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2019年04月22日

職務経歴書作成時の9個の基本|職務経歴書に記載する自己PR例

就職活動に欠かせなくなった提出書類の一つが職務経歴書です。今では当たり前に交されています。今回は職務経歴書の書き方を知りたいという方へおすすめな内容です。職務経歴書を作成するときに気をつけておく9つの項目を中心に、そこに記載する事例もご紹介します。

職務経歴書作成時の9個の基本|職務経歴書に記載する自己PR例

職務経歴書とは

職務経歴書とは、就活をする際に取り交わす書類です。過去の業務経験や自分ができるスキルを体系化させる書類です。 就職試験の応募には欠かせない書類として定番化してきました。

応募者の前職ではどのような仕事に携わり経験や技能を所有しているのか、それをどう活かせるのかを採用担当者に伝えるためにあります。書類を書くときには、A4サイズの用紙で2枚前後に取りまとめます。

履歴書との違い

職務経歴書と履歴書との違いとして最もも特徴的なのは、フォーマットの定型化がされているか否かです。履歴書の場合、必ず記入しなければならない必須項目やデザインも凡庸化されていて、誰しも市販されている用紙を利用して記入します。

その一方で職務経歴書の場合は、ひな形も一応ありますが、履歴書ほどに一般化された形式ではありません。自分が辿った業務経験やスキルなどをアピールするために、独自に創意工夫します。

職務経歴書作成時の9個の基本

職務経歴書とは、企業へ自分をアピールするために駆使する書類です。どのようなポテンシャルを持っている人間なのか、その詳細をひとまとめにして提出するための役割があります。

履歴書が必須書類だとしたら、職務経歴書は任意なところも多いのですが、今ではかなり定着化しています。そこで職務経歴書を書く際に、押さえておいてほしいポイント9つについてご紹介します。

1:職務経歴書の目的を把握する

職務経歴書とは、自分の今までのキャリアやスキルを応募先の企業にアピールする重要書類です。自分が優れた人材であることを表現するためのツールだと考えればいいでしょう。

意中の会社への就職や転職を成功させるため、あるいは人生を左右するくらい大きな目的があると想定しても過言ではありません。自分なりにどんな目標を達成したいのかを把握して書く必要があります。

2:用紙と書式スタイル

職務経歴書の用紙と書式スタイルは、原則A4サイズの用紙に1~2枚で横書きにします。フォーマットとして大まかに分けると「キャリア式」と「編年体式」のどちらかが適当です。

キャリア式とは、職務経験を分野別に形式記入します。履歴書は入社年月日などから記入しますが、キャリア式は業務内容を見出しにし、何をやりどんあ得意分野かなどを伝えます。そして編年体式は、一般的な履歴書と一緒で、時系列な書き方を指します。

3:文字の大きさやレイアウト

職務経歴書はもちろん対外的な書類なので、第三者が見やすい状態にしておくことがポイントです。適切な改行やレイアウト、文字の大きさなどが望ましいとされています。枚数は2枚程でまとめるのが通例です。

あまり小さな文字でびっしり書かくと読みづらいと判断されてしまいます。その時点で採用担当者への配慮が足りないことになりマイナスイメージになってしまいます。

4:文章は短く体言止めで作成

職務経歴書に限らず、多くの公文書の場合は、簡潔な文章で書きあげることが前提です。そのために欠かせないのは、なるべく短文にして書くという点です。一つの文章があまりにもだらだらと長いと読みにくく印象が悪くなります。コツは、一呼吸で読めるくらいの分量です。

また、職務経歴書を含んだ公文書は、すべて体言止めで統一して書くことが基本です。文末に「です」「ます」は不要なので、その点は注意して書きあげましょう。

5:誤字脱字に気を付ける

職務経歴書が持つ役目とは志望する企業との接点です。最初に取り交わす大切な書類の一つです。当然ながら、誤字脱字が多い場合はマイナスの印象を持たれます。企業側としてはそれを懸念してしまうのは仕方がないことです。

大切な人生を賭けた転職活動だというのに本気度が薄いと思われてしまいます。必ずしも書類の誤字脱字によって合否に関わるかは分かりませんが、左右することは確かですので、ぜひ気をつけたいところです。

6:年号の統一

職務経歴書を書く際の年号についても最初から最後まで統一しておくことが肝心です。年号は、和暦で書く場合と西暦で書く場合に大別されますが、両方が混同した書類になってしまわないように気をつけましょう。

ちなみにどちらが良いか悪いかという決まりはありませんが、自分でどちらかをハッキリと決めておくとよいでしょう。もし和暦で書く際は、昭和をS、平成をHという略称で書かないほうが無難です。

7:正式名称での記載

職務経歴書での各項目の記入には、あまり略称を使わないことが基本です。会社名や資格などの記載については正式名称で記入することを心がけておきましょう。例えば(株)と略すのではなく、株式会社と書きます。

他にも住所の記載などで、アパート名やマンション名を省略して書かないよう気をつけましょう。

8:専門用語や社内用語はわかりやすく

職務経歴書は公文書でもあることから、あらゆる立場の人が読んでも理解できるような工夫が必要です。特に配慮ができずにNGな例は、業界の専門用語を使用してしまう場合です。

