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2019年06月13日

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介

皆さんこんにちは、今回は「予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介」と題して、「予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイント」をメインに取り上げ、予実管理を検討する場合のポイントと予実管理ツールをご紹介します。ぜひご参考下さい。

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介

予実管理とは

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「予実管理」というのは一般的に「企業がその現状から割り出した(事業に関する)数値目標(予算)と、実際にその現状において達成できた実績とを比較し、ノルマ達成度を状況別で比較・管理する一連の手法」を指し、主に企業の現状から見た将来目標の推計を意味します。

これはどの企業でも運営を将来的に見る上では必須の作業となる上で、その企業の将来的な目標・ビジョンの土台・計画を立てる場合に重要なチャートとなります。

予実管理を行う重要性

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次に「予実管理を行う重要性」についてですが、先述でもご紹介しましたように「特定の企業にとっての将来ビジョンを堅固なものにするための必須の手法」となる上で、現状を向上させて豊かな将来像へ結び付けるための具体的な施策を行なうために重要です。

予実管理の第一の目的は「企業利益の促進」であり、その企業利益をできるだけコスト削減・人件費の緩和を規定した上で、いかに円滑に進めるかという点に焦点が当てられます。

予実管理で得られるメリットは?

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
次に「予実管理で得られるメリット」についてですが、これは企業の現状からその将来性をモニタリングする場合に非常に大きなメリットが約束され、特に予算編成・必要な資源の確保・企業実績の向上において、確実にそれなりの成果を上げることで注目されます。

予実管理を的確に行なうことによってまず「現在の企業方針を抜本的に再編できる具体像」が生まれ、それによってムダを一切省いた資源確保・予算分配が可能になります。

予実管理の段階別実行手順6つ

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
さてここからは「予実管理の段階別実行手順6つ」と題して、予実管理を段階的に実施していく上で必要な手順・注意点・焦点の当て方などについてご紹介していきます。

予実管理を行なうことは「その企業の将来像を約束すること」において非常に重要となり、その上で、企業にとっての現状のノルマを浮き彫りにするための必須の土台になります。この点に配慮しておき、その手順をしっかりインプットしておきましょう。

予実管理の段階別実行手順1:予算目標を決める

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まず予実管理の初歩的な段階として、この「予算目標を決める」という手順があります。これは企業で必要となる資源確保・環境設備費用に掛かる重要な項目となるため、その将来像を豊かなものにするためには避けられないフェーズとなるでしょう。

予算目標を決める上では、前期・当期・後期における企業の実態(企業成績の意)を的確に把握・予測しておき、それに見合わせて予算を検討する必要があります。

予実管理の段階別実行手順2:必要なデータを集める

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
企業利益を確保し向上させるためには、何事においてもこの「データ集積」が必ず重要になります。先述でもご紹介しましたように、予算目標を立てる場合でも「前期・当期・後期に必要とされた(される)予算の把握」のために情報収集をし、必要な手順を踏みます。

特にこの場合は「今後の企業の実績を上げるための目標」に必要な情報収集が目的となり、そのためには過去の実績を参考にする上、予算編成の草案が必要になります。

予実管理の段階別実行手順3:具体的な予算を設定する

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
予実管理の目的はこの「予算編成・予算確保・予算目標」の的確な把握にあるため、その予算の確保を土台にした上で、今後の企業目標を公に打ち立てる形になります。

今後の事業拡大を期待できる環境設備費用にいくら掛かるか・人件費がいくらくらいか、計画を進める諸費用(コスト)はいくらか、といった点を十分考慮しておき、それぞれに見合った予算編成・設定を課題にします。これも段階的手順に含まれます。

予実管理の段階別実行手順4:全社の予算と合算する

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
企業では一般的に「部門(部署)ごとに予算が設定され、その予算を特定した事業範囲でのみ使用する」といった方針が取られます。しかし会社の予算となると、そういった部署ごとにわかれたセクトをすべて合算して計上しなければ意味がありません。

そのため予実管理を実施する場合はまず「各部署で設定された予算をすべて合計して会社の予算」として見立てておき、それを土台として予算策定の基準とします。

予実管理の段階別実行手順5:予算と実績を比較する

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
予実管理の第二の目標は、この「予算を基準にして企業実績を検討し、どれくらいの予算でどれほどの企業利益を上げたか」という点になります。つまりこの場合は、目標実績を具体的に検討する上でできるだけ予算を削減することへの再認識の形になるでしょう。

どの企業にとっても「安いコストで最大の利益を上げたい」というのが本音であるため、それに向けて予実管理を活用し、必要な予算だけを分配する方針を取ります。

予実管理の段階別実行手順6:得られたデータを分析する

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
先述でもご紹介しましたが、予実管理を行なう場合には企業データを中心に検討し、「目標とした企業実績にいくらくらいの予算が必要になるか」を具体的に割り出すことが大きな土台としてあげられます。

その企業目標をできるだけ実現するためにも得られたデータを活用し、予実管理では必ず正確な判断ができる土台を構築しておき、その上で企業実績を潤わせ、今後の企業成長に向けた着実な進歩が求められます。

予実管理で大事なポイント6つ

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
ここからは「予実管理で大事なポイント6つ」と題し、企業利益の確保・企業実績の向上を具体的に図るために重要なポイントをご紹介していきます。

