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2019年10月09日

封筒に使う敬称の使い方は?7つの敬称の違いと選び方のポイント

メールやLINEと違い、手紙は「マナーが厳しいのでちょっと」という方は多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスの場面や結婚式の招待状など手紙を書く機会はあります。この記事では、手紙を書く際に迷うことの多い、敬称の選び方や使い方、注意点をご紹介します。

封筒に使う敬称の使い方は?7つの敬称の違いと選び方のポイント

封筒に書く敬称の正しい使い方とは

誰もが知人に手紙を送るとき、封筒の宛名は「○○様」と書くでしょう。封筒の送り先に敬意を払う敬称は、「様」以外にもいくつかありますが、正しく使うには相手の身分や相手との関係、表示方法などにより使う上でのいくつかのルールがあります。

今回は、敬称の選び方や使う時の注意点、ありがちな誤った使い方などを紹介します。正しく敬称を使い、封筒の宛名を書くための参考にしてください。

覚えておきたい封筒に使う7つの敬称

ここでは、失礼なく封筒に宛名書きができるように、7つの敬称の使い方について具体例を挙げて解説します。

「様」と「殿」のどちらを使えばよいのか、「御中」はどのような場合に使うのかといった、基本的な迷いを解消し、宛名に応じた正しい敬称を選んで使えるようになるでしょう。

覚えておきたい敬称1:「様」

「様」は、その封筒を受け取ってもらいたい人が特定の人に限定される場合に使う敬称ですので、通常は個人名の後につけます。とても便利な敬称で、個人名の後につけれていればOKです。

年齢や、性別、社会的地位に関係なく、相手が誰であっても使うことができます。たとえ相手が所属する会社や団体の地位が高い人であっても、個人宛であれば問題はありません。

「○○株式会社△△部長□□(フルネーム)様」のように使います。

覚えておきたい敬称2:「御中」

会社や団体、その組織名の後につける敬称が「御中」です。

しかし、「御中」は組織にではなく、あくまでもそこにいる人に対しての敬意を示します。ですので、「宛先に所属する人であれば、どなたに封筒を受け取ってもらっても結構ですので、あとはよろしく頼みます」という場合に使います。

担当者が不明の場合、必要に応じて扱いのわかる範囲まで組織を限定し、「○○株式会社△△部□□課御中」のように使います。

覚えておきたい敬称3:「各位」

複数の個人を対象とした敬称が「各位」です。個人名の後につけるのではなく、複数の人がいるカテゴリーの後につけます。例えば、「関係者各位」「○○スポーツジム各位」のように使い、「○○スポーツジムの皆さま」という意味になります。

本来、品格や尊敬の意味がある「各位」は、目上の人に対しても使用できますが、大勢と一括りというイメージを避けるため、大事な人へは個人名宛で別の封筒を送るのが無難です。

覚えておきたい敬称4:「先生」

封筒の宛名に使われる敬称の一つに、特定の職業や立場に就く人に対して個人名の後につけて使う「先生」があります。

想像はできるでしょうが、これを使うのは封筒の宛名が、教授や教師などの教育指導者や医師などの医療関係者、弁護士や会計士などの一般に「先生」と呼ばれる職業や立場の人の場合です。

使い方は、「(個人名)先生」や「○○病院院長(個人名)先生」のように、個人名の後につけます。

覚えておきたい敬称5:「宛」

「宛」は、返信用封筒の宛先に使われる敬称で、返信相手が個人の場合に使います。

返信用封筒の宛名を「様」や「御中」で送ると、相手に失礼になります。そこで慣例として、返信封筒には「宛」や「行」を付けて送り、先方でしかるべき敬称に書き換えることがマナーです。

「宛」の字は少し小さめに「〇〇宛」のように書きます。

覚えておきたい敬称6:「殿」

「殿」も個人につける敬称ですが、「様」とは違い、自分より目下の人に対して使うものです。そのため、もし誤って目上の人に対して使うと失礼にあたります。

封筒の宛名書きでは、理由がない限り、相手に制限のない「様」という敬称を使うようにすると無難です。使用例としては、辞令や給与明細で「〇〇殿」と表示する際に使用するケースが多いです。

覚えておきたい敬称7:「行」

「行」は、返信用封筒の宛先に使われる敬称で、返信相手が個人でも会社組織でもどちらでもOKです。使用上の注意点は、「宛」と同じように少し小さめに書くことです。

返信するときには、右上から左下へ斜め二重線で消し、「様」と「御中」の適切なものを選び、縦書きか横書きによって決められた位置に書き加えるのがマナーです。

こんな時はどうする?敬称で悩む4パターン

敬称の基本を理解しただけで封筒の宛名書きをしていると、「どうすればよいのか」と対応に悩むケースがいくつかあります。そこで、敬称で悩む4つのメジャーなパターンについて、その対処法を紹介します。