一般的ではない言葉を説明書きもないまま使用しては、他者への配慮ができない人物というレッテルを貼られてしまいかねません。正式書類であるということを自覚し、常識の範疇で分かりやすくしておきましょう。

9:機密情報・守秘義務

守秘義務のある名称を職務経歴書で使用しないように気をつけましょう。コンプライアンスが叫ばれている昨今ですので、守秘義務を念頭に取引企業名や商品名を伏せるようにします。その際は、例えば「大手自動車部品メーカー」「某IT系通信会社」といった補足説明をします。

特に退職した前職の会社については、機密情報という以前に不満や悪口は禁物です。それは社会人としてのルールだと肝に銘じておきましょう。

職務経歴書作成前にすべき4つのこと

職務経歴書を記入する際には、いきなり書き始めることよりも、その前段階での入念な準備をすることをおすすめします。ではその準備とはどのような点に注意し、何をすればよいのでしょうか。幾つか準備段階での心得をご紹介します。

キャリアの棚卸し

やはり最初に行いたいことは、過去から順に自分のキャリアを洗い出す作業です。その際は時期ごとに捉えていきます。過去の勤務先での事業内容、年商、スタッフ数、本社所在地、設立などをHPやパンフレットで確認しておくと良いでしょう。

そしてキャリアの移行や転換、異動や昇格、所属先や役職もできるだけ具体的にしておきます。その時々での職務内容やマネジメントの経験実績などをすべて書き出しながらまとめていきましょう。

賞罰や特殊な経験を洗い出す

過去のキャリアにて、数えるほどの経験でしかない特殊なことや受賞歴などがあれば、体系化しておくようにします。受賞歴では、社内での賞などマイナーな場合、その概要や詳細についても付記しておきましょう。

新規事業などの立ち上げやイベントの開催に貢献した場合も、その内容を第三者がわかるようにしておきましょう。他にも、業務で失敗した経験とそのリカバリー内容を、どのような経緯で改善に取り組んだのかもあれば洗い出します。

職業能力のPRポイントを整理

今までの各内容のに沿って洗い出しが終わったところで、実際の職務経歴書へ盛り込む際のPRポイントを整理していきます。自分は何ができるのか、何を身につけたのか、どんなことが得意で、どのような知識があるのかといった観点から整理してみることをおすすめします。

自分の強みを発見するというのが、最終目的でもあります。

応募企業ごとに内容を精査する

企業が応募者に何を求めているかを把握することは最も重要です。採用情報や会社情報などを調べておきましょう。その採用情報にある求める資格や業務内容を見ながら、求められている要件を自分なりに分析していくつかピックアップしておきます。

その幾つかの中で、今までの自分のキャリアや特技がどう活かされそうなのかを想定し、準じて職務経歴書を書き出してみるというのが理想です。

職務経歴書に記載する自己PR例

では実際に、職務経歴書に記入する自己PRの具体的な事例をご紹介します。ここにあることがすべてではありませんが、概ね要点を押さえておけば、他の分野や種目でも応用ができるような内容です。

営業実績

前職にて広告代理店営業を経験。そこでは集客をいかに活性するかに悩んだ飲食店の担当を任される。ある時、データ分析を行ったところ、半径2㎞圏内の類似した店舗と比べて、20代の若者層の来客数が少なかったことが判明する。

そこで、インスタグラムやLINE、ブログを駆使したSNSでのプロモーションを行ったところ、前年比の2.5倍へと上昇させることに成功する。

マネジメント経験

2014年4月より大手総合商社での人事課長として配属され、給与や社会保険実務、採用業務などに携わる。人事戦略作成や経費管理などのマネジメント業務が主な内容。

採用業務については、過去の事例とは関係ない柔軟な採用基準を打ち出し目標達成に成功。また就業規則や賃金規定の改定にも注力し、モチベーション向上の成果や経費削減を達成させている。

クライアントとの人脈

得意としてきたのは、顧客フォローの分野で、リピートでご発注をいただくスタイルの営業を歴任。具体的には、従業員数2000名以上の企業への福利厚生や研修サービスの継続利用を案内すること。

商談相手としては経営者層で、ただのサービス導入の検討に留まらず、事業計画や人員計画などについての相談にも積極的に従事し、顧客のモチベーションや能力の向上を図るコンサルティング的な貢献を続ける。

プロセス

大手食品メーカーのマーケティング部門にて3年間経験し、商品企画担当として和菓子のブランドコンセプト立案、パッケージングデザインなどの商品開発業務を担当。常に商品認知度を向上するための発案やプランニング、情報交換によって市場ニーズ分析と拡大を推進する。

またブランドイメージのさらなる拡張のためにクリスマスイベントを企画し、若年層顧客獲得に成功する。

職務経歴書の書き方を把握しましょう

職務経歴書は履歴書と並び、就職および転職活動にとって大事なツールとして定番化しています。近年では、履歴書はあくまでも形式として受理し、採用の決定に関わるのは職務経歴書のほうがウェートが高いともされています。

もちろん、これだけで採決されるわけではありませんが、なるべく正しくどこにでも適性の合う職務経歴書を書くように、そんなトレーニングを日頃から積むように心がけましょう。

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