Search

検索したいワードを入力してください

2017年08月10日

事務職の志望動機の書き方(新卒/転職)|面接での志望動機の伝え方

ひとことで”事務職”といっても具体的にどのような仕事を行うのかは会社によってさまざま。それによって、志望動機も変わってきます。事務職として必要なスキルは何か、どういった志望動機の伝え方をしたらより採用されやすいのか、仕事内容別にご紹介します。

事務職の志望動機の書き方(新卒/転職)|面接での志望動機の伝え方

事務職で採用される、志望動機の伝え方

世の中にはたくさんの業種がありますが、どの業界でも必ずといっていいほど求められている人材のひとつが「事務職」。どの会社でも、必ず事務的な仕事はあり、それらをササっと対応してくれる人材が求められています。

しかし、ひとことで”事務職”といっても、具体的にどのような仕事を行うのでしょうか?それは採用される会社によってさまざまですが、履歴書や面接などの採用試験を受ける前に、可能なかぎり、どのような業務なのかを具体的に把握しておくことが必要です。なぜなら、その内容によって、求められるスキルや経験、資質が違ってきますし、志望動機の伝え方も異なるからです。

ここでは、“事務職”には具体的にどのような仕事があるのか、事務職として必要なスキルは何か、どういった志望動機の伝え方・書き方をしたらより採用されやすいのか、この3点について、仕事内容別にご紹介します。

営業事務職の業務内容と志望動機

営業事務の事務職 業務内容

営業事務の仕事は、主に1日のほとんどを外回りに出ている営業の代わりに、社内でお客様からの問い合わせ対応をしたり、見積もり書作成、受発注処理、請求処理などを行う、営業マンのサポート役です。特定の営業マンとペアを組むこともあれば、部門ごとに担当するケースもあります。

営業事務の事務職に必要なスキル

営業事務に必要なスキルで何よりも大事なのは、期日をしっかりと守った作業ができること。簡単なようで、実は難しいんです。1つの案件に対して、見積もり期限、受注期限、発注期限、納期、請求期限、支払い期限など、数多くの締め切り日があります。また、1人でいくつもの案件を抱えると、どの案件で、いつまでに、何を、誰と行ったらいいか、というパラレルで業務をこなさなくてはいけません。ビジネスの世界では、これらの期日を守れないことは大きな信用問題になります。

また、お客様と直接お会いするよりも、電話やメールでやりとりすることが多いため、対応へのレスポンスの速さや丁寧さが、担当として、また、会社としての信頼を受けられる重要なポイントになってきます。日常の業務ではスピーディーに対応し、何か問題が起こった際には担当の営業マンと迅速に共有し、対応していくスキル・状況判断が求められます。

営業事務の事務職 志望動機 記入例

私は、期日管理をしっかりと行い、スケジュールに沿って物事を行うことが得意です。また、細々とした作業が得意で、細部にまで手を抜かずに丁寧に仕事ができます。これらの長所は、お客様からの問い合わせ対応や見積もり回答、受発注などの営業事務業務に大きく生きると考えています。また、会社の売上に大きな貢献をする営業の方たちをサポートすることで、会社に貢献できることに大きなやりがいを感じています。

データ入力の事務職と志望動機

データ入力の事務職 業務内容

この事務職の業務内容は、その名の通り”データ入力”。今の世の中、ほとんどがコンピューターを使ってデータを管理していますが、実際の業務上の手続きは、いまだ”紙”を使っているところが多くあります。その”紙”で処理されたものをコンピューターに打ち込む”データ入力”業務の人材を求めている会社が多くあります。

データ入力業の事務職に必要なスキル

必要なスキルは、一般的なMicrosoft Officeとコンピューターを使うスキル。Microsoft Officeスキルといっても、Excel、Word、場合によってはPowerPointで、文字を打ってファイルを保存する程度ができれば問題ないことが多いです。コンピューターを使うスキルも、インターネットでメールを送信することができれば問題ないでしょう。データ入力で使うソフトウェアは、会社固有のものであったり、その業界や業務内容に特化した特別なソフトウェアであることが多いので、実際に作業をする際には使用方法を教えてくれるはずです。あとは、タイピングの速度や慣れも非常に重要です。
私は、大学の授業で(もしくは前職で)日常的にMicrosoft Officeを使用していました。Wordを使って8,000字のレポートを毎月提出していたため、タイピングも慣れており、速く誤りなく行うことができます。これらのスキルは御社にて大いに生きると思い、御社を志望しました。また、御社で入力するデータは主にアパレル商材であり、学生時代に2年間、アパレル店員としてアルバイトしてきた経験も生きると思います。(単純な”データ入力”スキルに関してだけではなく、入力するデータに関しても繋がりや経験も記載すると、その会社を志望する大きな説得力になります)

