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2018年12月13日

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方

内定辞退のメールを送ったことはありますか?内定をもらうためには選考を攻略しなければなりませんし、長い道のりを経てようやく内定獲得となります。しかし内定をもらえば必ずしも就職するとは限らず辞退する場合もあります。今回は内定辞退のメールについてご紹介します。

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方

内定辞退のベストな連絡方法は?

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
就活では志望する業界を選び、そこからさらに企業を選んで応募します。選考の過程は企業によってさまざまですが、書類選考から始まり、複数回面接をするケースが多いです。それぞれ攻略するためにはしっかりと対策をしておかなければなりませんし、事前準備を徹底して行うことが就活攻略のカギです。

最終面接に合格すれば晴れて内定となりますが、内定をもらえば必ずしもその企業に就職するわけではありません。人によっては他の企業からも内定をもらっていたり、選考を受ける中で合わないと感じるなど内定を辞退する場合もあります。

内定を辞退するためには、企業にその旨を伝えなければなりません。連絡方法はさまざまなものが考えられますが、内定辞退でベストな連絡方法は何なのでしょうか。

電話

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退の連絡方法として最も良いのは電話での連絡です。電話であれば直接担当者に内定を辞退する旨を伝えることができますし、確実に伝えることができます。電話で内定辞退の連絡をするのは勇気がいりますが、最も早く伝わりますし、連絡ミスを防ぐことができますので、おすすめの方法です。

電話で直接伝えることで企業に対して誠意を見せることができますし、印象がそれほど悪くならない場合も多いです。内定辞退をすることは印象が悪くなってしまう可能性もありますが、電話でしっかりと理由を伝えて辞退すればマイナスの印象を与えることはありません。

きちんと伝えれば誠実な対応ができているとして、むしろ好印象になる場合もありますので、電話での連絡がおすすめです。

メール

内定辞退の連絡方法としてはメールもおすすめであり、電話をかけて担当者につながらない場合などはメールで連絡するといいでしょう。最初からメールで連絡しても構いませんが、印象が悪くなってしまう可能性もありますので、まずは電話をかけ、つながらなかった場合のみメールで連絡するのがおすすめです。

メールで内定辞退をするメリットは時間や場所を選ばずに素早く内定辞退の旨を伝えることができるという点にあります。電話の場合は担当者につながらなければ情報を伝えることができませんが、メールであれば送りさえすれば後は担当者が見れば情報を伝えることができます。

内定辞退の旨を素早く伝えることもできますし、メールも内定辞退の連絡方法としてはおすすめ度は高いです。

手紙

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退の連絡方法としては手紙も挙げられますが、手紙で内定辞退を申し出るのはあまりおすすめしません。内定辞退は素早く申し出ることが大切ですが、手紙の場合は作成にも時間がかかりますし、ポストに投函してから企業に到着するまでも数日かかります。

誠意は伝えることができるものの、内定辞退の旨が企業に伝わるまで時間もかかりますし、電話やメールで連絡する方が素早く楽です。手紙の場合でも速達で届ければ当日、あるいは翌日中には企業のもとへ届けることができますが、速達料金が余計にかかりますし、金銭的なコストを考えてもおすすめはできません。

電話やメールなどで連絡した後に企業への感謝や謝罪の意味を込めて手紙を送るのは構いませんが、手紙だけで内定辞退を申し出るのは辞めましょう。

内定辞退をメールで伝える場合の書き方とマナーは?

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退の連絡方法としては電話が最もベストではありますが、メールで連絡しても構いません。メールの方は余計な気を遣うこともありませんし、連絡にも便利ですので、おすすめ度は高いです。

メールは連絡手段としての利便性は高いですが、より誠意を伝えるのであれば電話の方がいいことは覚えておきましょう。メールで内定辞退の連絡をする場合にはメールの書き方やマナーなどに注意しなければなりません。

メールの書き方が間違っているとマイナスの印象を与えてしまいますし、マナーが守れていないと相手に失礼になってしまいます。内定辞退をすることがそもそも失礼ですし、それ以上失礼を重ねるのはよくありません。内定辞退のメールの書き方とマナーを正しく理解して、上手に内定辞退の申し出を行いましょう。

新卒

新卒の場合の内定辞退のメールの書き方としては、これまで面接をしてくれたことに対してのお礼などをしっかりと伝えることが大切です。新卒は一斉に就活が始まりますし、さまざまある就活の中でも最も規模の大きいです。

就活生も大変ですが、膨大な数の就活生の対応をしなければならない企業の人事担当者などはさらに大変です。念入りにスケジュール調整を行い、面接も実現していますし、面接後は学生の評価のために多大な時間を費やしています。

採用担当者は新卒の就活の時期は忙しく動き回らなければなりませんし、色々なことをしてくれたお礼をしっかりと伝えることが大切です。メールでもお礼の言葉をしっかり述べれば気持ちは伝わりますので、お礼の言葉をしっかりと含めて内定辞退を申し出ましょう。

