Search

検索したいワードを入力してください

2019年04月19日

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ

女性から根強い人気を誇る管理・事務の仕事は、パソコン業務などの書類の作成・管理だけでなく、他の社員のサポート業務や、電話・来客対応など、幅広い業務を取り扱うやりがいのある仕事です。この記事では、管理・事務の仕事内容や、仕事に必要なスキルなどを紹介しています。

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ

管理・事務の仕事とは

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
昔から女性に人気のある管理・事務の仕事は、会社の各部署ごとの書類の作成・処理やファイリング・整理、データ入力などのパソコン業務から、電話・来客応対など各部署のサポート業務全般のことを指します。

この記事では、管理・事務の主な職種とその仕事内容、必要なスキルと能力、気になる年収やキャリアアップについて紹介します。

管理・事務の職種

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
女性に人気の管理・事務の仕事は、会社や部署に応じて、一般事務・営業事務・総務事務・人事事務と呼ばれ、職種に応じて事務作業も異なります。

ここからは、会社や部署によって、専門的な知識やスキル、経験が求められる場合もある管理・事務の職種について紹介します。

職種1:一般事務

一般事務とは、パソコンを使ったデータ入力や、社内外で必要な書類の作成・処理を始め、ファイリング・処理、郵便物の仕分け・発送、電話・来客対応など、広範囲にわたって業務を行う職種です。OA事務とも呼ばれています。

事務やオフィスワークの基礎となる仕事内容が特徴で、特別なスキルや経験が求められないことから、未経験者でも応募しやすいメリットがある一方、人気が高い職種のため、競争率は高いと言えます。

職種2:営業事務

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
会社の利益に直結する営業部門での営業事務の仕事は、一般事務で行われる基本的な業務に加えて、営業職の社員たちが多くの商品やサービスを売るためのバックアップやサポートも担う重要な職種です。

営業事務では、商品の売り込みに必要な書類、見積書、契約書、発注書(注文書)・申込書、納品書・受領書、請求書の書類作成だけでなく、お客様からの電話や来客対応時のビジネスマナーも求められます。

職種3:総務

管理・事務職の中で、仕事内容が想像しづらい総務事務とは、会社の総務部に所属する事務職のことを指し、社内の備品管理・発注から、オフィス管理、社内規定の作成・更新、株主総会の運営など、多岐にわたります。

中小企業やベンチャー企業のように、専門の部署を置いていない企業では、総務事務が、人事部・労務部・広報部で担う仕事を任されることもあり、人事・総務部や労務・総務部とも呼ばれます。

職種4:人事

近年、企業の働き方が見直されつつある風潮に伴い、事務職希望の求職者の間では、やりがいのある職種として人事事務が注目されています。

人事事務は、人事アシスタント・労務事務とも呼ばれ、人事・労務部門での入社・退社手続き、給与計算・支払い、社員情報の管理など、労務管理に関わる仕事のサポートを担います。

他の職種に比べて書類に目を通す機会が多く、不備が許されない書類を多く取り扱うため、正確さが求められます。

管理・事務の仕事内容

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
管理・事務の仕事と聞くと、多くの方がパソコン操作を黙々とこなす地味な業務や、人前に出ることがなく、コミュニケーションを必要としない仕事だと思うでしょう。

しかし、一見地味で同じ作業を繰り返し行うイメージが強い管理・事務の仕事ほど、コミュニケーションが多く発生する業務はないと言われており、管理・事務が職場の雰囲気作りに大きく影響するとも言われています。

仕事内容1:文書の管理

管理・事務の仕事内容として、文書の作成や処理、紙で印刷された書類などのファイリング・整理のように、社内で作成された文書の管理業務は欠かすことのできない業務です。

事務職が管理する書類は、部署ごとに異なり、未経験者に人気の高い一般事務では、会社の議事録や決算書類などの会社のあらゆる書類の作成から管理までを行うことが求められ、部署によっては、責任の重い文書を取り扱うこともあります。

