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2019年05月14日

履歴書を封筒に入れて郵送する際の3つのポイント|送付のマナー

一生懸命に書いた履歴書を郵送する際に気をつけなければならない細かいポイントがあります。ここでは履歴書を手渡しする場合の渡し方をはじめ、郵送でのマナーをご紹介しています。大事な履歴書を好印象で採用担当者に届くよう、しっかり準備をしてみてはいかがしょう。

履歴書を封筒に入れて郵送する際の3つのポイント|送付のマナー

履歴書送付・手渡し時のマナー

履歴書を前もって提出する場合、直接出向き手渡しする他に郵送する方法が一般的です。せっかく一生懸命書いた履歴書も、手渡しする際の行動や郵送する際のマナーをしっかり守らないと採用担当者への印象を悪くしてしまいかねません。

ここでは、大事な履歴書を提出する際に、好印象を与えることができるような封筒の使い方や、書き方をはじめ、色々なマナーをご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。

手渡し

まずはじめに、履歴書を手渡しする際のマナーをご紹介いたします。手渡しの際も必ず封筒に入れて持ち運び提出をしましょう。その際クリアファイルに履歴書を挟んだ状態で封筒に入れておきます。その封筒をまたクリアファイルで挟むと綺麗な状態で持ち運べるので良いでしょう。

では、一生懸命考えて書いた履歴書を好印象で手渡しできるように、次のことをしっかりおさえておきましょう。

履歴書を手渡すときは封筒から出す

履歴書を担当者に直接手渡す場合も封筒に入れて持ち込みます。担当者から指示があったら鞄から封筒ごと履歴書を出し、封筒から履歴書の挟まっているクリアファイルを出しましょう。そして、クリアファイルに挟んだままの履歴書を封筒の上に重ねて担当者に提出します。

その際、必ず担当者が読みやすい向きにして両手で渡しましょう。また、「こちらが履歴書です。どうぞよろしくお願いいたします。」と添えると好印象となります。

受付で履歴書を手渡すときは封筒に入れたまま

受付で履歴書を手渡しする場合は、基本的には履歴書を封筒に入れたまま手渡しします。

封筒のまま手渡すことで、担当者へ届くまでに折れたり汚れたりするのを防げます。もし、受付で封筒から履歴書を出すように指示をされたら、封筒から出してクリアファイルに挟んである履歴書を提出しましょう。

受付で提出する際も、封筒の向きに気をつけて両手で手渡します。その際「よろしくお願いいたします。」と添えると好印象になります。

送付

次に、郵送で送付する場合のマナーについてご紹介いたします。履歴書を郵送する際は、履歴書をクリアファイルに挟み封筒に入れて送ります。その際に使う封筒は『白色であること』『履歴書が折らずに入るサイズであること』『和封筒であること』が理想的です。

ここからは郵送の際に、これが特に大事であることをご紹介いたしますのでぜひ読んでチェックしてみてください。

あて先が間違ってないか確認

まず、絶対にあて先が間違っていないかを確認しましょう。当たり前のことですが、間違っていると締切までに届かなかったり、個人情報がどこかに届けられてしまったり、大変なことになってしまいます。

また何社か同時に送る際などは、特に中身とあて先が一致している事をしっかり確認しておきましょう。また、多少の間違いで届いてしまった場合、相手への失礼にもなりますのであて先はしっかりと確認して郵送するようにしましょう。

手書きの際は丁寧に

採用担当者と面接をする前に前もって履歴書を郵送の場合、封筒の見た目は第一印象と同じとなります。あまりにも汚いと封筒の中に入っている履歴書に、真剣に目を通してもらえないといった事になりかねません。

したがって、字に自信がない方も読めるように一文字一文字を丁寧に書く事を心がけましょう。また、封筒に見合う大きさの文字ではっきりと書くことを気をつけると良いでしょう。

履歴書を封筒に入れて郵送する際の3つのポイント

ここからは、履歴書を封筒に入れて郵送する際に気をつけてほしい3つのポイントをご紹介いたします。細かな注意点がいくつかありますので、ひとつひとつチェックしていってみてください。

