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2019年09月03日

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル

社内調整、といわれるとハードルが高いような気がしませんか。いろいろな部署の意見を聞いたり人間関係を壊さないように気を使うというイメージがあって面倒くさい、と思う人も多いはずですが、この社内調整力のスキルを身につければ評価はグンと上がります。

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル

社内調整とは

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
社内調整とは「自分や所属するグループが推進させたい目標や目的を達成・実現するために、相手や他のグループの理解を得ると同時に協力もしてもらう」ようにすることです。

この社内調整力が高い人ほど、会社や企業では頼りにされ重要なポストにいる人が多い傾向にあります。

これは社内調整力が高い人が上にいることで、人間関係などが拗れることもなく企画などの進行がスムーズにいき、最終的には利益にも貢献することができるからです。

社内調整のコツ5つ

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
いきなり「社内調整をしてくれ」といわれても慣れていなければ困ってしまう人もいますし、初めてであればどのようにすればいいのか判らない、という人もいるでしょう。

ですが「コツ」が分かれば意外と行うことができます。

では実際にどのようにしていけばいいのか、どのようなコツがあるのかをみていきましょう。

社内調整のコツ1:関係者の利害の把握

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
何かプロジェクトを進めるときは必ず、複数の立場が存在します。プロジェクトの成功という大きな利害は一致しても、その過程ではそのすべての立場の利害が一致することはまず難しいです。

社内調整役の役割は社内の利害の調整です。

はじめに、利害関係者は誰なのか、ということと、その利害とはどういったものなのか、ということを知っておくのが社内調整をはじめる1番目のコツです。

社内調整のコツ2:将来の利害を予想する

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
利害は状況が変化することによって変わっていきます。そのため常に最新の利害情報を得ること、また状況を先読みして将来の利害を予想することが社内調整を行ううえで重要となってきます。

1年、2年といった長期の単位で将来の利害を予想する場合と3ヶ月など短期での利害予想では社内調整のやり方も変わってくることが多いです。

最終的にどのような利益をもたらしたいのか見極めて、社内調整を行うものコツのひとつです。

社内調整のコツ3:利害分析

関係者の利害の把握ができたら次は分析にはいりましょう。

コツは「誰が」「どうして(理由)」「そう主張しているのか」ということを考えることです。

最終的なゴールイメージを想定しつつ、関係者本人や近い人に聞いて情報を集めます。そして集めたそれぞれの情報を整理して、どう進めていけばいいのかを考えましょう。

この時、利害関係に直接関わる本人や近い人は本音を言わないこともあるので情報はできるだけ多く集めましょう。

社内調整のコツ4:現時点の利害状況を推測

利害というものは時間経過に伴う状況の変化によって、刻々と変わります。将来の利害を予想するためには現時点での利害状況が分かっていないと適切な社内調整はできません。

ゴールはどのような状態にしたいのか、ということを明確にしておけば現在の状況が想定外のものでも対応ができます。

関係者の話などから、きちんと現時点でのそれぞれの状況を推測し、把握しておくことも社内調整のコツです。

社内調整のコツ5:利害調整

利害分析や状況が推測できたら次はいよいよ調整に入ります。意見や利害の対立が発生するのは、自分の意見を主張するばかりで相手の意見や要望を考えないからです。

対立を避けるには自分が妥協できるところは妥協していくのが早道です。自分から進んで行うポジティブな妥協であれば先の作業でやる気がなくなる、ということは少ないでしょう。

自分の意見を出しすぎると調整はうまくいかないことを知るのが、コツといえます。

社内調整で得られるスキル3つ

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
社内調整のコツをつかむと、どのような場面でも使えるビジネス上で大変有益なスキルを身につけることができます。

ではそのスキルとはどのようなものでしょうか。これからご紹介します。

人に協力をあおぐスキル

人に協力をあおぐことも社内調整を行ううえでのコツのひとつです。

なぜならば自分やチームの企画やアイデアを通そうとすれば、必ず他の部署や部門の人達にも協力をしてもらわなければ先に進むことができないからです。

自分の力では解決できないことを解決するために、必要な人物に声をかけ一緒になって解決にむかってもらうこと、または問題の解決に適任な人物を紹介してもらうこと、これこそが人に協力をあおぐスキルです。