同じような悩みで困った時に、対応の参考にしてください。

敬称で悩むパターン1:連名の場合

同じ送り先で宛名が複数ある場合は、連名表示をします。例えば、封筒が縦書きならば右側から、横書きならば上から、世帯主、配偶者、子供の順で書きます。

先頭の一人をフルネームにし、他は名前だけを位置を合わせて書きます。

共通の敬称を連名の中央につけると合理的に見えますが、それは間違いで、各個人に対して「様」をつけます。

会社など組織の人に連名で宛てる場合は、役職の高い人から順にフルネームに「様」をつけます。

敬称で悩むパターン2:団体や組織の場合

会社や団体に所属する個人に宛てる封筒では、「役職は分かるが、名前が分からない」という時に、どうしたらよいのか悩むこともあります。

この場合、「○○株式会社営業部長」のように、最後に個人が限定できる役職を書きます。役職も敬称なので、「○○株式会社営業部長様」や「○○株式会社山田営業部長様」のように、「様」と敬称を重ねて使うことはしません。

敬称で悩むパターン3:複数の人の場合

封筒を受け取ってもらいたい相手が複数の人の場合、担当者の名前が分かれるのなら連名にします。もし人数が多すぎる場合は、一番役職の高い人を代表で残し、その他の人を「ご担当者様」で一括りにします。

担当者の名前が分からない場合は、「○○株式会社△△部ご担当者様」とします。担当部署が分からない場合は、「○○株式会社御中」として送り、受け取った方が担当者に届けるかたちとなるようにしましょう。

敬称で悩むパターン4:担当者の個人名が分からない場合

担当者の個人名が分からない時は、担当する部署が分かるのであれば、「○○株式会社△△部御中」のようにして送り、△△部内で担当者に渡してもらうようにします。

また、中身が重要書類であるため、直接受け取ってもらいたい場合には、「○○株式会社△△部採用ご担当者様」のようにすることで、他の人の目に触れないようにします。

敬称を使う際に注意すべき3つのポイント

ここからは、うっかり起こしてしまう可能性のある3つのミスについて紹介します。

ここまでに紹介した敬称とその使い方を参考にするだけでも、封筒の宛名書きをする上で敬称の使い方で悩むことは減るでしょうが、3つの注意すべきポイントも参考にして、ミスをしないように気を付けましょう。

敬称を使う際に注意すべきポイント1:誤字脱字

正しく敬称を使うことは重要ですが、正しく選択しても、誤字脱字があっては意味がありません。誤字脱字があると、敬称をつけていないのと同じくらいに大変失礼です。

また、宛名や住所の誤字脱字は、送り先で受け取り人まで届けるために時間と手間がかかって迷惑になったり、場合によっては、届かないこともあります。

これらを避けるために、封筒を出す前には、誤字脱字がないかをしっかりとチェックしましょう。

敬称を使う際に注意すべきポイント2:敬称の併用

封筒の宛先を書くときには、うっかりと敬称を併用することで失礼にならないように常に注意が必要です。

「○○株式会社△△部御中□□様」のようなミスは、予定の変更で部署宛が担当者宛に変わったことで対応の手違いによって起こりやすく、「○○部長様」は話し言葉としては使われているので勘違いして起きやすいミスです。

敬称の併用は、このようにうっかり要素が強いミスなので、常に注意を払いましょう。

敬称を使う際に注意すべきポイント3:「お客様各位」は実はマナー違反?

「お客様各位」という言葉は、本来二重敬語になっているので日本語として間違っています。あまりにも日常的に見かけるので、一般的に使うことができると思いがちですが、どういう場合でも使えるわけではありません。

マナー違反の特例として、案内状などの文書では「お客様各位」を使います。中でも、冒頭表記としてが最も多いでしょう。しかし封筒の宛名には「各位」が使えないので、「様」や「御中」を使います。

封筒の宛名には正しい敬称を選ぼう

今回ご紹介してきた、封筒に使われる敬称やその使い方、注意点を参考にしていただくことで、正しい敬称を使って宛名書きをすることができます。

プライベートでもビジネスでも、マナーを心得た宛名を書けることは良い印象を周囲に与えますので、封筒の宛名には、正しい敬称を使うことができるようにしましょう。

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