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わかりやすい「伝え方」のコツ|不採用・お礼などの「伝え方」

初回公開日:2017年03月05日

更新日:2017年03月05日

記載されている内容は2017年03月05日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

こちらの記事では、わかりやすい伝え方のコツや伝え方に関する本などを紹介しています。伝え方を工夫してみるだけで、相手への伝わりやすさは格段に変わります。伝え方にはいくつかコツがありますので、ぜひ参考して、日常生活の会話の中で取り入れてみてください。

わかりやすい「伝え方」のコツ|不採用・お礼などの「伝え方」

伝え方のコツ

自分の言いたいことが相手に伝わらなかった経験は誰にでもあるのではないのでしょうか?
伝え方を工夫することで、相手への伝わりやすさは変わります。伝え方のコツをいくつか紹介しますので、参考にしてみてください。

①話す前はしっかり挨拶を

まずは「あいさつ」を気持ちよくすることです。挨拶と話すことは別の事のように考えがちですが、日常生活においては何よりも挨拶が大切です。気持ちのよい挨拶を受けると、こちらも自然と気持ちがよくなるものです。そのあとの会話も円滑になるというものです。ろくに挨拶もしない人と、じっくりと話す気にはなりません。いつものことだからといって、挨拶をおろそかにしてはダメですね。

②話の切り出し方を考える

話の切り出し方葉大切です。特に、話をするのが忙しく、時間がなかなかとれない相手である場合、質問がしたいのか、相談がしたいのか、相手に何をしてもらいたいのかを先に伝えないと時間ばかりかかって話が散漫になってしまいます。

「恐れ入りますが、○○の件で質問したいのですが、5分程お時間頂けますか?」という具合に、『質問』『相談』『提案』『報告』『確認』と話のカテゴリをしっかりと分けておくこと、時間を明確にしておくと、自分も話を切り出しやすいし、相手にも伝わりやすくなります。そして、逆に相手の切り出した話を自分が受ける事になった場合、部下からの相談や、お客様からの質問やクレームなど、もし、自分が聞く気にならないような内容であっても、相手の話を遮ったり、否定するようなことを言ってはいけません。相手の気持ちを一度は受け止めたうえで、こちらから言葉を返すこと。聞きもしないうちに反論してしまっては、相手も自分の話を聞く気にはなってくれませんよね。

③話すときの視線

目は思いを伝える手段として有効です。話すときの視線に少し配慮することで、与える印象は大きく変わります。中でも重要なのは、目を伏せない・目を細めない・じっと見つめすぎないことです。

"目を伏せて話す"ことは、自信がないように見え、話に説得力がなくなってしまいます。また、相手が自分の話を聞いてどう感じているかを探ることができません。"目を細める"ことは睨みつけるような、また何か企みがあるような印象を与えてしまいます。特に、あまり話をしたことがない人と話す場合は注意が必要です。"じっと見つめすぎない"ことは"目を伏せない"と矛盾しているように感じますが、あまりにも凝視すると緊張感を高めてしまい、対立しているような感覚に陥ることも。

また、異性に対してこれをすると、思わぬ感情を抱かれる場合があります。肝心なところではしっかりと相手の目を見ることが大切ですが、時々は視線を外して、緊張感を高めすぎないように。

④長く話しすぎない

どんなに素晴らしい内容、聞きやすい話し方を持っていても、相手がよほど自分に興味を持って話を聞きに来ている人でない限り、長い話は伝わりません。会話をしている場合、自分ばかりが長々と話しているようでは相手は疲れてしまいますし、相手が忙しく時間のない相手の場合、時間をとってもらうまでにチャンスを逃してしまう可能性もありますよね。どうしても話が長くなってしまうという人は、あらかじめ、話す内容を書き出してみたり、うまく話せなかった内容を振り返って書き出してみるのもいいかもしれませんね。

