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2019年05月16日

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット

プライバシーポリシーとは何かご存知でしょうか。これはウェブサイトでの個人情報の扱い方などを、サイト管理者によって定める規範のことを指します。ウェブを作る上で大切な決まりごとです。今回は、プライバシーポリシーの記載事項11項目や公開メリットを特集しました。

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット

プライバシーポリシーとは

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
ホームページなどにプライバシーポリシーを表記していることは多いです。これは、ウェブサイト上で収集されていく個人情報の扱いに関してサイト運営者が一定の取り決めを公開した規範です。

例えば、誰かから問い合わせが来た際もその個人を特定する氏名や連絡先をサイト管理者が取得しなくては連絡の取りようがありません。

つまり個人情報のお伺いをして取得する旨を、あらかじめ明文化して宣誓する利点があります。

プライバシーポリシーの必要性

そのサイトを運営するにあたって、いろいろな人たちが閲覧しに来ます。プライバシーポリシーは、その人々の個人情報を取得する可能性もあるので、個人情報でのトラブルを未然に防ぐためにも必要性があります。

閲覧をしても構いませんが、その際に提供いただく場合の個人情報は、こちらでも管理しますという宣誓をしています。相手にも納得してもらった上で利用してもらうという同意を求める意味にも使われています。

プライバシーポリシーの作り方

プライバシーポリシーの作り方については、なるべく慎重に取り計らうことをおすすめします。ひな形を利用して作成することも多いのですが、その際は単なるコピペで済ましてはなりません。

自分のサイト管理での個人情報の利用目的や利用方法と、プライバシーポリシーで約束されている条件がしっかり一致していないと意味がありません。ひな形は参考にしオリジナルのプライバシーポリシーを作るのがポイントです。

ライバシーポリシーの記載事項11項目

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
プライバシーポリシーを作るとしたら、一番確実なのは弁護士など法律に詳しい専門家に相談して、各項目を決めてもらうのが良いのですが、そのハードルも高いと感じる人も少なくありません。

自分でオリジナルなプライバシーポリシーを作るために配慮すべき点は何でしょうか。ここでは、プライバシーポリシーに掲載すべき11項目についてご紹介します。作成する機会のある方はぜひ参考にしてみてください。

1:個人情報取り扱いに関する基本方針

個人情報の重要性を真摯に受け止めて、法令を遵守することなどを宣言したものを掲載します。個人情報の取扱いでトラブルが生じないよう、サイト運営側としての基本方針を必ず謳っておく必要性があります。

簡単に言えば、いつどこから誰がこのサイトを閲覧するのかは自由であり、かつ制限もないことを示しています。その際に生じた第三者との関わり方にまでは、一切責任を持たないということです。

2:個人情報の定義

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
プライバシーポリシーにて使用される各言葉の定義をしておきます。例えば「個人情報」「個人データ」という言葉とは、このサイト上では何を示すのか、このサイトではどう扱うのかなどの定義を記載しておきます。

一般的な用語や単語に関してはキリがないため必要はありませんが、特にサイト内で多用する言葉についてなら、独自な考えや概念がある可能性があるため、その用語解説という意味で掲載しておくと良いでしょう。

3:個人情報の取得方法

そのサイトにて、訪問者から個人情報を取得することを改めて宣誓するとともに、個人情報保護法上に則って、偽りや不正の手段によって取得しない(個人情報保護法第17条1項)ということを踏まえて遂行する旨を伝えます。

つまりサイト閲覧者からは時と場合によって個人情報を取得することはありますが、法令に従って健全に取り扱うことを約束するための項目なので、かなり重要な意味があります。

4:個人情報の利用目的

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
サイトにて個人情報を取得する際の利用目的を公表、もしくは本人に伝えることが義務として定められています(個人情報保護法第18条)。プライバシーポリシーでは、個人情報の利用目的を必ず記載しておくことは欠かせません。

個人情報の利用目的に違いが生じるようなら、種類ごとに記載するように配慮します。例えば、問い合わせをしてきた第三書へ定期的にメルマガをお送りたいのであれば、その目的利用もあることを明示します。

5:個人情報の管理方法

自分のサイトにて個人情報を取得した場合、漏えいなどの事故やトラブルが起きないよう適切な管理が義務付けられています(個人情報保護法第20条)。そこで自分のサイトでも、個人情報の安全管理を配慮すると記載します。

しかしセキュリティ問題は常に表裏一体で、予想を越えたところでウィルスなどの被害も想定されます。一定の掲載をしつつも、すべては閲覧者の自己管理責任でもあることは掲載しておく必要があります。

6:個人データの共同利用について

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
自社サイトとは別にグループ会社や提携先があり、取得した個人データを共有利用する場合、個人データの共同利用についてを通知や公表することが義務付けられています(個人情報保護法第23条5項3号)。

個人データの共有利用をする場合は、プライバシーポリシーにも記載します。共同で何かをする合弁会社や姉妹会社、セカンドラインなどがある場合は必須と言えます。共同利用の予定がない場合、特に記載の必要はありません。

