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2019年04月24日

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選

内定辞退をしたい時、どのような仕方をすれば良いかご存知でしょうか。せっかく内定が決まったにもかかわらず、仕方なく内定辞退をする時があるでしょう。そんな時スムースに内定辞退ができるように、内定辞退の仕方を徹底的解説していきます。

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選

内定辞退のマナー

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
大変な就職活動を乗り越えて、内定を貰ったとしても、何かしらの理由によって内定辞退をしなくてはいけないことがあるでしょう。そんなとき、正しいマナーや仕方で内定辞退をすることはできるでしょうか。

今回は、なかなかはっきりとは伝えにくいけど、しなくてはいけない内定辞退の仕方を分かりやすくご紹介していきます。内定辞退の仕方が知りたい方は必見です。

内定辞退をするタイミング

内定辞退の仕方で1番に悩むのが「いつ、どのタイミングで内定辞退をすればいいか」ではないでしょうか。内定辞退は、心が決まった段階でとにかく早く伝えるに限ります。

内定辞退の仕方にもさまざまな理由があるでしょうが、何か理由があります。その理由が決まった時にすぐに伝えましょう。内定辞退が遅くなってしまうと本当に会社に迷惑をかけます。

内定承諾書を出した後に辞退

内定承諾書とは、「面接の合格結果を受けて、規則などを見た上で御社に入社します」と明確に契約を交わすための書類の事です。内定承諾書を出した後に内定辞退をしたくなることや、しなくてはいけなくなることだってあります。

心苦しくおもって、言い出しにくいでしょうが、しっかりと迅速に採用担当者や人事部に伝えましょう。

面接で第一志望と発言した

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
面接の段階では「御社が第一志望です」とアピールをしていた人もいるでしょう。だからといって、そのまま同じ気持ちで入社できるとも限らないので、そうでも内定辞退をしたくなることがあります。

ぜひ内定辞退を申し出るときには、第一志望だったことは言わずに、もしも責められて時には「面接の時にはそのような気持ちでしたが、◯◯が原因で今は違います」とはっきり伝えましょう。

内定辞退の仕方で変わるメリット・デメリット4選

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
内定辞退の仕方によっては、最低限のイメージを崩さないでいられたり、かなりの悪いイメージになってしまうことがあります。内定辞退の仕方で変わるメリットとデメリットについてをご紹介していきましょう。

内定辞退の仕方は、最低限マナーやモラルを感じさせる内定辞退の仕方もあれば、モラルの欠如を感じるような失礼な内定辞退の仕方もあります。内定辞退の仕方によってあるメリットやデメリットを知りましょう。

内定辞退を電話でするメリット

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
まずは、社会人なら最初に思い浮かべる内定辞退の仕方である「電話」のメリットやデメリットを学んでいきましょう。電話は、顔は見えませんが機嫌や性格、思いやりなどが伝わりやすい内定辞退の仕方なので、おすすめです。

では、おすすめの内定辞退の仕方である電話には、いったいどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

1:迅速性

内定辞退の仕方でおすすめの「電話」には迅速性という特徴があります。通話が始まれば、その場で確実に内定辞退を伝える事ができます。少しでも早く伝えるべき内定辞退なので、この内定辞退の仕方の持つ迅速性はメリットだと言えます。

内定辞退の仕方で大事なのは、会社にも迷惑とならないように素早く内定辞退を伝えることです。

2:正確性

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
電話で行なう内定辞退の仕方でメリットとなってくるのが、正確性です。言葉で気持ちや内定辞退を伝える電話なので、曖昧になりません。内定辞退の仕方で重要なのは、「入社する気がない」とはっきりさせることなので、電話は内定辞退の仕方として向いています。

「内定辞退のお電話です」と冒頭で伝える事によって、話しがスムースになります。

3:誠意を見せる

いくら、入社する予定がなくなった会社に対してでも、社会人としてはしっかりと誠意を見せた内定辞退の仕方をするべきでしょう。そんなときに電話だと、声で性格や機嫌が分かりやすいので、誠意を見せられます。

内定辞退の仕方で大切なのは、意志をはっきりと示す事と「面接や対応をしてもらって感謝している」という気持ちを伝える事です。

4:企業側との最終調整ができる

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
電話と言う内定辞退の仕方を選ぶ事によって、会社の担当者とその場で手続きについての話しなどをすることができます。つまり最速の内定辞退の仕方だと言えるでしょう。

少しでもはやく、次の会社に向けて行動を始めたいという方や、まどろっこしいやりとりは得意ではないという方におすすめの内定辞退の仕方です。

内定辞退をメールでするメリット

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
つづいてビジネスの場でよく使われる連絡手段は「メール」でしょう。内定辞退の仕方として、メールを利用する事はけして悪い事ではなく、むしろ本文が証拠としてしっかりと残るので会社とのすれ違いを防ぐためには、良い手段だと言えるでしょう。

何度か電話をしたけど担当者が不在な場合などに、効率的に活用すると良いです。

1:精神的負担が減る

メールは顔を見たり声音で機嫌をうかがったりしなくて良いので、精神的な負担が減ります。少し威圧的な雰囲気を感じている上司や担当者だった場合には、はっきりと怖がらずに意見と考え方を述べるためにメールを利用すると良いでしょう。

何度でもメールの文章を考えられたり、言い回しを工夫する事ができるので後悔の少ない内定辞退の仕方です。

2:記録に残る

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
1番のメリットだと言えるのは、記録として残るといことです。言葉だと「この言い方をした」とか「それは聞いていない」など、水掛け論が発生する場合があります。

