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2019年06月28日

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ

業務効率を上げるツールとして注目されているRPAは、デジタルレイバーの異名を持ちます。しかし、Excelマクロとの違いはどこにあるのでしょうか。今回はこの2つを比べることにより導入を考えている方にいくつかのアイデアをお伝えします。是非ご覧ください。

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ

RPAとマクロとは

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
業務効率を上げるため「Exxcelマクロ」が主流でしたが「RPA」が注目を集めています。

企業では業務効率を上げる目的で、今まではマイクロソフト社の「Excelマクロ」を使用して、集計作業などを行っていました。

しかし現在は「RPA」が注目を集めています。さまざまなメーカーがこぞって開発を競い合い、多種多様の製品が発売されていますが「Excelマクロ」と「RPA」の違いは、どこにあるのでしょうか。

RPAの特徴

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「RPA」は、ロボットが行う業務自動化のことです。

「RPA」は「Robotic Process Automation・ロボットプロセスオートメーション」のことで、人がコンピューターを使用して行っていた作業を、ロボットが組み込んだソフトを使用して代行するシステムです。

膨大なデータ処理、色々なデータを利用した反復作業、手間のかかる作業工数が多いものは決まった作業を記憶させておくことで自動処理してくれます。

マクロの特徴

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「Excelマクロ」は、作業手順を記憶させて同一作業を自動で繰り返させる機能です。

「Excelマクロ」は、Excelで可能な作業、表やグラフ作成、フォームシート作成、多くのシートを連続で作成させるなどほとんど全てに対応できます。

また「VBA」という「Visual Basic For Application」のプログラム言語を利用して、複雑な作業をこなし、ネット接続によるメール送信や情報収集も可能です。

RPAとマクロの押さえておきたい違い

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「RPA」と「Excelマクロ」は、自動で作業を終わらせる点では、違いはないように見えます。

自動的に作業を終わらせるという点では、「RPA」と「Exclマクロ」は違いがないのでは、と感じる方のために、ここからはその違いについて2点のことについて具体的に見ていきましょう。

違い1:RPAはプログラミングの知識がなくても使える

プログラミング知識が必要かどうかが、「RPA」と「Excelマクロ」を使う際の違いです。

「Excelマクロ」は、単純な作業にはプログラミング知識が必要ありませんが、それ以上の業務を処理する際には「VBA」のプログラム言語を使用する必要があります。

「RPA」は、プログラミング知識なしでも手順のテンプレートを利用したり、手順のフローチャート表示に従うことでプログラミング知識がなくても使用できます。

違い2:RPAは他のシステムとも連携できる

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「RPA」と「Excelマクロ」の違いは、RPAに限っては社内既存システムと連携することができます。

例えば、発注をする場合は、発注システムにログインして、 発注リストにしたがって商品を発注 し、 発注台帳を作成といったような作業は常に決まった作業です。

その間に「Excelマクロ」のように、人が入って作業が必要となっている場合は「RPA」と連携することで作業工数を大幅に削減することができる違いがあります。

どんな場合にRPAの活用がおすすめか

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「RPA」と「Excelマクロ」の違いを表すものとして「RPA」に適した業務があります。

では、「RPA」の特性を活かした業務内容を上げていきましょう。まずは、既存のシステムと連携させたい場合、次に大量のデータを処理したい場合、最後にプログラミングの知識がない場合という3つのパターンでご紹介します。「Excelマクロ」の違いと合わせてご覧ください。

既存のシステムと連携させたい場合

「RPA」の活用方法として、既存のシステムと連携させる方法があります。

「RPA」を使うことによって既存のシステムを自動化したい場合は、いろいろな連携方法が考えられます。自動化したい内容やセキュリティ対策によっては、連携の仕方は違います。

例えば、外部システムと連携させたり、データベースを連携させたり、APIを連携させたり、Webアプリケーションを利用して連携させたり、ファイルを連携するなどです。

大量のデータを処理したい場合

「RPA」の活用方法として、大量のデータを処理することが「Excelマクロ」と違います。

「RPA」は、製品や商品情報、カスタマーインフォメーションなどの多量のデータ管理に適しています。金融業、通信業、小売業では、システムをまたいだデータ管理に使用されています。

また、情報システム管理部門では、商品の審査や照会、顧客データ、在庫管理、売り上げデータなどの多くのデータを管理するのに便利です。

プログラミングの知識がない場合

「RPA」は、プログラミング知識がなくても操作が簡単な所が違います。

「Excelマクロ」では、VBAのプログラミング知識がある人がいなければ、操作やメンテナンスができないことがあります。

しかし「RPA」では、プログラミング知識がなくても操作できますので、以前は人がやっていた業務を「RPA」にそのまま委託して自動化できることが違います。そのためには「RPA」ソフトについて理解しておく必要があります。

どんな場合にマクロの活用がおすすめか

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「Excelマクロ」は、マイクロソフト社の製品を基に利用することにより業務の自動化を実現します。

「Excelマクロ」は、他のマイクロソフト社の製品を利用することで、開発コスト・運用コストの抑制や、マイクロソフト社の製品だけを利用してシステム運用したい場合や、セキュリティ上の安全を確保したい場合に効果を発揮します。1つずつ見ていきましょう。

