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2019年05月14日

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント

住所録は、専用ソフトを使わなくても、エクセルを使って自分オリジナルな形式で作ることができるのをご存知でしょうか。たとえエクセル初心者でも、難しい技術を使わずに住所録を作ることができます。本記事では、住所録の使い方を簡単なステップでご紹介します。

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント

住所録とは

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
住所録と一言でいっても、「住所録」に登録されているデータの種類は、住所録の用途によってかなり異なります。

基本は、氏名と住所がデータとして存在していることが必要です。そのほかは、会社関係の住所録であれば、役職名や部署名なども必要になります。勤務先と自宅の住所を登録しておき、用途に応じて切り替えて使用する住所録もあります。

さまざまな場所で活躍するデータ

住所録は、ダイレクトメールを送る際に必要となるだけでなく、データ分析をする際も活用できます。顧客の住所録を持っていれば、顧客の購入履歴と照らし合わせて、居住地区と売れ筋商品の分析を行うこともでき、マーケティング情報としての活用も考えられます。

住所録はエクセルで作成できる

年賀状を作成する際は、年賀状作成ソフトを使って、住所録も一緒に管理しているという人も多いでしょう。年賀状作成ソフトの住所録は、郵便番号から住所入力を行えたり、はがきへの印刷設定も簡単にできるようになっていて便利です。

しかし、住所録を作りたいという目的だけならば、Microsoft Excel(エクセル)を使って、簡単に住所録を作成できます。

エクセル住所録の作り方10ステップ

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルで住所録が作れる、と言われても、何からどう進めれば、きちんと住所録が出来上がるのかわからない、という人も全く心配いりません。

これからご紹介する手順に従って、エクセルを操作していけば、「難しい」と頭を悩ませることもなく、エクセルの基本機能のみで住所録を作成できます。基本となる住所録の作り方を理解できたら、エクセルの応用機能を使って、より入力しやすい住所録にバージョンアップすることも可能です。

ステップ1:項目の決定と入力

まずは、住所録として必要な項目を決定し、エクセルの1行目に入力します。住所録には「氏名」と「住所」が必要ですが、「氏名」でデータを保持するのか、「氏」と「名」を別々に保持するのかによっても項目が変わってきます。

同様に、住所も「郵便番号」と「住所」にするのか、「住所」部分を「県」「市町村」「番地」に分けて管理するのか決めましょう。細分化して管理する場合、項目名は「住所1」「住所2」などで構いません。

ステップ2:列幅の調整

住所録への入力と参照を見やすくするため、列幅を少し調整しておきましょう。エクセルの列幅の調整は、列番号(A、Bなど)をクリックしたうえで、メニューから「列の幅」を選択して指定する方法と、調整したい列の列番号右端の境界線をドラックまたはダブルクリックする方法があります。

列幅は、各項目の内容が一目で参照できるよう、各項目ごとに調整しておきます。

ステップ3:1件目の情報の入力

住所録としての項目名が決まり、項目名の入力が完了したら、1件目の住所を入力してみましょう。実データでも、サンプルデータでも構いません。1件目を入力してみて、データを見ながら、住所録の体裁も整えていきます。

住所録の項目に「項番」「氏名(氏)」「氏名(名)」「郵便番号」「住所(都道府県)」「住所1」「住所2」「電話番号」を設定した場合、以下のように1件目を入力してみます。
項番氏名(氏)氏名(名)郵便番号住所(都道府県)
1佐藤一郎1234567北海道

ステップ4:ウィンドウ枠の固定

住所録の列幅を調整すると、すべての住所データが画面の幅に収まらず、横スクロールが発生することがあります。画面に入りきらなかった右側の項目を表示させようと、スクロールすると、今度は左端のデータが見えなくなってしまいます。

この場合、スクロールさせたくない項目の右側にセルカーソルを置き、「表示」ー「ウィンドウ枠の固定」を選択すれば、カーソルを置いた場所から先だけがスクロールします。

ステップ5:テーブル変換

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルで作成した単純な表を、テーブルに変換すると、データに自動で書式設定され、フィルタモードで簡単な抽出ができるようになります。

エクセルの作成した表の中にセルカーソルを置き、「挿 入」ー「テーブル」をクリックすると、「テーブルの作成」ウィンドウが表示されます。テーブルに変換したいデータ範囲を確認し、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」をオンにして、「OK」をクリックします。

ステップ6:不必要な情報は非表示に

住所録としてデータは必要だけれど、普段は参照する必要がないという項目があれば、非表示にしておくと便利です。

非表示にしたい列の列番号をクリックし、列全体を指定したあと、列番号の上で右クリックをするとショートカットメニューが表示されます。メニュー下方にある「非表示」をクリックすると、指定した列がエクセル画面から消えます。

B列を非表示にした場合、列番号の並びが「A、C」になります。

ステップ7:2件目の情報の入力

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルで作成した住所録の項目と表示の調整が完了したら、2件目以降の情報を入力していきましょう。ステップ6で非表示にした項目があるので、このまま2件目以降のデータを入力していると、非表示にした項目は入力できないので、データが空のままとなります。

ステップ8:列を再表示

住所録として必要な項目すべてに入力を行うため、住所録の入力の段階では、ステップ6で非表示にした項目も表示させておいた方が戻り作業にならずに済みます。

ステップ6で非表示にした列番号の前後の列番号をドラックし、複数列の選択を行います。B列を非表示にしている場合は、AからCをドラックします。右クリックでショートカットメニューを表示し「再表示」をクリックします。

