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2019年10月08日

選考辞退メールの書き方のポイント8つ|選考辞退の方法と辞退理由

以前は「選考辞退は電話で連絡すべき」という考えが支配的でしたが、昨今ではメールでの選考辞退が一般的になっています。この記事では選考辞退をメールで伝える際のポイントや注意点についてご紹介しているので、選考辞退をお考えの方はぜひご参考にしてください。

選考辞退メールの書き方のポイント8つ|選考辞退の方法と辞退理由

選考辞退の連絡はメール?電話?

就職活動にせよ転職活動にせよ、一度に複数の企業に応募をするのが普通です。そのため、本命企業から内定をゲットして、他の企業の選考を辞退するというケースも多いことでしょう。

選考辞退にあたって多くの人が悩むのが、果たして電話で連絡を入れるべきか、それともメールを送るだけでよいのかということです。

この記事では選考辞退のマナーやメールで選考辞退を伝える際のポイントについてご紹介していますので、ご覧ください。

選考辞退の連絡はメールでOK

結論から言うと、選考辞退の連絡はメールを送信する形で問題ありません。

以前は「電話できちんと選考辞退を伝えるのがマナー」とされていましたが、昨今ではそのような風潮も変化し、メールでの選考辞退が一般的になっています。

ただし、一文や二文だけで選考辞退の旨を伝えるのではなく、きちんとビジネスマナーを守ってメールを書く必要があります。

当日の選考辞退は電話連絡

もしも急用ができるなどしてどうしても当日に選考辞退を伝えなければならなくなった時には、メールではなく必ず電話で連絡を入れましょう。

メールだと相手先企業の担当者がそれを見ていない可能性もありますので、緊急時には電話で選考辞退の旨を伝えるのがマナーです。

電話で直接選考辞退を伝えるのは緊張するという方は、あらかじめ伝える内容をメモに書いておき、その順番どおりに伝えるとよいでしょう。

選考辞退メールの書き方のポイント8つ

以上でご紹介したように、選考辞退を相手先企業に伝えるにあたってはメールでも問題ありません。

ただ、メールで選考辞退を伝える際にはきちんとしたビジネスマナーを守る必要があります。では、選考辞退のメールを書く際にはどのようなことに気を付ければよいのでしょうか。

ここからは、選考辞退のメールの書き方のポイントをご紹介していきますので、ぜひ参考になさってみてください。

選考辞退メールの書き方のポイント1:件名だけでメールの内容がわかるようにする

選考辞退のメールの書き方のポイントとしてまず知っておきたいのが、件名を見ただけで選考辞退の旨が伝わるようにするということです。

相手先企業の担当者がメールチェックをした時に件名を見ただけですぐに内容が分かるように、「○月○日の選考辞退のご連絡」といったように、簡潔に選考辞退を伝える件名を記入しましょう。

ちなみに、「○月○日の選考につきまして」といった件名では、選考辞退が伝わらないのでNGです。

選考辞退メールの書き方のポイント2:書き出しはビジネスメールのマナーを守る

書き出しはビジネスメールのマナーをきちんと守るというのも、選考辞退のメールの書き方のポイントとして挙げられるでしょう。

最初に相手先企業の名前と担当者の氏名・役職を記入し、その後「平素より大変お世話になっております」や「貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます」といった形で、ビジネスマナーの雛型を守りましょう。

選考辞退メールの書き方のポイント3:先に前回通過のお礼と結論(選考辞退)を告げる

選考辞退のメールの書き方のポイントのひとつとして、先に前回通過のお礼を述べ、その後結論である選考辞退の旨を伝えるということも挙げられます。

「先日は書類選考通過のご連絡をいただきましたこと、改めてお礼申し上げます」とお礼を述べて相手先企業への敬意を払った後に、「この度熟考を重ねました結果、選考辞退をさせていただきたくご連絡差し上げた次第です」と書くとスマートでしょう。

選考辞退メールの書き方のポイント4:選考辞退理由はあいまいにしてもOK

選考辞退の理由はあいまいにぼかしてもOKであるというのも、選考辞退メールの書き方のポイントのひとつに数えられます。

馬鹿正直に「他社から内定を得たため」と伝えると担当者には「うちに応募したのは保険だったのか」とネガティブに受け取られてしまう可能性もありますので、選考辞退をきちんと伝える必要はありません。

