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2016年12月30日

仕事が終わる人・終わらない人|終わらない人の原因と対処法

仕事がどんどん増えていって終わらない!量はそれほどでもないのになぜか終わらない!もしかしたらそれはあなた自身の仕事の仕方に問題があるかも?その問題を自分で気づくことは中々難しいです。今回はそんな方に向けた原因、対処法を紹介していきます。

仕事が終わる人・終わらない人|終わらない人の原因と対処法

仕事が「終わらせる人」「終わらない人」

どんな会社でも、たいてい職場内に「仕事を時間内に上手く終わらせる人」と、「仕事を終わらせられない人」がいますよね。
「仕事が終わらない」と毎日嘆いていたり、異常なほどの残業をしている人をよく見かけます。
このような人たちは、どんな違いがあるのでしょうか。
ただ単に業務量が違うという世界の話ではありません。
今回は、仕事が終わらない人がやりがちなダメな仕事の仕方、またその理由や対処法を一挙紹介させていただきます。

よくある仕事が終わらない人の特徴

仕事が終わらないタイプの人間は、共通して仕事のやり方に原因があります。
まずはやりがちなことをまとめてみましたので、ご自身に当てはまらないか今一度確認してみてください。

特徴1:どれから手をつけるかあまり考えていない

請け負っている仕事は大抵一つではなく、複数の場合が多いのではないでしょうか。
これとこれとこれを今日中に完了させなければいけないという時に、どれから手を付けるべきなのか、その順番によってどれだけ完了時間が左右されることになるのかを理解していないパターンです。
とりあえず、手に取ったものから始めるという方は、よく、同僚が帰社をしだす頃にはじめて「仕事が終わらない」と嘆く傾向にあります。

特徴2:優先順位の低いものから取り掛かってしまう

仕事の優先順位を意識せず、仕事に取り掛かる人も散見されます。
とりあえず自分の気分が乗ったものから取り掛かる、とっつきやすそうなものから取り掛かる、簡単に早く終わりそうなものから取り掛かるなどといった業務の内容や重要性などから判断する優先順位を全く無視しているパターンです。勿論仕事は終わらないでしょう。

特徴3:相手がいる仕事の重要さをわかっていない

相手がいる仕事はいかに効率よく進めるかが重要なキーとなります。
ここで言う相手がいる仕事というのは、具体的に「誰かと打ち合わせをしてから資料作成をする」「誰かにデータをもらってから、そのデータをもとに統計を取る」などといった相手ありきで進む仕事のことを指しています。
なぜこのような仕事が、効率のいい仕事のキーになるか、というのは、答えは簡単で、相手が自分の都合に合わせてくれるとは限らないからです。
にもかかわらず、自分のタスクに相手がいる仕事が入っていても、かまわず自分のペースでやってしまい、いざその仕事を始めようと思った時に相手がつかまらず、その仕事に着手できない、さらには他の仕事は終わらせてしまったからやることが無く、無駄に時間が過ぎていく…などといった要領の悪い行動をよく見かけます。

特徴4:時間を意識していない

なんとなく仕事をしていると、あっという間に時間は過ぎてしまいます。
特に午前中と、午後16時からの時間のすぎる早さは誰もが一度は体感しているのではないでしょうか。
いつも仕事が終わらない人は、いつも夜遅くになって同僚たちが帰った後に「気づけばこんな時間、今日もまた終わらない…」と繰り返している傾向にあります。

仕事が終わらせられない原因

では、こういった人たちはなぜ仕事を終わらせられないのでしょうか。
先ほど紹介した、仕事を終わらせられない人がやりがちな行動と絡めながら、説明させていただきます。

原因1:根本的に終わらせる工夫をしていない

そもそも終わらせるためには自分がどう動くべきか、ということにまったく意識が言っていないことが理由の一つです。
極端な話ですが、どんな業務量でも、終わらせる人はしっかり終わらせることが出来ますし、終わらせられない人はほんの少しの業務量でも終わらすことは出来ないのです。
それはなぜかというと、終わらせるための工夫をしていないからです。

原因2:期限を意識して仕事ができていない

次に、仕事を終わらせることが出来ない人の特徴として、複数の仕事を請け負った時に、それぞれの仕事の納期をしっかりと把握していないことが挙げられます。
これは、仕事に対する期限を意識していないことがそもそもの原因です。
期限というのは、必ずしもはっきりと提示されたものだけではありません。
上司から頼まれる仕事すべてが、「何月何日の何時までによろしく」と言われるわけではありませんよね。
例えば、「明日の会議の資料、任せたよ」と言われた場合、あなたはいつまでに資料を作成しますか?
仕事が出来ない人は、たいてい明日の会議までに終わらせる程度の感覚で仕事を進めます。
結果、会議に重要なことが抜けているなどの指摘を受けた際に間に合わなかったり、紙ベースで会議をする会社であれば、印刷が間に合わない、ホッチキス止めをして配布する準備が間に合わない、等といった事態に陥るのです。
このように、必要な時間や相手が欲しいと思っている時間から、逆算していつまでに自分は終わらせるべきなのかを意識できていないことが、仕事が終わらない大きな理由の一つです。

