言葉を添える

電話での会話には、クッション言葉を添えるのがおすすめです。クッション言葉を使うと表現が丁寧になり、よい印象を与えられます。内定保留や辞退など、相手に伝えにくいこともクッション言葉を添えればかしこまっているという表現になりやすいです。

③正しい敬語を使う

失礼のない電話の受け答えをするには、正しい敬語を使うことが大切です。電話で正しい敬語を使える学生は、採用担当者からよい評価を受け取れるでしょう。書類の送付をお願いする場合、「書類をご送付くださいますよう、お願いします」といった具合です。

④電話の最後にはきちんとお礼を述べる

電話を切るときは、きちんとお礼を述べるようにしましょう。お礼がなく電話を切ると、そっけない印象になってしまいます。お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたしますと言うと、マナーが身に付いていると思ってもらえるでしょう。また、電話は静かに切ることが大切です。かけるときは受話器を乱暴に置かないように注意しましょう。

電話折り返しのマナー

担当者不在のときは、折り返し電話をかける必要があります。担当者が戻る時間を確認してから、電話をかけるようにしましょう。また、相手側からの電話に出られなかった場合行き違いがあると失礼なので、速やかに折り返し電話をかける必要があります。

①電話をかける時間帯に気を付ける

かけるときは、迷惑にならないように相手が忙しい時間帯を避けることが大切です。始業直後や就業間際、昼食時に電話をするのはあまり好ましくありません。一般的に言われている10~12時か14~16時の時間帯を目安にかけるようにしましょう。

②「大学名」「氏名」「用件」を伝える

企業に電話をするときは、必ずしも最初に担当者が出るとは限りません。そのため、電話がつながったら「大学名「氏名」「用件」を伝えるようにしましょう。これらを名乗るときは、聞こえやすいように伝えることが大切です。

③相手が不在のときも

電話を折り返しかけて相手が不在だったときでも、きちんと対応しましょう。担当者が会社に戻る時間を聞き、改めて連絡をすることを伝える必要があります。電話に出た相手が担当者に内容を引き継ぐために、再度学校名や氏名を聞かれるので、聞き取りやすい声で答えましょう。

内定保留の返事を待ってもらうときの注意点

では、就活で内定保留やその返事を待ってもらうときに注意すべきポイントを見ていきましょう。 内定保留は企業側にとって嬉しいものではないですし、内定を保留するにも守っておきたいルールがあります。

別の応募者が採用される可能性もある

内定保留や返事の延期は、企業側からすると内定辞退の可能性もあるということなので、あまり印象のいいものではありません。内定保留や返事の延期を電話やメールで伝えるのなら、別の応募者が採用される結果も覚悟しなければいけません。 内定保留という対応をとる場合、必ずしも企業が快く待ってくれるものではないということを覚えておきましょう。

丁寧に対応する

内定保留がなくすぐに返事が来るのが企業側の理想です。一般的には内定の返答期限は1月以内という企業が最多なようです。ですが、中には期限を求めていない企業や違った期限を設ける企業もあるそうです。
あくまでも内定保留を企業にお願いするという立場であることを意識し、丁寧に対応する必要があるでしょう。

採用担当者に直接伝える

採用担当者とは限りません。採用担当者が不在のときは、内定の返事を延期してほしいという内容は言わず、また電話をかけ直すと相手に伝えましょう。 内定の返事を延期してほしいという対応をお願いする場合は、採用担当者に本人自ら伝えるべきです。

内定保留の理由

内定出たけど保留したい

会社から内定の連絡を受けた時、様々な理由で返事を延ばしたい場合もあるでしょう。しかし、せっかく内定を出してもらったのに保留しますとは言いにくい場合もあるでしょう。そういった場合に困らないように内定への返事を保留したい時返事の具体例について見ていきます。

理由は正直に言った方がいいか

回答を保留する期間が長いか短いかによって変わってきます。他会社の回答を待ってからという理由でも3日以内なら角が立たないよう家族にも聞いてから返事をするなどと言っても不自然ではありません。また長期にわたって保留するなら正直に理由を述べて、判断は会社に任せたほうがいいでしょう。

内定保留するときの伝え方

次に実際に内定を辞退する場合の具体的な伝え方をご紹介します。電話で話す場合を想定していますが、メールで書く場合も中身は同様です。

電話で話す場合のマナーと具体例

話す内容を考える前に、電話をかける時のマナーについて確認しておきましょう。
①内定連絡が来たら早いうちに連絡を取る
②相手の迷惑にならない時間帯を選ぶ
③「申し訳ない」という気持ちを前面に出す
ざっとこういったとこでしょう。ほかにも細かいマナーはありますが、とりあえずはこれだけ押さえておけば悪印象をもたれることも少ないだろうという基本中の基本のみを見ました。ではさっそく例文にいきましょう。