「諸般の事情により」や、「熟考を重ねました結果」などとあいまいにするとよいでしょう。

選考辞退メールの書き方のポイント5:相手の好意を無駄にしてしまったことへの謝罪

選考辞退のメールの書き方のポイントとして、相手先企業の好意を無駄にしてしまったことをお詫びするということも大切です。

たとえば、「大変ありがたくも書類選考通過のご連絡をいただき、面接の機会を与えていただきましたのに、この度は選考辞退をお伝えする結果になりましたこと、誠に申し訳ございません」といった文章にしてみてはどうでしょうか。

選考辞退メールの書き方のポイント6:選考辞退の許諾をお願いする

選考辞退の許諾をお願いするというのも、選考辞退メールの書き方のポイントのひとつに数えられるでしょう。

選考辞退の旨を一方的に伝えるよりも、「つきましては、選考辞退をお聞き入れいただけないでしょうか」と、一応相手に承諾を得るという文面に整えたほうが、角を立てずによりスマートに選考辞退を行うことができるからです。

選考辞退メールの書き方のポイント7:メールでの連絡になったことへのお詫び

選考辞退をメールで伝える際の書き方のポイントとしてご紹介したいのが、直接ではなくメールという間接的な形で選考辞退を伝えることになったお詫びを入れるということです。

たとえば、「本来ならば直接伺って選考辞退をお伝えすべきところを、誠に略儀ながら本メールを持ってお伝えする形になりましたことを、お詫び申し上げます」といった文章を書けばスマートでしょう。

選考辞退メールの書き方のポイント8:ビジネスメールの定形文で文章を締めくくる

ビジネスメールの定型文で文章を締めくくるというのも、選考辞退のメールの書き方のポイントのひとつとして知っておきたいことでしょう。

たとえば、「まずは謹んで選考辞退のご相談を申し上げます」や「大変恐縮ではございますが、選考辞退につきまして何卒ご勘案いただけましたら幸いに存じます」といった文章を書いてみてはどうでしょうか。

また、最後には自分の氏名・所属先・連絡先を忘れずに記入しましょう。

選考辞退の連絡をする際の注意点3つ

企業側からすると、選考プロセスには多くの時間も手間もコストもかかるため、選考辞退をされるとがっかりするというのが本音でしょう。

だからこそ、選考辞退の連絡をする際には相手先企業に悪い印象を持ってしまわれないように、いくつか注意すべきポイントがあります。

ここからは選考辞退の連絡をする際に注意したい点を3つご紹介していきますので、ぜひチェックしてみてください。

選考辞退の連絡をする際の注意点1:メール送信後に返信がない場合は念のために電話連絡を

メールで連絡を入れたのに相手先企業から返事がこない場合には、念のため電話でも連絡を入れるということが大切です。

忙しくて担当者がメールを読んでいない可能性もあり、その場合は無断で選考をキャンセルしたと誤解されてしまいかねないので、電話で再度連絡を入れ、「さきほどメールにてご連絡させていただいたのですが」と前置きをするとよいでしょう。

担当者が電話対応可能な時間を把握し、電話をかけてみてください。

選考辞退の連絡をする際の注意点2:決断は慎重に行う

選考辞退をするかどうかの決断は慎重に行うということも、注意したいポイントでしょう。

本命企業から内定を得ているならば迷う必要はありませんが、選考を辞退すべきかどうか自分自身でもまだ迷っているという段階では、信頼できる人に相談をして客観的なアドバイスをもらうことも大切です。

「やっぱり選考辞退をするんじゃなかった」と後悔してしまわないように、熟考することが不可欠だと言えます。

選考辞退の連絡をする際の注意点3:気持ちが決まったら速やかに連絡する

選考を辞退する決心がついたならば、すぐに連絡を入れるということも大切なポイントでしょう。

選考辞退の連絡を入れるのは心理的にハードルが高いことですが、だからと言ってずるずると引き伸ばしてしまうと、相手先企業に迷惑をかけてしまうことになります。

こちらが早めに選考辞退の連絡を入れれば、相手先企業も他の候補者を繰り上げるなどの措置がとれるので、速やかに選考辞退の旨を伝えましょう。

選考辞退を決めたら速やかに連絡しよう

今回は選考辞退のマナーやメールで選考辞退を伝える際のポイント・注意点などについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

選考を辞退するかどうかについては熟考を重ね、辞退すると決心したならば、相手先企業への迷惑を最小限にするためにも速やかに連絡をするようにしましょう。

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