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2019年10月11日

職務経歴書に印鑑は必要?職務経歴書に関する豆知識8つと押印のポイント

職務経歴書を作成して、印鑑を押すか否かを迷ったことはありませんか。職務経歴書に印鑑を押す必要はないともいわれているのに、フォーマットに押印欄があることもあります。本記事では、職務経歴書の豆知識とともに、印鑑を押す場合と押さない場合についてご紹介します。

職務経歴書に印鑑は必要?職務経歴書に関する豆知識8つと押印のポイント

職務経歴書とは?

職務経歴書は、過去に従事した職務や職業上の地位などを、職歴として時系列的に記載する書面のことです。基本的に時系列で記載しますが、キャリアやプロジェクトタイプなどをベースに記載することもあります。

職歴を羅列するだけでなく、職務経歴書の中では担当した業務の具体的内容も記載します。履歴書にも職務経歴欄が設けられていますが、具体的な内容まで記載することができないので、職務経歴書で補完します。

職務経歴書に印鑑は不要な場合が多い

職務経歴書への印鑑による押印は一般的には不要とされています。1997年に閣議決定された「押印見直しガイドライン」により、「単に事実・状況を把握することのみを目的としているもの」とされる書類は、押印を廃止し、記名のみでよいとされています。

ガイドラインの中で具体的に挙げられているのは、職務経歴書ではなく履歴書ですが、同じ分類の書類と理解し、どちらも印鑑による押印は不要と考えて問題ありません。

職務経歴書に使用する印鑑について

職務経歴書に押印欄がある場合は、印鑑による押印をしましょう。押印欄がなくても、職務経歴書の提出先から押印を求められているのなら、印鑑による押印をして提出しましょう。

職務経歴書への押印で使用する印鑑は、シヤチハタなどのインク浸透印ではなく、朱肉を必要とする印鑑を使用します。印鑑の種類は認印で構いません。

職務経歴書への押印が必要なのに、押印欄がないという場合は、氏名欄の右端に押印しましょう。

印鑑は必要?職務経歴書に関する豆知識8つ

職務経歴書は、最近では企業への提出書類として一般的になってきていますが、かつては履歴書の中の「職務経歴欄」だけで賄われていたため、なじみが薄いという人も多いでしょう。

そのため、職務経歴書について親や先輩に聞いても、明確な回答が得られないということもあります。ここでは、職務経歴書に関する豆知識をご紹介します。職務経歴書を提出するにあたって、細かなことがわからないというときに、参考にしてみてください。

職務経歴書に関する豆知識1:印鑑が必要な場合は?

押印のガイドライン上は、職務経歴書のような書類に対して印鑑を押す必要はないとされていますが、あくまでもガイドラインであって、絶対に必要ないというものではありません。

以下に挙げるような場合は、職務経歴書であっても印鑑を押したうえで提出するようにします。

【職務経歴書に押印を必要とする場合】
・押印欄がある場合
・会社から指示があった場合

押印欄がある場合

職務経歴書のフォーマットに押印欄がある場合は、印鑑を押して提出した方が無難といえます。

職務経歴書を提出する先のフォーマットではなく、市販されている職務経歴書のフォーマットだとしても、押印欄があるのに印鑑が押していないと「押し忘れ」と認識されてしまう可能性があります。

押し忘れだと思われてしまうと、「うっかりした人」という烙印を押されてしまうので、就職などでは少し不利な状況となってしまいます。

会社から指示があった場合

職務経歴書に印鑑を押して提出するように、会社から指示があった場合は、たとえ職務経歴書に押印欄がなくても、印鑑を押して提出しなければなりません。印鑑を押していない場合は、「会社の指示に従っていない」として、書類不備とみなされます。

職務経歴書に押印欄がないのに、会社から押印を指示された場合は、氏名欄の右端に名前と被らないように印鑑を押すようにします。

職務経歴書に関する豆知識2:職務経歴書の枚数

職務経歴書は2枚でまとめるのが鉄則とされています。1枚では自己PRとして足りず、3枚以上になると、採用担当者の負担になってしまうからです。

十分に自己PRを行なえたうえで、長過ぎるという印象を与えない、ちょうどよい枚数が2枚だといわれていますが、職務経歴自体があまりないという人は、無理に2枚に揃える必要はありません。冗長的にならずに、自己PRも十分にできているという職務経歴書がベストです。

職務経歴書に関する豆知識3:職務経歴書が複数枚ある場合

職務経歴書が複数枚になったとき、どのようにまとめて提出するかも迷いがちなポイントになります。このとき、配布する資料のように、ホッチキスでまとめてしまうのはご法度です。

一見、「絶対にばらばらにならない」いい手段のように見えますが、提出を受けた企業が、職務経歴書を保存したり、採用担当者に配布したりする際の作業を想像してみると、ホッチキス留めがふさわしくないことが理解できます。

クリップで留める

職務経歴書が複数枚になった場合は、クリップでひとまとめに留めて提出するのがおすすめです。書類としてまとまり、受け取った企業側としてもファイリングやコピーをする際、クリップを外すだけで簡単に対応できます。

クリップは、ビジネス用のゼムクリップがおすすめです。動物などを形どったものや色が付いたものも売られていますが、職務経歴書の提出時に使うときは、基本的な銀色のゼムクリップを使用しましょう。

クリアファイルにまとめる

複数枚になった職務経歴書をまとめる文房具として、クリップのほかクリアファイルもおすすめです。クリアファイルを使えば、職務経歴書が折れてしまったり、しわが寄ったりすることも防げます。

クリアファイルに入れる際は、クリップで留めても留めなくてもかまいません。双方を使えば、職務経歴書がばらばらになることや折れてしまうことを防げます。提出に使うクリアファイルは、必ず新品を使いましょう。

職務経歴書に関する豆知識4:職務経歴書に必須の項目とは?

