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応募書類で注意すること7つと送付状の書き方|封筒の書き方と切手と封字

初回公開日:2019年05月21日

更新日:2019年05月21日

記載されている内容は2019年05月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

皆さんこんにちは、今回は「応募書類で注意すること7つと送付状の書き方・封筒の書き方と切手と封字」と題して、「応募書類で注意すること7つと送付状の書き方」をはじめ、その際に役立つ封筒の書き方と切手と封字の方法などについてご紹介します。

応募書類で注意すること7つと送付状の書き方|封筒の書き方と切手と封字

応募書類の提出方法

応募書類というのはいろいろな場面で見られますが、基本的に公式書類を応募書類として提出する際には、きちんと常識・社会的マナーに則った方法で応募・郵送することが基本となります。

一般的に応募書類を送付する場合には、郵送と直接持参する場合、またWeb上で送付する場合の3パターンが見られます。それぞれのパターンに分けて送付する際にも、応募書類の作成方法を把握しておきましょう。

1:郵送で送る

まず郵送で送付する場合ですが、この場合は就職活動時・転職時にも言われるように、企業が指定している送付方法が義務付けられる場合はその送付方法で送り、それ以外の場合では各自の都合に合わせた送付方法でかまいません。

郵送で送る場合には、応募書類それぞれをしっかりとチェックした上で、送付漏れがないか、また書面での誤字脱字がないかを確認し、きちんと封字をして送ることが常識とされます。

2:直接持参する

次に応募書類を直接持参する場合ですが、この場合は送付方法で注意するべき点をすべて省くことができるため、それほど身構えないでも済むでしょう。

ただし、応募書類それぞれの中身のチェックはしっかりしておき、誤字脱字チェックをはじめ、書類漏れがあるかどうかの確認は必ず行なう必要があります。

その上で郵送と違う点は、封を閉じなくてもかまわず、その場で確認できるよう配慮しておく方法も見られます。

応募書類で注意すること

さて、先述では「応募書類を送付する場合の基本的な留意点と方法」についてご紹介しましたが、ここからは「応募書類で注意すること」と題し、実際に応募書類を送付する際に必要な作成方法や注意点、さらに効率良く作成するためのコツなどをご紹介していきます。

応募書類というのはたいてい「書類一式」を指して言われるため、まずすべての必要書類が同封されているかの確認と、正式な書式で記載されているかのチェックが必要です。

応募書類での注意点1:黒のペンを使用すること

応募書類を作成する場合には、どの文面を記載する際でも必ず「黒のペン」を使用することが一般的です。特別に「青のペンで記載のこと」や「黒以外のボールペンでもOK」などの注意書きが入っていない以上は、黒のペンを使用しておけば間違いありません。

企業に送付する応募書類の場合は、たいてい黒のペンで記載することが常識であり、特にペンの種類の指定がない場合でも、黒のペンを使用することを心がけましょう。

応募書類での注意点2:正式名称を記載すること

次に「正式名称の記載」についてですが、これは一般的に「希望する企業の社名の記載方法」を指しています。

この場合、その希望する会社が「○○株式会社」である際は、「(株)」などといった株式会社の省略名称をそのまま使わず、必ず「○○株式会社」と正式名称を調べて記載するようにしましょう。

省略して記載した場合、その印象としては「面倒くさがり」というマイナスの評価を付けられる場合があります。

応募書類での注意点3:年号を統一する

「令和〇○年」という元号表記と「2019年」という西暦表記を混在させた表記というのは、読み手にとって非常に読みづらい体裁の文章になってしまいます。

年号を統一させることは、読み手に対してわかりやすく書くことにつながり、またその応募書類を作成した人の人間性が問われる大きな指標になる場合もあるため、年号表記を元号・西暦のどちらに合わせるかという点は必ず前もって決めておきましょう。

応募書類での注意点4:誤字脱字がないように

これは応募書類を作成する場合のきわめて基本的なチェック項目になりますが、どんな書類でもそれが公式書類であり、希望先の企業に提出する場合には、必ず誤字脱字チェックを最低3回はするように心がけましょう。

誤字脱字というのは、一般的に「その人の几帳面さ」や「仕事をする上での正確さ」が評価される土台となるため、その書類選考においてマイナス評価が付けられることがあります。些細なミスはなくしておきましょう。

応募書類での注意点5:コピーを作っておく

応募書類の種類によっては、その書類のコピーを取っておくことが義務付けられている場合があり、また企業方針によって、あらかじめ「書類各種のコピーを事前に取っておいて下さい」などと注意書きがなされていることもあるため、その点を確認しておきましょう。

