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2019年06月25日

非効率な業務を効率化する方法5選|非効率な業務の原因3つとは?

本記事は非効率的な業務は人生においてもコストにおいても無駄遣いになりますので、労働者としては効率的に仕事をし出世していくことを意識すること、企業側としては人材不足に見舞われないように非効率的な業務から脱するためのヒントになるように執筆いたしました。

非効率な業務を効率化する方法5選|非効率な業務の原因3つとは?

非効率な業務は結構多い

無駄な作業手順などはすべて見直しましょう。

企業の中で働いていて、もっともストレスを抱えやすい要因の一つとして、非効率的な業務に従事することがあげられます。これだけITが進んでいるにもかかわらず、判子がないと先に進まないような業務は進捗が悪いので、非効率的であり、改善が必要です。

しかし、このようなことをしていては業績が上がりませんし、なによりも時間とコストの無駄なので業務は改善するべきです。

社内のデジタル格差

問題は、無能な中高年社員が多いことです。

中高年の社員のIT能力が高くないということがとても多く、本来であればメールやシステム、または社内のルールを決定することで先に進められるような業務が停滞してしまうことは、とても非効率的です。

しかし、多くの中高年社員たちは自己研鑽をしないため、繰り返し若いスタッフに同じことを質問したり、丸投げしたうえで手柄だけ自分のものにするということも少なくありません。

会社の伝統や決まり

最初は、簡単にできることから焦らずに始めましょう。

非効率的な業務が続いている背景には、会社特有の伝統や決まりごとがあるというパターンが多々ありますが、ここから脱却することが非効率的な業務からの脱却への第一歩となります。

どこが問題なのかを洗い出し、ひとつずつ改善していくことしか、これを直す手立てはありません。また一気にやろうとすると反対に遭いますので、できることから着実に進めることが肝要です。

非効率な業務はなかなか減らない!

悪しき風習には数字で勝負しましょう。

非効率的な業務は、高齢スタッフのいわば信仰のようなもので、これをやらなければいけないというような思い込みの場合が多いです。これを切り崩すためには数字で対抗することがもっとも効果的であり、費用対効果という言葉がパワーワードになります。

非効率な業務の原因3つ

原因は日本人の悪しき風習が原因です。

非効率的だとわかっていてもなかなか業務が改善されないのは、日本人特有の失敗したくないという呪縛に縛られているパターンが多いですが、これではいくら失敗はしないでも成功することは難しいです。

実際は非効率的な業務を刷新して、低コストで高い利益を上げる方向へ舵を切らなければ企業が成長することはありません。また、スタッフ自身も評価されないと、モチベーションを維持できないという悪循環に陥りがちです。

非効率な業務の原因1:方法ロス

紙ベースの承認作業は遅いです。

非効率的な業務が残っているパターンのひとつとしては、方法が間違っているということがあげられます。会社であればなんでもそうですが、平社員がなんでも決めていいはずはありません。逆になにかを進めるのであれば上長の承認が必要です。

この際に紙べースで進めているようですとなかなか決済が下りずに、もたもたしている間に競合他社に仕事を奪われることなどが起きやすい状況です。反対に外資系の企業ではこのような非効率的な業務はあまりなく、メールなどで素早く承認されていくのが特徴です。

非効率な業務の原因2:人の能力の差

有能な人材はきちんと確保することが大事です。

どの業界であってもIT化が進んでいます。しかし、これを上手く活用できない人材やITで業務を効率化できないようでは、企業内のお荷物同然です。

反対にITを上手く活用することができれば、業務改善が可能ですので、スキルの高い人材にはそれなりの報酬やポストを用意して、長く会社にいてもらうように留意することが企業側には必要です。

人材資源を活用できていない

最終的には風通しのよい企業体質であるかが問われます。

前述したようにITができる人間は非効率化解消のリソースになりますので、長くいてもらうことが大事です。

もし仮に管理職がIT能力が低くても、前述のようなITに長けた人材をうまくマネジメントできれば、業務は非効率的なものから脱せられますので、いかに風通しが良いかが重要です。