具体的な段取りを考える力

例えば、明朝1番で会議があるとします。朝早く、出勤して準備をするにしても「何を」「どれくらい」「何時までに」「どこに」準備をしなければならないのか、ということを考えて行動を起こします。

社内調整ではこの一連の作業を個人ではなく、その企画やプロジェクトにあった方法で考えていかなくてはいけません。

どのように段取りを組むのかを考えるコツは、どうすれば効率よく動けるのか、ということを考えることです。

実行するスキル

実行するスキルといっても、ただ企画やプロジェクトなどを推し進めればいい、というものではありません。

今まで述べてきたように、分析や予想をして段取りをし、自分が行いたい方向、向かわせたいゴールにもっていくことが社内調整を実行するスキルといえるでしょう。

このとき影響力のある人、いわゆるキーマンといわれる人が自分の意見を聞いてくれるようにしておくことも、実行をしやすくするコツです。

社内調整役に求められる要素4つ

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
社内調整役をうまく務めるには、身につけたスキルのほかに求められる要素というものがあります。この要素をあらかじめ理解しておくのとおかないのとでは、最終的な結果に大きな差がでてきます。

社内調整役に求められる要素をしっかり理解しておくことも、社内調整をうまく行ううえでのコツになります。

社内調整役に求められる要素1:相手を観察する


企画などをすすめていくには当然相手がいます。それは一人の時もあれば複数の時もあるでしょう。うまく仕事をしていくには、その相手のことを理解しておく必要があります。

理解をしていくうえで必要なのは相手をよく観察するということですが、ただじっと見ているだけが観察ではありません。

相手と会話をすることはもちろん、相手の周囲の人などからその人の情報を得ることも「観察をする」うえで重要なコツといえるでしょう。

社内調整役に求められる要素2:相手を理解する

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
企画を共に進めていくなかで、どうしても性格などが合わないという人も出てくるでしょう。ですが合わないからといって仕事を疎かにはできません。

相手が何を訴えたいのか、何に対してひっかかりをもっているのかを理解していくのも調整役に求められる要素のひとつです。

相手を理解するということは簡単なようで難しいことですが、まずは相手の話をしっかりと聞いていくことが相手を理解していくうえでのコツともいえるでしょう。

社内調整役に求められる要素3:問題を予測する

社内調整を行ううえで起こりえる問題を予測しておくことも必要となってきます。

それは企画などを進めていく途中、何か問題が起きてからでは対応が遅くなる場合があるからです。相手がその仕事に慣れている人とは限りませんし、慣れている人でも思わぬミスをすることはあります。

その時に、どう素早く対応できるかは調整役が日頃から起こるであろう問題を予測し、準備をしておけるかどうかで決まってきます。

社内調整役に求められる要素4:チームのモチベーションをあげる

企画をスタートさせた当初は誰でも成功させるために動くので、チームのモチベーションもあがっています。ところがチーム内の人同士で意見が食い違ったりすると雰囲気が悪くなったりモチベーションが下がったりします。そういう時こそ調整役の出番です。

モチベーションが下がった原因を探るためにも、チーム内の人の話を聞きましょう。新たな問題点を見つけるためにも、しっかりと話を聞くことがモチベーションをあげるコツです。

社内調整を上手にしよう

社内調整のコツ5つ|社内調整役に求められる要素とスキル
社内調整役とは、全体的な視野に立ち、ゴール地点まで問題なくプロジェクトを進めることができる人、ということになります。自分が中心者となって企画を進める立場の場合もあれば、サブリーダーとして動く場合もあるでしょう。

どちらの立場であっても大切なことは、相手の意見を聞くということで、聞くことが調整を行いやすくするコツです。

社内調整を上手にしていくと評価も上がります。コツを掴んで上手に行ってください。

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