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一般的な履歴書の取り扱いについて|履歴書返却する際の送付状の文例7つ

初回公開日:2019年05月09日

更新日:2019年05月09日

記載されている内容は2019年05月09日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

求人募集をした場合に不採用の応募者の履歴書の取り扱いについて、どのように対応したら良いか頭を悩ませている企業の担当者もいると考えられます。応募者に返却をした方が良いか迷っている場合もあるでしょう。一般的な取り扱い方や返却する場合の例について紹介します。

一般的な履歴書の取り扱いについて|履歴書返却する際の送付状の文例7つ

一般的な履歴書の取り扱い

履歴書は会社の求人に応募する際に提出する書類です。ほとんどの企業では応募者の学歴や職歴、保有する免許や資格、応募動機を知るために提出することを義務づけています。

近年ではテンプレートを使って、メールにファイルを添付して履歴書を提出できる企業も増えていますが、ほとんどの企業では用紙に記載した履歴書を受け付けています。紙の履歴書を返却するか、しないかで企業の対応が別れるでしょう。

履歴書は返却しない

どちらかと言うと、提出した履歴書は返却しない企業が多いです。採用した場合は社員のデータとして保存しておくため、返却はしません。

不採用の場合は、履歴書を返却しない企業が多いです。その場合は、求人広告に「履歴書は返却しません」と記載した方が親切でしょう。

一部の企業では、事前に不採用の場合に履歴書を返却するかどうか確認して、希望者にのみ郵送で返却するようにしている場合もあります。

個人情報を保護する

履歴書を返却しない場合は、提出された履歴書の個人情報が漏れないように細心の注意を払う必要があるでしょう。採用担当者および採用担当の部署以外に出回らないようにし、紛失しないように気をつける必要があります。

不採用になった応募者の履歴書に書かれた連絡先を見て、販促のためのダイレクトメールなどを送付しないようにしましょう。落とした上に、販売のための情報として使うのかと不信感を持たれる場合があります。

一定期間を過ぎたら破棄する

履歴書は採用を見合わせた場合、不要になることがほとんどです。採用に関する一連の事務処理が済んだら、採用者以外の応募者の履歴書を処分しましょう。

個人情報が漏れないように速やかにシュレッダーにかけたり、溶解処理を依頼したりして判読不能な状態にして廃棄すると良いでしょう。

履歴書を返却しない企業の理由

履歴書を返却しない企業について、いくつかの理由を挙げて説明します。返却しない企業は手間がかかる、郵送費がかかる、紛失リスクがある、書き込みをしているなどの理由が挙げられます。詳しく見てみましょう。

返却しない企業の理由1:費用の問題

費用の問題で履歴書を返却しない企業について説明します。履歴書を返却するには郵便を使われるでしょう。郵送して返却するには、切手代だけでなく、封筒代や不採用通知を印刷する紙やインク代がかかります。

不採用者や、応募および内定の辞退をする人が大勢いた場合、企業側のコストがかさむため、あえて返却をしないと考えられます。

返却しない企業の理由2:手間の問題

履歴書の返却をすると、封筒に宛名を書いたり、不採用通知を作成したりといろいろな手間がかかり、郵送する場合には郵便局まで出しに行くということにもなります。事務処理をする担当者が少ない場合は、人手不足のために仕事が滞ることもあるでしょう。

返却しない企業の理由3:紛失事故を避ける

3つめの理由として、履歴書が紛失する可能性があるので返却しないという企業もあります。紛失すると応募者の個人情報が漏れる可能性が高くなるでしょう。

返却をする作業をしている時に、書類がほかに紛れ込んでしまいなくすということもありますし、悪意のある第三者の手に入った場合、情報を悪用される危険性もあるでしょう。返却をした時に、何らかの手違いでほかの場所に郵送される危険性もあります。

返却しない企業の理由4:履歴書に書き込みがある

4つめの理由として、書き込みをしていることがあるからです。就職の面接をしている時に、担当者が応募者の印象などを書き込んでいて、後から採用するかどうか話し合いをして決めることがあります。

書き込みをして汚したままの履歴書を返却する訳にはいきません。応募者について批判的なことを書いていることもあります。鉛筆で書いて消したとしても、筆圧が強く書いた跡が残ることもあり返却は難しいでしょう。

履歴書を返却する企業の理由

企業の中には履歴書を返却するところがあります。履歴書を応募者に返却する理由をいくつか紹介します。応募者へのマナーのほか、個人情報を適切に扱っていること、トラブルを避けるなどの理由で返却することがあります。

返却する企業の理由1:個人情報の負担を軽くする

履歴書を返却すると、個人情報の取り扱いについて一定の配慮をしている証拠にもなります。

企業側では、不要になった履歴書を適切に処理するのも大変な場合があります。情報が漏れないように処分するには手間がかかります。そのまま用紙を廃棄するのは難しく、何らかの処理が必要です。応募者に返却をすれば、企業側の負担も軽くなると見られます。

返却する企業の理由2:トラブルの回避

何らかの事情で応募者の個人情報が漏れた場合、応募者から履歴書の情報を知る企業に不信感を持たれることがあります。また、履歴書が返却されなければ、不採用通知を受けた後に履歴書の情報がどのように使われるのか心配されることもあるでしょう。