⑤なによりも気持ちこめて会話する

上辺だけの言葉には気持ちが入っていません。だから、相手の心に響くことが無いわけですね。同じ言葉であっても、感情によって伝わり方は大きく変わります。たとえば、「分かったよ」という時に、楽しそうに言うのと嫌そうに言うのとでは全く違いますよね。どんな感情が込められているのかは、相手には伝わります。言葉だけで取り繕っても、相手には見透かされてしまうので注意が必要です。自分では気が付かないうちに、相手を傷つけているかもしれません。

辞職・不採用・お礼の伝え方

辞職の伝え方

辞職を決意したのならその強い意志をこめて相手に伝える必要があります。「退職したい」は相談です。「退職します」は報告です。退職は報告に徹するようにしましょう。「退職したい」と上司に相談した場合、引き止められ、退職交渉が難航する可能性があります。また、「今、辞めてもどこも雇ってくれないよ」「もう半年我慢したら楽しさが分かってくるはず」とグズグズいわれて時間を浪費することになります。「退職します」は報告に徹し、その場で、退職までの具体的なスケジュールを話し合う姿勢で臨みましょう。

不採用の伝え方

不採用を伝える方法はいまやメールが多いです。または、不採用の場合は連絡をしない(サイレント)の場合さえあります。今回は、メールでの不採用の伝え方の一例を紹介します。

株式会社○○の△△と申します。先日は、当社の社員採用試験(最終面接)にお越しいただきありがとうございました。厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくことになりました。ご希望に添えず恐縮ですが、なにとぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

多数の企業の中から当社に応募いただきましたことに感謝するとともに、◇◇様の、より一層のご活躍をお祈り申し上げます。

お礼の伝え方

感謝の気持ちを伝えるためには、言葉のチョイスももちろん大事なのですが、心から感謝しているという気持ちを伝えるためには表情や身振りなどを活用することはとても大事です。無表情で話すと、「感謝の言葉」が嘘っぽく聞こえてしまいます。できるだけ、顔の筋肉を使うように意識しましょう。また、大切なのは「お辞儀」です。お辞儀は、深ければ深いほど感謝の気持ちが伝わります。45度のお辞儀と、90度のお辞儀では、相手に与える印象が全然違います。最後に、感謝の気持ちを伝えるときに、片手を胸にあてて話すと気持ちが伝わりやすくなります。また、ボディータッチも効果的です。相手の「二の腕」や「両手」を握りながら話すと、より効果的に感謝の気持ちを伝えられるでしょう。

「伝え方」に関する本

○伝え方が9割  佐々木 圭一 (著)

この本は、著者が膨大な時間とトライ&エラーで導き出した方法論を整理されています。料理のレシピのように、誰でもコトバをつくれるよう体系化してあります。誰でも自分の日常から、試行錯誤の上で伝え方の技術を身につけることもできますが、それだと辿り着くまでに十数年かかってしまいます。この本は、著者のように回り道をしなくても魅力的なコトバを最短でつくれるよう構成してあります。
○誰とでも 15分以上 会話がとぎれない!話し方 66のルール  野口 敏 (著)
どんな人とも会話が続く方法を、ポイントを押さえて分かりやすく説明しています。あらゆる場面に対応できるように、会話フレーズを豊富に紹介されています。自然体で話せるようになったり、相手の反応がとてもよくなったり、場を盛り上げられたりと、さまざまな効果が得られる一冊です。
○「しゃべる」技術~仕事力が3倍あがる話し方の極意 麻生けんたろう (著)

営業力、交渉力、接客力、プレゼン力などデキるビジネスマンに共通するのは高いコミュニケーション能力です。だれにでも備わっている「話す力」にみがきをかければ次々と成功への扉が開きます。ビジネスに必要なトーク術がつまった、常にワンランク上を目指すビジネスマン必読の一冊です。

伝え方は言葉のチョイスよりも大切

いかがでしたか。

話の伝え方のコツを紹介しましたので、一度試してみてください。話の伝え方を変えるだけで、相手の印象・伝わりやすさは変わります。その場にあった、言葉を選ぶことも大切ですが、気持ちをこめて一生懸命相手に伝えようとする姿勢を意識してみてください。

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