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2019年06月27日

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!

退職時に行う引継ぎは、一体どうやって行ったらいいのでしょうか。実際に行うべき事柄や心掛けることなど、この記事では10個のコツを紹介します。またそもそもどうして引継ぎが必要なのか、その理由を理解することで一層スムーズで上手な引継ぎが出来るようになります。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!

退職にあたって必要となる引継ぎ

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!
退職が決まった後、必ずと言っていい程ついて回るのが引継ぎについての悩みです。「もう退職するから引継ぎなんて適当でもいいかな」と考えている方、それは大きな間違いです。また「どうやって引継ぎをしていいか分からない」という方も、コツを押さえれば難しくありません。

この記事ではスムーズな引継ぎ・退職を行うコツと、「そもそもなぜ引継ぎが必要なのか」という疑問にお答えします。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!
いざ退職が決まり引継ぎをしなければならない場合、何から手を付けていいか分からないと困ってしまう方も多いはずです。世の中にはたくさんの会社や仕事がありますが、引継ぎの際のコツはどの職種においても共通しているものが多く、ポイントさえ押さえれば大丈夫です。

ここからは、後任者へ上手に引継ぎを行うためのコツ10個を紹介します。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ1:マニュアルの整備

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自分が行っている業務を洗い出し、マニュアルを整備します。マニュアルがあれば後任者がいつでも目で見て業務内容を確認することができます。文章や図などで分かりやすく落とし込むのがコツです。

現在使用しているマニュアルがある場合は変更点や過不足が無いかどうか確認し、最新の情報にアップデートすることを忘れずにしましょう。マニュアルは紙だけではなくデータでも渡しておくと、後任者が更新しやすく便利です。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ2:説明しながら一緒に行う

仕事というのは実際に取り組んでみないとなかなか覚えにくいです。マニュアルを渡すだけ、口頭説明だけで終わらせず、一緒に業務内容を確認しやってみましょう。

疑問点はすぐ質問してもらうようにすることで後任者の不安を軽減することができます。また業務を遂行する上でのコツがあれば伝えてあげましょう。

またこの際に後任者の得意、不得意を把握しておくと後々ご紹介するのコツに活かすことができます。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ3:スケジュール管理

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!
引継ぎを行う際は、必ずスケジュールを組みましょう。あらかじめ何日にどの業務を教えるかといった予定を立てておくと、退職日までに必要な引継ぎをスムーズに終えることができます。スケジュールは後任者にも共有しておくとお互い今後の流れが把握できるのでより良いでしょう。

また予定をパンパンに詰め込んだ予定はNGです。急なトラブルや欠勤で引継ぎが予定どおりにいかないこともあるので、余裕を持って組むのがコツです。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ4:残務処理の徹底

今あなたが抱えている仕事を整理し、どう処理すべきか考えましょう。後任者が後々「こんな話聞いていない」と困らないようにするためにも、残務処理は大切です。

マニュアルに記載していないような案件などの残務を明確にしたら、「退職までに自分で対応する」または「後任者に引き継ぐ」のどちらにすべきか判断します。また自ら対応した場合でも、後々取引先から問い合わせが来そうなものに関しては簡単に引継ぐといいでしょう。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ5:名刺の整理

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!
コツ5つ目はつい忘れがちな名刺についてです。気付いたら山のように貯まっている名刺は、この機会に綺麗に整理しましょう。名刺は会社にとって大事な財産なので、勝手に処分してはいけません。退職された方などの分は除き、必要な分は後任者へ引継いで下さい。

なお、個人情報ですので自宅へ持って帰るなんてもっての外です。破棄する際はシュレッダーなどを利用し、外部へ漏れないようにしましょう。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ6:書類の引継ぎ

仕事につきものの大量の書類は、乱雑になっている場合は最後に必ず整理整頓をしましょう。社内資料や帳票類は整理し、保管場所などを伝達しましょう。

あなたが退職後、必要な書類がどこにあるのか誰も分からないという事態だけは避けて下さい。保管場所はもちろん、保管期限のあるものはそれも忘れずに伝えるようにしましょう。

また、不要な書類を溜め込むのはNGです。こちらも名刺同様、必ずシュレッダーで破棄しましょう。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ7:トラブル時の連絡先リストを作成

