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2019年10月16日

職務経歴書はホッチキスで留めてもいい?職務経歴書についての豆知識8つ

職務経歴書はホッチキスで留めてもいい?職務経歴書についての豆知識8つのご紹介をしています。ッチキスを使うか否かの判断は転職活動に小さなことですが、職務履歴書はどのようにまとめていくのが良いのか、職務経歴書の正しいまとめ方を覚えておきましょう。

職務経歴書はホッチキスで留めてもいい?職務経歴書についての豆知識8つ

職務経歴書とは?

職務履歴書とは、個人が今まで勤めてきた経歴を書くための書類です。今までの職務のを具体的な内容、・時系列的・キャリア・プロジェクトタイなどをベースに記載した書面になります。

履歴書で記載できない具体的なキャリアの内容や、仕事へのやる気のアピールを盛りこみ個人でレイアウトはするのが職務履歴書になります。職務履歴書は手書きの履歴書と異なり、パソコンで作成するよう指示する場合が多くなります。

複数枚にわたる職務経歴書はホッチキスで留めていいのか

職務経歴書を作成したとき、二枚以上になってしまった場合の職務経歴書まとめ方はどうしたら良いのでしょうか。バラバラないならないようにと、ホチキスで留めて方がいいのかと考える人もいるようです。

職務履歴書をホッチキスで留めてしまうのはビジネスマナーとしては間違いになります。ここでは職務経歴書のまとめ方についてご紹介していきましょう。ホッチキスで留めてはいけない理由を3つあげてみました。

ホッチキスで留めてはいけない理由

  1. ファイリングするのに手間がかかる
  2. コピーするとき面倒
  3. 正しい方法はクリップで軽くとめる

職務経歴書についての豆知識8つ

ビジネスマナーで、知っておくと便利な職務履歴書の豆知識を8つご紹介していきましょう。
せっかく良い内容の職務履歴書を製作しても、ちょっとしたことでマナー違反になってしまうこともあります。

最後に職務履歴書をホッチキスで留めてしまうことで、一生懸命に作った職務履歴書が台無しになってしまう場合もあります。ここからは職務履歴書を製作する場合どうしたら良いのか、また気をつけておきたいことをお話していきます。

職務経歴書豆知識1:職務経歴書が複数枚ある場合は?

まず、職務履歴者を作るのに、内容によっては一枚ではおさまらない事が多くなるでしょう。その場合、職務履歴書がバラバラにならないようにと気をつかったつもりでも、ホッチキスで留めてしまうことで、採用担当者が職務履歴書を確認の際に手間がかかってしまう場合もあります。

職務履歴書を書くにあたって、やる気をアプローチするには、やはりA4サイズの用紙に2枚ぐらいの内容を書いて出すのが妥当になります。

クリップで留める

まず、会社に出すための書類は、担当者に見易くして提出するのが、ビジネスマナーになります。そのためには、ホッチキスで止めることは避けてください。それぞれの書類をまとめ際には、クリップを使用すると良いでしょう。

ホッチキスで留めてしまうことで、コビーしたい場合などに担当者の方が外してコビーしなければならなくなります。クリップで留めるだけなら、書類もバラバラもならず、外しやすので作業がしやすくなります。

ページ番号をつける

また、職務履歴書がバラバラになってしまった際のもしもの時のために、職務履歴書にベージ番号を振っておくことをおすすめします。自分で確認する際にも、ページに番号があることでミスを防ぐこともできます。担当者の人にもページに番号があることで見易くなります。

ページ番号を付ける場合は職務履歴書のフッター(-1-)のようにページ番号を表示させるとわかりやすくなります。ちょっとした気遣いが担当者の人に伝わります。

クリアファイルに入れる

職務経歴書をまとめる際に、クリアファイル入れるのには、ちゃんとした意味があります。それは書類を一緒にまとめておくことで、鞄の中からも出しやすくなります。

またクリアファイルで書類を保護することで汚れたりすることを防ぐこともできます。クリアファイルに入れる際には、横書きの書類であれば右上にクリップで留めておきましょう。しっかり分けて留めておくことで書類をクリアファイルに一緒に入れても区別が付きます。

ホッチキス留めの指示がある場合

たくさんの応募書類がある場合、会社などではこの書類はホッチキスで留めて欲しいと書いてある場合もあります。

その場合は会社の指示通りに、ホチキスで留めると書かれた書類のみホチキスを使用して留めてください。くれぐれも他の書類にはホッチキスを使わないようにしましょう。

あえて「ホッチキス留めするように」そうした指示がある場合、またホッチキスの使用が認められているのであれば使用しても構いません。

職務経歴書豆知識2:枚数は2枚程度

職務経歴書を書く場合良いアプローチするためには、A4サイズの用紙に2枚程度は書くことが必要です。まず採用担当者が読むことを意識をして書いてください。自分が伝えるべきこと、この応募先の企業でこれから何ができるかのかを意識して書いていきます。

また職務経歴書に・見出し・インデントを付け加えることで担当者に伝わりやすくなります。フォントサイズや行間をしっかり意識して職務経歴書に書き込んでいきましょう。

職務経歴書豆知識3:印鑑は必要か?

企業から職務経歴書の提出を求められた際に、印鑑を押さなければならないのかと迷うことはありませんか。結論から言いますと、職務経歴書への押印は不要なのが一般的になっています。

何故ならば1997年に押印見直しガイドラインよって日本の社会全体で、職務経歴書を含む書類は押印を廃止して良いという閣議決定されました。職務経歴書だけでなく履歴書でも同様になっています。見直しガイドラインを読むことをおすすめします。

押印の指示がある場合は従う

職務履歴書に企業から押印の指示がある場合は指示にしっかりと従いましょう。また職務経歴書の押印マナーがあります。

まずシャチハタではなく朱肉を使うこと、やはり認印を使うとようでしょう。印を押す場合は、かすれたり滲んだりしないようにまっすぐ押してください。

職務経歴書に押印欄が際に、企業によっては押印欄があるのに、押し忘れたのかと勘違いされないように印鑑が必要でない場合押印欄のない職務経歴書を選びます。

職務経歴書豆知識4:職務経歴書に必須の項目は?

