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2019年04月23日

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント

転職活動で切っても切り離せないのが書類作成です。履歴書はともかく「職務経歴書」は苦手でしょう。「何を書いたらいいのか分からない」と言う方も多いのではないでしょうか。誰でも簡単に書ける「職務経歴書」の書き方のコツやポイントを紹介しています。

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント

職務経歴書とは

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
職務経歴書とは、これまで自分が経験した職務内容をまとめた応募書類のことです。履歴書に書く職歴とは別物で、職歴を具体化する必要があります。

職務経歴書は自分のために作成する書類です。自分にできることや取り組んできたことを相手に伝えて、自分がどんな人物かを知ってもらいましょう。

職務経歴書は採用にかかわる判断材料です。職務経歴書の書き方、提出枚数やポイントを知って採用を勝ち取りましょう。

職務経歴書にまとめる主な内容

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
職務経歴書にまとめる主な内容は、大きく分けて5つです。

①職務概要:職務経歴書に書かれている内容の要約です。
②職務経歴:前職の会社情報(資本金・従業員数・売上高など)、職務内容などを詳しく説明します。過去を振り返り、棚卸しした内容を一覧表にします。
③資格やスキル:取得資格の有無、能力をアピールします。
④自己㏚:仕事への強みやこだわりなど、自分がどんな人物かを伝えます。
⑤志望動機

1:職務概要

職務概要とは、職務経歴書の一番はじめに書く職歴の要約です。
注意点、ポイントは2つです。

①職務内容に自己PRを交え、最終的に志望動機へつながるようにする。ただの職務内容の報告とならないように注意です。

②3~4行程度にまとめサラッと読めるようにする。ダラダラと長い文章は趣旨が伝わりにくく、枚数も増えて読むのに時間が掛かります。応募者が多ければ、最後まで読んでもらえない場合もあります。

2:職務経歴

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
職務経歴は、これまで携わってきた職務内容の棚卸しです。職務内容が多いか少ないかは関係ありません。応募先が求める人材により近いかどうかがポイントです。

まずはすべての職務を書き出して、応募条件に近い業務や自己アピールしやすい職務を整理していきましょう。また、自己判断で「あれは職務ではない」と省いたりせず、些細な職務も書き出してましょう。のちのち自己アピールに役立ちます。

3:資格

資格を書く時の注意点は大きく分けて3つです。

①応募先が求めている資格、もしくは業務、職務に関係する資格を書きましょう。資格は多いからといって採用されるとは限りません。

②西暦、和暦は提出書類全体で揃え、運転免許が一番最初です。後に古い順に正式名称で資格を書きます。省略してはいけません。

③資格なしの場合は空欄にせず、「特になし」と書きます。勉強中の場合はその旨補足しましょう。

4:スキル

スキルとは、訓練や経験によって身につけた能力のことを言います。

例えば、MOS資格はないけれど、Excelマクロが得意だった場合、パソコンスキルとして「マクロ」をアピールすることができます。逆にMOS資格を持っていてマクロは使えないのであれば、パソコンスキルはExcel(四則演算、関数、グラフ作成、ピボットテーブルなど)となります。

資格とほぼ同じように思われますが、少し意味が違うので注意しましょう。

5:自己PR

職務経歴書の自己㏚は、自分を売り込む場所です。経歴より自己㏚が重視される場合もあります。次の2つを意識しましょう。

①強みや実績、成果を出すまでの過程や、その結果を裏付ける理由や経緯は、実際のエピソードを交えると説得力が増します。

②①を今後どう活かすのか、最終的に相手が求める人材につながるようにしましょう。

自己㏚は大事な項目ですが、ダラダラ文は禁物です。枚数や分量も考えながら作成しましょう。

6:志望動機

志望動機は、入社する意欲を確認するための質問です。

これから一緒に働くのですから、いくら経験やスキルがあっても、方向性や考えた方が違う人より、理想に近い人材を採用したいのが本音です。入社後のミスマッチも防げます。

「この人と一緒にはたらきたい」と好感を持ってもらえる志望動機が理想です。

ホームページは要チェックになります。どんな会社か見えてくることもあります。志望動機につながるヒントを探しましょう。

職務経歴書の最適な枚数は

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
職務経歴書の最適な枚数は2枚がベストとされています。また、職務経歴書には市販の履歴書に付属された手書きタイプと、パソコン作成の2種類があります。一般的に履歴書は手書き(B5)で職務経歴書はパソコン(A3)です。

