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2019年04月20日

内定承諾書で大切な6つのポイント|見逃せない重要事項とは?

内定をもらうと「内定通知書」と一緒に「内定承諾書」が送られてきて戸惑った人もいるのではないでしょうか。この記事では「内定承諾書」をテーマに、受け取ってから提出するまでのするべきことを紹介しています。新卒で初めて内定をもらったという方はぜひご覧下さい。

内定承諾書で大切な6つのポイント|見逃せない重要事項とは?

内定承諾書とはどんなもの?

就職活動で内定をもらうと、「内定承諾書」が送られてきて提出を求められます。内定承諾書とは「内定を承諾して、入社することを誓約する書類」です。いわば、内定承諾書を提出する企業との「内定は辞退しない」という仮約束をする書類ということです。

仮約束の書類と聞くと「内定を辞退したら訴えられるのでは?」と心配する人もいるでしょう。しかし、内定承諾書には法的な拘束力はないので、心配しすぎないようにしましょう。

内定承諾書をもらうタイミング

内定をいただくと暫くして「内定通知書(採用通知書)」などが企業から送られてきます。「内定承諾書」も、内定通知書と一緒に郵送されてくることがほとんどです。

しかし、企業によっては郵送ではなく、内定式で提出を求めるところもあります。内定通知書と一緒に内定承諾書が届かなかったからといって、慌てる必要はありません。まずは、内定通知書と一緒に届いた書類をよく確認することが大切です。

内定承諾書は誰からもらう?

内定承諾書はほとんどの場合、内定をもらった企業から郵送されてきます。場合によっては内定通知書と一緒に手渡しでもらうことや、内定式の際に配られてその場で提出を求められることもあります。

内定承諾書の多くは企業の採用担当者が窓口となっています。分からないことがあった際は、企業の採用担当者に連絡を取って確認するようにしましょう。

内定承諾書はいつまでに提出する?

内定承諾書が届いたら速やかに内容を確認し、署名や捺印をして企業に返送します。内定承諾書の返信には期限を設けている企業がほとんどですが、記載された期限に関わらず、届いたらすぐに返送しましょう。

内定承諾書を提出することで内定が確定します。電話やメールで内定の連絡をもらったからといって安心するのではなく、内定通知書と一緒にいただいた書類はきちんと目を通すようにしましょう。

内定承諾書を出した後に辞退するのは?

内定承諾書の提出後に内定を辞退することは、可能な限りないようにしましょう。内定承諾書は入社を誓約する書類なので、入社意思のある企業にのみ提出するのが原則です。

どうしても入社できない場合は、すぐに企業の担当者に連絡して辞退する理由をきちんと伝えましょう。内定承諾書を受け取った企業では、入社の準備を進めています。内定承諾書の提出後に内定を辞退する場合は、迷惑が掛かることを踏まえて真摯に対応しましょう。

内定承諾書の大切な6つのポイント

届いた内定承諾書に記入する際、内容を何も読まずに署名して提出してしまう人もいるでしょう。しかし、内定承諾書はこれから自分が働くことになる企業との大切な誓約書です。書面に記載されている内容だけでなく、企業のホームページやパンフレットを再度確認してから署名することをおすすめします。

内定承諾書に記載のない項目も多いので、どのようなポイントに注意すればよいのか、重要なポイントをご紹介します。

ポイント1:入社日

内定承諾書に記載されている入社日を確認します。新卒の学生の場合は、記載された入社日までに引っ越しなどを済ませ、新社会人としての準備を整えておきましょう。

転職活動で在職中の方は、面接時などに入社日を伝えている場合がほとんどですが、念のため内定承諾書の入社日は注意して確認しておきましょう。在職中に入社日が重なってしまっている場合には、速やかに担当者に連絡を取り、入社日を変えてもらう必要があります。

ポイント2:仕事内容(業務内容)

入社後の仕事内容について、どんな仕事をするのか改めて確認しておきましょう。実際に入社してから「こんなはずじゃなかった」と嘆いても後の祭りです。

詳しい仕事内容は内定承諾書に記載がないことが多いため、企業のパンフレットやホームページなどを見てチェックしましょう。

先輩の仕事内容やインタビューなどを掲載している企業もあるので、入社後の自分をイメージしてみるのも良いでしょう。

ポイント3:給与

給与や賞与は採用試験前にチェック済みの方が多い項目ですが、改めて給与金額や賞与の時期を確認します。採用された企業が月給制なら月給の内訳、年俸制なら月々の支払い額を見ておきましょう。

新卒で初めて働く場合は勘違いされる方もいますが、給与として記載された金額の全てが自分の口座に入金されるわけではありません。給与から社会保険などが差し引かれた額が「手取り」となるので、給与の金額はよく確認しておきましょう。

ポイント4:勤務時間

始業時刻や終業時刻、休憩時間、残業の有無や残業の月平均時間なども、大切な項目なので確認しておきます。

見落としがちですが、一定時間の残業代が給与の中に含まれている「みなし残業」の場合もあります。例えば「月30時間までの残業代はみなし残業代として給与に含まれるので、月30時間を超えないと残業代は出ない」というケースもあります。残業時間と残業代については一緒に確認しておくことをおすすめします。

ポイント5:休日

休日は体を休める大切な時間なので、勤務時間とセットで確認しましょう。

勘違いしがちなのが、「週休2日制」という記載です。「週休2日制」とは必ずしも土日休みではなく、週2日休みの週が月1回あれば「週休2日制」と記載できます。つまり、週1日しか休みがない週がある可能性があります。

