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2019年04月25日

転職の経歴書類に添え状は必須?8つの記載項目とNG行為

転職活動を行ううえで、意外とあなどれないのが添え状の内容です。添え状は同封書類の確認のためだけでなく挨拶状の意味合いも込められているため、うまく使えば面接官からの印象をあげることもできます。今回は転職活動を行ううえで重要な添え状について解説していきます。

転職の経歴書類に添え状は必須?8つの記載項目とNG行為

転職の履歴書送付時に添え状は必須?

一般的に、書類を郵送する場合には添え状を同封することがマナーとされています。これは、就職や転職に関するものに限りません。

添え状を同封することによって、書類の送付先と自分の所属や、送付目的を明確にすることができます。また、郵送する書類の枚数や内容を記載することで、送り先企業の方は不足がないかなどを確認することができます。

添え状が必要なのは郵送のときのみであり、面接当日などに持参する場合は不要です。

あえて添え状をつけないメリットがない

添え状を同封することで、転職先企業の方への印象を良くすることができます。添え状の同封は転職時のみならず、一般的なビジネスマナーです。添え状を同封することで「自分はビジネスマナーを知っています」というアピールにもなります。

また添え状があることで、転職先企業の担当者の方は書類の確認作業が容易になります。ビジネスマナーのアピールと同時に、転職先企業への気遣いにもなるということです。

採用担当者が最初に目にする書類であることを意識しよう

郵送された書類のうち、転職先企業の採用担当者の方が最初に目を通すのが、添え状です。添え状自体は履歴書や職務経歴書のように、選考に大きく関わってくる書類にはなりません。

直接お会いするわけではない郵送という手段をとっているからこそ、マナーに気をつけ、転職先企業への印象をよくできるように心がけましょう。

転職経歴書の添え状に記載する項目

転職経歴書の添え状には、自分の紹介や連絡先と、どのような目的で何の書類を送ったのかを記載する必要があります。

また、添え状は転職先採用担当者に向けた、あいさつ状でもあることを忘れてはいけません。頭語や時候のあいさつ、結語を忘れないように気をつけましょう。

この項目では、添え状に記載する内容を具体的に解説していきます。ここでは、A4サイズ縦置き用紙に横書きをする想定です。

1:送付年月日

一番右上に、送付年月日を記載します。この日付は、添え状や転職用の履歴書を記入している日ではなく、転職書類を投函する日付を記載するということに注意しましょう。日付は和暦(平成や令和)でも西暦(20xx年)でもかまいません。

2:宛先

送付書類が転職先企業名のどの部署の、どなた宛のものなのかを記載します。日付よりやや下に、こちらは左側に記載しましょう。(株)や(有)などの略称は使用せずに、株式会社XXのように、正式名称を使用します。

送り先が部署宛のときは「御中」、担当者宛のときは「様」の敬称を使用します。転職先企業の指示に従い、正しい送り先を記載しましょう。

小見出し:「様」と「御中」の使い分けに注意

添え状に相手の部署名や担当者の方の名前を記載するときは、敬称である「様」と「御中」の使い分けに注意しましょう。担当者名の後ろには「様」、会社名や部署名の後ろには「御中」を使用します。また、部署名と担当者名の両方を記載するときは「(部署名)(担当者名)様」のように記載し、合わせて使うことがないようにしましょう。

役職を名前の後ろに入れるときは役職が敬称にあたるため、「様」も「御中」もいりません。

3:応募者の情報

宛先の下の右側に、転職応募者(自分)の情報を記載します。応募書類の内容と一部重複しますが、省略せずに書きましょう。

順に住所(郵便番号込み)、電話番号、自分の名前を記載し、必要に応じてメールアドレスも入れましょう。電話番号はなるべく繋がりやすい番号を記し、携帯電話の番号でも大丈夫です。

住所・名前

住所や名前は、転職用の履歴書にも記載される内容ですが、省略せずにきちんと正式なものを書きましょう。都道府県や下の名前は、意識していないとついつい省略してしまいがちです。

ですが添え状は、採用担当者の方が最初に目を通す応募書類です。採用担当の方に挨拶をする気持ちで、丁寧に書くようにしましょう。

電話・FAX番号とメールアドレス

転職先企業から連絡を取れるように、電話番号やFAX番号、必要に応じてメールアドレスも記載しましょう。前もって転職先企業の方とメールで連絡を取り合っている場合でも、メールアドレスは記載します。

電話番号やFAX番号は市外局番から記載しましょう。メールアドレスは記載ミスをしやすい箇所なので、間違いがないようにきちんと確認しましょう。

4:簡単な挨拶

添え状は送付書類の内容を記載するものですが、同時に転職先企業の方への挨拶状でもあります。要件を記載する前に、簡単な挨拶を入れるようにしましょう。最初に頭語(拝啓)を入れ、そのあとに時候のあいさつと、相手企業の発展に触れる言葉を記載します。

時候の挨拶は、添え状を送付する月によって変わってきますので、適切な挨拶を確認してから記載しましょう。

5:要件

挨拶をおえたら、本題に入ります。送付書類と内容によって文面は変わりますが、転職応募用の書類を送付する場合は「貴社の求人に応募させていただきたく思い、必要書類を送付させていただきました。」などが要件になります。

長文である必要はないので、ここは簡潔に一文でまとめましょう。

6:簡潔な自己PR

転職書類送付に同封する添え状には、簡潔な自己PRを記載することを勧められていることが多いですが、簡潔にまとめることを意識しましょう。

添え状の目的はあくまでも郵送書類の内容と、送り先および送り主を明確にすることです。添え状は確認が終わり次第破棄されることもありますので、ここで長々と自己PRを記載しても担当の方の迷惑になってしまう可能性もあります。