非効率な業務を効率化する方法5選

問題は積極的に改善しましょう。

ここまで非効率的な業務についての原因を考察してきましたので、これ以降は実践できる問題の解決方法について5つ述べていきます。悪しき習慣は速めに立つことが重要です。

非効率な業務を効率化する方法1:無駄な社内伝統を見直す

非効率的な作業は改善しないといけません。

多くの非効率的な業務は単なる悪しき社内的な伝統や風習によるものであって、これを持続することに意味はありませんが、社員全体が当たり前と思うような一種の妄信的な状態になっていることが多々あります。

しかし、中途でも新卒でも新しい風が吹いたときに一度感想くらいは素直に聞いてみるべきではあります。

非効率な業務を効率化する方法2:業務分担を見直す

適材適所が大事なキーワードになります。

大事なのことは、非効率的な業務が行われていることを会社の中のトップ側の人間が把握しているかどうかです。

そして問題を改善するためには、人事的な戦略で問題解決能力のある人材を異動する。または、外部の企業コンサルタントに依頼するなど、なんらかのアクションが必要不可欠です。

非効率な業務を効率化する方法3:業務にかかる時間を見直す

時は金なりを忘れてはいけません。

業務が効率的におこなわれているか非効率的なのかは、時間で管理するのがもっとも妥当です。仮に残業代を固定していたとしても風呂敷残業や早出残業があるようでは、人材の流出は否めません。

実働8時間が基本であれば、毎日9時間働いている人材は働き者と見るべきか否かといえば、残念ながら後者です。ストレスなく働くには残業は絶対悪というイメージを持つことが大事です。

非効率な業務を効率化する方法4:決裁権を分散させる

業務を部下に仕事をデリゲートできるかどうかが大事です。

ダメな管理職の典型はすべて自分で決めるというタイプです。当たり前ですが、当人は仕事をすべて見なければならなくなり、業務が非常に非効率的になります。反対にできる上司になるには、仕事を委譲し責任を取るスタンスが重要です。

そのためには自己研鑽が必要で、部下を教育し仕事を任せることで部下は自信がつくことやモチベーションの向上などメリットがあります。

非効率な業務を効率化する方法5:業務を効率化するツールの導入

人海戦術ほど非効率的な業務はありません。

当たり前のことですが、企業であればできるだけ人間は最少で最大の効果ができるように努力することが必要です。そういった意味でITの力を借りることは必要不可欠です。できるだけルーティンの計算は自動化すべきです。

また、書類をひとつ作るにしても各種類のテンプレートがインターネット上にあふれている今日ですので、デジタル化できる部分はできるだけしたほうが後々使いまわしが利いたりメリットがあります。

業務効率化ツールとは?

ITインフラの整備は必要最低限です。

事務系であればオフィスソフトは必需品ですが、なにもPCだけがITではありません。例えば、スマホを活用できるかどうかという点だけでも大きな差が出ることは事実です。

営業系

営業職にはメールソフトが必要です。

なにはなくとも、とにかくメールだけは受信できるような環境を企業側が用意できないようであれば問題外です。

営業につきもののトラブルは、おおむね言った言わないということと、上長が同時に目を通しているかどうかというところの二点につき、特に後者の問題がメール上であれば途中で気づきます。

連絡系

社内SNSの構築やカレンダーの同期が大事です。

連絡ツールはメールにかぎったものではなく、大手企業であれば自社SNSを持っていたりします。またそこまでやらないでもGoogleカレンダーを共有するなど費用をかけないでも非効率的な連絡方法から脱するツールはいっぱいあります。

個人で使えるもの

ビジネスマンはオフィス以外のソフトを身につけましょう。

ワードやエクセルは使えて当たり前ですので、それ以外のソフトを使えることはとても大事です。画像編集ソフトが使えるだけでも仕事のバリエーションが増えますし、無駄な作業を減らすことができる場合が多々あります。

効率化して快適な労働時間を

残業しない人こそが有能です。

人生の中で働いている時間はとても多い部分を占めますが、できるだけストレスなく業務を進め、終業後はプライベートを満喫できるような人生のほうが人間は幸せですし、仕事自体も長続きしますので、もし、修業時間内に業務が終わらないのであれば改善をしてみてください。

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