トラブルが起きた時、どこにコンタクトを取ればいいか社内外の連絡先をまとめておきます。リストには想定されるトラブルも記載しておきます。

あらかじめこういったリストを用意しておくことで、「これで何かあっても大丈夫」と後任者も安心することができます。連絡先の担当者が変更になった際はリストを更新するよう伝えておきましょう。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ8:上司や同僚を頼る

一緒に働く上司や同僚には後任者のフォローをお願いしておくといいでしょう。細かい業務内容の引継ぎは不要ですが、引継ぎ時に気が付いた後任者について心配している点やフォローが必要な点を伝えておくことで、トラブルをある程度未然に防ぐことができます。

また引継ぎを行っている際はバタバタしがちなものなので、上司や同僚に状況を理解してもらえるよう説明しておくのも大事なコツの一つです。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ9:取引先への挨拶

お世話になった取引先へは、退職の挨拶と同時に後任の紹介をしましょう。挨拶もなしに退職してしまうと、会社全体のイメージダウンに繋がりかねません。

直接訪問するのが一番ですが、難しい場合は電話でもかまいません。その際は「後任に引き継いでおりますので」と一言添えるのもコツです。しっかりと取引先と後任との橋渡しを行いましょう。

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10:後任者とのコミュニケーション

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!
引継ぎを行うにあたり、最も大事なコツはコミュニケーションを取ることです。新しい環境の中で戸惑うことも多い後任者の不安を軽減してあげるのも大事な仕事の一つです。

何か困っていることは無いか、引継ぎした内容で疑問点は無いか、コミュニケーションを取って確認して下さい。

また仕事内容だけでなく、職場環境などについても相談に乗ってあげるといいでしょう。後任者が相談しやすい雰囲気作りを心がけましょう。

引継ぎを行うべき理由3つ

退職時に上手な引継ぎを行うコツ10個と行うべき理由3つ|円満退社しよう!
ここまでは引継ぎを行う際のコツをお伝えしてきましたが、そもそもどうして退職者が引継ぎを行わなくてはならないのか疑問に感じている方もいるでしょう。

実は、引継ぎという仕事は会社や後任者のためだけではなく、あなた自身のためにもとても重要です。その理由について詳しくご説明します。

引継ぎを行うべき理由1:円滑な退職を行うため

これまで共に働いてきた人達が今後も円滑に業務ができるような環境を整えていくのも、大事な仕事の一つです。引継ぎが不十分なまま退職しようとすれば上司や同僚・後任者が困るのは明白で、最悪の場合退職日が伸びてしまい自分自身が影響を受ける可能性もあります。

このようなケースを防ぐためにも計画的な引継ぎを行いましょう。円満退職と引継ぎは密接な関係にあると言っていいでしょう。

引継ぎを行うべき理由2:転職先からの信用を損ねないため

不十分な引継ぎのせいで退職日がなかなか定まらないなどのトラブルが発生すると、転職先は「この人はきちんと仕事ができるのだろうか?もめているなんて問題があるのでは?」という不安を覚えます。

転職先はあなたが来ることを見込んで準備を始めているので不要な迷惑をかけることにもなり、イメージダウンは必至です。今後の業務に影響する可能性もあるため、入社前から悪い印象を与えないようにしましょう。

引継ぎを行うべき理由3:業務スキル向上のため

これまでの業務を振り返り人に教えることは自分の成長にも繋がります。引継ぎは普段なかなか持つことのできない振り返りの機会を持つことで自らの強みや弱みを再確認するチャンスでもあります。

また、上手に業務内容を伝えようために一層業務への理解を深めることにもなるでしょう。

このように引継ぎを通じレベルアップすることができ、今後の成長への足掛かりとなります。面倒だと思わず、成長の機会と捉え真摯に取り組みましょう。

コツを掴んで上手に引継ぎを行おう

今回は退職時の引継ぎについて、その必要性や実際に行う際のコツを紹介しました。

コツさえ押さえればそれほど難しくないということや、一見会社に残る人に対して必要だと思われる行いが、あなた自身の今後にも関わってくる重要な仕事の一つだと気付いた方も多いのではないでしょうか。

コツを押さえて計画的に引継ぎを進め、気持ちよく退職の日を迎える準備を整えて次のステップに踏み出しましょう。

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