仕事内容2:数値・予算管理

会社の経理全般に関わる経理事務や、受発注書や見積書のように営業職のサポートを行う営業事務に関わらず、管理・事務には、文書の作成・管理だけでなく、一桁のミスも逃さない徹底した数値・予算管理能力も求められます。

特に、数値や予算管理を多く取り扱う部署の事務職では、見積書や請求書のように、会社の売上げに関わる数値や予算の管理を行ったり、社員の給与計算や支払いのような重要な書類を取り扱います。

仕事内容3:備品管理

会社で使用されている備品のチェックも管理・事務の重要な仕事です。ボールペンやコピー用紙など、部署内で社員が仕事をする上で欠かせない消耗品の残量をチェックし、在庫がなくなる前に充填します。

管理・事務の仕事は、他の社員の業務サポートだけでなく、同じ部署に所属する社員が気持ちよく仕事を進められるように、各部署に備えられた消耗品などの備品の残量チェック・補充に気を配ることも大切な業務です。

仕事内容4:事務作業の効率化

事務の主な仕事内容である書類の作成やファイリング、データ入力などは、会社や部署の定形のファイルを用いて行われ、内容ごとに書類やデータを管理することも重要です。

また、他の社員から依頼された書類の作成・発送・データ入力の際にも、その書類に書かれた内容に不備がないかを細部にわたりチェックします。さらに、伝票処理・整理、郵便物の発送・仕分けのように、部署の事務作業の効率化を図ることも管理事務の仕事です。

仕事内容5:電話・来客対応

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
事務・管理の仕事には、担当者が離席中の電話対応や来客対応も行ない、不在中の本人に代わって用件を聞いたり、打ち合わせスペースや会議室への案内業務もあります。

このように、他の社員のサポート業務を担う事務職の仕事は多岐にわたり、書類の作成などのオフィスワークだけでなく、来客対応のように、部署の顔として恥ずかしくない振舞いを身に着けることも、事務・管理の仕事には大切です。

管理・事務に必要なスキルと能力

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
あらゆる企業・部署の管理事務に求められるスキルには、パソコンを使用した基本的な操作や、地味な仕事をコツコツとこなせる忍耐強さだけでなく、情報伝達に必須のコミュニケーションスキルも欠かすことができません。

ここからは、パソコンスキルやコミュニケーション能力など、事務・管理の仕事に必要なスキルと能力を説明します。

スキル1:PCスキル

事務職の仕事ではパソコンスキルは必須であり、多くの企業で使用されているWindowsの基本操作に加え、Word、Excelなどの最低限の使い方は理解しておく必要があります。

また、会社や部署によっては、専用ソフトを用いて仕事を行なう場合もあり、始めて操作するソフトに対して、尻込みせず、柔軟に対応できるだけの度量も兼ね備えていると良いでしょう。

スキル2:地味な仕事を続ける能力

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
管理事務はデスクワークが中心なので、会社や部署の定型ファイルを用いた作業を繰り返し行う作業が大半を占めます。

事務職は、社員の裏方的存在であり、仕事の評価も上がりにくいことが特徴ですが、他の社員のサポート業務にやりがいを持てるなど、地味で目立たない仕事を難なくこなせる性格でないと務まらないと言われています。

スキル3:コミュニケーション能力

他の社員から依頼された仕事を受けたり、お客様との電話でのやり取りなど、事務職は社内外とのコミュニケーションが多く発生する仕事です。

事務職には、パソコンスキルや忍耐力だけでなく、ビジネスマナーや相手の意図や用件を正確に理解する能力や、場の雰囲気作りに必要な社員への気遣いや思いやりなど、幅広い意味でのコミュニケーションスキルが必須です。

スキル4:情報分析能力

自分に与えられた業務だけでなく、他の社員からも書類の作成・チェックを求められることが多い管理・事務の仕事には、情報分析能力も求められます。

さまざまな書類を取り扱う管理・事務の仕事は、会社内で行われた業務の内容を、書類やデータ化して、正確に保存・伝達するスキルが重要視されます。また、業務内容の書類作成やデータ化にあたっては、業務内容の情報分析は、管理・事務に欠かすことができないスキルです。