電話での例文

電話で内定保留や延期を伝える場合、メールとは違いニュアンスを伝える事ができます。できれば電話での対応がマナー的にも社会的にもマストですが、電話は電話でマールと違い書き直すことのできないので、いわば一発勝負となりますのできちんと頭の中でシミュレーションしてから電話をかけるようにしましょう。

電話例文①

内定通知を頂いたジャパン大学アジア学部の鈴木と申します。この度は内定をいただきまして誠にありがとうございます。早速入社承諾のお返事をすべきところではございますが、家族が今回の就職ついて詳しい話を聞きたいとのことで、やはり一生のこととなると思われるので説明のために実家に戻りたいと思っています。
大変恐縮ですが、○月○日まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか

内定保留電話例文②

内定通知を頂いたアジア大学のジャパン学部の佐藤と申します。この度は内定を頂きまして誠にありがとうございます。 本来であればすぐにでも入社承諾のお返事をするべきところなのですが、他社の結果が出てから判断したいと思っております。大変恐縮ですが、○月○日まで返事をお待ちいただけないでしょうか

あくまで保留をお願いする側

内定保留とは就職活動している人にとっては尽きることのない悩みでしょう。人生がかかっているといっても過言でないだけに受けたい企業が何社もあって、面接してみて決めたいというのは当然の考えです。しかし気を付けなければならないのは受ける側は広い視野で見ることができますが、企業採用担当は会社に入るのか入らないのかでしか見る事ができないということです。企業はいい人材を他社に取られるより、自分たちの会社に入れたいですから。そこが内定保留やそのトラブルにつながることになるのでしょう。内定保留自体はなくならない物ですから、その際にはマナーを最低限守る事が必要です。企業としてはその対応がよければ内定取り消しをとどまってくれるかもしれません。横柄な対応の内定者であれば、人事担当が気を悪くして、保留なんて言われたら次の候補者を内定させるなんていうこともあるでしょう。

企業に勤めて働くのですから、社会人としての最低限のマナーが問われるのがこのようなお願いしたりする場面になります。

内定保留の総括

これまで見てきた内定保留ですが、なぜこういった事が可能なのか不思議に思う人もいるでしょう。実を言うと内定通知が来たからといって、必ずしも入社しなければならないというわけではありません。辞退してもよいからです。つまり、内定保留とは返事自体を保留してしまうので、この辞退するか否かすらも企業側に伝えないためどっちつかずな印象を与えてしまうでしょう。

ですので、先述したとおり丁寧な対応を心掛けるべきでしょう。そして企業側もこういったケースをあらかじめ想定しておくことが多いので、内定保留するくらいならどうしても入りたいという人に内定を出すといった事や、そもそもの内定を取り消されたりすることもあるでしょう。しかし、あくまでも就活を行う上で内定保留をお願いするのは特別なケースではないため、上手にお願いしましょう。

内定保留するなら早めに

内定をもらったら、一般的にはなるべく早めに承諾か辞退の回答をします。しかし、就活では内定後すぐに回答をするのが難しい場合もあるでしょう。ですので、そのようなときの対応として、内定保留のお願いをすれば、ほとんどの企業は返事の期限を延期してくれます。 ただし、内定保留自体の延長の連絡は早くしましょう。内定保留を伝えるのが遅くなればなるほど伝えづらくなり、待ってもらうことも難しくなります。また、内定を承諾したとしても、返事が遅いと印象が悪くなってしまうでしょう。

こういった事に気を付けながら就活を有利に進めてみるのも選択肢の一つでしょう。むしろ、内定保留するほどの内定を抱えなくてもこういった人たちがいてくれる丘替えで自分の番が繰り上がりン売亭を勝ち取ることに成功した人もいるでしょうから、くれぐれも、内定保留の連絡は迅速に行わなければその企業を受けているほかの応募者たちの中でも困る人が出で来る場合もあるでしょうから、気を付けて行ってみてください。そして、満を持して入社を勝ち取ることができると言えるでしょう。なぜならば幾人もの他者に気を使ってこれから長い社会人生活や会社勤めをするという人生を歩むのですからいわば当たりまえでしょう。

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