職務経歴書を書くにあたっての職務経歴書に必須の項目とは、どんなことでしょうか。まず必ず職務経歴書入れいきたい材料を集めてみましょう。できるだけ自分の強みなや売りを強調しするように盛り込み簡潔に箇条書します。

それぞれのポイントを軸に書き出していきます。勤務先では必ずHPやパンフレットで内容に誤りがないか確認します。職務内容・仕事内容などで何をしてきたのかを軸にまとめ、マネジメント経験を書きます。

必要項目

  • 勤務先
  • キャリアにおける移行・転換点
  • 所属・役職
  • 職務内容・仕事内容
  • 実績

職務経歴書豆知識5:わかりやすくまとめること

今までのことを、自分はどのような仕事に取り組み実績をあげてきたのかなどをわかりやすく簡潔にまとめておくことがポイントになります。分かりやすくポイントを、伝えることが書類選考での通過率になる重要な項目になります。

はじめはメモのように、職務経歴書を書く時のために、パソコンの文書として整理してと良いでしょう。その中でもなかなか経験できない特殊な経験や受賞歴などをまとめ盛り込んでいくのもいいでしょう。

経験履歴

  • 受賞歴
  • 特殊な経験
  • 失敗経験

職務経歴書豆知識6:応募企業に合わせた内容にすること

職務履歴書は、見やすいレイアウトも必須条件ですが、応募先に合わせた書き方を考えなければなりません。まず応募先に合わせて職務経歴書をアレンジしていくことを考えてみましょう。

書職歴書に書く動機や自己PRなどは必ず応募企業ごとに作成するのが基本になっています。職務経歴書の作成は、手間も時間もかかり、職務経歴書をひとつ作ったら同じものをあとは使い回せば良いと考える人が多いようですがそれは間違っています。

職務経歴書豆知識7:手元にコピーをとっておく

職務経歴書は、同じもは使いませんが、職務経歴書豆知識として、やはり手元にコピーをとっておくことをおすすめします。志望動機や自己PRのように、はじめから作り直す必要はありません。

コピーした職務経歴書元に、職務経歴書の内容を希望の企業に合わせた形にアレンジします。ポイントは、企業に合わせた自分の優れている点などを具体例として強調アレンジしていくと良いでしょう。そのために必ずコピーを手元に残しましょう。

職務経歴書豆知識8:誤字脱字はチェックする

チェックを抜かりなく行うためには、誤字脱字はチェックすることは、とても大切なことです。採用担当者へのアンケートでは、7割以上の担当者が誤字脱字は選考に影響すると考えているというアンケート結果があるほどです。

担当者は誤字や脱字が見つけて即不採用なるということはありませんが、やはり注意力や集中力などの判断する上でマイナスイメージ繋がってしまいます。どうしても不利になることになります。

職務経歴書にホッチキスを使ってはいけない理由3つ

なぜ職務履歴書などの書類をまとめるのに、ホッチキスを使ってはいけないのでしょうか。普通の資料の場合はホッチキスで留めることも多くあります。

転職で提出する応募資料や職務履歴書にはホッチキスを避けるのがビジネスマナーとして基本になります。ここでは、職務経歴書にホッチキスを使ってはいけない理由3つについてお話ししておきましょう。

職務経歴書にホッチキスを使ってはいけない理由1:外すのに手間がかかる

どこの企業でも応募書類が送られてきたら、送付された履歴書や職務経歴書などは、まとめてファイリングするが普通です。その場合にファイリングする際に、ホッチキスの部分だけ盛り上がり邪魔になってしまい、綺麗にとファイリングすることができなくなります。

職務経歴書からホッチキスを外して整理することに担当者の人に手間かがってしまうことになります。職務経歴書を留める場合はホッチキスではなくクリップで留めましょう。

職務経歴書にホッチキスを使ってはいけない理由2:コピーする際に不便

また、企業によっては採用を考える際などに、職務履歴書をコピーをしてしよする場合も考えられます。その際に職務履歴書がホッチキスで留めてあることで、やはりここでも担当の人がホッチキスを外さなければなりません。

また元に戻す際にも、バラバラにならないように企業がクリップで留める場合も考えられます。ホッチキスで職務経歴書を留めてしまうことで採用の合否には影響はしませんが、小さなマナー違反になってしまいます。

職務経歴書にホッチキスを使ってはいけない理由3:ファイリング時に邪魔になる

職務履歴書をホッチキスで留めてしまうことで、色々な場面において支障が出てしまうことを考えてください。ファイリングする時に邪魔になるホッチキス留めには注意が必要です。と

応募書類や応募者がたくさんある企業などでは、ファイリングをする度にホッチキスを外すことになりますし、個人の書類にキズ度がつかないようにと外す際にも神経を使います。これでは担当者人にとても負担かかってしまいますので気をつけましょう。

職務経歴書にはホッチキスを使わないほうが無難

やはり職務経歴書にはホッチキスを使わないほうが無難です。履歴書や職務履歴書や応募用紙などの、正しいまとめておく方法は「クリップで軽くとめる」これがビジネスマナーとしても正解になります。

ホッチキスを使わずに、軽くリップで使うことで担当者の方も楽に外すことができます。そしてクリップで留めた後には、必ずクリアフォルダーに入れてください。ホッチキスで職務経歴書をまとめるのはやめましょう。

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