そんなときに面倒なので、メールを送っておくと確実に送受信の履歴に残ります。ぜひ、内定辞退が難しそうな場合にはメールで記録を残してみてください。良い手段となるでしょう。

3:伝えたい内容を伝えることができる

メールは、長くなってしまったとしても確実に相手の目に届ける事ができるので、伝えたい内容は漏らさずに全て伝える事ができます。ほとんどの場合、文字制限もありますが、まず大丈夫でしょう。できるだけ1つのメールに収まるようにしておけば、読んでもらえます。

ぜひ思いの丈をぶつけてみましょう。担当者によってはステキなレスポンスをくれます。

4:短時間で対応が終わる

メールは言いよどんだりすることもありませんし、用件を一通のメールに全て打つ事ができるので短時間で対応が終わります。しかし、注意した方が良いのは、担当者のなかにはあまりにも複数の用件や疑問、意見などを送ると「答え洩れ」をされる場合があります。

短時間で終わらせたい気持ちはわかりますが、限度を考えましょう。

内定辞退の連絡方法とポイント

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
今回は内定辞退の仕方の「メール」と「電話」を行なうときのポイントをご紹介していきます。内定辞退にはさまざまな理由があることでしょう。そんなさまざまな理由を、的確に伝えるために知っておくと良いポイントを学びましょう。

細かくご紹介していきますので、ぜひ表現方法をたくわえていきましょう。

内定辞退を電話でする場合の例文

まずは電話の場合には用件をまとめてみて、「お世話になっております。大変急ではありますが、内定を辞退させていただきます。理由は一身上の都合です。ご対応のほどよろしくお願いいたします。」とハッキリ伝えましょう。

電話なのであまり一度に長時間はとれません。なので内定辞退という用件をはっきりと伝えておくといいでしょう。

電話連絡のポイント

電話連絡で内定辞退する場合には、まず内定辞退を伝えたら次ぎにどのような手続きをしたら良いかを確認しておきましょう。そして具体的なスケジュールや手続きについて教えてもらいましょう。

電話では声の調子で、機嫌などが分かってしまうので、できるだけ動揺しないようにはっきりと意思表示をすると良いでしょう。あまりまごつかない方が良いです。

相手の都合を確認する

電話で内定辞退をする場合には、今電話で込み入った話をしていても平気かどうかをしっかりと確認してから話し始めましょう。そうしなくては、やはり簡単な話ではないので困らせてしまいます。

断られた時には、すぐに「取り急ぎ、内定辞退についての連絡をメールで送るので、時間がある時に確認をしていただきたいです。」と伝えて電話を切りましょう。

結論を先に述べる

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
電話では、まず最初に「内定辞退がしたくて、電話をかけました」と言いましょう。簡単な自乗であれば後回しにされることもありますが、内定辞退についてであれば時間をとって貰えることもあります。

事情や理由を話すよりも先に、内定辞退がしたい旨をつたえましょう。そうすることによって、話しがスムースになります。

内定辞退の理由を話す

言いにくくても、可能な限り詳しく内定辞退の理由は話しましょう。どのような理由であっても、かまいませんが、できるだけ嘘はやめましょう。「理想と違った」とか「引き抜かれた」などの理由ははっきり伝える事によって、無駄に引き止められることを防げます。

言いにくい理由の時には、周りの方には伝えないでください、と依頼すると良いでしょう。

職種を理由に断る

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
職種を理由に断る時、「接客業には自信がなくなりました」と言うように説明するといいでしょう。そのとき、納得してくれなかった場合には「就職がしたいのでとにかく応募していました。しかし希望の職種で引き抜きがあったのでそちらを選びます」と嘘偽りなく伝えましょう。

この場合は、就職活動で疲弊している新人たちの精神を伝えることが重要です。

業界を理由に断る

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
業界が不景気だったり、あまり芳しい噂を聞かないとすれば、明るい未来が思い描く事が難しいときもあります。正直にそう伝えて、「未来を感じることができないので、辞退します」と伝えましょう。

なかなか、ハッキリ伝えるのは難しいでしょうが、「人生設計に関わる事なので慎重になっています」と伝えると良いでしょう。

適性を理由に断る

業界や職種、詳しい会社の事業内容を知った時に自分の適正にあっていないと感じた時には断りましょう。「こういった性格、体調の自分にはできません」と伝えると良いでしょう。

適正を見誤ったことは素直に謝罪をして、選考をしてくれた事についてしっかりとお礼を伝える事を忘れないでください。

内定辞退をメールでする場合の例文

内定辞退のメールは次のようにしてみましょう。

「お世話になっています。山田大輔です。先日頂いた内定を辞退させていただきます。理由は一身上の都合とさせていただきます。選考、面接で大変お世話になり感謝しております。つきましては辞退に即する手続きのご指示を賜りたく存じます。」

引き止められる場合もあるので、もう決心していることが伝わるように考えましょう。

内定辞退は早めに連絡をしましょう

内定辞退の連絡方法とポイント|メリット・デメリット4選
内定辞退の仕方は、スピードがとても大切です。会社は研修の準備や、説明会などを予定していますので、できるだけ早いタイミングで内定辞退をしましょう。

とても緊張するでしょうが、遅くなると人生設計が崩れてしまう可能性があるので勇気をだしして対応しましょう。

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