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2019年05月12日

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ

外資系の企業に履歴書や職務経歴書を送付する場合は、一緒にカバーレターを送付するのが一般的です。カバーレターは日本における送付状などと意味が異なるので注意が必要です。今回はカバーレターの意味や書き方のポイントなどについてくわしくご紹介いたします。

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ

カバーレターとは

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターとは、英文で履歴書などを送付する際に1枚添える用紙のことを意味します。カバーレターには、自分の住所や氏名などの基本情報はもちろんのこと、なぜこの会社に志望したのか、自分のアピールポイントなどを簡潔に説明し、企業側にアピールする書面のことを指します。

日本では同封されている書類内容を明確にするために送付状を添付する場合がありますが、カバーレターとは意味が異なります。

カバーレターとレジュメ(CV) の違い

外資系企業の求人情報などをチェックすると「レジュメを送付してください」と明記されている企業が多い傾向にあります。レジュメとは、あなたの学歴や資格などの主な履歴をまとめて記した書類のことを意味します。

日本でいうと履歴書の役割を示すのが「レジュメ」と呼ばれるもので、カバーレターはあなたがなぜこの会社に履歴書を送るのかを綴った手紙のような意味合いを持ちます。

カバーレターと日本の添え状の違い

外資系企業に英文の履歴書を送付する場合はカバーレターを添付しますが、日本の場合は「添え状」という紙を1枚添付する場合が多い傾向にあります。

日本における添え状というものは、季節の挨拶、履歴書を送付した理由を簡潔に添え、同封書類の内容を明記するのが一般的です。カバーレターの場合は、同封書類の内容を明記するのではなく、自分のことを簡潔に相手にアピールするために書くための書面になります。

カバーレターに書くこと6つ

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
英文で履歴書や職務経歴書を送付する際に一緒に添えるのが「カバーレター」と呼ばれる書面です。カバーレターには、自分の情報以外にもカバーレターを送る理由や志望動機などを記載する必要があります。

カバーレターは送付状と異なり、相手に自分の良さや強みをアピールする目的があります。ではカバーレターに書くべき項目を1つずつご紹介していきましょう。

書くこと1:名前や連絡先などの基本情報

カバーレターの冒頭には、まず自分の氏名や連絡先などの基本情報を記載します。カバーレターのはじめに自分の情報を書く目的は、相手に誰がこのレターを書いたのかを知らせる目的があります。

最初に自分の氏名を記入し、自分の住所やメールアドレス、携帯番号など、相手が自分にコンタクトできる情報を間違えないように正しく記入しましょう。

書くこと2:応募先の採用担当者の情報

自分の基本情報を記載した後は、自分が応募する採用担当者の氏名、住所などを記載します。採用担当者といっても一人だけでなく複数いるのが一般的です。特に相手の氏名や部署名はスペルミスがないか事前にしっかり確認するようにしましょう。記入する際は必ず左詰めで書くのが一般的です。

書くこと3:カバーレターを書いている理由と目的(前置き)

文章の冒頭は、まずカバーレターを書いた理由と目的を簡潔に記載しましょう。日本の送付状などでは季節の挨拶や書き方の形式がありますが、カバーレターの場合はそのような形式はありません。

カバーレターは最初に採用担当者の心をつかむ導入文です。どんな熱意を持って応募するのかということを簡潔かつシンプルに相手に伝えるようにするといいでしょう。

書くこと4:スキル・経験や実績などのアピール

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターを書く目的を書いた後は、自分がこれまで培ったきた能力や経験、実績などを記載するようにしましょう。カバーレターは職務経歴書ではないので細かな内容は不要ですが、あなたの実績がわかる数値や資格などを具体的に記載します。

ここでアピールすべきポイントは自分にとっての最大の強みをアピールすることです。ここでアピールすることで、その後に読む履歴書や職務経歴書の内容を把握しやすくなります。

書くこと5:その仕事に応募したいと思った理由(志望動機)

カバーレターで最も重要な記載事項になるのが、「志望動機」です。志望動機は、なぜこの会社に応募したのか、なぜこの会社や仕事に興味を持ったのかという理由を意味します。

採用担当者にとっては、会社のどんな部分に興味があり、どんな仕事に興味を持ったのか、また会社のどんな部分で貢献できると感じたのかなどを知りたいと感じています。できる限りシンプルな文章でしっかりアピールしましょう。

書くこと6:まとめと締めのあいさつ

カバーレターの最後は、カバーレターを読んでくれたことへの感謝をしっかり伝えましょう。日本におけるフォーマルな文章の最後は「敬具」で締めくくるのが一般的ですが、カバーレターの場合は「Sincerely」や「Best regards」などの言葉を使用し、文章の最後に自分の名前を再度記載します。

カバーレターはパソコンなどを使用して作成しますが、最後の氏名欄のみ手書きでサインをする方も多い傾向にあります。

カバーレター提出前のチェックポイント5つ

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターは企業側の採用担当者がはじめに読む文章です。カバーレターを作成した後は、シンプルかつ簡潔に内容が明記されているか、スペルや文法ミスがないかなどを事前にチェックしておく必要があります。