この理由は、たとえば書類選考を終えて面接に進んだ場合、その書類に記載された内容をもとに質疑されることがあるためで、その点への配慮が必要になる場合があります。

応募書類での注意点6:押印について

これも基本的な応募書類の作成法に含まれますが、押印すべき箇所に押印されていなければ、その書類一式が無効になる場合があるため注意しましょう。

履歴書を作成する場合でも、署名欄には必ず押印する箇所が設けられていることが多く、その箇所に押印されていなければ、実際にその本人がその書類を記載したかどうかの確認が取れません。この押印箇所のチェックは必ずしておきましょう。

応募書類での注意点7:敬称の書き方

次に応募書類の作成する場合の「敬称の書き方・使い方」ですが、これも就活時・転職時には非常に迷う人がよく見られます。

「貴社(相手企業への敬称)」、「貴法人(社団法人や財団法人などの法人への敬称)」、○○協会の場合は「貴協会」、学校に宛てる場合は「貴校」などと、まずその相手の企業に対する敬称の区別を付けておきましょう。

その上で、自分を指す場合の正しい言葉の使い方などもインプットしましょう。

【応募書類】送付状の書き方

さて、ここからは「【応募書類】送付状の書き方」と題し、応募書類を作成した後に実際に送付する場合、その応募書類に添える送付状の記載方法についてご紹介します。

送付状というのは主に、「送付日、宛先、送付者、連絡先、自分が所属している組織名、件名、書類の概要、送付枚数(部数)、追記的な内容」を記載しておき、事前に書式が決まっている送付案内(その書面)のことを指します。

【応募書類】送付状の書き方1:日付

まず送付状に記載する日付についてですが、この場合の日付は「その送付状を投函した月日」となります。つまりその送付状を出した日のことで、その前後の日にちにする必要はありません。

これはよく履歴書や退職届を記載する場合の日付の書き方と間違われますが、送付状というのは「企業へその応募書類を送付しました」という旨を端的に告げるための書類となるため、特に年月日を特定の日時に合わす必要がありません。

【応募書類】送付状の書き方2:宛先

次に宛先についてですが、送付状の場合は宛先を「日付の記載よりも下方(左寄り)」に記載する形になります。事前に会社名、部署名、担当者名を調べておき、間違いのないようきちんと明記しておきましょう。

この場合も「様」や「部署名の記載方法」、また「担当者氏名をフルネームで記載すること」など、マナーに則った書式で記載することが大切です。担当者氏名を記載する場合は、苗字と名前の間に1マス入れる工夫をしましょう。

【応募書類】送付状の書き方3:連絡先

次に連絡先ですが、これは主に「送付者の連絡先」を記載することになるため、自分が所有している携帯電話の番号・メールアドレスをはじめ、自宅の電話番号、自宅で使用しているパソコンの電子メールアドレスなど、記載できるものは記載しておきましょう。

ただし、すべての連絡先を記載する必要はなく、普段使用している番号・アドレスを記載する形でかまいません。あまり多いと、どのアドレスに連絡するのかややこしくなります。

【応募書類】送付状の書き方4:タイトル

送付状を作成する場合にはこの「タイトル」を付ける必要があり、その場合は単純に「送付状」とだけ記載しておきましょう。この記載位置は紙面の中央にしておき、「選考時の応募書類の送付につきまして」などと、軽く一筆添えておくなどの配慮も必要です。

送付状の主旨が企業側へ伝わればOKなので、このタイトルについてはシンプルに記載しておくことが望ましいでしょう。

【応募書類】送付状の書き方5:本文

送付状を作成する場合でも、いわゆるビジネスレター(仕事上で取り扱われる公式書類)の記載方法と同じになるため、その書式方法を踏まえた上で正しく書く必要があります。本文の出だしの箇所では「拝啓」を用い、文末では「敬具」と記載しましょう。

「拝啓」の代わりに「謹啓」や「前略」を使ったり、「敬具」の代わりに「拝復」や「敬白」、また「草々」などを使ったりする場合がありますが、これらは公式書類用ではありません。

【応募書類】封筒の書き方

次に応募書類を郵送するための封筒の書き方についてご紹介します。封筒というのはその書類在中を示す重要な紙面になるため、必ずきちんとした作成方法・書式法を覚えて作成しましょう。

基本的には一般の封筒の書式に則って記載する形になるため、とりわけ難しい箇所はありません。

【応募書類】封筒の書き方1:住所

まず住所ですが、これは日常(プライベート)で誰かに手紙を送る場合と同じく、封筒の表面左端に記載する形になります。この場合でもわかりやすく書く必要があり、送り返されるようなことがないよう配慮しておきましょう。