職務経歴書に書かなければならない「必須項目」に決まりはありません。提出先から指定される場合以外は、主に以下の項目で構成します。ヘッダー情報と職務経歴関連は、必ず記載しましょう。

・ヘッダー情報(「職務経歴書」・「○○年○月○日現在」・氏名・住所・電話番号)
・職務経歴関連(応募職種・職務概要/実績・会社概要・職務経歴)
・スキル・能力(取得資格・パソコンスキル・語学力)
・アピール項目 志望動機/自己PR

職務経歴書に関する豆知識5:応募先に合った内容にする

職務経歴書は、応募先の求人にあった内容を重点的に記載します。職務経歴がたくさんある人は、内容をたくさん記載する経歴と、内容については省略して記載する経歴に分ける必要がありますが、このときも、求人内容に近い業務を重点的に記載するようにします。

取得資格についても、業務に関係する資格は前面に押し出し、関係なさそうな資格は資格名だけを記載します。相手が何を求めているか考えて記載しましょう。

職務経歴書に関する豆知識6:手元にコピーをとっておく

職務経歴書は、コピーして自分の手元にも内容を残しておきましょう。内容の異なる職務経歴書を複数記載している場合などは、提出した職務経歴書にどのようなことを重点的に記載したか忘れてしまい、面接時にとんちんかんな受け答えをしてしまう可能性があります。

自分が提出した職務経歴書の内容に責任を持つという意味でも、コピーを残し、自分自身がきちんと職務経歴書の内容を把握できている状態にしておく必要があります。

職務経歴書に関する豆知識7:誤字脱字のチェックをする

職務経歴書に限らず、提出書類の誤字脱字チェックは必須です。誤字脱字は、「うっかり者」という印象を与えてしまうだけでなく、社会人としての姿勢まで問われてしまうことになりかねません。

誤字脱字のある書類を提出することは、単なるミスではなく、相手に対して失礼にあたる行為であることを覚えておきましょう。

職務経歴書に関する豆知識8:見やすいかどうか確認する

職務経歴書の枚数などを気にするあまり、細かな字で、用紙いっぱいに文字が詰め込まれているような職務経歴書を提出することは避けましょう。

文字だらけの職務経歴書を渡されても、採用担当者は内容を読む気にはなれないでしょう。手書きの場合は美しい字で、パソコンの場合は読みやすいフォントを使って、「読みやすい」職務経歴書にすることがポイントです。

職務経歴書に必要な場合もある印鑑の押し方のポイント4つ

職務経歴書に印鑑による押印は基本的に必要ありませんが、提出先から押印を求められる可能性もあります。職務経歴書には、一般的に押印を必要としていないので、必要だといわれてしまうと戸惑うこともあります。

職務経歴書に押印を求められた場合も、一般的に押印を必要とする正式書類に準じた形で印鑑を使用すれば問題ありません。

ここでは、職務経歴書に印鑑を押す際のポイントを4つ、ご紹介します。

職務経歴書に必要な場合もある印鑑の押し方のポイント1:使用する印鑑の種類

職務経歴書に押す印鑑は、認印でも構いませんが印鑑であることが必要です。シヤチハタに代表されるインク浸透印は、印鑑の代用品として用いることができますが、正式書類には使用できません。

実印や銀行印としての登録が認められないので、役所や銀行の窓口、契約書への捺印に使おうとしても断られます。これは、印面がゴムで出来ているため、経年劣化が懸念されることや、朱肉ではなくインクを使っている点が問題となるためです。

職務経歴書に必要な場合もある印鑑の押し方のポイント2:捺印マットを使う

自宅に捺印マットを用意している人は多くはないでしょう。しかし、捺印マットを使うと、朱肉を使って印鑑を押す場合の印影がはっきりするので、正式書類には欠かせません。

捺印マットは、ゴム製、塩化ビニール製、革製などの素材のものがあり、サイズもコンパクトな者から下敷きとして使えるサイズまでいろいろあります。お手軽な価格のものも多いので、印鑑を押すことが多い人は、自宅にも用意しておくとよいでしょう。

職務経歴書に必要な場合もある印鑑の押し方のポイント3:朱肉の付け方

職務経歴書は、相手に対して提出するものなので、印鑑がまっすぐきれいに押されていることが理想です。捺印マットを使うことでかなりきれいに押すことができますが、朱肉の付け方を気遣うのは基本中の基本ともいえます。

朱肉は、はんこの重みに少し力をかける程度に、軽くたたいて付ければ十分です。こうすることで朱肉が付きすぎることなく、印面に対して均一につけることができます。

職務経歴書に必要な場合もある印鑑の押し方のポイント4:失敗した場合

印鑑を押す際に、きれいに押そうと思うあまり、逆に失敗してかすれてしまったり、曲がってしまったりした経験のある人も少なくないでしょう。

正式な印鑑の定性の仕方は、以下の2手順になります。

1.間違えた印鑑の上に少しずらして印鑑をもう一度訂正印として押します
2.捺印欄の近くの、空いているスペースにあらためて正しい印鑑を押し直します

二重線や修正液による訂正は、印鑑の訂正として適切ではありません。

職務経歴書に印鑑が必要な場合もある

職務経歴書は、一般的には印鑑不要の書類ですが、ときにより、印鑑を押すことを求められることもあります。押印を求められたら、素直に押印した職務経歴書を提出しましょう。

「一般的」には不要とされていても、必要になる場合もあるので、職務経歴書に押すための印鑑も準備だけはしておきましょう。

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