中途

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
中途採用の場合も新卒の場合と同じでメールでは感謝の気持ちを伝えることが大切です。中途採用は新卒ほど選べる企業の幅もありませんし、求人募集を出している企業もそれほど多くはありません。

少ない選考人数からしっかりと評価してもらい、内定までもらえたことにまずは感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。また内定をもらえたことに対して感謝の気持ちを伝えれば、内定を辞退してしまうことの謝罪の気持ちをも伝えておきましょう。

せっかく評価し、期待してもらったにも関わらず、内定を辞退するということはその期待を裏切るということでもあります。就職先を選ぶのは自身の自由ですし、内定を受けようが辞退しようが企業に関係はありませんが、謝罪の気持ちも併せて伝えておくことが大切です。

転職

転職の場合は内定辞退のメールでは内定をもらえたことに対しての感謝と期待を裏切た謝罪、さらに今後も社会人としての付き合いがあることを示しておきましょう。転職の場合は内定を辞退したからといって、企業との関係が簡単に切れるわけではありません。

現職の仕事でその企業と関わる場合もありますし、別の企業へ転職してからその企業と一緒に仕事をすることになる可能性もあります。どこで何がつながるかわかりませんし、企業同士はさまざまな場所でつながっているものですので、今後の付き合いのためにもしっかりと挨拶をしておくことが大切です。

社会人として企業や企業の担当者としっかりと関係を持ち、維持させるのはマナーでもありますので、それも覚えておきましょう。

メールで辞退する場合は素早くメールする

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
メールで内定辞退を伝える場合には、とにかく素早く企業に連絡することが大切です。一度内定を出せば、企業は内定を受け、入社してくる予定で準備を進めています。時間が経てば経つほどに企業の準備は進みますし、辞退したときにかかる迷惑の度合いも大きくなります。

内定を辞退するだけでも何らかの迷惑はかかりますが、連絡が早ければそれほど大きく迷惑をかけることはありません。早めに内定辞退のメールをいれておけば企業も対応策を練ることができますし、最終面接で不合格になった他の人が繰り上げで合格になる可能性もあります。

内定辞退の連絡を素早く行うことで企業に迷惑をかけずに済むだけではなく、他の人へもチャンスが回る可能性がありますので、辞退を決めればすぐにメールしましょう。

直通のメールアドレスがあればそれを使用

内定辞退のメールは素早くすることが大切ですので、企業のメールアドレスでも人事部や人事担当者に直通で送ることができるアドレスを知っていれば、そこにメールを送るようにしましょう。企業によっては部署で共通して一つのメールアドレスを使っていることが多く、共有アドレスではメールの確認が遅くなってしまう場合も多いです。

共有のメールアドレスしか知らない場合は、そこにメールするしかありませんが、他のアドレスを知っている場合はそちらにメールを送りましょう。採用担当者個人のアドレスなどを持っているのであれば、そこにメールをするのが一番早く確実です。メールを送るアドレスも、一番早く連絡がつくものを選んで送るようにしましょう。

メールで内定辞退する場合の注意点は?

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
メールで内定を辞退する場合には、いくつかの注意点がありますので、それも正しく理解しておきましょう。注意点を理解しないままにメールを送ってしまうとマイナスの印象を与えてしまったり、失礼にあたる可能性もあります。

企業に迷惑をかけてしまう場合もありますので、注意点はしっかりと守ることが大切です。メールはただ送れればいいわけではありませんし、メールが届いたとしても、内容がきちんと伝わらなければ意味はありません。

素早く確実に届き、かつマナーや注意点を守って、誰にも失礼にならず迷惑をかけずにわかりやすい内容でメールを送ることが大切です。内定辞退のメールを送るときの注意点を知って、企業に失礼を重ねないようにしましょう。

言葉を曖昧にしない

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
メールで内定辞退の連絡をする場合は、メール本文で言葉を曖昧にしないことが大切です。メールであっても内定辞退をするのは申し訳ないと感じる人は多く、直接的な表現を使わずに、オブラートに包んで伝えようとする人が多いです。

相手を気遣って直接的な表現を避けることも時には必要ですが、内定辞退のメールの場合は曖昧な言葉を使うのはNGです。内定辞退のメールを曖昧な言葉で伝えようとしてしまうと、意味が正しく伝わらない場合もありますし、最悪の場合は内定辞退ができてないことにもなりかねません。

内定辞退ができていないと後々大変なことになりますし、企業にも多大な迷惑をかけてしまいます。メールの場合は特にはっきりとした言葉遣いで内定を辞退することを心がけましょう。

正直すぎる理由もNG

メールで内定辞退をする場合ははっきりとした言葉遣いで伝える必要があり、さらに内定を辞退する理由についても伝えなければなりません。内定辞退の理由は人によってさまざまですが、基本的には正直な理由を伝えることが大切です。

正直に伝えることで企業に対しても誠意を示すことができますし、上手に伝えれば印象が悪くなることもありません。しかし理由次第では印象が悪くなる可能性もありますので、充分に注意しましょう。

内定辞退ははっきりと伝えることが大切ですが、内定辞退の理由についてはオブラートに包んで表現した方がいい場合もあります。辞退の理由が企業を否定するようなものであったり、企業のマイナス点を挙げることになる場合は、違う理由を考えて伝えるようにしましょう。

内定辞退メールの正しい書き方の例は?

