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写真はどうする?履歴書をメールに添付して送付する際の手順10ポイント

初回公開日:2019年05月24日

更新日:2019年05月24日

記載されている内容は2019年05月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

パソコンで作成した履歴書をメールで送る方法・写真データの扱い方、そしてメール送付時のビジネスマナーについて、紹介します。メールで履歴書を送る過程を通じてスキルアップをはかり、就職活動において自らの能力をアピールできる機会にしましょう。

写真はどうする?履歴書をメールに添付して送付する際の手順10ポイント

履歴書のメールでの送り方

履歴書をメールで送ることは難しい、と感じていませんか。この記事では、履歴書をメールで送る方法・履歴書における写真の扱い方、そして履歴書をメールで送る際の注意点について紹介します。

履歴書をメールで送る手順における10のポイントとメールを送る際の3つのマナーや注意について、順に説明していきます。パソコンで作成した履歴書をメールで送る方法を理解し、新たな未来を目指して就職活動の第一歩を踏み出しましょう。

履歴書の作り方

まずは履歴書を作成してみましょう。どのような用紙を選べばいいのかわからない人はお店に足を運び、どのような履歴書が存在するのか見に行って聞いてみるのもいいでしょう。

履歴書にはさまざまな形式・大きさがあります。「JIS規格」「A4二つ折り(A3)」と記載されているものを参考に作成するのがおすすめです。

もちろん、事業所で指定された形式があれば、指示に則って作成することが前提です。

写真は添付する?

紙の履歴書であれば、証明写真を貼り付けて送ることができます。しかし、パソコンで作成した履歴書をメールで送る場合、写真を画面にのりで貼り付けることはできません。

あらかじめ写真をデータで用意し、パソコンで作成した履歴書の写真欄に貼り付けて送りましょう。

工夫すれば、自分がデジタルカメラで撮影した写真を使用することもできます。証明写真機を利用する必要がないので、就職活動にかかる予算も削減できます。

履歴書をメールに添付して送付する際の手順10ポイント

ここからは履歴書をメールで送る際の手順10ポイントを紹介します。

ポイントを参考に履歴書をパソコンで作成し、写真を履歴書に貼り付け、メールで送る手順を理解しましょう。

説明を読むだけではなく、実際にパソコンを使用して手を動かしてみることも大切です。自分で試してみる過程は、手順の理解につながります。

履歴書作成のポイント

履歴書の作成におけるポイントを3つ紹介します。作成に慣れていない人は事前にまずこのポイントをおさえることをおすすめします。

紙で作成する履歴書とは違い、失敗しても修正が可能だから安心だと考える方も多いと考えられますが、慣れていない人はパソコンでデータを修正する方がかえって時間がかかってしまいます。よく確認してから作成に臨みましょう。

ポイント1:履歴書はデータで作成が基本・手書きはNG

履歴書は手書きではなく、パソコンを使用してデータで作成するのが基本です。紙の履歴書をスキャンしてデータ化することも可能ですが、履歴書自体をパソコンから作成しましょう。

Excel、Wordなど、どのようなソフトを使用して作成しても大丈夫です。求人元からソフトや様式を指定されている場合は、条件に従いましょう。指定されていない場合、「JIS規格」と記載されている市販の履歴書を参考にするのがおすすめです。

ポイント2:ファイル形式

ExcelやWordのファイルは、バージョンに互換性がないと正しく開くことができません。作成した履歴書の様式が崩れて表示されることもあります。PDF形式であれば、どのパソコンでも正しく開くことができます。

求人元から指示がなければ、履歴書はPDF形式で送りましょう。「名前を付けて保存」から形式「PDF」を選択して保存すると、PDF化できます。会社支持がある場合はそれに従いましょう。

ポイント3:履歴書の写真欄に写真データを貼付

写真のデータを履歴書の写真貼付欄に合わせて編集し、貼り付けましょう。

貼り付けたい写真データをパソコンで使用できるよう、事前に用意します。Excel・Wordのタブから「画像」を選択し、貼り付けたい写真データを選択します。

貼り付けられた画像を選択すると、タブ「図ツール」が表示され、「図ツール」から「文字列の折り返し」を選択し「前面」を選ぶと、移動・拡大縮小・トリミングがしやすいのでおすすめです。

履歴書に添付する写真のポイント

次に、履歴書に添付する写真のポイントを三つ紹介します。写真データの扱い方を理解した上で、履歴書に活用することをおすすめします。

求人元から写真の送付方法に関して指示がある場合は、条件に従いましょう。

ポイント4:デジカメで自分で写真を撮っても良い

デジタルカメラで撮影した写真データは、PCに取り込んで履歴書に使用することができます。

撮影する際には物が映り込まない無地の壁の前などがおすすめです。前髪が目にかからないこと、手ぶれがなく本人だと判別できる明瞭な写真であること、頭の先から肩までの上半身が映っているようにしましょう。

既に紙媒体の証明写真があれば、写真自体をデジタルカメラで撮影、もしくはスキャンしてデータとして使用することもできます。

ポイント5:写真のデータをパソコンに取り込む

撮影した写真データをパソコンに取り込みましょう。デジタルカメラからSDカードを取り出し、「コンピュータ」から外部メディアを選択、保存したい画像をパソコンのピクチャ内に「名前を付けて保存」します。

