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2019年10月07日

面接を当日に辞退するときのポイント6つ|上手な理由の伝え方とマナー

就職活動をしていると、当日急遽面接を辞退しなければならなくなることもあります。そういった場合、どういった対応を取るのが正解なのでしょうか。ここでは面接を当日に辞退するときのポイントや、上手い理由の伝え方やマナーをご紹介します。

面接を当日に辞退するときのポイント6つ|上手な理由の伝え方とマナー

当日に面接辞退してもいい?

当日に面接辞退する場合、熟考した上で結論を出しましょう。

就職活動をしていると、急遽面接日当日の同じ時間帯に別の予定が入ってしまうこともあるでしょう。そういった場合、面接を辞退するか悩むこともあるでしょう。

しかし、当日の面接の辞退は企業からの信用を失ってしまう危険性もあり、軽はずみに決めて良いものではありません。そのため、本当に辞退して良いのかよく考えるようにしましょう。

一度辞退すると再調整は難しい

一度面接を辞退すると再調整はできないと考えましょう。

企業は忙しい業務の合間を縫って、面接日に向けて面接準備を進めています。直前になって面接辞退の連絡を受ければ、不快な思いをする可能性も十分にあります。

そのため、一度面接辞退の連絡をしてしまうと、やむを得ない事情を除いて、改めて面接の再調整をしてもらうことは難しいと考えるべきでしょう。

当日面接辞退を決めたらすべきこと

当日面接辞退を決めた場合にすべきことは何でしょうか。

本当に辞退してよいのかよく考えたうえでやはり面接を辞退する場合、どういった行動を取ればよいのでしょうか。ここでは当日に面接辞退を決めた場合にすべきことをご説明します。

早急に連絡する

当日の面接辞退を決めた場合は早急に連絡しましょう。

企業は面接日に向けて準備を進めています。そのため、面接を辞退する気持ちが固まったら、速やかに担当者へ伝えなければいけません。

企業は忙しい通常業務の中で面接の時間を設けてくれています。その事を理解し、きちんと時間を取ってくれたお礼と辞退のお詫びを伝え、わだかまりなく辞退できるようにするのが社会人としてのマナーです。

当日の面接辞退はメールではなく電話でおこなう

当日の面接辞退をメールで行うのは失礼です。

面接辞退の連絡はメールでもいいのではないかと考える人もいるでしょうが、当日の場合は担当者がメールのチェックをしない可能性があるため避けましょう。しかし連絡せずにドタキャンするのは絶対にやめましょう。

面接日より数日前ならメール連絡でも問題ありませんが、当日面接を辞退する場合はかならず電話で連絡をするようにしましょう。

当日に面接辞退の電話をするときのポイント6つ

当日の面接辞退の電話をする場合には6つのポイントがあります。

急な体調不良や交通機関のトラブルなど予期せぬ事情が発生し、当日の面接を辞退せざるを得ない場合もあるでしょう。そういった場合、どのような点に気を付ければ良いのでしょうか。

ここでは当日に面接辞退の電話をするときのポイント6つをご紹介します

当日に面接辞退の電話をするときのポイント1:電話は始業時間以降に掛ける

当日に面接辞退の電話をするときは、始業時間以降に掛けましょう。

面接日当日に辞退の連絡をする場合、電話を掛けるのは最低でも相手企業の始業時間以降にしましょう。基本的に業務時間外に電話を掛けるのはマナー違反であり、始業時間前に担当者が出社しているとも限りません。

連絡するのに適した時間は面接時間により変わりますが、面接が午前中なら始業開始後早めに掛けたほうが良いでしょう。

当日に面接辞退の電話をするときのポイント2:静かで電波状況の良い場所で掛ける

当日に面接辞退の電話をするときは、静かで電波状況の良い場所で掛けましょう。

就職活動などシチュエーションに限らず、企業に電話を掛ける際にはビジネスマナーとして静かで電波状況の良い場所で掛けるようにしましょう。周りが騒々しいとなかなかこちらの声が相手に届かず、用件を伝えるのに時間がかかってしまいます。