予実管理の最大の目的は「その企業利益を確実に向上させること」にあり、そのために必要な予算を必要なノルマ(事業分野)に配当することを課し、企業の将来ビジョンを円滑かつ実りあるものにするための段階的手順に含まれます。

予実管理で大事なポイント1:適切な予算設定をする

先述でご紹介していますが、予実管理を行なう重要な目的にこの「適切な予算設定」があります。これによって、ムダな予算の分配・支出を回避することができ、できるだけ低コストで高いノルマを満たすことができる環境設定が可能になります。

予実管理で大事なポイント2:予算達成できなかった原因を必ず見つける

これは基本的に「データ集積における必須課題」となりますが、もしその企業の実績がまったく(前期から比べて)上がらない場合、その直接的な理由・具体的な背景を抽出する必要があります。

つまり問題解決のための作業となり、予実管理ではこの「企業利益促進に伴い障壁となっている事情」を解決・払拭するための課題設定も合わせてすることになります。

予実管理で大事なポイント3:比較するデータが最新化か確認する

競合企業を参考にして予実管理を行なう場合でも、その参考企業のデータが何年も前の古い物では話になりません。これは経済市場における現代のニーズ・背景を正確に把握するために必須のことであり、必ず最新のデータを確認することが重要です。

古いデータを活用した場合には時代遅れの予実管理の成果が得られることになり、その場合の成果はまったく役に立たないデータになることがあります。

予実管理で大事なポイント4:根本的な解決は別の手段でする

予実管理というのは飽くまで「現在の企業における経営方針の策定・企業実績とコスト面の改変」がメインとなるため、つまりその点では「現在の企業実態を調査する」という視点からの作業に終始します。

そのため、予実管理で得られた各種データを基準にして「別の方法をもって企業管理・運営方法を確認する」という方法がメインとなり、この場合は経営コンサルなどの判断を仰いだり、また企業独自の改正法によって解決されます。

予実管理で大事なポイント5:一括で確認できる実績表

予実管理に限らず企業実績を抜本的に伸ばしていこうとする場合、その企業の現状で見られる実績を一覧表にしておき、リアルタイムで企業実績を伸ばすために必要なノルマを確認できることが重要です。

このため管理ソフトを使う場合でも、まずは「情報の一元化」を図れる最新のソフトを導入しておくことが重要となり、それによって過去から将来に掛けて、その企業に必要なノルマ達成のための課題を検討することが大切です。

予実管理で大事なポイント6:いろいろな管理ツールを駆使する

予実管理の方法では、いろいろな管理ツールを使って行なうことができるため、ワードやエクセル、またそれ専用の管理アプリなどを前もって検討しておくことが大切になるでしょう。

さまざまな管理ツールを扱えることによって、企業に必要なノルマ達成度の内訳や現状把握がさらに容易くなる場合が多く、それによってさらにスムーズに予実管理を促進できます。

予実管理をExcelで行うには?

予実管理はExcelでも管理が可能です。この方法で予実管理をしている企業も非常に多く見られ、この場合は一般的に列の項目に「商品リスト」を、また行に「月」を並べる形が通例です。そしてカテゴリーごとに「予算・実績・差異」の項目を割当てます。

この場合、「月次ベースの予実管理サンプル」と「日次ベースの予実管理サンプル」とを用意でき、上記の項目に沿う形で短期・長期型の予実管理シートが仕上がります。

予実管理を行えるツール2つ

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
さて、ここでは「予実管理を行えるツール2つ」と題し、実際に予実管理を進めていく場合に役立つ管理ツールを2点ご紹介します。

予実管理を円滑に行なえる管理ツールは他にも多くあり、各企業・個別で扱いやすく、用途に見合った管理ツールを使用するようにしましょう。管理ツールによってはモバイルデバイスからの操作も可能なので、一度じっくり検討しておきましょう。

予実管理を行えるツール1:Oracle Planning and Budgeting Cloud Service

この予実管理ツールでは主に「企業で賄った管理会計や予算管理」において、必要となるデータを実績を収めたシステムから収集し、クラウド上で予実管理やシュミレーションレポート作成まで総合的に確認させてくれる上で、実際の業務を円滑にしてくれます。

予算編成、予測ソリューション、企業プランニングなどをはじめ、主に企業ノルマを達成させるために必要な環境設定をオンラインの形で教えてくれます。

予実管理を行えるツール2:BizForecast

次にBizForecastですが、これは一般のパソコンに内蔵されたExcelとほぼ同じ機能で扱うことができ、予実管理にも最適な機能性が完備されています。主に営業管理・経営維持・前期から後期にかけての企業実績の報告書を作成する際に適用されています。

特に情報収集プロセスの点で優れていて、企業実績を円滑に今後のノルマ解決に生かすための運営方法がリアルタイムでわかる点にこの管理ツールの魅力がうかがえます。

予実管理を適切に行うようにしよう!

予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説!予実管理ツールも紹介
いかがでしたか。今回は「予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイントを解説・予実管理ツールも紹介」と題して、「予実管理の6段階別手順と6つの重要ポイント」をメインに取り上げ、予実管理を検討する場合のポイントと予実管理ツールをご紹介しました。

予実管理というのはどの企業運営にも必須の作業となり、特に企業の現状で必要とされるノルマ分析に関して、リアルタイムで分析できる方法になります。

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