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2019年06月05日

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ

人事戦略は企業の成長を促す重要な業務です。その一方で効率的に作業を進められないということもあります。RPOのサービスを利用して、効率的に高効果を期待できる業務へと変えることができます。自社にとってどのようなRPO企業を選ぶが成功のカギとなるでしょう。

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ

RPOとは何か

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
RPOは、採用活動の雑多な業務を企業に代わって効率的に行ってくれる人材サービスです。採用手法が多様化され、求められる人材のバリエーションも増えていることから、人事業務は細分化され、業務も増えています。

さらに求人ひとりひとりが多様化していることで採用プロセスにおいて今以上にフォローが必要になっています。そこで採用業務の煩雑な業務の一部または全業務をアウトソーシングするサービスRPOが生まれました。

RPO会社選別のポイント13個

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
日々変化をし続ける求人市場において企業に合った優秀な人材を確保することは企業の死活問題です。市場の変化に伴い採用手法も変わると、以前と比べて膨大な業務量に追われることになります。しかし人事部員はそれほど増員することはできません。

そこで、RPOサービスを利用することになります。数多いRPO会社から自社に合ったサービスを実現するためには、どのようなポイントでRPO会社を選べばよいのでしょうか。

RPO会社選別のポイント1:該当業務で実績が豊富である

人事業務は、日々のサイクリーな仕事をコツコツとこなすことが大切ですが、同じように見えて同じことを繰り返しているわけではありません。市場や企業のニーズが日々変化しているのは、もちろんですが、個人に対する対応はひとつひとつ異なります。

また、業界によっても異なる人事スキルが必要になります。そのため、同じ業界、似たような企業での実績がどれくらいあるかRPO会社を選ぶ場合の重要なポイントのひとつになります。

RPO会社選別のポイント2:秘密保持がしっかりしている

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
人事に関する活動内容やこれらの業務で使われる情報は、秘密情報や個人情報といった企業情報の中でもトップレベルの秘密保持が求められるものばかりです。

外部に人事活動の一部をアウトソーシングするRPOでは、秘密情報に対する取り組みをしっかりと行っている会社を選択することが重要です。

システム的な情報保護の対策だけでなく、個人情報のリスクマネージメントがしっかりと機能しているかのチェックを行いましょう。

RPO会社選別のポイント3:採用管理システムを一元管理できる

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
採用における業務内容は、フローがしっかりとできていて、それに合わせて業務が進捗していきます。そのため求人者ひとりひとりのその時点での人事ステータスが異なり、ステータスに合わせて行う業務が違います。

今行うべき業務がどのようなもので、どのように進捗しているかは常に共有しておかなければなりません。採用に関する事業部門においては、採用管理システムでの情報の一元管理は大変重要な要素になります。

RPO会社選別のポイント4:いつでも進捗状況を確認できる

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
人事の業務において、常にスケジュールを気にしながら作業を行うことがたびたび発生します。特にサイクリーな業務は、スタートからエンドまで細かくスケジュールが管理され、それぞれのアプトプットごとにデットラインもあります。

また流れ作業で行われる業務が多いため、どこかの業務に遅れが発生すると、それ以降に影響を及ぼします。RPOでは進捗状況を把握できる環境で、常に最新の進捗を確認できなければなりません。

RPO会社選別のポイント5:アウトソース先の営業が熱心で信頼できる

RPO会社を選ぶ際にどのようなサービスを受けられるかを説明を受けたり、質問でのやり取りを行います。そのため、RPO会社の前面にたってい営業担当者が、いかに熱心で丁寧に説明をし、自社の立場での提案をしてくれるかによって、RPO会社への印象が変わります。

単にサービスを説明するだけでなく、課題を洗い出しそれに対するソリューションや事例を話してくれるなどは、聞く側から見ると信頼できる担当者といえます。

RPO会社選別のポイント6:アウトソース先の社員教育がしっかりしている

RPOに限らず、アウトソーシングのサービスではどのような人材がアサインされて、担当として作業をしてくれるかは気になるところです。

特にRPOの場合は、依頼する業務によっては人事担当として会社の顔になる可能性もありますので、一般的なビジネスマナーも必要です。

RPOでは、専門知識とビジネス常識の両方が必須になります。アウトソース先の社員教育のプログラムを把握しておくことは重要なポイントです。

RPO会社選別のポイント7:自社の社内ルールに沿って業務をしてくれる

人事業務は、それぞれの企業で独自のルールを持っています。そのため、RPO会社のサービスを受ける場合には、自社の社内ルールに沿って業務を行ってくれるかを、まず確認する必要があります。

事業内容や会社のカルチャー、歴史などによって人事フローの中で特に注力しているものがあった場合、RPO会社が提供する一般的なルールでは包含できません。業務に二重手間が発生してしまわないように事前に確認しましょう。

RPO会社選別のポイント8:定期的にミーティングが実施できる

RPO会社ではしっかりとした体制と管理の下で業務が行われます。しかし実際にどこまでどのように進められているのか、ひとつの業務を完了させるまでにどのような判断が働いたかは人事業務においては重要です。

定期的にミーティングを開催し、状況の把握と問題点の抽出とその回避策、新しい業務への提案など積極的なコミュニケーションを取ることで、より効果の高い業務を行うことができます。

RPO会社選別のポイント9:マニュアルが完備されていてノウハウが豊富である

RPO会社に頼んでいるそれぞれの業務がどのように遂行されているかを把握し、その進捗を明確に管理していくことは、円滑な業務フローにおいて大切です。また何かトラブルが発生したときに、どのように対処をすればスムーズな対応になるかも重要です。