必要な情報は履歴書や職務経歴書にまとめましょう。

7:選考に参加させてほしいというお願い

添え状の挨拶の最後には、選考に参加したいという意思を添えます。ここも簡潔に、長くなりすぎないように気をつけましょう。終わりに「何卒よろしくお願い申し上げます。」この一文はビジネスの場でよく使う言葉ですので、マナーを知っているというアピールのためにも、忘れないようにしましょう。

8:同封した書類の内容と部数

最後に、同封した書類の内容と、その部数を記します。ここにミスがあると、転職先企業の方が正しく確認することができなくなり、ご迷惑をかけてしまいます。同時に、担当者の方からの印象も損ねることになってしまい、ここまでの内容に気をつけていても台無しになってしまいます。

同封する前に内容を確認して、誤りが内容に気をつけましょう。

添え状でやってはいけないNG行為は?

添え状は担当者の方が最初に目を通す応募書類であるため、ここにミスやマナー違反があると、印象が悪くなってしまいます。ここからは添え状を作成する上でやってはいけないこと、記載を避けるべき内容をご紹介します。

長過ぎる自己PR

添え状は、応募書類の内容と部数の確認をするためだというのが本来の目的です。そのため、確認作業を終えた添え状は破棄されることも少なくありません。自己PRは、転職のときに重要になってくる要素です。

そのような内容は履歴書や職務経歴書に記載するようにしましょう。添え状への長すぎる自己PRは、本来の用途である「同封書類確認」への作業を妨害してしまう可能性があります。

勤務地や年収など希望条件の記載

勤務地や年収など、転職する上で絶対に重視する条件があったとしても、それを添え状でアピールすることはマナー違反ですので、絶対にやめましょう。前述のとおり、添え状の目的は誰が誰に対して送付したものであるのかを明確にし、同封書類の内容と枚数を確認するためのものです。

自分の希望条件を記載することは、完全に本来の目的から逸脱した内容になってしまいます。担当の方からの印象を悪くしないためにも、注意しましょう。

添え状で面接官の印象は変わる?

添え状は必要応募書類にはあたりませんが、同封してあることで、面接官からの印象を上げることができます。ただし、添え状は本来の合否判断基準に関わる部分ではないということ、ここでマナー違反を犯してしまっては逆にマイナス要素になるということを忘れてはいけません。

ここからは、添え状があることで面接官からの印象がどのように変わるかをご紹介します。

最低限のビジネスマナーがあるかの判断になる

現在は就職・転職書類送付時に添え状を同封することは基本的なビジネスマナーとされています。そのため、添え状を同封していることで、最低限のビジネスマナーがあると、面接官にアピールすることができます。

また、添え状の作成には、ビジネスでよく使われる言い回しやマナーが数多く見られます。それらを押さえながら添え状を作成することで、さらに面接官へのアピールができるようになります。

同率評価なら添え状を付けた人の方が好印象

転職において重要になるのは、履歴書と職務経歴書、そして面接の内容ですが、他の求職者と同等の評価を得たときに、添え状の内容が評価を上げてくれる可能性があります。

添え状を作成するうえでビジネスマナーをしっかり押さえられていれば、面接官からの印象が下がることはありません。添え状を添えていない求職者と、添え状でビジネスマナーをアピールできている求職者とでは、最後の最後で差がついてしまう場合があります。

添え状のテンプレートが見つかるサイト3選

ここからは、添え状のテンプレートを見つけられるサイトをご紹介します。添え状のテンプレートを使用することで、押さえておきたいポイントをしっかりと網羅することができ、作成時間を短縮させることができます。

注意しなければいけないのは、テンプレートをそのまま全部使用してしまうと、面接官の方は「手抜き」の印象を受けてしまい印象が悪くなってしまいます。特に、簡単な自己PRは自分の言葉でしっかりとまとめましょう。

1:転職Hacks

転職Hacksには、テンプレートの他にも転職や就職に役立つさまざまな情報がまとめられています。記事検索欄に「添え状 テンプレート」と入力すると、無料テンプレート付きの記事が出てきますので、そこからダウンロードしましょう。

こちらの記事では送付状や履歴書を封筒に入れる順番やポイント、さらに手書きの送付状作成のマナーも解説されています。添え状マナーの他にも、転職や就職に役立つ記事が多数掲載されています。

2:マイナビ転職

転職情報を扱うマイナビ転職には、求人情報だけではなく、就職・転職活動を行うときに役立つ情報も多数掲載されています。トップページの「転職ノウハウ」から、シーンに合わせた記事を読むことができます。

「もっと読む」をクリックすると記事一覧に飛ぶので、そこからキーワード検索でテンプレート付きの記事を開きましょう。シーンに合わせた記事を読むことで、より自信を持って転職活動を行うことができます。

3:doda

求人情報・転職サイトのdudaには、Word形式の添え状テンプレートが公開されています。Wordが使用できる環境であれば、作成時間を大幅に短縮することができますが、例文をそのまま使用すると担当者の方からの印象が悪くなるので絶対にやめましょう。

具体的な書き方の他に失敗例の見本も掲載されているので、自分が作成した添え状と見比べ、さらにクオリティを上げ、印象の良い添え状を作成することができます。

転職活動は添え状1枚にも手を抜かず好印象を与えよう

転職活動を行ううえでは、添え状にも手を抜かず、細かなところまで気を配りましょう。つい手を抜いてしまった後に「ちゃんとしておけばよかった」と悔やんでも、もう取り返しがつきません。

添え状は内容確認という事務的な意味合いの他に、相手企業への挨拶の意味も込められています。失礼のないように、良い第一印象を持ってもらえるようにしましょう。

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