スキル5:臨機応変な対応

社員のサポート業務を担う管理・事務の仕事は、自分が担当する業務に集中するだけでなく、時には周囲の進行状況を把握することも重要です。そして、周囲の仕事の進み具合によっては、必要に応じて仕事の進行状況の確認や催促など、臨機応変な対応も求められます。

管理・事務で活かせる経験

サポート業務を担う事務職は、幅広い作業をこなす要領の良さが求められる一方で、部署全体の効率化に大きく貢献するマネジメント経験は、事務職でも活かすことができます。

ここからは、管理・事務の仕事に活かせるマネジメント経験やパソコンを使った業務経験について説明します。

経験1:マネジメント経験

営業職の社員が売上げ成績を伸ばせるのは、営業事務のサポートがあってこそと言われるように、管理・事務の仕事は、会社を陰から支える縁の下の力持ちです。

裏方として幅広い業務をそつなくこなしマネジメントできる事務職社員は、時には部署全体の効率化に欠かせない存在として、他の社員から頼りにされることもあります。

経験2:PCを使った業務経験

パソコンを使った業務経験は、事務職を希望する求職者にとってコミュニケーションスキルと同じくらい重視されるスキル・経験であり、就職・転職活動時にも、大きなアピールポイントになります。

これらの業務経験は、WordやExcelの基本的な操作が行えるだけでなく、専門ソフトを前にしても尻込みせず、操作の飲み込みが早そうなことを連想させるので、採用担当者の目にも留まりやすくなります。

管理・事務の年収

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
管理・事務の年収は、平均で347万円と言われており、昇進などによって、男性は30代で年収が500万円ほどに達するのに対して、女性の年収には大きな差が見られません。

仕事の成果が出にくい業務に加え、女性の多くが結婚・出産を経験することから、男性との年収には大きな開きが見られます。一方で、事務職で磨いた管理・事務のスキルを武器に転職活動を成功させ、年収アップにつなげた女性も多く見られます。

管理・事務のキャリアステップ

管理・事務職は、どの会社・部署でも基本的な作業は同じですが、事務職で身に付けた高度な事務処理能力やコミュニケーションスキルを武器に、キャリアステップする方も多くいます。

女性の転職でも、管理・事務職は人気の職種です。裏方としての仕事にやりがいを感じ、キャリアアップを目指して転職活動を行う女性が多く、大手転職エージェントでも管理・事務の求人は多いです。

管理・事務は縁の下の力持ち

管理事務とは?仕事内容と必要なスキル5つ|活かせる経験3つ
ルーチンワークと言われるように、毎日、パソコンに向かいながら同じ作業を繰り返す地味な仕事ですが、管理・事務の仕事は、ライフワークバランスの取りやすさから、女性に根強い人気がある職種です。

しかし見方を変えれば、管理・事務は、他の社員にとって欠かすことのできない裏方であり、目立たない職種でも、他の社員から頼りにされる仕事です。縁の下の力持ちである管理・事務の仕事にやりがいを感じている方も多くいます。

転職するならビズトリートがおすすめ!

一般的に転職を考える理由としては、「もっとやりがいのある仕事がしたい」「スキルアップして市場価値を上げたい」、また「もっとお給料の良いところで働きたい」など人それぞれ異なることでしょう。

転職をする際には、あなたのキャリアに真摯に向き合ってくれる信頼のおけるパートナーが必要です。ハイキャリア向けの転職サービスのビズトリートは、年収700万以上のハイクラス求人が多数あり、転職成功に向かって並走してくれる優秀な専任のエージェントのサポートを受けられるといった充実のサービスを提供しています。

ぜひビズトリートを利用して、あなたの可能性を広げましょう。
ハイキャリア転職専門の信頼と安心感!

Related