1:封筒を用意する

一生懸命に書いた履歴書を郵送で送る場合、まず封筒を用意しなければなりません。ここからは、封筒の種類や書き方などのおすすめのポイントをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

封筒のサイズは「角形A4号」か「角形2号」

履歴書は余計な折り目を付けずに封入する事が好ましいとされています。会社指定の履歴書を除き、一般的に市販されている履歴書は見開きタイプのB4もしくはA3の用紙で、それを二つ折りにしたB5もしくはA4サイズで売られています。

履歴書だけをA3クリアファイルに入れて送る場合は【角形A4号(角A4)】でギリギリ入りますが、他の書類などを入れる場合には余裕を持って【角形2号(角2)】の封筒を使用しましょう。

色は「白」がおすすめ

封筒の色は「白」がおすすめです。一般的の和封筒では茶色、白色、水色などがありどれも履歴書を送るために使っても差し支えありませんが、白色の封筒は清潔できちんとした印象を与える事ができます。

また、履歴書を送付する際は封筒に【履歴書在中】と朱書きをするので、白い封筒の方が目に留まりやすくなるのでおすすめです。中身が透けないよう厚手の白い封筒を用意すると良いでしょう。

封筒に「履歴書在中」と書こう

宛名しか書かれていない封筒に入った郵便物は中身を確認しないと重要度が分かりません。

【履歴書在中】と記載があるだけで採用関連の郵便物だどすぐに分かります。その一手間で、個人情報が含まれている重要な書類として丁寧に取り扱われ、誤って破棄や後回しになることを防ぐ事もできます。

一生懸命考え作成した履歴書を綺麗な状態で確実に採用担当者の手元に届けるためにも封筒の表には必ず【履歴書在中】と朱書きしましょう。

「履歴書在中」を書く時のポイント

さて、実際に【履歴書在中】と書く際に気をつけるポイントをここからはご紹介いたします。細かいようですが一つ一つチェックをしてみてください。大事な履歴書を好印象に送り届けるためにも細かい所にも注意を払って用意をしていきしましょう。

赤色の油性ペンで書く

【履歴書在中】は目立つように赤い文字で書きます。その際気をつけるポイントは油性ペンを使って書く事です。水性ペンを使ってしまうと郵送中に雨や湿気などで滲んでしまう可能性があるので、大事なあて先なども含めて封筒には油性ペンを使うように心がけましょう。

また、油性ペンを使う際は、封筒の中身にインクが移ってしまわないように書類を入れる前に書きましょう。

封筒表面の左下に書く

【履歴書在中】は一般的に封筒のおもて面、左下の方に縦書きで書きます。

封筒おもて面には【住所】【宛名】【履歴書在中】の3つを右、中央、左に行頭を下げて書いていくとバランス良く仕上げる事ができるのでおすすめです。文字の大きさにも気をつけて宛名が1番大きく見れるように書くと良いでしょう。

また【履歴書在中】は宛名には書けないため宛名の左近くに書くのではなく、封筒の左下に記載する事がポイントです。

赤枠で囲む

朱書きした【履歴書在中】の周りを赤い罫線で囲むとより目立つのでおすすめです。

はっきりとした太い朱書きをした際は赤枠で囲まなくても目に留ましますのでそのままでも差し支えないですが、一般的には赤枠で囲むようになっているので、定規を使って真っすぐな線できちんと赤枠で囲んでみましょう。

必ずしも赤枠で囲む必要はありません。無理に囲んで見た目の印象を悪くしてしまうならしない方がいいこともあります。

スタンプでも大丈夫

【履歴書在中】は必ず手書きで書く必要はありません。

先ほども言いましたが無理に手書きにして汚い印象を与えてしまっては、せっかくの履歴書が台なしになってしまいます。うまく書けないという人は、100円ショップなどで購入できる【履歴書在中】のスタンプを使用すると良いでしょう。