データ入力の事務職 志望動機 記入例

私は、大学の授業で(もしくは前職で)日常的にMicrosoft Officeを使用していました。Wordを使って8,000字のレポートを毎月提出していたため、タイピングも慣れており、速く誤りなく行うことができます。これらのスキルは御社にて大いに生きると思い、御社を志望しました。また、御社で入力するデータは主にアパレル商材であり、学生時代に2年間、アパレル店員としてアルバイトしてきた経験も生きると思います。(単純な”データ入力”スキルに関してだけではなく、入力するデータに関しても繋がりや経験も記載すると、その会社を志望する大きな説得力になります)

係数管理業務の事務職と志望動機

係数管理業務の事務職 業務内容

係数管理の業務では、会社の売上金額や在庫数量、受注や発注数量や金額など、会社の業績に関わる数字を扱い、整理してまとめることが仕事になります。そのため、作業の正確さ、アウトプットの分りやすいさが求められます。既に型にはまった作業を行えばよいケースもありますが、事業内容の変更によっては、新しく報告書を作成したりする必要があります。

係数管理業務の事務職に必要なスキル

この事務職の業務では、より高度なMicrosoft Office、特にExcelスキルが求められます。SUM関数、IF関数やそれらの組み合わせ、ピボットテーブル、グラフ機能なども使えるようにしておきましょう。

係数管理業務の事務職 志望動機 記入例

私は、大学の授業で(もしくは前職で)日常的にMicrosoft Officeを使用していました。研究室では、実験結果をExcelで記録し、収集するデータやその使い道によって最も適した表やグラフにまとめ、教授にレポートしていました。これらのスキルは御社にて大いに生きると思い、御社を志望しました。

経理、帳簿管理の事務職と志望動機

経理、帳簿管理の事務職 業務内容

上述の計数管理よりも、さらに数字、とくにお金の管理に関わる事務職です。場合によっては、簿記やファイナンシャルプランナーの資格を応募資格に定める会社もあります。簿記の資格も、いわゆる入門編と言われる3級が条件となっている会社から、2級や1級程度のスキルを求められる会社もあります。資格を有していない人は、まずは簿記の参考書を読み、受験することをおすすめします。

経理、帳簿管理の事務職に必要なスキル

経理のスキルは、どの会社でも、とくに経験を積むほど重宝されるスキルです。女性で、将来子供を産んだ後も仕事を続けたい、まずは育児に専念してひと段落ついた頃に職場に戻りたい、などという場合でも、再就職先が見つかりやすい業務でもあります。若い頃は知識や経験が少なくても、経理サポートなどから経験を積み、働きながらスキルを付けていくことも可能です。

経理、帳簿管理の事務職 志望動機 記入例

経理の仕事に興味を持っており、現在、簿記2級の勉強をしています。経理の仕事は、会社の縁の下の力持ちといえると考えており、そこにやりがいを感じております。まだ資格勉強中の身ですが、一生続けていける仕事として魅力を感じており、学んだ事をすぐに御社で生かしながら、さらに役立てるようにと継続してスキルアップをしていきたいと考えています。ぜひ、よろしくお願いいたします。

受付・案内業務、その他の事務職と志望動機

受付・案内業務、その他の事務職 業務内容

お客様が会社に来社された際に応接室までご案内したり、お茶をお出ししたり、会議で使用する資料などを印刷したり、社内の雑多なさまざまな業務を行います。場合によっては、会社役員のスケジュール調整を行うなど、秘書のような仕事も行うことがあります。業務内容は多岐に渡り、実際に入社して働いてみないと100%見えてこないケースがあります。

受付・案内業務、その他の事務職に必要なスキル

広く全般的なビジネススキル、一般常識が最も重要視される仕事です。秘書検定を持っていると、そのスキルを対外的に証明しやすく、採用試験を受ける上で信頼を得やすいといえます。

受付・案内業務、その他の事務職 志望動機 記入例

初めての人とでも、笑顔で会話することが得意です。また、コールセンターでアルバイトをしていた経験から、丁寧な言葉遣いには自信があります。いろいろな人とお会いすることができ、自ら進んで周囲を気遣い、さまざまな業務をサポートするこの仕事に強い興味を持っています。

事務職として採用するかの際にもっとも重要視される点

事務職に共通して必要なスキルは、細々とした作業が得意だったり、細部に対しても丁寧に真剣に取り組むことができことだといえます。しかし、意外にも採用試験で最も重要視されるのは、その会社の企業文化があなた自身に合うかどうか、という点。これらを事前に調査し、志望動機に含めると、採用率が大幅にアップするでしょう。

例えば、コミュニケーションが取りやすい職場なのか、各自が静かに作業に没頭するような職場なのか、笑いが絶えない職場なのか、真面目な人が多い職場なのか、体育会系の職場か、上下関係が厳しい職場なのか、また、一緒に働く人の年齢層や人数、男女比、残業の有無、などを確認しましょう。「御社の●●●な雰囲気がとても働きやすいと思い、御社を志望しています」という志望動機を伝えることが、何より先方に響く可能性"大"です。

面接で一番大事なのは、あなたの”人柄”が、その会社に合うかどうか、です。「あなたが会社から選ばれる」かどうかだけではなく、「あなたがその会社を選びたいかどうか」を、あなた自身が見極める場としても考えてくださいね。

Related