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退のメールで印象を悪くしないためには、正しい書き方を身に付けておくことが大切です。どれだけ誠意があることを伝えようとしても、メールの書き方が正しくできていなければ誠意は伝わりませんし、印象も悪くなってしまいます。

メールで伝える場合は、自身の気持ちに関係なく、メールの文面だけの印象になりますので、いくら本人が誠意を持ってメールを作成していても、内容が悪ければそれは評価されません。企業に迷惑をかけたり、悪い印象を与えないためにも、内定辞退のメールの正しい書き方を身に付けておくことが大切です。

内定辞退のメールの正しい書き方のポイントをそれぞれ知っておき、間違いのないメールを企業に送信しましょう。

件名

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退のメールでは件名にも注意が必要です。件名なしで送るのは絶対にNGですし、内容と関係のない件名もよくありません。件名は内容を簡潔に記したものである必要がありますので、「内定辞退のお願い」など一目で内容がわかるものにしましょう。

企業には毎日大量のメールが届きますし、一つひとつを開封して、じっくりと呼んでいる余裕がない場合も多いです。忙しい企業であれば件名だけで読むか読まないかを判断する場合もありますし、件名で読まないと判断されてしまうと、内定辞退の旨が伝わりませんので注意が必要です。

ポイントはシンプルな件名をつけることです。難しいく考える必要はありませんので、内定辞退という言葉をいれて簡潔に記しましょう。

宛先

内定辞退のメールは宛先にも注意が必要です。宛先は必ず人事部など採用に関係した部署を選び、可能であれば担当者名まで記すことが大切です。担当者名まで記しておけばメールの通達がスムーズにいきますし、内定辞退の旨も素早く伝えることができます。

また宛先によって敬称を変えることも覚えておきましょう。人事部や採用担当チームなどグループにメールを出す場合は御中になります。対して採用担当者個人にメールを送る場合は敬称は様です。

宛先の最後がどこになるかによって、敬称は違ってきますので、間違えないにように注意しなければなりません。敬称を間違えると失礼ですし、常識を知らないと評価されマイナスの印象を与えてしまいますので、注意しましょう。

署名

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退のメールを送る場合は、署名も必須ですので忘れないようにしましょう。内定辞退に関わらず、企業とメールでやりとりをする場合には署名は必要ですが、内定辞退のように特に重要度の高いメールを送る場合は署名は絶対に必要になります。

署名は本人であるこを証明したものであり、これがなければ本人と認められず、最悪の場合は内定辞退ができない場合もあります。署名として必要なのは自身の名前だけではありません。名前の他に住所や電話番号、メールアドレスなどが必要になりますので、それらも含めるようにしましょう。

また在職中であれば所属企業、在学中であれば大学名と学部名も必要になりますので、それらも含めて署名をつけるようにしましょう。

失礼にならない内定辞退の理由の伝え方と例文は?

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退はきちんと内定を辞退するという旨が伝わることが大切ですが、ただ意志が伝わればいいわけではありません。内定辞退をすることが伝わり、かつ相手に失礼のないように伝えることが大切ですので、しっかりとマナーを守って伝えることが大切です。

相手に失礼にならないためには誠意を持って対応することが大切であり、内定辞退の理由を伝えることも大切です。内定辞退の理由を正直に伝えることで、誠意を示すことができますし、嘘をつかずに正直に答えることで企業に対して誠実でいることができます。

内定辞退を伝える場合は、失礼にならない理由と伝え方を意識して伝えることが大切です。例文を参考にしながら何であれば失礼にならないかを考えていきましょう。

他社

先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。熟考を重ねた結果、他社へ就職することを決めましたので、大変申し訳ございませんが、内定を辞退させて頂きます。これまで評価していただき、期待を裏切る結果になってしまい大変申し訳ございません。

給与

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
給与を理由に内定辞退を伝えるのはあまりよくありませんので、別の理由に変えて伝えた方がいいでしょう。給料を理由にするのはネガティブですし、企業にも失礼になってしまいます。給料が理由で内定を辞退すると正直に伝えてしまうとマイナスの印象を与えてしまいます。

「諸般の事情により内定を辞退させていただきます」などオブラートに包んで伝えていきましょう。

留年

先日は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございました。御社へ就職したい気持ちは変わらずありますが、大学での単位の取得がままならず、留年することになりましたので、内定を辞退させて頂きたいと考えています。面接でもお世話になりましたし、内定まで頂いたにも関わらず、私の至らなさのせいで裏切ることになってしまい、大変申し訳ございません。

内定辞退の期限はいつまで?