デジタルカメラがWi-Fiに対応していれば、スマートフォンに画像を送り、PCメール宛に画像を添付して送り、メールから画像を保存することも可能です。可能であればマニュアルを参照し、機能を確認してみましょう。

ポイント6:写真サイズなどを確認する

写真はJPEG形式で保存すると、一番画質が高く鮮明です。ただし、デジタルカメラで撮影した写真はサイズが大きく、そのまま履歴書に貼り付けるとファイルサイズが大きく、添付して送る際に負荷を与える場合があるので、注意が必要です。

写真データを履歴書の作成画面に送付し、画像選択→「図ツール」タブから「圧縮」を選択すると、写真サイズを圧縮することができます。

共有に適した圧縮サイズを選択することがおすすめです。

履歴書の送り方ポイント

最後に、履歴書を送る際のポイントを4つ、紹介します。

履歴書を送付するメールを作成する前に、確認することをおすすめします。

履歴書の送り方についてのポイントを理解し、相手方へ的確に内容が伝わり情報セキュリティに配慮したメールを作成しましょう。以下、順に4つのポイントを説明していきます。

ポイント7:パスワードを設定する

履歴書は、個人情報のかたまりです。作成した履歴書をパスワードで保護し、第三者が不用意に開けることができないようにすると安心です。

パスワードはメール本文に直接記載せず、相手が理解できる文章で伝えましょう。例えば、パスワードをメール送付日時に設定した場合、「パスワードはメールの送付日時です」と記載できます。

自分しか分からず、相手が開くことのできないパスワードを設定しないようにしましょう。

ポイント8:ファイル名は分かりやすく

メールに添付する履歴書は、「(自分の名前)履歴書」など、分かりやすいファイル名にしましょう。

ファイル名から中身が推測できない添付ファイルは、不用意にひらくとPCに悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、相手方が警戒して迷惑メールだと判断される恐れもあります。

履歴書のファイル自体をパスワードで保護することは大切ですが、ファイル名は相手に中身がわかるものにしましょう。

ポイント9:件名は短く明確に

「履歴書の送付について(自分の名前)」など、相手方がメールの内容を容易に推察できる短く明確な件名で送りましょう。

件名がないメールや、内容が不明瞭なメールは、迷惑メールだと判断されたり中身の確認を後回しにされたりするおそれがあります。ファイル名をつける時と同じように、短く明確な内容を心がけましょう。

ポイント10:宛先の名前の書き方に注意

メール本文の宛先に、相手方の会社名・部署名・担当者名を忘れずに記載しましょう。

相手方の部署名や担当者名を正確に把握しておくことは、選考を受けるにあたり大切な事柄です。担当者名が分からない場合は、「人事担当者様」のように求人票に記載されている連絡先を参考に記載しましょう。 

誤字・脱字がないこと、相手方の会社名・部署名・担当者名を間違えていないこと・変換ミスがないことを、特に気を付けましょう。

履歴書をメールで送る際のマナーと注意点

メールで履歴書を送る手順のポイントはいかがでしたか。

いよいよメールに履歴書を添付して送る段階です。送信ボタンを押す前に、メールで履歴書を送る際のマナーや注意点を3つ、確認しておきましょう。

3つのマナーや注意点について、順に紹介します。再送信することのないように、念には念をいれてメールの本文・宛先・添付ファイルを確認しましょう。

マナーや注意点1:メール送信の本文は簡潔に書く

送信するメールの本文は、簡潔に書くことを心がけましょう。

ビジネスメールには、手書きの手紙とは異なる作法があります。冗長に記載するのではなく、明確かつ簡潔な内容伝達が肝要です。件名と本文から、短時間で的確に相手が内容を理解できるようにしましょう。

今回のメールでは、履歴書を添付して送付した旨を伝えることが一番大切です。履歴書のファイルに付したパスワードが相手方に伝わる文章も、あわせて記載しましょう。

マナーや注意点2:自分の名前・住所・電話番号・メールアドレスを明記する

メール本文の最後には、必ず自分の名前・住所・電話番号・メールアドレスを明記しましょう。

連絡先がないメールは、相手方が困ります。相手方が送り元に連絡することもできません。履歴書の中に連絡先が記載されていても、送信元の分からない添付ファイルを開くのは相手方にリスクを与えます。

送付した履歴書が迷惑メールだと判断されないよう、必ず自分の連絡先として名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載しましょう。

マナーや注意点3:送信する前の最終確認

メール本文における宛先の記載・本文・自分の連絡先に不備がないか、正しく履歴書のファイルが添付されているか、そして、送信先が合っているか送信前に必ず確認をしましょう。

メールが送信されたことを、送信済メールフォルダから確認することも大切です。BCCの機能を利用し、相手方と自分の両方にメールを送ることも良いでしょう。

万が一添付ファイルや宛先に不備があれば、お詫びの一言を添え、迅速に送り直しましょう。

履歴書や写真のメールでの正しい送り方を知ってスムーズに転職を進めよう

選考は、履歴書を作成する段階から始まっています。パソコンにおける履歴書の作成から、スキルが判断できます。メールの内容や形式には、ビジネスマナーが求められます。

メールで履歴書を送ることに対して、不安を覚える方もおられるでしょう。しかし、正しく方法を理解すれば逆に就職活動の力になります。

メールで履歴書を送る過程は、自分の能力をアピールする絶好の機会です。より良い未来に向かって、前進していきましょう。

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