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2019年10月07日

総務課の仕事とは?仕事内容5つと必要なスキル5つ|向いている人の特徴3つ

本記事では、総務課の仕事とは?仕事内容5つと必要なスキル5つ、向いている人の特徴3つについて紹介していきます。総務課とは会社など組織全体に関する事務を行っている課です。総務課の仕事に就きたいと思っている方はぜひ参考にしてみてください。

総務課の仕事とは?仕事内容5つと必要なスキル5つ|向いている人の特徴3つ

総務課とは

総務課とは会社など組織全体に関する事務を行っている課です。

総務課で働いてみたい、と思ったとき、「果たして自分に向いているのだろうか」と気になってくるのではないでしょうか。自分に総務課の仕事の適性があるかどうか知ってから、働くかどうかを判断したいと考える人も多いでしょう。

本記事では、総務課の仕事とは?仕事内容5つと必要なスキル5つ、向いている人の特徴3つについて紹介していきます。

総務課の具体的な仕事内容5つ

総務課とは具体的にどのような仕事を行っているのでしょうか。「組織全体に関する事務」と一言でいっても、実際に何をしているか見えてこない部分も多いでしょう。

はじめに総務課の具体的な仕事内容5つを紹介していきます。

総務課の仕事は、ここで紹介する以外にも多岐にわたりますが、まずは代表的な5つの仕事から把握していきましょう。

総務課の具体的な仕事内容1:書類作成や処理

総務課の具体的な仕事内容1つ目は、書類作成や処理です。会社、組織などを経営していく上で、必要になってくる上で多くの書類が必要になってきます。

書類は、法務関連では契約書、営業関連では、見積書、請求書、納品書、人事では給与明細、社会保険関連の書類など、多くの種類の書類を管理しなければなりません。

企業によって、総務・人事・経理など分かれていることもありますが、総務がすべてを行っているところもあります。

総務課の具体的な仕事内容2:ファイリング

総務課の具体的な仕事内容2つ目はファイリングです。作成した書類は、あとで確認できるように保存しておく必要があります。作成・処理された書類を日付、種類ごとに所定の場所に保管します。

データ化して保管する場合は、書類の種類、作成日などに伴ってフォルダを作成して保存していきます。最近では書類ではなくデータ保存する企業が増えているでしょう。

どちらの保存方法においても必要なファイルをすぐに確認できる状況を維持します。

総務課の具体的な仕事内容3:備品管理や発注

総務課の具体的な仕事内容3つ目は、備品管理や発注です。備品とは、ファイルやペン、ホワイトボード、コピー用紙などの消耗品が不足した場合、必要な個数を発注します。

また、備品以外にも、会社で使っているコピー機、パソコンなどの機材の状態を管理します。定期的なメンテナンスの対応や、故障など、機材の調子が悪くなってしまった場合、復旧作業を依頼します。

総務課の具体的な仕事内容4:福利厚生業務

総務課の具体的な仕事内容4つ目は、福利厚生業務です。福利厚生とは、休暇制度、育児支援や住宅費の補助、人間ドックの費用補助など、企業が給料とは別に支給している手当てやサポーを指します。

社員から福利厚生内容について質問されることがあるので、会社の福利厚生についてはしっかり把握しておく必要があります。

会社によって福利厚生の幅や酒類は異なり、社員寮や保養施設といった施設管理など行う場合もあるでしょう。

総務課の具体的な仕事内容5:社内行事の企画・運営

総務課の具体的な仕事内容5つ目は、社内行事の企画・運営です。社内行事は会社によってさまさまです。社内行事は社員同士のコミュニケーションを大切にしている会社に多いでしょう。

社内行事の内容は、運動会、お祭り、納会、社内旅行、フットサル、バーベキュー大会、などです。これらの企画・運営を総務課が行います。

スケジュールや予算の作成、出欠確認、社内への告知や、イベント当日の運営実務などを行います。

総務課の仕事で必要なスキル5つ

総務課ではどのようなスキルが必要になってくるのでしょうか。

次は総務課の仕事で必要なスキル5つ、コミュニケーションスキル・作業の正確性やスピード・PCスキル・スケジュール管理能力・臨機応変な対応について紹介します。

総務課の仕事で必要なスキル1:コミュニケーションスキル

総務課の仕事で必要なスキル1つ目は、コミュニケーションスキルです。

営業とは違い、総務課は会社内のことを行うイメージがあるのでコミュニケーションスキルがあまり必要ないと思っていると大間違いです。

総務課は、外部からのさまざまな問い合わせに対応します。専門的な内容は各部署に取り次ぐ中継役を行いますし、問い合わせ内容を正確に担当者に連絡しなければなりません。人と会話をすることは確実に生じます。