大きさや枚数で採用は決まりませんが、PDFなどメールで応募する際は、最低限のビジネスマナーとしてサイズをそろえておきましょう。ただし、条件や枚数の指定がある場合は応募先の指示に従いましょう。

2枚がベストな3つの理由

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
それでは早速、職務経歴書の枚数は「2枚がベスト」とされている3つの理由について、説明していきます。

職務経歴書は自分をアピールするための書類です。基本的に枚数の制限はありませんが、枚数を増やしても、採用につながるわけではありません。枚数は多いと読むのに疲れるだけでなく、肝心なことが伝わりません。

相手に管理しやすい枚数で、伝わりやすく読みやすい、丁度いい分量になるようにしましょう。

枚数1枚の場合:PRが十分にできない

A4用紙1枚に、すべての項目を収めるのは厳しいです。文字をかなり小さくすれば可能ですが、読みにくなってしまいます。職務経歴書として「見にくい」はマイナスです。よくありません。

職務経歴書の理想の枚数は2枚とされています。むりに詰め込もうとせず、パッと見て何が書いてあるのか、一目でわかるようにしておきましょう。

枚数を2枚にすることで、スッキリと見やすくなり、自己㏚も伸び伸びと書けます。

枚数3枚場合:分量が多くて読み辛い

職務経歴書は基本的に枚数の制限はありません。そのため枚数は3枚でも問題ありませんが、枚数が多いと読んでもらえない確率が上がります。特に応募者が多いと嫌がられます。応募先の勝手な都合で見てもらえないのは不利です。

職務経歴書の理想枚数は2枚といわれています。どうしても収まりきれない場合は、フォーマットを変更しましょう。工夫することで解決する場合があります。目にも止めてもらえない状態だけは避けましょう。

枚数3枚場合:書類の印刷・保管が面倒

よく募集要項に「履歴書はお返しません」という文言を見たことはないでしょうか。枚数に関わらず、一度提出した書類は採用の場合は保管されますが、不採用だった場合は破棄されます。返送費がかかるだけでなく郵送事故や紛失の恐れがあるからです。

また、メール応募の場合はペーパーレスを導入していると考えられます。こういった企業側の背景をあらかじめ予測し配慮することも必要です。ビジネスマナーにもつながります。

2枚で書くための4つのポイント

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
職務経歴書に規定のフォーマットはありません。自分が伝えたい内容が見やすく収まるように、分量と枚数にあうフォーマットを考えましょう。

ネット上に「職務経歴書・テンプレート、フォーマット」と検索すると、ダウンロードサイトや資料などが閲覧できます。参考にしてみるとよいでしょう。

フォーマットのイメージできたら、以下の「2枚で書くための4つのポイント」に注意して職務経歴書を仕上げていきましょう。

ポイント1:職務経歴はシンプルに絞る

職務経歴はなるべく見やすくシンプルにします。枚数調整など見直しの時は、まずは職務内容、そして次に職務内容を絞りましょう。職務内容に書くのはメインだけで十分です。

例えば、建築業がメインで不動産、リフォーム、コンサルティングなどを事業展開していた場合、「建設業」だけで問題ありません。

職務内容は、募集先の求めている職務内容と同じ、もしくはより近い職務から優先的に書いていきましょう。

ポイント2:自己PR・志望動機はしっかりと書く

職務経歴書の中で、重要視率が高いと言われている自己PR・志望動機は手抜き厳禁です。伝えたいことを明確にして、しっかりとアピールしましょう。

自己㏚は強みや実績、成果、経験やスキル、やる気など人間性をアピールし、志望動機は何のために何を目指して働きたいのかという意欲です。自己PRと志望動機が重複しないように、言葉やニュアンスを変えましょう。