7:個人データの第三者提供について

取得した個人データを本人の同意を求めないまま第三者に提供する場合は、通知もしくは公表することが義務付けられています(個人情報保護法第23条2項)。

その際は、「個人データを第三者に提供する旨」「第三者に提供する個人データの項目」「提供方法」「本人の求めがあれば提供を停止すること」「提供停止の申し出を受け付ける方法」などを掲載します。

また、第三者が誰なのかを特定する場合もあれば、しない場合もあります。

8:個人データの開示・訂正等の手続きについて

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
個人データを保有するサイトへ当人から請求があった時、保有している個人データの内容を開示したり、間違いへの訂正に応じる手続きを公表することが義務付けられています(個人情報保護法第27条)。

移転や追加事項など、個人データについても歳月とともに変化が生じるケースがあります。そのための対応もすることになります。開示や訂正の手続きに関する方法を、プライバシーポリシーにて記載するようにしましょう。

9:個人情報の取扱いに関する相談や苦情の連絡先

個人データの取扱いに関する苦情申し出先を、「本人の知り得る状態におく」ことが義務とされています(個人情報保護法第27条1項4号、個人情報保護法施行令第8条1号)。

中には、個人情報の使用を許可しておきながら、後々になって気が変わり停止を申し出る人もいます。そのための対応として、苦情の申し出先、連絡先をプライバシーポリシーに記載することになっています。

10:SSLセキュリティについて

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
ユーザが安全に情報通信できるために、近年ではSSL/TLSがウェブサイトで採用されています。ウェブサイト経由での個人情報取得にあたってSSLを導入している場合、プライバシーポリシーに記載します。この記載によって、Webサイトの信頼を得ることになります。

あくまでもECサイト運営者などで個人情報取得が恒常的な場合は記載すべき点ですが、個人情報取得を一切しないサイトの場合は掲載する必要もありません。

11:Cookieについて

ウェブサイトにてCookieを利用する場合には、Cookieによって利用者の個人情報を特定するわけではないことを、プライバシーポリシーに記載しておきます。

Cookieにはウェブ上の情報が記録されるので、Webサイト利用者の不安を取り除くためにも掲載しておくほうが良いでしょう。特にECサイト運営者などの営利目的な場合はなおさら、そのほうが信用性も高まるでしょう。

プライバシーポリシー公開のメリット

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
個人情報やプライバシーに関したユーザの意識が次第に高まっています。プライバシーポリシーを定めることによって、サービスや事業の継続や信頼性が高まっていきます。思わぬ事態を防ぐために、パーソナルデータの取扱い方を示しておくことが大切です。

以下では、プライバシーポリシーを掲載することによるメリットをご紹介します。メリットをよく理解して、ホームページの作成にぜひ役立ててみてください。

1:サイト運営者のメリット

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット

個人情報の取り扱いでトラブルを未然に防ぐ

サイト運営管理をするとなった場合、個人情報取扱事業者として複数の義務を負うことになります。利用目的についてを通知、もしくは公表するというルールです。

プライバシーポリシーにて、利用目的をあらかじめ公表しておくけば、いちいち個々に通知する必要がなくなることが最大のメリットです。そのおかげで個人情報の取り扱いに関するトラブルが防げるからです。

個人情報についてまじめに取り組んでいる事をアピールできる

プライバシーポリシーを教示していることによって、そのサイトの信ぴょう性や信頼性が高まります。少なくとも、軽い気持ちで何となく作ったサイトではなく、何かしらの目的を真面目に掲げているサイトであることをアピールできます。

万が一のための未然の予防線を理解した運営者でもあるということも認知され、個人情報について真面目に取り組んでいる印象を与えます。

2:ユーザーのメリット

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
プライバシーポリシーを記載しているサイトによって、そこを閲覧しているユーザーにとってはどのようなメリットが発生するのでしょうか。今度は、ユーザー目線からのプライバシーポリシーのメリットについてご紹介します。

プライバシーポリシーがあると不安を和らげる事ができる

プライバシーポリシーの掲示があるサイトは、真面目にサイト運営をしている信頼性が高くなり、そこに訪れた人々に対しても安心感を与えます。何も表示がないと得体のしれないサイトと思われてしまいます。

出所がはっきりしていて、個人情報に関する取り扱いを明示しているということは、一定の理解が得られて不安を和らげることができます。

自分の情報の扱われ方やリスクについて把握できる

サイトを通じて売買を行ったりイベントに申し込むという場合、個人情報を吸い取られたり悪用されないかという心配がついてまわります。そのリスクを認識しながら見るというのが普通です。

プライバシーポリシーを最初から提示するサイトは、個人情報を取り扱うことを前提にしその使い道も知らせているので、そのリスクを承知した上でユーザーも閲覧することになります。つまり自己責任を知った上で使えるということがメリットです。

プライバシーポリシーの記載事項漏れのないように記載しましょう

プライバシーポリシーの記載事項11項目|公開のメリット
以上、プライバシーポリシーの掲載についての特集でした。個人情報に関する法律や世の中の動向などは、ますます強くなっています。そのため、自身の持つサイトでもそのことにはしっかりと触れておくことで、安心で正当な判断をすることになります。

もしホームページなどを作成する機会がある場合は、くれぐれもプライバシーポリシーについての記載漏れがないように注意しましょう。

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