基本的に縦書きの場合は漢数字が用いられますが、この場合は「○○ビル3F」などとあらかじめ住所が指定されてある場合、そのまま算用数字で記載してかまいません。これは自分の住所にしても同じです。

【応募書類】封筒の書き方2:宛名

宛名を記載する場合には、必ず「○○様」の後に「御中」という言葉を付け添えておきましょう。この「御中」というのは、「応募書類がその封筒の中に入っています」ということを証明する記載となります。

この場合、企業宛てに記載する場合と個人宛てに記載する場合とがあり、企業宛ての場合は「○○株式会社(改行して)○○課」とし、個人宛ての場合は「○○株式会社(改行して)○○課 ○○○○様」と記載します。

【応募書類】封筒の書き方3:応募書類在中

先述でも少し触れましたが、「御中」や「在中」と封筒に記載しておくことにより、その封筒を受け取った企業側も「どんな種類の書類が入っているのか」が一目でわかります。

この場合も、わかりやすく応募書類を作成・送付するための工夫となり、公式書類を送付する場合には必ず「御中」や「在中」の記載をします。この場合、朱書きにする必要はなく、基本的には黒字のペンで記載しておいてかまいません。

【応募書類】封筒の書き方4:差出人・提出日

応募書類を作成する場合には、その送付する封筒に「提出日」を記載しなければならない場合もあります。

たいていの場合は普通に書類を送付する場合、個別で手紙を送付する場合と同じく、その提出日の記載は免除してもかまわないことがありますが、企業によっては「提出日の記載」を指定する場合もあるため、その際には忘れず記載しましょう。

「提出日」は封筒裏面の差出人住所の横に記載し、住所の記載法は通常の書式となります。

【応募書類】封筒の書き方5:切手

次に切手についてですが、これは郵便局へ直接応募書類を封入した封筒を持参して、そこで送料を計算してもらう際に、直接教えてもらう方法がベストでしょう。

コンビニなどで切手を購入して、そのままポストへ投函する人も多いですが、その場合は発送重量と送料との関係で返送されることがあります。そのため、着実に書類が送付されるように、実際に郵便局で発送重量を計算してもらい、その場で切手を購入するほうが確実です。

【応募書類】封筒の書き方6:封・封字

封字というのは一般的に、「その書類を封入した封筒が第三者に開封されていないこと」を証明するために封筒の綴じ目に記載する字のことで、「〆」や「封」、「寿」、「蕾」などといった記号的な文字で示されます。

選考書類用の応募書類・公式書類などを送付する場合は、その書類が第三者(他人)によって改訂されていないことを証明することが必要になるため、このような「封字」の使用が必須となります。

【応募書類】封筒の書き方7:応募書類の入れ方

応募書類の入れ方(封入の仕方)についてですが、一般的に応募書類を封入する場合には「折り曲げずに封入すること」がマナーとされ、履歴書・職務経歴書をはじめ、他の別紙資料などにおいても、その書面を曲げ口によって汚さないことが常識です。

折り曲げた際に書面が見づらくなる場合や、さらには破れてしまうこともあるため、できるだけ各紙面をまっすぐの状態にしておき、読みやすい状態に保ちましょう。

持参する場合

次に、応募書類を持参する場合のマナーについてご紹介します。会社へ応募書類を持参する場合には送付する場合とは違い、「各書類をすぐに取り出せる状態にしておくこと」がマナーとなります。

つまり、封入する必要がなく(封筒に書類は入れますが)、担当者に手渡した際に中身が何なのか、すぐに確認できるよう配慮する形になります。封を閉じる必要はありません。

直接担当者に渡す場合

先述でもご紹介しましたように、直接担当者に応募書類を手渡す場合は、その応募書類を入れた封筒の封を閉じる必要はありません。その場ですぐ確認してもらえる形にしておきましょう。

ただし、応募書類を封筒に入れておく必要はあるため、カバンに直接書類を入れて持ち歩かないよう配慮しましょう。

担当者以外の人に渡す場合

次に会社へ応募書類を持参する際に、担当者以外の人に書類を手渡す場合ですが、この場合は封を閉じておく必要があります。

担当者以外の人となると、その時点でその手渡された人は第三者となるため、きちんと担当者に書類が行き渡るまでその書類の中身を封入しておく必要があります。

応募書類は社会人としてのマナーを見られる

いかがでしたか。今回は「応募書類で注意すること7つと送付状の書き方・封筒の書き方と切手と封字」と題して、「応募書類で注意すること7つと送付状の書き方」をはじめ、その際に役立つ方法についてご紹介しました。

応募書類というのは一般的に「企業へ提出ための公式書類」と見なされるため、きちんと各種書類の書式・作成方法に則って記載する必要があります。社会的マナーとなるため、その点に十分配慮しましょう。

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