また、職務経歴書の枚数がオーバーしないように注意しましょう。

ポイント3:文字サイズは10~12pt程度に

職務経歴書の文字サイズは、10.5~12pt程度が理想的だとされています。

職務経歴書に記載する内容も、収まりやすく枚数オーバーも防げます。文字サイズを統一することで読みやすくなります。メリハリがあると見栄えも良くなります。

また、文字フォントは明朝体である「MS明朝」が一般的にビジネスシーンでよく使用されています。ビジネスマナーとして、ポップな印象を与える文字は避けましょう。

ポイント4:余白・文字間・行間は適切に

職務経歴書はあまり行間をつめすぎないようにしましょう。下線部に線を加えたり、表などを取り入れ工夫することで、枚数オーバーを防ぎまとめやすくなります。そして、全体的にイメージを決めてから作成しましょう。紙に一度書くのも効果的です。

また、余白は最低でも上下左右20mm~25mm程度は確保しておきましょう。ページ数の印字も必要です。ちなみにWordのデフォルトは上35mm・下左右の余白は30mmです。

職務経歴書の作成に参考になるおすすめ書籍

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
職務経歴書を作成する際に、参考になるおすすめ書籍4つご紹介します。

転職活動に必要な転職活動のための参考書です。プロだから知っている、落ちる書き方と受かる書き方や職務経歴書の採用不採用実例集、「その用紙はアウト、NG」など、面接官の本当の心理など、どれも情報が満載です。

内定率90%以上を誇る大人気カリスマキャリアアドバイザーの「受かる人はここが違う。履歴書・職務経歴書、採用される書き方」もご紹介しています。

1:最新最強の履歴書・職務経歴書 ’20年版

転職活動で絶対必須の履歴書・職務経歴書・添え状(カバーレター)・応募用紙の枚数、選び方まで完全解説しています。さらにケース別に事例をあげて、成功実例やNG例を掲載しています。事例が豊富にあるから参考にしやすく分かりやすいです。

職歴にブランクがある方や異業種へ転職希望の方も必見です。書き方のコツを掴んで転職成功を勝ち取りましょう。

2:採用される履歴書・職務経歴書はこう書く<実例付き>

「実力も自信もあるのに面接までたどり着けない」「何度応募しても書類選考で落ちる」という方には原因があります。基本の考え方がわかる履歴書・職務経歴書の書き方を実例付きで解説しています。

ライバルに差がつく採用される履歴書・職務経歴書の書き方を伝授します。自己アピールや経歴の具体的な書き方、面接官や採用担当者の目線まで徹底解説しています。今さら聞けない郵送の仕方や提出方法など情報満載です。

良い事例、悪い事例、両方とも多くとても分かりやすいです。参考になりました。

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3:カリスマエージェント直伝! 履歴書・職務経歴書の書き方

過去10,000名以上の添削を繰り返し、転職成功に導いたカリスマエージェントに教わる転職必勝本です。

採用者の本音や心理を交えた職務経歴書の書き方や、秘伝の表現方法、ニュアンスの使い方、実際にあった成功例を参考に解説しています。受かる書類の書き方を知って希望の仕事に転職しましょう。

就職希望者のパターンや事情に応じた履歴書や職務経歴書のまとめ方、マナーやアプローチについて書かれておりとても参考になります。

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中見出し:4:受かる人はここが違う! 履歴書・職務経歴書 採用される書き方

内定率90%以上を誇るカリスマキャリアアドバイザー藤井佐和子氏が「受かる人はここが違う。履歴書・職務経歴書、採用される書き方」が完全公開です。

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書店で数冊比較し購入。
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2017年1月現在、内容も新しく使いやすい一冊です。

頭の中が整理され文章をよくまとめられました。

おすすめです。

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職務経歴書を完璧にして次につなげよう

職務経歴書の最適な枚数|職務経歴書を書く時の4つのポイント
気になる参考書は見つかりましたでしょうか。どれも参考になるものばかりで迷ってしまいそうですが、1冊持っているだけで心強いです。

職務経歴書は転職活動には欠かせない書類です。書き方は知っているようで知らないが一番危険です。また、コツやルールなど、知識はないよりある方が良いです。

転職を成功するための自分だけの「赤本」を見つけて、新たなスタートを歩き出しましょう。

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