同じように「完全週休2日制」という記載も土日に休みがあるとは限らないので、休日体系については入社前によく把握しておきましょう。

ポイント6:福利厚生

福利厚生の内容もきちんと確認しておきたい項目です。福利厚生とは、企業が給与や賞与以外に社員に提供する非金銭的な報酬のことです。住宅手当、通勤手当、家族手当、社員食堂、保養所などが主に挙げられます。

企業に勤めるにあたり勤労意欲にも影響する大切な項目ですので、内定をもらった企業にどんな福利厚生があるのかチェックしておきましょう。

内定承諾書の言い換え例

ここまで内定を承諾する書類について「内定承諾書」としてご紹介してきましたが、必ずしも「内定承諾書」という名前で発行されるとは限りません。内定を承諾する書類名は企業が自由に決められるので、どんな呼び方をするかは内定をもらった企業によって異なります。

例えば、内定承諾書は「入社承諾書」「内定誓約書」「入社契約書」「採用承諾書」のように言い換えて呼ばれる場合があります。

内定承諾書の保証人ルールは?

内定承諾書をもらうと保証人という項目がある場合があります。「保証人」と聞くと言葉の重みから、誰を書いたらよいのか躊躇してしまう人もいるでしょう。

たとえ、内定承諾書の保証人になってもらった後に内定辞退をした場合でも、保証人が不利益を被る可能性はほとんどないので安心して記入をお願いしてください。

ここからは、内定承諾書の保証人を選ぶ際はどのように選んで記入すればよいのかご紹介していきます。

三親等以内の親族

企業によっては細かく指定がある場合がありますが、ほとんどの場合、内定承諾書の保証人は親などを想定しています。

特に細かく指定がなかった場合には、親族の中で続柄が自分に近い関係の方を選んでお願いしましょう。内定承諾書の保証人欄は、曾祖父母や伯叔父母までの親族にお願いして書いてもらうのが一般的です。

独立生計者

内定承諾書の保証人欄には、一人でも生計を立てる力のある「独立生計者」を選びます。通常は正社員などで働いている両親のどちらかに書いてもらいます。

母親が専業主婦で収入がない場合などは、保証人としては相応しくありません。兄や姉がいて既に独立して生計を立てている場合には、兄や姉に保証人をお願いしても良いでしょう。

必ず直筆で書く

内定承諾書の保証人欄は、保証人が直筆で書かなければなりません。「代筆でも分からないだろう」と勝手に書いてしまわず、保証人となってくれた方にお願いして、必ず本人に書いてもらいましょう。

企業が代筆かどうかをいちいち調べるようなことはないでしょうが、代筆での署名は法的に「私文書偽造」の罪に問われる可能性があります。

内定承諾書を返信する際のポイント

内定承諾書を受け取り内容を記入したものの、どのように返信したらよいのか分からず迷ってしまう人もいるでしょう。

内定承諾書を企業に提出する際は特に決まりがあるわけではありませんが、ただ書類を返信するだけではビジネスマナーがあるとは言えません。

ここからは内定承諾書を返信する際のポイントについてご紹介します。書類一つであっても「採用して良かった」と感じてもらえるように、気配りを忘れないようにしましょう。

返信は早めに

内定承諾書が送られてきたら、速やかに内容を確認して返信するようにします。企業はあなたに入社意思があるのかどうか早く知りたいと考えています。「内定をもらったのだからもう大丈夫」と安心しきって書類の提出が遅れると、入社前から悪い印象を持たれてしまう可能性もあります。

内定を辞退する場合も、なるべく早く電話で辞退する旨を伝えましょう。期限の有無に関わらず、返信は早めに行うのがビジネスマナーです。

添え状を同封

添え状は郵便物やFAXを送る際に、書類内容や枚数、時候の挨拶、送付者情報などを加えた送り状です。

履歴書の場合と同じく内定通知書を返信する際も、必ず添え状を同封しましょう。添え状があるのとないのでは受け取った担当者側の印象が異なります。

企業に書類を送る際は、添え状を一緒に送るのがビジネスマナーの基本です。普段の生活で添え状を同封する習慣がない学生の方はよく覚えておきましょう。

添え状に記載する内容

  1. 年月日
  2. 宛先(会社名・部署名・担当者名)
  3. 自分の大学と学部名・氏名・電話番号・メールアドレスなど
  4. タイトル(例:書類送付のお知らせ)
  5. 拝啓
  6. 時候の挨拶(例:○○の候、貴社におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。)
  7. 内定の御礼(例:この度は採用内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございました。)
  8. 入社後の抱負(例:入社後は貴社の社員として貢献できるよう、精進していく所存です。ご指導の程、宜しくお願い申し上げます。)
  9. 本題(例:つきましては、ご指示いただいた書類をご送付いたしますのでご査収の程よろしくお願い申し上げます。)
  10. 敬具
  11. 同封書類名と部数
  12. 以上

A4サイズが一般的

企業に内定承諾書を提出する際は、内定承諾書を折らずに入れられる「A4サイズの白地の封筒」を用意しましょう。内定承諾書の大きさに合わせて封筒サイズを変更しても良いのですが、A4サイズを使うのが一般的です。

内定承諾書と一緒に返信用封筒も同封されていた場合は、そちらの封筒を使用しましょう。

自分で封筒を用意する場合は、担当者が分かりやすいように、封筒の表面に「内定承諾書在中」と記載しておくと良いでしょう。

内定承諾書はしっかり確認しよう

内定承諾書に記入する際は、ミスがないように心掛けましょう。記入ミスによって法的な問題にはなりませんが、重要書類でミスをすることで担当者の印象はあまりよくありません。

内定承諾書は、内定をもらった企業と内定を約束する大切な書類です。内容をよく読み、おかしな点がないかきちんと自分で確認しましょう。

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