情報漏れを行ったとクレームを入れられないように、履歴書を返却すると考えられます。返却をすれば、個人情報を企業側で利用しないことがわかるため、トラブルを回避できるでしょう。

返却する企業の理由3:応募者へのマナー・気遣い

履歴書を作成するには、非常に手間がかかります。一字一句間違えないように記載したり、見直したりします。手書きの場合には修正液が使えないため、一つ間違えている箇所があれば、再度書き直しが必要です。

不採用通知を出して応募者に嫌な思いをさせるのがしのびないこともあるでしょう。返却する企業側では、せめて一生懸命書いた履歴書を返却するのが応募者へのマナーや気遣いにもなると感じている場合があります。

履歴書を返却する際の送付状の文例

履歴書を返却する場合の送付状の文例を紹介します。履歴書の返却をする時には不採用通知と一緒に同封して送付する場合と、面接や内定の辞退をした応募者に送付する場合があります。

いずれの事情であっても、履歴書を返却する際に相手に不快な思いをさせないように万全の注意を払うようにしましょう。「拝啓」「敬具」などの、一般的な敬意を表す頭語と結語を付けて、末尾に相手の今後の活躍を祈る文章を入れます。

返却する際の送付状の文例1:不採用新卒者向け

拝啓 時下ますますご清栄のことと存じます。このたびは来春入社の新卒者の求人にエントリーをいただきまして、誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果、不採用となりましたのでご通知いたします。予想を超える応募があり、甲乙付けがたい中での選考となりましたことを申し添えます。ご貴意に添えず誠に申し訳ございません。

なお、お預かりした履歴書は同封して返却いたしますので、悪しからずご容赦下さい。 敬具

返却する際の送付状の文例2:不採用中途採用者向け

拝啓 貴下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。さて、先般は中途採用社員選考にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

厳正なる選考の結果慎重に選考いたしましたが、採用をお見送りすることになりました。貴殿のご経験と当社の状況を勘案し、ご活躍の場を提供できないという結論に至りました。心より申し訳なく存じます。

ご送付いただいた履歴書は通知とともに返却いたしますので、ご容赦ください。 敬具

返却する際の送付状の文例3:不採用パート・アルバイト向け

拝啓 貴下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先日は当社の求人募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

残念ながら貴殿の採用を見送る結果となりましたので、ここにご通知いたします。ご志望に添えず誠に申し訳ございませんが、なにとぞご理解の程よろしくお願いいたします。末筆ではありますが、貴殿のご活躍をお祈りしております。

なお、お預かりした履歴書は同封の上返却しますのでご査収ください。 敬具

返却する際の送付状の文例4:書類選考の履歴書の返却の場合

拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。先般は、小社の求人広告にご応募いただきありがとうございました。

誠に申し訳ございませんが、慎重に選考を重ねました結果ご期待に添えないこととなりました。多くの方のご応募をいただき、大変苦慮した上での決定であることを申し添えます。合わせて履歴書を返却いたしますので、ご査収ください。

末筆ではございますが、○○様のご活躍とご健勝をお祈りいたしております。

返却する際の送付状の文例5:面接の履歴書の返却の場合

拝啓 ○○様におかれましては、ますますご健勝のことと存じます。

さて、先般は弊社の求人面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、○○様の採用を見送ることになりましたので、失礼ながら書面にてご連絡いたします。

勝手ながら、○○様の履歴書を同封して返却いたしますのでご確認いただきますようお願い申し上げます。末筆ではありますが、今後のご活躍をお祈りしております。 敬具

返却する際の送付状の文例6:面接を辞退した人向け

拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。先日は当社の求人広告にご応募いただきまして誠に感謝しております。

さて、面接のご辞退の件につきまして、丁寧なご連絡をいただきありがとうございます。ご応募の際の履歴書を郵送にて返却いたしますので、勝手ながらご容赦いただければ幸いです。

末筆ではございますが、あなた様のご活躍をご祈念いたしております。 敬具

返却する際の送付状の文例7:内定を辞退した人向け

拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。先日は当社の求人にご応募いただき、またご来社いただきまして誠にありがとうございました。

さて、貴殿より内定のご辞退のご連絡をいただきましたので、先日お預かりした履歴書を同封の上ご返却いたします。あしからずご了承の程、よろしくお願い申し上げます。

末筆ではありますが、貴殿の今後のご活躍をお祈り申し上げます。 敬具

履歴書を郵送する際は特定記録郵便で

履歴書を応募者に返却する際には特定記録郵便を利用するのがおすすめです。特定記録郵便とは、郵送物の受付を記録した郵送サービスのことで、郵便物を差し出した記録を残せます。

差出人に受領証が渡されて、インターネットで配達状況が確認でき、配達完了メール通知も申し込め、安心して送付できるでしょう。郵便受けにそのまま配達されるため、相手は受け取りの際に在宅している必要はありません。

履歴書の返却で企業のイメージが変わる

手間やコストなどを考えると、企業は履歴書を返却しなくても構わないとされています。しかし、履歴書を返却されると応募者側は丁寧な企業だと良い印象を持つでしょう。

丁寧な送付状が添えられていれば、たとえ不採用であったとしても恨まれることはほとんどありません。採用されなかった人は、消費者にもなり得ます。商品の購入やサービスを利用する際には、気持ち良く使用していただけるよう、対応を考えると良いでしょう。

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