総務課の仕事で必要なスキル2:作業の正確性やスピード

総務課の仕事で必要なスキル2つ目は、作業の正確性やスピードです。総務課では多くの書類を作成、管理するので取り扱っていきますが、作成ではスピードが求められます。

スピードだけではなく正確性も求められるので、ミスが多いおっちょこちょいな性格な人は総務課は不向きでしょう。

備品の発注や設備の不具合への対応など突発的に起きる内容に対しても、即時対応ができるフットワークの軽さも必要です。

総務課の仕事で必要なスキル3:PCスキル

総務課の仕事で必要なスキル3つ目は、PCスキルです。書類作成業務には、PCでの作成が基本です。そして、エクセルやワードなどPCソフトを使用します。

書類作成に必要になってくるPCソフトを難なく使いこなせることが総務課では必須になるでしょう。経理を兼務する場合は経理専用のソフト、人事を兼務する場合は勤怠管理用のソフトなど、会社によって使うツールはさまざまですがPCスキルは必要になってくるでしょう。

総務課の仕事で必要なスキル4:スケジュール管理能力

総務課の仕事で必要なスキル4つ目は、スケジュール管理能力です。総務課は、自分の作業スケジュールだけでなく、他の社員の作業状況などもコントロールする必要があります。

各社員が提出すべき書類については、提出できていない社員を把握しておく必要があります。期限が迫ってきた場合は、動いてない社員をせかすのも仕事です。

特に営業職は社内向けの業務がおそろかな場合が多いので、指摘する機会が多いでしょう。

総務課の仕事で必要なスキル5:臨機応変な対応

総務課の仕事で必要なスキル5つ目は、臨機応変な対応です。総務課は、他の部署とは違い、多種多様な仕事が舞い込んできます。

前代未聞な問題が起こることも多く、社内ルールが明確になっていないケースも発生します。その場合は、適切な方法を自分で考えなければいけないこともあり、場合に応じて臨機応変な対応が必要になります。

決められたことしかできない、しないという姿勢では仕事にならない部署でしょう。

総務課の仕事が向いている人の特徴3つ

総務課にはどのような性格的特徴の人が向いているのでしょうか。最後に、総務課の仕事が向いている人の特徴3つについて紹介していきます。

総務課の仕事に向いている人は、以下のような特徴があります。自分に当てはまるかどうか、検討してみましょう。

総務課の仕事が向いている人の特徴1:裏方として働くことが好き

総務課の仕事が向いている人の特徴1つ目は、裏方として働くことが好き、という人です。

総務課は、営業のように外でお客様と顔を合わせる仕事ではなく、クリエイティブな職種のようにモノを作る仕事ではありません。

仕事に必要な書類を作成したり、備品を補充したりと基本的に裏方に徹した仕事いえます。目に見えない形で、人の役に立っていく仕事内容が多いので、裏方的な立ち位置を好む人に向いています。

総務課の仕事が向いている人の特徴2:几帳面で細かいところにも気がつく

総務課の仕事が向いている人の特徴2:几帳面で細かいところにも気がつく、という人です。

総務課の仕事は几帳面さが必須といえます。書類作成では、間違いがあってはいけませんし、スケジュール管理でも同様です。正確に業務をこなすことができなければ、他の部署、会社全体に大きな被害が出てしまいます。

人がうっかり間違えてしてしまうところを細かく見て気づくことができる人、サポートできる人が総務課には向いています。

総務課の仕事が向いている人の特徴3:ルールが曖昧な事柄にも対応できる

総務課の仕事が向いている人の特徴3つ目は、ルールが曖昧な事柄にも対応できる人です。

何度か起きている内容、予測できることであればルール化することはできますが、総務課で取り扱う内容には突発的に起きてしまうことも多いです。

突発的内容に対しては、臨機応変に対応する必要があるので、ルールが定まっていない事柄にも慌てず対応できる、気持ちの大きい人が総務課に向いています。

総務課の仕事を知ろう

総務課の仕事とは?仕事内容5つと必要なスキル5つ、向いている人の特徴3つについて紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

総務課は人気が高く、求人ではすぐに埋まりやすい傾向がありますが、イレギュラーな対応を強いられることも多く、その時に応じて対応しなければいけないことも多く難しい部分もある仕事といえるでしょう。

総務課を目指す方は、総務課の仕事をしっかりと把握し、その上で就職を目指しましょう。

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