封筒のおもて面は第一印象となりますのでできるだけ綺麗でしっかりとした印象を与えられるように考えながらベストな選択をしてください。

職務経歴書も一緒に送る場合は「応募書類在中」

履歴書を送る場合は【履歴書在中】を使いますが、履歴書と一緒に職務経歴書やその他必要な書類を送る場合は【応募書類在中】と書いたほうが無難でしょう。送る書類が履歴書では職務経歴書のみの場合は必ず【応募書類在中】としましょう。

【履歴書在中】や【応募書類在中】は間違えたとしても採用に大きく影響することはありませんが、こういった部分をきちんと使い分ける細かなポイントをみる人もいるので気をつけておきましょう。

2:封筒に入れる

封筒の裏面に自分の住所や氏名を書いたらいよいよ履歴書を封筒に入れて封をして投函します。ここでもおさえておきたいポイントがあるのでご紹介いたします。しっかり目を通しておきましょう。

履歴書は、折らずに送りましょう

ここまでに何度か出てきましたが、履歴書は買った時の二つ折りの状態で余計な折り目をつける事なく封筒に入れるのが好ましいとされています。

これは、余計な折り目がない履歴書のほうが、採用担当者が扱うのに余計な手間を取らさずに済みますし、面接時にも扱いやすいからです。

履歴書の折り方で不採用になるわけではありませんが、採用担当者の鼻についたら良い印象にはなりませんので、ちょっとした気遣いを心がけましょう。

郵送する書類は順番に重ねましょう

履歴書を郵送する時は、封筒に入れる順番にも気をつけておきましょう。まず、1番はじめに【送付状】がくるようにします。送付状は採用担当者への挨拶、同封書類の案内になるので1番はじめに目に入るようにしましょう。

その下に【履歴書】を重ね、続いて【職務経歴書】がくるように重ねます。その他の応募書類がある場合は1番最後に重ねて、全てをクリアファイルに納め封筒に入れましょう。

クリアファイルに入れて応募書類の汚れを防止!

クリアファイルに入れる事も何度か伝えてきましたが、履歴書や職務経歴書などの応募書類は大事な書類なのでクリアファイルに挟んでから封筒に入れるのがおすすめです。

クリアファイルに入れることで郵送中に封筒が折れてしまうことを防ぐ事ができます。また雨や湿気などからも守ることができます。何よりもクリアファイルにまとめている事で、採用担当者が扱いやすく好印象を与えられるでしょう。

「〆」マークで封をする

用意した封筒に応募書類を入れたら裏面の封をしっかりしましょう。のりを使って閉じ、封筒の封の中央に黒ペンで【〆】と書きます。

【〆】は確実に封をしたことを示すマークです。書き忘れても問題はありませんが、書いてあった方が良いのでぜひ忘れずに【〆】のマークで封をしましょう。

3:切手を貼って送る

さて、いよいよ投函です。あとは切手を貼ってポストに出すだけですが、履歴書の郵送にかかる切手代はいくらかかるのでしょうか。

切手代の他に切手の貼り方にも注意して欲しい点がいくつかありますので、これからご紹介していきます。ぜひ最後まで読んでチェックしてみてください。

履歴書の郵送にかかる切手代

履歴書を郵送する際に使う封筒は先ほどおすすめした【角形2号】または【角形A4号】で、いずれも日本郵便の【定形外郵便物(規格内)】に該当します。

定形外郵便物の料金は、50g以内(クリアファイル+A4用紙2枚程度)が120円、100g以内(クリアファイル+A4用紙14枚程度)が140円、150g以内(クリアファイル+A4用紙27枚程度)が205円です。履歴書を送る際は140円の切手が一般的でしょう。

履歴書を郵送する時の注意点

履歴書を郵送する際、切手を貼る前にしっかり宛名が書いてあるかを今一度確認をしましょう。住所に間違いはないか、裏面にはしっかり自分の住所氏名は書かれているかチェックしてみてください。

また、自分の住所の番地などを【ハイフン】で省略しがちですが、マナーとして相応しくないので省略はせず、丁寧に〇〇丁目〇〇番地〇〇号と書きましょう。裏面もしっかり綺麗な字で書きしっかり仕事が行えるアピールをしましょう。

