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2019年06月15日

システム導入時の留意点13個|システムの導入に失敗する原因5つ

システム導入を検討している担当者さま必見です。システム導入が失敗しないために、システム導入時の留意点を13個ご紹介しています。合わせてシステムの導入を失敗してしまう原因もご紹介しています。留意点と失敗原因を参考に自社のシステム導入を成功させましょう。

システム導入時の留意点13個|システムの導入に失敗する原因5つ

システムの導入には綿密な計画が必要である

今までアナログで行っていた業務をシステムを導入することにより作業効率や生産性をあげ、利益向上を目指していくことは、大中小の企業や職種を問わず行われています。現在では、システムそのものが企業にとっては無くてはならないものといえるでしょう。

ですが、さまざまな業務をシステム化することにより発生する問題点もあります。企業は、導入前に綿密な計画を経てできる限りの問題点をなくしておく必要があるでしょう。

システム導入時の留意点13個

システムを導入する前に綿密な計画を立てる必要があります。システム導入の計画を立てる時に、意識しておきたい留意点を13個ご紹介します。

システム導入を検討する時に、これから紹介する留意点を参考にしながら、自社にあったシステムを導入し、企業の作業効率や利益向上をしていきましょう。

システム導入時の留意点1:システムの全体像を把握する

システム導入時の留意点の1つ目は、システムの全体像をしっかり把握することです。

自社の主なビジネスはどのようなものなのか、どのような目標を掲げどのように達成させるのか、目標を達成するためにサポートしてくれるシステムは何かをさまざまな角度から検証し把握する必要があります。

システムを導入済みの場合でも、市場の変化に合わせ自社のシステムに問題が無いか検証し、システムの変更が必要ないか確認するのも大切です。

システム導入時の留意点2:システムを導入する範囲を決める

システム導入時の留意点の2つ目は、システムを導入する範囲を決めることです。

システム導入を検討する時にシステムの対象になる部署はどこか、必要なプロセスとシステムの範囲を特定することでシステム導入の範囲の大枠を決めることができます。

システム導入時に社内や社外に対しどのような影響が発生するのか事前に把握し、影響する範囲を想定した試験も必要です。試験の結果次第ではシステムの範囲を増やすことも考えられます。

システム導入時の留意点3:システム導入の目的を明確にする

システム導入時の留意点の3つ目は、システム導入の目的を明確にすることです。

システムを何のために導入するのか、導入することでどのような問題を解消することができるのか、システムを導入する目的を明確にします。明確にしたシステム導入の目的を関連する部署などに情報共有をしっかりしておくことで、後々のトラブルなどを防ぐことができます。

システム導入時の留意点4:責任とオーナーシップを明確にする

システム導入時の留意点の4つ目は、責任とオーナーシップを明確にすることです。

システムの導入を進める際にどの部署が責任とオーナーシップをもつのか明確にすることです。

プロジェクトには費用と時間、労力が発生します。そのため誰かがオーナーシップを取って進めていかないと当初の条件が変わります。また、色々な調整や範囲の変更、再承認が頻繁に発生し、結果的にはプロジェクトが途中で止まる能性があるでしょう。

システム導入時の留意点5:基本的なシステム導入案を立案する

システム導入時の留意点の5つ目は、基本的なシステム導入案を立案することです。

システムの基本となる、システムの目的やプロジェクトの体制、さらに予算やスケジュールを詳細にまとめ立案します。

立案したものを、管理者や責任者から了承を受け、進捗管理や各部門の報告手続きについてもドキュメントにする準備をしておきます。

システム導入時の留意点6:現場目線の詳細スケジュールを立案する

システム導入時の留意点の6つ目は、現場目線の詳細なスケジュールを立案することです。

現場目線の計画のためには、実務担当者が必要とする機能や目的を達成させることができる機能の確認を行い必要なシステム設計や開発を実施します。

さらに、要所でテストや総合テストで動作確認を行い運用までに漏れが無いか確認します。その後、実務担当者のテスト運用を実施、実施後に修正と動作確認を行う所まで計画に入れる必要があります。

システム導入時の留意点7:実務担当者から必要な機能をヒアリングする

システム導入時の留意点の7つ目は、実務担当者から必要な機能をヒアリングすることです。

社員の不満の声やミスが多いからなどと、現場の声に耳を傾けずにプロジェクトメンバーが勝手に導入を進めてしまうのはNGです。

しっかりと現場の声をヒアリングして、実務担当者が必要としている機能の開発や設計を行いましょう。現場の声はドキュメント化して管理しておきます。

システム導入時の留意点8:ユーザー要件の優先順位付けを行う

システム導入時の留意点の8つ目は、ユーザー要件の優先順位を付けを行うことです。

ユーザー要件の優先順位を決めるのは、プロジェクトの責任者を中心に行うことが大切になります。現場担当者は自分たちが担当している業務と前後の業務については理解していても、全体を通して考えた場合に自分たちの業務がどの位置づけにあるか理解していないからです。

現場担当者への伝え方を間違えて反発を招かないように注意が必要です。

システム導入時の留意点9:ユーザー要件を開発サイドに理解させる

システム導入時の留意点の9つ目は、ユーザー要件を開発サイドに理解させることです。

ユーザー要件を開発サイドに理解させるためには開発サイドが理解できる用語に置き換えて伝える必要があります。用語の置き換え作業は、基本的にはSEなどが行います。

作業が行われず、開発サイドとシステムを使用する担当者との意思疎通がうまく取ることができなければ希望していたシステムとは違うシステムが開発される可能性があるでしょう。