さらにこちらの印象も悪くなる可能性があるので、気を付けるようにしましょう。

当日に面接辞退の電話をするときのポイント3:丁寧な対応を心掛ける

当日に面接辞退の電話をするときは、丁寧な対応を心掛けましょう。

担当者と電話で話をする場合は、敬語やビジネスマナーに気を使うようにしましょう。そもそも当日に面接を辞退すること自体失礼にあたるので、お詫びの気持ちと機会を設けてもらった感謝の気持ちを丁寧に伝えるようにしましょう。

担当者にとっても丁寧な就活生にはきちんと対応することができるため、お互いに気持ちよく話ができるでしょう。

当日に面接辞退の電話をするときのポイント4:理由を説明する

当日に面接辞退の電話をするときは、理由を説明しましょう。

当日に面接を辞退する際、急病や事故など不測の事態が理由の場合はそのまま説明すればよいでしょう。しかし「何となく行きたくなくなった」といった理由の場合、そのまま伝えるのははばかられます。

そういった場合は、こちらからは説明せず相手から理由を尋ねられた場合に「他社から内定をもらった」という風に伝えると良いでしょう。

当日に面接辞退の電話をするときのポイント5:選考のお礼と辞退の謝罪を述べる

当日に面接辞退の電話をするときは、選考のお礼と辞退の謝罪を述べましょう。

辞退する企業だからといって、邪険な扱いをしていいということはありません。企業も業務時間の合間を縫って面接の準備をしていてくれていたのですから、そのことに対するお礼と辞退することになった謝罪を伝えるようにしましょう。

きちんと誠意を伝え、気持ちよく電話を終われたほうが、担当者にとっても本人にとってもプラスになるでしょう。

当日に面接辞退の電話をするときのポイント6:担当者不在で伝言を頼む場合はメールも送る

当日に面接辞退の電話をするときは、担当者不在で伝言を頼む場合はメールも送りましょう。

採用活動を行っている企業は忙しく、電話を掛けたタイミングで担当者が不在の場合もあります。そういった場合、折り返してもらうのは返って相手の手を煩わせることになるため、担当者に面接辞退の旨を伝えてもらうように伝言をお願いしましょう。

また、メールでも辞退の連絡をし、確実に担当者に辞退する旨が伝わるようにしましょう。

面接を辞退する際の理由

面接を辞退する際の理由にはどういった理由が良いでしょうか。

面接を辞退する連絡をした場合、辞退理由を伝えるのが一般的です。また、理由を告げなくても相手から尋ねられるのが大半でしょう。

ここでは面接を辞退する際の理由についてご紹介します。

他社からの内定

面接を辞退する際の理由は、「他社からの内定」がおすすめです。

面接辞退の理由をあいまいにすると、企業は日程変更の可能性を踏まえて話をする場合もあるため、話が長くなってしまいます。

そのため、事態の理由を問われた場合、急病などの不測の事態以外なら、他社から内定をもらった伝えるようにしましょう。他社からの内定なら、辞退にも理解を得ることができ、話を手短に済ませることができます。

体調不良の場合は日程変更をお願いする

体調不良の場合は、辞退ではなく日程変更をお願いしましょう。

急な体調不良で当日面接を受けられなくなる場合もあります。そういった場合、辞退してしまうと再調整のチャンスがほぼなくなってしまうため、体調不良である旨を伝えて、日程を変更してもらえないかお願いするようにしましょう。

もちろん変更が難しい場合もありますが、きちんとお詫びをして誠意を伝えるようにすれば、何らかの救済措置をしてもらえることもあります。

面接を辞退する場合は最後まで誠意を忘れずに

面接を辞退する場合は誠意を伝えるように努力しましょう。

採用面接を辞退する場合、やむを得ない事情であっても、企業に対して誠意を持って対応することが大切です。また、これから一人の社会人として働くためにも、ビジネスマナーは身につけておくことをおすすめします。

ぜひここでご紹介した内容を参考に、失礼のない面接辞退ができるようになりましょう。

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