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2019年10月09日

採用通知書の返信で注意すべき点4つ!採用通知書に書かれている内容とは

就職活動で会社に応募したときに採用だった場合、採用通知書というものが送られてきます。今回は採用通知書について取り上げます。そもそも採用通知書とはなにか、どのような事が書いてあるのか、また採用通知書の返信の際の注意点なども詳しく紹介していきます。

採用通知書の返信で注意すべき点4つ!採用通知書に書かれている内容とは

採用通知書とは

採用通知書というのを見たことがあるでしょうか。就職活動している方や、就職活動で内定をもらった経験がある人は知ってるのではないでしょうか。

採用通知書とは、会社が採用を通知する書類のことで、大学在学中など学生の場合は内定通知書というものが送られます。

正社員の場合に採用通知書を送ることが多いですが、必ず採用通知書を送らなければならないという法的義務はありません。そのため採用通知書がない場合もあります。

通知の方法

採用通知書を通知する方法として一般的なのは、手紙です。

ですがパソコンが普及している現在では、メールで採用を通知する場合もあります。メールで直接採用通知書が来る場合は、企業からの直接のヘッドハンティングや、登録制の求人サイトで応募したときなど、インターネットを利用した応募の場合でしょう。

一般的には手紙にての通知ですので、採用通知書が来たら会社の入社日詳細や書類などが入ってますので、確認しましょう。

送られてくるタイミング

採用通知書が送られてくるタイミングとしての多くは、1週間前後と言われています。

それは、優秀な人材をはやめに確保しておきたいということで、最低でも1週間前後で送付する企業が多いためです。

また、採用通知書を送る前に電話にて採用を通知する場合もありますし、内定式で採用通知書を授与するという会社もあります。

会社によって採用を通知する仕方が変わりますので、面接の際に確認しておくと良いでしょう。

採用通知書に書かれている内容4つ

では、採用通知書にはどんなことが書かれているでしょうか。

おもに採用通知書に書かれていることとして、応募してくれた人へのお礼と内定通知、承諾書などの書類が同封されるため書類一式の提出期限、不明点などがあった場合の人事担当者の連絡先、この4つが書かれています。

採用通知書や内定通知書が自宅に届いたら、まずはこの4つが書かれているかチェックし、同封されている書類にも目を通しましょう。

採用通知書に書かれている内容1:応募へのお礼

採用通知書に書かれている内容1つ目は、応募へのお礼です。

応募した会社から採用通知書が届き、書類を見ると応募へのお礼が最初に書かれています。今回の採用に至った理由なども添えてあったり、入社後の活躍を期待している旨も書いてることもあるでしょう。

応募してくれたことへの感謝の気持ちとして、「数ある会社の中から弊社をお選びいただきありがとうございます」などの文言を用いることが多いです。

採用通知書に書かれている内容2:内定のお知らせ

採用通知書に書かれている内容2つ目は、内定のお知らせです。

採用通知書や内定通知書が届いたら、喜んだり嬉しいと思う人が大半ではないでしょうか。採用が決まったことを、採用通知書の中で書いてくれています。

また、内定が決まったということで、入社日や入社式があればその場所などを詳しく書いてくれていたりもします。

入社が決まったと浮かれたい所ですが、書類の提出や確認事項などもありますので、忙しくなるでしょう。

採用通知書に書かれている内容3:同封書類の提出期限

採用通知書に書かれている内容3つ目は、同封書類の提出期限です。

採用通知書には労働契約を結ぶための書類がいくつか同封されています。内定承諾書などすべての書類に目を通して、同意した上で記入していきます。

同封されている書類の提出期限は、当日から1週間以内となっています。採用通知書が到着してから、あまり日が空かないように提出しましょう。

採用通知書に書かれている内容4:人事担当者の連絡先

採用通知書に書かれている内容4つ目は、人事担当者の連絡先です。

採用通知書に人事担当者の連絡先が記載されていることがほとんどです。複数の会社に応募している可能性がある場合は、内定を辞退するときに連絡するときにも必要になります。

また、書類に不備があった場合にも確認の電話が必要なため、人事担当者の連絡先はメモしたり携帯電話に保存しておくと良いでしょう。

採用通知書の返信で注意すべき点4つ

採用通知書の返信で注意すべき点について4つ挙げていきます。

採用通知書が届いたら、必要書類などに記載して返信しますが、そのときの注意点を4つ紹介していきます。必要書類のみを返信するのではなく、お礼文を書いた添え状というものも一緒に送付します。

何社か応募した際は、複数の応募先から通知が来るときもあります。また、すべての会社が採用通知書を送るわけではないため通知がない場合も考えられます。

採用通知書の返信で注意すべき点1:お礼文は必ず入れる

採用通知書の返信で注意すべき点1つ目は、お礼文は必ず入れることです。

採用してくれた会社へは、採用してくれた感謝の意味も込めてお礼文を書きましょう。

お礼文を書くポイントとして、お礼文を書く日付は右上に、宛先は左上に書き自分の名前と連絡先は日付の下に書きます。

文頭文末には拝啓と敬具を必ず入れ時候のあいさつ文を最初に、採用への感謝の言葉と入社後の意欲を添えて、端的に書きましょう。

採用通知書の返信で注意すべき点2:返信のタイミング

採用通知書の返信で注意すべき点2つ目は、返信のタイミングです。

採用通知書が手元に届いたら返信の準備をしますが、タイミングとしては当日中か翌日中には返信をします。これは、その企業で働く意思を伝えるためでもあります。採用通知書が届いたら、なるべく早く返信するようにしましょう。