システム導入時の留意点10:プロジェクトに専念する人材を選定する

システム導入時の留意点の10個目は、プリジェクトに専念する人材を選定することです。

理想はシステムを運用するまでの間、通常の業務から離れプロジェクトに専念できる人材を選定することです。もし、人材が確保できない場合でも、勉強のためと新人に任せたり知識の少ない人やモチベーションが低い人に任せるのは好ましくありません。

プロジェクト終了後に担当者が通常業務にスムーズに戻れるように周りのフォローも大切です。

システム導入時の留意点11: 第三者アクセスの範囲を決める

システム導入時の留意点の11個目は、第三者アクセスの範囲はどこまでにするか決めることです。

開発の対象になるシステムの利用者に、取引先や代理店や会員などの第三者からの利用があるかどうかが重要です。

利用者によっては適切なセキュリティシステムを導入する必要あります。さらに、システム利用者ごとに使用の変更を検討したり、アクセスできる範囲を決めてく必要もあります。

システム導入時の留意点12:他のシステムとの連携があるか

システム導入時の留意点の12個目は、他のシステムとの連携があるかの確認をすることです。

社内や社外も含めて現在使用しているシステムの把握をすることが大切です。もし、現在使用しているシステムがある場合は、これから導入するシステムとの連携の必要があるかの確認を行う必要があります。

特に、社外のシステムとの連携の場合は、事前に詳しい詳細を把握しておくことが重要です。

システム導入時の留意点13:システム開発の担当者との相性

システム導入時の留意点の13個目は、システム開発の担当者との相性が良いかです。システムの開発を外部企業に依頼する場合に、開発担当者との相性が良いかはすごく大切なことです。

システムが実際に運用されるまでには、何カ月もの時間がかかります。そのため、担当者との付き合いも必然的に長くなります。お互いを尊重でき、しっかりとした話し合いが行える同士でなければ、要望に沿ったシステム開発は難しいでしょう。

システムの導入に失敗する原因5つ

ここまで、システム導入時の留意点をご紹介してきました。この留意点に対して不十分なところがあれば、システムを導入しても、期待していた機能が実装されておらず、かえって行わなければならない業務が増えてしまうという場合もあるでしょう。

ここからは、システムの導入に失敗する原因を5つ詳しくご紹介していきます。失敗をしないためにも参考にしていきましょう。

システムの導入に失敗する原因1:導入自体が目的になっている

システムの導入に失敗する原因の1つ目は、システムの導入自体が目的となっている場合です。

プロジェクトがシステム導入の計画を行い進捗管理やマイルストーンごとの報告をしていても、必ず予定どおりに進むとは限りません。

そのため予算オーバーや導入の遅延を回避するのに、導入自体が目的となってしまう場合があります。それでは、現場が使いづらいシステムになってしまう可能性があるので気を付けましょう。

システムの導入に失敗する原因2:導入の範囲を見誤った

システムの導入に失敗する原因の2つ目は、導入の範囲を見誤ってしまったことです。

システムの導入の範囲を、多少の軌道修正で対応することができる場合なら問題はありません。しかし、システム導入の範囲を決める際に、十分な考慮がなされずプロジェクトが進み、さらに導入する範囲が広がると収拾がつかない危険性があります。

そのためには、関係者と交渉し納得させて、責任者が要望などを範囲に合わせ決めていくことも大切です。

システムの導入に失敗する原因3:会社のシナリオと整合性が取れていない

システムの導入に失敗する原因の3つ目は、会社のシナリオと整合性が取れていないことです。

プロジェクトをシステム開発の提案を複数の開発サイドに依頼していた場合に、担当者が提案内容を正しく評価できず、予算を優先して安い見積もりを提案してきた開発サイドを選択してしまう可能性があります。

結果として、シナリオと統合性の取れたシステムができない原因に繋がります。

システムの導入に失敗する原因4:費用対効果の分析がなされていない

システムの導入に失敗する原因の4つ目は、費用対効果の分析がなされていないことです。

システム導入には、多額のコストが発生するので、どのような業務をシステム導入するのか、その費用対効果はどのくらいあるのかをしっかり計画を立てることはとても大切です。

システム導入のコストばかりを重視してしまうと要望どおりのシステムにならず、かえって業務負担が増えてしまう可能性もあり無駄なシステム導入になりかねません。

システムの導入に失敗する原因5:全てのサブプロジェクトを同時に行った

システムの導入に失敗する原因の5つ目は、全てのサブプロジェクトを同時に行ってしまうことです。

プロジェクトに携わるメンバーの資質は、経験や能力には個人差があり、個人差を無視し全てのサブプロジェクトを同時に行ってもうまくいかず失敗する可能性があります。失敗する可能性も考えサブプロジェクトの範囲を狭めてスタートすることも大切です。

システムの導入を業務の改善に結び付けましょう

ここまで、システム導入時の留意点やシステムの導入に失敗する原因についてご紹介してきました。

システムを導入することは、経営面の効果はもちろんですが、業務を効率よくすることができ、結果として業務の改善に結びつけることも可能になります。そのためには、自社に見合ったシステム導入をすることが大切です。

ご紹介させていただいた留意点や失敗する原因を参考にして、自社にあったシステム導入を目指しましょう。

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