ビジネスでは「普通切手」が無難

ビジネスの場では【普通切手】と使用しましょう。切手は記念切手をはじめキャラクターや形に凝った物などさまざまなタイプが販売されていますが、履歴書を送る時に使う切手にそのような切手を使うのは避けましょう。

シンプルで一般的の「普通切手」を貼る事が無難になります。結婚式などの招待状に使われる【慶事用】や喪中はがきなどに使われる【弔事用】ももちろん使用しないようにしましょう。

おすすめは「140円切手1枚貼り」

履歴書を郵送する際に切手を貼る場合は、その際にかかる料金と同額の切手1枚のみを貼るのがおすすめです。あり合わせで切手を貼って送ることもできますが、見た目の印象のことを考えると【140円切手の一枚貼り】が無難と言えるでしょう。

送る書類が多く100gを超える場合は205円切手を貼りますが、あまりにも重い封筒は直接郵便局の窓口に持っていき確実に送付をお願いする方が問題なく届ける事ができおすすめです。

郵送料金があやふやなまま送らない

郵送料金があやふやなまま大事な応募書類を送ってはいけません。大事な書類を届ける事ができないことは採用に当たってマイナスになってしまいます。重さが分からない時は郵便局の窓口で確認して出すようにしましょう。

あやふやのまま郵便ポストへ投函して、料金不足で郵便物が戻ってきてしまい締め切りに間に合わないとなっては困ります。応募企業に迷惑をかけることは避けたいので郵送前に確認をしっかりしましょう。

締め切り直前なら「速達」で送りましょう

履歴書は余裕を持って普通郵便で送るのが基本ですが、応募のタイミングが締め切り間際でしたら確実に間に合うように【速達】を利用して送りましょう。出すタイミングや送る距離によっては速達でも翌日に届かない事もありますので数日の余裕はとっておく事は大切です。

締め切りを過ぎてしまってはせっかく書いた履歴書も評価してもらえないので、締め切りには遅れないように気をつけておきましょう。

郵便局窓口での送付が確実

手元に切手があり、なかなか時間が作れない方はポストに投函して郵送する方法を取りたいところですが、1番確実なのは郵便窓口での送付が確実です。

稀ではありますが郵便ポストの回収時に履歴書が折れてしまったり、汚れてしまったり、回収されなかったといったことを未然に防ぐ事ができます。

切手代も間違える事なく確実に届ける事ができるため、余裕がある方は郵便局の窓口まで持っていくことをおすすめします。

「御中」と「様」の書き分け

履歴書を郵送する封筒のあて先を書くときに【御中】を使う場合と【様】を使う場合があります。

間違って書いてしまわないようにしっかりチェックしておきましょう。【御中】と【様】は、あて先が部署なのか個人の担当者なのかによって変わります。詳しい書き方を今からご紹介するのでみていきましょう。

御中

【御中】はあて先が会社や部署などの組織や団体になるときに使います。

【株式会社〇〇 御中】や【○○株式会社 人事部 御中】または【株式会社〇〇 人事部 採用係 御中】といったような時に使います。また気をつけてほしいポイントは応募する企業の正式名称をしっかり書く事です。

【株式会社】が前に来るのか後に来るのかしっかり確認しておきましょう。また(株)と省略してはいけません。しっかり【株式会社】と書くようにしましょう。

【様】は、個人名のあとに使います。【株式会社〇〇 山田様】や【○○株式会社 人事部 青木様】または【〇〇株式会社 人事部 採用係 田中様】といったように使います。

ここで注意してほしいことは【御中】と【様】を同時に使ってはいけないことです。例えば【〇〇株式会社 人事部御中 中田様】といった書き方は間違いになりますので注意しましょう。

履歴書送付・手渡し時のマナーを理解しましょう

いかがでしたでしょうか。履歴書ひとつ送るにしても細かなポイントがいくつもありました。手渡しの際のポイント、郵送でのポイント、封筒の書き方など気をつけることが多くありますが細かい部分もしっかり行えるように頑張りましょう。

普段から履歴書を送ることはありませんが、マナーを心得て選考に望むことは採用担当者に好印象を与えるポイントになりますので履歴書の送付・手渡し時のマナーはしっかり覚えましょう。

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