原因3:終わらせようと思っていない

中には、あまりうるさく進捗管理をされないからと言ってそもそも終わらせようと思っていない人もいます。
口では「今日中に終わらせないといけない」と言いながら、そのまま同僚と私語を続けていたりして、行動が伴っていない人をよく見ます。
本当に自ら終わらせようと思わないと、仕事が終わるわけはありません。

原因4:そもそも終わらない量である

場合によっては、本人の問題だけではなく、そもそもその期限内に終わる量ではないほどの仕事を引き受けてしまっている場合もあります。
物理的に誰がどう考えても無理だ、というケースも少なからずあります。
自分の仕事の量の妥当性をしっかり考え直すことも時には必要です。

終わらせる対処法

ではこれらの、仕事が終わらないタイプの人たちは、どのように対処すればその症状は改善するのでしょうか。
具体的な対処法を紹介させていただきます。

何から手を付けるか、しっかりと最初に段取りをとる

まずはしっかりと自分の仕事を把握しましょう。
例えば、朝一には、その日一日にしないといけない仕事を全部洗い出してみましょう。
そのうえで優先順位と所要時間、一人でできる仕事なのか相手がいる仕事なのかを整理することです。
そうすると、自然とどれから着手するべきか、ということが見えてくるはずです。
この作業を朝一の日課にすれば、「終わらない」と嘆く夕方を迎えずに済むことが出来ます。

時間管理、期限をしっかり意識する

段取りを決めたら、その時に決めた所要時間をしっかり守るように意識しましょう。
なかなか仕事が終わらない人は、デスク周りに時計を置いていないといった傾向もみられます。
それはつまり、時間を意識していないことが分かりますよね。
デスク周りには必ず時計を一つ置き、常に時間を意識して動く、自分がいまやっている仕事はこのペースで間に合うのかをしっかり意識することが必要です。
さらに、突然他の案件を頼まれたりすることもあるでしょうから、そういった時に焦らず段取りを汲みなおす余裕を持てるよう、それぞれの仕事の期限もしっかり把握しておきましょう。
丸々暗記しておく必要はなく、パッと確認できるようにメモをしておく、大体の時期を頭に入れておく程度でも、大きく違いますので、しっかり意識していきましょう。

量が妥当でない場合は上司に相談する、出来ない仕事は断る勇気をもつ

明らかに自分の業務量が妥当でない場合は仕事は終わらないわけです。そもそもそこからしっかり解決をしましょう。
その仕事は、もともと自分がやるべきものだと決められているものなのでしょうか?
たまに、人が良かったり、頼られやすい人間であるが故に、色んな人から仕事を頼まれてハイハイと引き受けて自分で自分を苦しめてしまっている人がいます。
そういった人は、人から頼まれても、自分がその人の言っている期限内に終わらせることは出来ないと思ったらしっかりと断る勇気を持ちましょう。
「今は別案件を持っていて、それが~時までには終わらせないといけないので、申し訳ありませんがお手伝いは出来ません。」とはっきり伝えて大丈夫です。
勿論、人は支え合って仕事をしていくものですから、出来るときは引き受けたらいいですし、ちょっと時間の交渉をして「何時までで良ければ出来ますよ」という前向きな引き受け方も大切です。
もし、そういった理由以外でそもそもの業務量が多すぎる場合は、上司にいったん相談することも必要です。
また、本当にその業務量をこなせている人はいるのか?いるとしたら、どうやっているのか、という観察や調査もしてみましょう。
もし、こなしている人がいるのであれば、その人にコツやポイントを教えてもらうのも大きな近道です。

自分を理解することが大切

仕事が終わらない終わらないと嘆く前に、少しでも自分に対して意識を変えたら自分への理解度も確実に深まっていきます。上記を参考にしていただければ、きっと見つめ直せるはずです。
仕事が終わらない日々が続くと、ストレスも溜まってしまい、仕事に対して前向きになれないのではないでしょうか。
そうなってしまうと、仕事の効率がさらに下がり、悪循環をたどる一方です。
今回紹介させていただいた内容をぜひ参考にしてみてください。

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