ステップ9:通し番号を入力

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
住所録をエクセルで作成する際は、一番左の列に通し番号を振っておくと何かと便利です。IDなどとは異なる「通し番号」なので、住所録を作成する途中で振り直しも自由に行えます。手書きと異なり、エクセルを使っているので、マウス操作の「オートフィル」機能や、ROW関数などを使って、通し番号の振り直しは簡単に行えます。

ステップ10:保存

エクセルで住所録のひな型部分ができあがったら、いったんファイル保存しましょう。住所録を保存するフォルダを指定し、住所録のファイル名を付けて保存します。

エクセルは予期せぬ終了や、終了操作がうまくいかずにデータが保存できない場合などもあるので、せっかく行ったデータ入力を無駄にしないためにも、1件入力が完了するごとに、データの上書き保存をおすすめします。

作成のための5つのポイント

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルで作成する住所録の基本部分が作成できました。ここからは、エクセルの応用機能も使いながら、住所録への入力がしやすくなる機能やデザインを追加していきましょう。

まだ、エクセル初心者で、応用機能は難しすぎるという方は、応用機能部分は盛り込まず、手動の入力で対応すれば問題ありません。

ポイント1:デザイン性より見やすさを重視

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルでは、多くの背景色や塗りつぶしパターンを使えます。文字にも色が使え、フォントにもかわいい丸文字やスタイリッシュなフォントを使うこともできます。

エクセル初心者ほど、装飾に凝ったカラフルな住所録を作ってしまいますが、住所録は一種のデータベースです。「入力しやすい」という点に絞ったデザインを心がけましょう。一行おきに背景色が異なるデザインなどはおすすめです。背景色には薄い色がおすすめです。

ポイント2:英数字は半角で入力

住所録で使う英数字は半角の方がすっきりとします。郵便番号や電話番号は、半角の数字を使いましょう。

住所の番地に関しては、住所録を縦型印刷に使う可能性がある場合は、全角で入力しておく必要があります。印刷の「縦型」指定をしたときに、半角の英数字は思い通りの縦書きにならない可能性があります。

ポイント3:フリガナ設定でより正確に

住所録の氏名欄など、フリガナが振られていた方が便利な場合、エクセルにはフリガナを振ってくれる機能があります。「ホーム」タブの中の「フォント」グループに「ふりがなの表示/非表示」のボタンがあります。

フリガナは、入力時(漢字変換前)に入力した文字列がフリガナとして表示されます。別のセルにフリガナを表示したい場合は、PHONETIC関数を使えます。

ポイント4:郵便番号で住所の自動入力設定

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルの郵便番号変換ウィザードを使えば、「郵便番号から住所」「住所から郵便番号」どちらの自動入力も対応可能です。この機能を使うためには、Microsoft社のサイトから、最新のOffice郵便番号辞書をダウンロードしてインストールしておく必要があります。

郵便番号変換ウィザードは、エクセルのアドインなので、郵便番号変換ウィザードをアドインとして有効になるよう設定します。

ポイント5:色を使ってより見やすく

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
住所録のデータが増えるほど、1行1列の見分けが難しくなります。1行おき、3行おきなどで、背景色が交互に変わるように設定しておくと、入力している行を見失わなくてすみます。

住所録の必須項目と任意項目では、文字色を変えておくと、入力のガイドラインになります。

エクセルで住所録を作成する場合の注意点

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルで住所録を作ったら、この住所録を長く活用していけるよう、以下の事項に気を付けましょう。住所録を作るのは、ひと手間かかりますが、一回作ってしまえば、メンテナンスを定期的にするだけで、長く使い続けられるはずです。

表示形式の確認

エクセルでは、「11-11」「11/11」のようにハイフンやスラッシュで数字を区切って入力すると、「日付形式」だと判断し、以降そのセルに入力した数字は日付形式で判断されてしまいます。

入力した値がエクセルによって勝手に変換されてしまう場合は、表示形式の自動設定を疑ってみましょう。確認したいセルにカーソルをあわせ、右クリックのショートカットメニューから「セルの書式設定」を選び、確認することができます。

関数の入力ミスや漏れ

関数は、作業の自動化や効率化に役立ち、有効活用したい機能ですが、エクセルを使い慣れていない人には、少し難しい機能です。

エクセルの場合は、関数の引数が足りない場合や、引数として適切ではない値が設定されている場合は、関数の設定エラーになります。エラー内容も表示されるので、きちんと読んで対応すれば、関数の使い方にも慣れていくことでしょう。

保存のし忘れ

エクセルは、データを追加したり更新したときには、必ず保存処理が必要です。スマホでは、「データ保存」という操作をしなくても自動的に保存されるアプリも多いので、スマホを使い慣れている人ほど、データ保存を忘れてしまう危険性があります。

データを保存せずにエクセルを終了しようとすると、「保存しますか」というメッセージダイアログが表示されます。確実に上書き保存をしてから終了させるようにしましょう。

エクセルで効率的に住所録を作成しよう

エクセル住所録の作り方10ステップ|作成の5つのポイント
エクセルは「表計算ソフト」という、本来はデータの計算などをするソフトですが、表形式のデータを入力・編集しやすいことから、住所録などリスト化するデータの作成ツールとしても利用されます。

エクセルの機能を知っていれば、住所録として便利な機能を搭載することもでき、入力やメンテナンスを効率的に行えます。試しに身近な住所録をエクセルで作成してみましょう。

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