またカバーレターに多いミスの1つが履歴書を同じ内容を記載するということです。カバーレターはあくまで導入文であり、相手にわかりやすい文章でしっかりアピールすることが大切です。

ポイント1:募集に沿った内容になっているか

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターは履歴書とは異なり、記載できるスペースが限られています。そのため、文章をできる限りシンプルかつ短くした結果、相手にカバーレターを書いた理由や目的が伝わらない文章になっていることが多い傾向にあります。

カバーレターを作成した後は、再度募集要項を読み返し、募集内容に沿った内容になっているかをしっかり確認するようにしましょう。企業側の採用担当者の気持ちになり客観的に読んでみましょう。

ポイント2:スペリングや文法のミスはないか

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターを作成した後は、必ずスペルや文法ミスがないか事前に確認するようにしましょう。特にスペルミスがある場合はどんなに文章や内容がよくても説得力に欠け、相手にマイナスのイメージを与える可能性があります。

カバーレターをパソコンで作成する場合は、必ず校正機能を使用し、スペルミスを改めてチェックするのもおすすめです。また現在過去分詞を使用した文法などを間違える人も多いので特に注意しましょう。

ポイント3:履歴書と同じ内容になっていないか

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターに多いミスの1つが、履歴書と同じ内容を記載しているという点です。カバーレターには、履歴書と同じく志望動機などを記載するため内容が重複しやすい傾向にあります。

しかし、たとえ同じ内容であったとしても同じ文章を使用するのではなく、表現方法を変えたり、アピールポイントをさらに強調して書くなど、履歴書とは異なる切り口で記載するようにしましょう。

ポイント4:文章が長すぎないか

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターの基本は、シンプルかつ簡潔に内容を記載することです。カバーレターの文章が長すぎると、その後の履歴書や職務経歴書を読む気が失せ、マイナスのイメージにつながる可能性が高い傾向にあります。

カバーレターはA4サイズの用紙におさまる程度の文章量が適切です。文章の前後に適度な余白スペースを確保しながら、文章は短くシンプルにして読みやすい内容かどうか再度確認するようにしましょう。

ポイント5:わかりやすいファイル名をつけているか

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
カバーレターをメールで送付する際、ファイル名は必ず自分の名前を付けるようにしましょう。採用担当者は数多くの応募メールを受け取り、ファイルを保存した際に他の応募者と間違えないように名前でファイル名を設定しておくと便利です。

またカバーレターをファイルで送付する場合は必ずPDFファイルに変換して送付するようにしましょう。

ポイント6:一人称がIばかりになっていないか

カバーレターのみに限らず、主語が多い文章は全般的に読みにくい傾向にあります。特にカバーレターの場合は、自分を意味する「I」を多用しているケースも多く、主語を多用すると必然的に文章が長くなる傾向にあります。

また主語が多い文章は幼いイメージを与え、英語が苦手な印象を相手に与えかねません。カバーレターを作成した後は、一人称が多用されていないかも再度チェックするようにしましょう。

カバーレターの実際の例

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
初めてカバーレターを作成する場合は、どのような表現や説明をすればいいかわからないという方も少なくありません。カバーレターでは、志望動機やこれまでの自分の実績を端的かつシンプルに記載する必要があります。

カバーレターはフォーマルな文章なので、カジュアルな表現やフレーズを選ばないように気をつけながら作成するようにしましょう。ではカバーレターで実際に使用する文例をご紹介いたしましょう。

カバーレターの実際の例1

I applied to (position name) because ~

企業側にカバーレターを送付する場合は、どの部署に応募するのかを明確に記載する必要があります。

応募するという表現には「apply」という動詞を使用し、becauseの後になぜ今回応募したかという理由を端的に付け加えましょう。becauseの後には、自分の強みとなる能力や実績、または企業が持つ強みなどを端的に説明するといいでしょう。

カバーレターの実際の例2

I’m very impressed with 〇〇

カバーレターにおいて自分の志望動機を明記する場合は、相手企業のどんな部分に魅力を感じかなど、企業の良い部分を強調して説明することが多い傾向にあります。

たとえば、応募する部署の仕事の方針やノウハウなどに感銘を受けたなどと説明する場合には「impress(感銘を受ける)」という動詞を使用します。他には「interested in(興味がある)」もおすすめです。

カバーレターの実際の例3

I have experience working in 〇〇

カバーレターには、あなたがこれまでどんな仕事に就いていたか、どんなジャンルの仕事の経験があるかなどを説明する必要があります。

自分の過去の仕事を説明する場合は、「experience(経験する)」という動詞を使用し、丁寧に表現するといいでしょう。「I was worked(働いていた)」などの表現は面接時に使用するといいでしょう。

カバーレターであなたがその仕事に適していることをアピール

カバーレターとは?外資系企業の必須書類に書くこと6つ
英文の履歴書や職務経歴書を送付する際に添えるものが「カバーレター」と呼ばれる書面です。カバーレターの目的は、あなたの基本情報はもちろんのこと、あなたがどうしてこの企業を選んだのかを強くアピールする書面という意味があります。

カバーレターは、シンプルで簡潔に作成し、A4サイズ1枚程度におさまるようにしましょう。企業に採用してもらえるように、カバーレターではあなたの強みをしっかりアピールしましょう。

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