開発コスト・運用コストをおさえたい場合

「Excelマクロ」は、Excel機能であるためコストがかかりません。

Excelマクロは、Excelを使うことができれば、システム開発とその運用ができます。コンピューターに元々備え付けてある場合もありますし、なければExcelを購入すれば良いだけです。費用がそんなに掛からないことがメリットになります。

その点では「RPA」のようにコストがかからない所が違います。

Microsoft社の製品だけでシステム運用したい場合

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「Excelマクロ」で利用できるのは、「Excelマクロ」だけではありません。

「Excelマクロ」は、マイクロソフト社の、ワード、パワーポイント、アウトルック、アクセス、インタネットエクスプローラーなどのソフトと連携して、多様で比較的簡単な自動化が可能です。

このマイクロソフト社の製品だけを運用することは、これだけでもかなりの業務効率化が図れます。

セキュリティ上の安全を確保したい場合

「Excelマクロ」は、セキュリティ対策が容易です。

「Excelマクロ」は、Excel機能の1つです。全ての管理は、Excel上で行われるために、万が一、自らのファイルが誤って流出するということがない限りは、他へ情報漏洩するということがありません。

そういった意味では、セキュリティの安全確保が容易に行えることが便利で「RPA」とは違います。

RPAを導入する際の注意点2つ

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「RPA」を導入する際には、2つのことについて注意しながらの導入が必要です。

人材不足の解消や、人件費削減、業務効率化は、企業の急務の課題です。それらの業務を自動化する「RPA」は、関心が高まっています。しかし、「RPA」は、万能ツールではないため、導入の際には2つのことに注意して運用を進める必要があります。

その2つは、コストを考えることと、「RPA」自体のことです。1つずつ見ていきましょう。

RPAを導入する際の注意点1:コストを考える

「RPA」導入には、それによってのコスト削減で利益がでるかを考えなければなりません。

「RPA」は、単純な作業を自動化する画期的なツールですが、導入を考える際には、どのくらいの人件費削減に繋がるかということを考える必要があります。

「RPAツール」には、日本製、海外製など色々な種類のツールがあり、多くは年間利用料を支払い、金額差も100万円から1,000万円と大幅な違いがあります。

RPAを導入する際の注意点2:プログラミングの知識が不要なわけではない

「RPA」を使用した人は、ある程度のプログラミングの必要性を唱えています。

既存のロボットは、プログラミング知識は不要ですが、多くのソフトはアップデートがあるので修正なしとは行きません。「RPA」は、アップデートしたために動かなくなったロボットを修正する場合などに、ある程度の知識が必要です。

「RPA」ツールが動かなくなった場合の修正など導入には、どのように管理して行くかということが重要になります。

マクロの記録をする時の注意点3つ

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「Excelマクロ」を使うことは、業務効率が非常に高速になります。

「Excelマクロ」に加えて「VBA」を使用すると業務効率の違いは、超高速になります。「Excelマクロ」の記録は、Excel操作をExcel自体に記憶させる機能です。

マクロの記録で作成したマクロを作ることで、マクロの記録作業自体は1回ですが、その作成したマクロを実行して使いまわします。この指令系統が上手く機能しないことがあります。

マクロの記録をする時の注意点1:マクロの記録は「ベタ打ち」を考慮する

「Excelマクロ」で大事なことは、マクロを実行した際のエラーが無いようにすることです。

マクロの記録は、2つの流れの最初の部分です。作成時のポイントは、マクロ記録時とマクロ実行時のファイル、シート、セルの状態を同一にしておくことです。マクロの記録で作成される操作は、全てベタ打ちとして記録されます。

マクロ実行の際は、このベタ打ちから外れるとシート名の違いなどは指摘されませんので注意が必要です。

マクロの記録をする時の注意点2:自動記録されたコードが読みづらい

マクロの記録で自動記録されたコードは、初心者には、困難で解読できません。

自動記録を使うことにより、手作業とマクロである程度の業務効率が上がります。業務効率が一定の成果を上げているのなら、上手くいかない部分は考慮して徐々に慣らしていくことです。

作業に慣れることで自動記録の内容は、容易に読めるようになってきます。自動記録されたコードを手書きで修正やメンテナンスをして、自ら加工できることが重要です。

マクロの記録をする時の注意点3:右クリックの動作は記録されない

マクロで記録をする際は、右クリックでインサートを行うと、右クリックという動作は記録されませんが、右クリックで行った操作は記録されます。

マクロの自動記録を中断した場合は、途中からの再開は不可能です。1度作成された自動記録を修正、更新する際は、手書き修正になります。

自動記録には限界がありマクロの自動記録は、マクロを手書きで修正編集できるようになることで業務効率が上がり違いを実感できるようになります。

RPAとマクロの違いを知ってどちらにするか検討しよう!

RPAとマクロの押さえておきたい違い|RPA導入の際の注意点2つ
「RPA」と「Excelマクロ」の違いを理解することは、企業の業務効率の向上に新たに貢献します。

業務効率の向上は、個々の企業の事情により差があり導入例も予算も違います。

企業は、人件費を削減しても機械化を進めるのなら「RPA」を、既存の設備と社員をもっと有効に活用したい場合は「Excelマクロ」を導入することで、作業工程に違いはあれども業務の効率化という同目標に向かって進めるのではないでしょうか。

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