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退は失礼のないように伝えることも大切ですが、しっかりと期限内に辞退を申し出ることが大切です。期限に関係なく内定辞退は素早く申し出る必要がありますが、就職までの期間でいろいろと考えて、やっぱり辞退しようと考える場合もあります。

いつ気持ちが変わるかわかりませんし、何か事情ができれば内定を辞退しなければならない場合もあります。内定辞退の連絡は遅くなれば企業に迷惑をかけてしまいますが、期限内であれば辞退することは可能です。

いつ内定を辞退することになるかわかりませんので、いつまでであれば問題なく辞退できるかを知っておくことが大切です。内定辞退の期間を知って、いつまでであれば辞退ができるのかを正しく知っていきましょう。

内定承諾書の提出後

企業から内定を言い渡された状態では、いわゆる内々定の状態であり、正式に採用が決まったわけではありません。内々定は口約束の状態ですので、いつでも覆すことができますし、採用を取り消しとすることもできます。

ここからさらに内定を確実にするために、内定承諾書というものにサインし、企業に提出します。内定承諾書はその名のとおり、企業への内定を承諾したことを示す文書であり、契約書でもありますが、内定契約書を提出した後でも内定辞退をすることは可能です。

内定承諾書の提出後に企業が内定を取り消すにはさまざまな条件が必要ですが、求職者が内定を契約を破棄することは可能ですので、内定承諾書を出したからといって、必ずしもその企業に就職しなければならないわけではありません。

入社誓約書の提出後

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定承諾書の他の契約書として入社誓約書というものがあります。入社誓約書は入社する意志があることを表明したものであり、内定承諾書と意味はほとんど変わりません。内定承諾書はすべての企業で必要になりますが、入社誓約書は提出を求めない企業もあります。

入社誓約書は公的な書類ではありませんので、サインして提出したとしても内定が拘束されるものではありません。そのため求職者の申し出次第で内定を辞退することはできます。企業によっては入社誓約書を書かせて辞退者を出さないように囲い込みをしている場合もありますが、法的には効力は発揮されません。

入社誓約書は企業独自のものである場合も多く、提出後であっても内定を辞退することはできます。

内定式後

企業では内定者を集め、内定式を行う場合があります。内定式は内定までに入社意欲を高めたり、同期の社員や企業の社員とコミュニケーションを図り、入社後の仕事を円滑に進めるためのイベントであり、必須のものではありません。

そのため企業によっては内定式を行わない場合もありますし、企業によって内定式の内容もさまざまです。場合によっては内定式の場で内定承諾書にサインをする場合もありますし、企業ごとに取り決めは異なっています。

内定式は就職までの意欲を高めるためのイベントですので、内定式に出席したからといって、内定を辞退できないわけではありません。内定式後であっても辞退することは可能ですので、それも覚えておきましょう。

入社二週間前

内定承諾書や入社誓約書、内定式に参加した後でも内定辞退をすることは可能であり、内定辞退の最終期限は入社二週間前までです。この時期を越えてしまうと内定辞退ができない場合もありますので、注意しましょう。

内定契約はぎりぎりまで破棄できるものであり、それは企業側も同じです。企業が内定契約を破棄するための条件は厳しいですが、条件が整えばいつでも破棄することができます。求職者は就職の二週間前であれば内定契約を破棄することができますが、ぎりぎりでの内定辞退は企業に多大な迷惑をかけてしまいますので、絶対にやめましょう。

辞退は可能なものの、マナーなどで考えれば絶対にNGですので、内定辞退は早めに行うことが大切です。

メールでも内定辞退はできる

内定辞退メールの書き方と例文・失礼にならない理由の伝え方
内定辞退の方法やメールでの内定辞退の方法などを紹介しましたが、連絡方法は何であれ内定辞退をすることは可能です。連絡手段によっては時間がかかったり、確実に伝達できない場合もありますので、さまざまな点を総合するとメールでの辞退がおすすめです。

もちろん誠意を伝えるのであれば電話がおすすめですし、電話やメールで辞退の申し出をした後に手紙を送るのも効果的です。どの方法で連絡する場合でも、確実かつ素早く連絡することが大切です。

内定辞退の連絡は遅くなればなるほど迷惑をかけてしまいますし、企業からの印象も悪くなってしまいます。メールでの内定辞退も可能ですので、辞退を決めれば素早く連絡して、企業に迷惑をかけないようにしましょう。

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