このように通常のフローに加えイレギュラルな対応にも対処できるにようにするには、マニュアルがしっかりと完備され、ノウハウが豊富なRPO会社を選択することが大切です。

RPO会社選別のポイント10:見積もりが明朗である

人事業務は、流れに沿って行われるため、ぶつ切りのサービスを受けることができません。そのため、ついひとまとめにしたオーダーをしてしまいがちです。一方で、お願いしたつもりの業務が、RPOの範囲外であった場合に、そこに全体業務の穴が開いてしまいます。

RPO会社に業務をお願いする際には、どのような内容の業務をどの値段で行われるかの明朗な見積もりを取るようにしましょう。

RPO会社選別のポイント11:使い勝手が良い

RPO会社に限らず、外部の業者を使う場合は、使い勝手の良さは大変重要です。時間に追われることが多い業務の中では、使い勝手の悪さはスピードの遅さにつながってしまいます。これは全体の業務の進捗に大きく影響を及ぼしてしまいます。

RPO会社を選ぶ際には、常に定格な作業を行い使い勝手のよい会社を選ぶと、スムーズな進捗が可能になります。

RPO会社選別のポイント12:勝手な判断をしない

人事業務では、フローがしっかりとしている業務であると同時に、その場その場で判断に迫られることもあります。人事担当者はこれまでのノウハウとその会社の環境などを考慮して、最善の判断を行います。

RPO会社に業務を依頼すると、この判断をRPO会社が行ってしまい、トラブルが発生する場合があります。勝手な判断をせず、担当者にしっかり確認をとってから行動に移すことができるRPO会社を選ぶことが重要です。

RPO会社選別のポイント13:詳細まで話し合える

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
人事業務は、会社の秘密情報や個人情報を扱うだけでなく、会社独自のルールがあります。そのためRPO会社自体もそうですが、担当となったフロントや実業務を行う担当者を信頼できるかは大きくその後に影響を与えます。

まず、業務を依頼する前に、しっかりと詳細まで話し合うことが重要です。業務を依頼した後の進め方が明確にイメージできるまで話し合える企業を選ぶと契約後の実業務がスムーズに進みます。

RPOに外部委託できる業務5つ

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
実際にRPOにはどのような業務を委託することができるのでしょうか。一から十まですべてを丸投げするわけではなく、委託する内容を見極める必要があります。また、こんなことも委託できるのかと、今まで委託できないとあきらめていた業務が委託できることもあります。

RPOに外部依頼できる業務1:母集団形成に関わる業務

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
その年度のリクルーティング活動は、企業のアピールから始まります。

募集計画の立案、募集ツールの選択、広告の制作と掲載、学校への求人票手配などの基本的な業務から、SNSの更新や運営、エントリーシート作成と運用、スカウトメールなどの業務まで、アウトソーシングすることができます。

定期的な会社説明会や見学会も企業を知ってもらう上で重要なイベントです。これらの立案から実施、フォローも外部に委託可能です。

RPOに外部依頼できる業務2:選考に関わる業務

人事業務で重要な選考に係わる業務では、エントリー者のスクリーニング、書類選考からはじまり、選考テストの実施や成績管理、面接のスケジューリングと会場設定、当日運営などを行ってくれます。

また、面接自体を代行して、一時面接を行うRPO会社もあります。合否の決定から通知、その他の対応も行ってくれます。

面談や合否判定など依頼できないと考えがちですが、選考に係わる業務のほとんどはRPO会社が代行します。

RPOに外部依頼できる業務3:内定に関わる業務

多くの企業でRPO会社に委託する内容に内定に係わる業務があります。内定者が企業に入るまでの情報の提供や連絡業務は、内定辞退者を出さないために重要なケアです。

また、入社した後に企業に慣れる時間を短縮するために内定者研修の企画や実行も行います。内定を出したにも関わらず辞退することもあります。内定辞退者との個別面談はRPOが第三者的に行うことで、有益な情報となり、今後の内定業務に役立ちます。

RPOに外部依頼できる業務4:コンサルティング業務

採用業務においては、実際に自分たちの思うような実績を出せない場合があります。どのように改革すればよいかも検討つかない場合は、RPO会社にコンサルティングを依頼することができます。

現状の課題分析から費用対効果、採用管理システムの相談、採用に関するコンサルティングを依頼します。

また、スタッフの教育として、プレゼンテーションや面接のトレーニング、コーチングなどを行う企業もあります。

RPOに外部依頼できる業務5:留学生・グローバル人材の採用代行

RPO会社選別のポイント13個|RPOに外部委託できる業務5つ
業務の内容がグローバル化するに従い、採用でもグローバル人材が求められています。しかし初めて外国人を採用する場合は、今までとは異なることが多いことに気づきます。

グローバル人材を受け入れる時の課題として、入社に伴うビザ取得や引っ越し、新人教育などグローバル人材に向けた取り組みが必要です。

RPO会社では、これまでのノウハウをもとにグローバル人材集めから、選考、内定、社員研修まで代行してくれます。

RPOを利用して採用活動の効率化を図りましょう

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人事業務は、人材と言う会社の財産を扱う業務だから、自分たちで行わなければと考えがちです。ですが、実際には、ノウハウを持ち信頼できるRPOを利用することで、自分たちが希望している人材を確保することができます。

市場の変化に合わせた採用活動は、会社の将来を見据えた人材確保に貢献できます。効率的な採用活動を行ううえでもRPOの利用は、有益に働くでしょう。

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