また返信の際は承諾書などの書類の記載も忘れず、お礼文を書いた添え状を同封して返信するようにしましょう。

採用通知書の返信で注意すべき点3:複数の応募先から通知が来たとき

採用通知書の返信で注意すべき点3つ目は、複数の応募先から通知が来たときです。

大学在学中などの学生が就職活動をするときは、複数の会社に応募をする人が多いでしょう。複数の会社に応募をしたときに、1社だけでなく他の会社からも内定がもらえ、複数の応募先から通知が来る場合もあり得ます。

入社したい1社を除いたほかの会社へは、内定通知書や採用通知書が届いた2週間以内に内定辞退の連絡をするようにしましょう。

採用通知書の返信で注意すべき点4:通知が来ないとき

採用通知書の返信で注意すべき点4つ目は、通知が来ないときです。

会社によって採用通知書を送付しないところもあり、それぞれの会社により対応が変わります。その場合は、採用通知書ではなく別の方法で採用を知らせてくれることがあります。また、送付したばかりで届いていない場合もあります。

採用連絡方法の確認は事前に行っておくことと、通知が来ない場合は一度問い合わせてみたほうが良いでしょう。

採用通知書の返信を手紙で送る際の注意点3つ

採用通知書の返信を手紙で送る際の注意点について紹介します。

ここに挙げる3つの注意点は、一般的に知られる社会人としてのマナーに当てはまるものばかりです。

ちょっとしたミスでも、会社によっては良く思われないこともあります。誤字脱字をしてしまって、修正液を使用することのないよう、この注意点を参考にしてみてください。

基本的なマナーをしっかりと覚えておくと、採用された会社でも働きやすくなっていくでしょう。

手紙で送る際の注意点1:誤字・脱字

手紙で送る際の注意点1つ目は、誤字脱字です。

手紙で返信するときは、誤字脱字がないよう注意しましょう。これから働く会社で仕事でお世話になる方が読むため、字の間違いがある手紙を出すと失礼になります。

採用通知書に対する返信なので、丁寧に書くことはもちろんですが、漢字や字の間違いがないように書くことも大切です。これから勤める会社の上司となる人に向けて出す手紙のため、敬意を込めて書きましょう。

手紙で送る際の注意点2:修正液や修正テープは厳禁

手紙で送る際の注意点2つ目は、修正液や修正テープは厳禁です。

これは採用通知書だけでなく、履歴書も同じですが正式な書類は原則修正液や修正テープは使用しないというものがあります。

採用通知書への返信手紙も正式な書類となるため、また、会社の上司でこれからお世話になる方が読むものになりますので、修正液や修正テープで直すということはしないようにしましょう。

手紙で送る際の注意点3:封筒のサイズ

採用通知書の返信を手紙で送る際の注意点3つ目は、封筒のサイズです。

返信を手紙でする際は、返信する書類の大きさがA4の場合は折り目がつかないよう、角型2号の封筒を、3つ折の場合は長形3号サイズを使用します。封筒の色は茶色ではなく、白を選びましょう。

また、封をするときはテープではなくのりでしっかりと封をしましょう。封筒の宛名書きなども丁寧にすることで、企業への印象も良いものになります。

採用通知書の返信例文

採用通知書の返信はどのように書けば良いでしょうか。就職活動を始めたばかりの人や、これから始める人は知らないという人も居るでしょう。

ここでは採用通知書の返信に使える例文を紹介します。

採用通知書の返信をメールで行う場合と手紙の場合に分けて、それぞれおすすめな例文を紹介します。

採用通知書を初めて受け取って、添え状を書いて返信したいけれどどのような文章を書けば良いか分からない方は、参考にしてみてください。

メールの例文

それでは採用通知書への返信をメールでするときの例文です。

メールの返信は、採用のお礼と自分の名前を件名に入れましょう。「お世話になっております。」で挨拶をし、「この度は採用のお知らせを戴き心より感謝申し上げます。」で採用への感謝の気持ちを入れます。

「○月から貴社で働けると思うと、身が引き締まる思いが致します。」を入れると好印象でしょう。メールでも感謝の気持ちと会社で活躍する意思を示しましょう。

手紙の例文

採用通知書の返信を手紙でする場合の例文です。手紙のときの文面もメールとさほど変わりませんが、採用に関しての感謝の気持ちなどを含めて書きましょう。

例文としては「時下ますますご清栄のことと、心より御慶び申し上げます」で時候の挨拶を省略し、「お忙しいところ私のためにお時間頂戴し、本当にありがとうございました」を入れると良いでしょう。

「採用のご通知を戴き有難う御座いました」で、感謝の気持ちを伝えられます。

採用通知書に返信するときは意思表示を明確に

採用通知書について紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。採用通知書というものを初めて受け取る方は、どのように返信したらよいか分からない人も多いでしょう。

採用通知書に書かれている主な内容や、採用通知書の返信をする上での注意点や、手紙で返信する際の注意点、採用通知書の返信例文も詳しく紹介しました。

特に悩むのは添え状と呼ばれるお礼文だと思いますが、今回の記事を参考にしながら自分の言葉で書いてみて下さい。

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