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2019年09月19日

面接の日程メールへの返信で気を付けること7つ|メールの種類と例文

面接の日程メールへの返信は簡単なように見えて実は難しいですが、合否に関わると考えて問題ありません。担当者に好印象を持ってもらうために気をつけないといけないポイントを7つと、実際によくある状況別での返信例文を5つご紹介しますのでぜひ参考にしてください。

面接の日程メールへの返信で気を付けること7つ|メールの種類と例文

応募企業とのメールのやりとりは合否に関わる?

面接を受けたことがある人なら、必ず一度は考えたことがあるはずです。結論から言うと、メールのやりとりは合否に関わります。

今はほとんどの社会人がメールを使って社内外問わずコミュニケーションをとります。そのため、あまりに酷いメールマナーだとトラブルになりかねないため敬遠されます。

面接の日程メールの返信で気を付けること7つ

今まであまりビジネスメールを使わない仕事をしていた人や新卒の高校生大学生にとって、ビジネスメールの書き方が難しく、変な敬語を使ってしまったりビジネスメールのマナーとして不適切な書き方をしてしまうことがあります。

まず最初に書くことが多いであろう面接の日程調整の返信で気をつけることを7つご紹介します。

面接の日程メールの返信で気を付けること1:なるべく早く返信する

面接の日程調整のメールがきたら、なるべく早く返信するようにしましょう。遅くてもその日中に返すのがベストです。

なぜなら、他の面接希望者との日程調整や他の仕事との調整があるからです。もし、何らかの理由ですぐに回答ができない場合はその旨を返信するようにしましょう。そうすれば相手も読まれたことが確認できますし、他のことを優先することができます。

面接の日程メールの返信で気を付けること2:件名はそのまま

面接の日程メールを返信するときには、件名も書き直さないといけない、と考える人がたまにいますが相手方からきた件名をそのまま残すのがベストです。

大勢の人と面接日程を調整しているような会社では、件名に番号などをふって管理している場合があります。また、受信したメールがどのメールの返信かどうかがわかるように件名は決していじらないでください。

件名を変えてしまうと他のメールに埋もれてしまう可能性もあります。

面接の日程メールの返信で気を付けること3:本文も残しておく

届いたメール本文はそのまま返信メールの下に残しておきましょう。相手だけでなく、自分も見返したときにどのようなやり取りをしたのかがすぐにわかります。

何度かやり取りをしていて返信する際には見返してから返信すると、同じことを聞いてしまったりなどの間違いが少なくなります。

通常は1人の担当者とのやり取りですが、そうでない場合も企業内で内容が共有できるため残しておきましょう。

面接の日程メールの返信で気を付けること4:用件を簡潔に

面接の返信メールの内容はなるべく簡潔に書くようにしましょう。ダラダラと長い文章だとどこが重要なのかわからなくなり、言いたいことが伝わりません。メールを読む時間も無駄にかかってしまいます。
また、メールのやり取りの回数もなるべく減らすように、質問は1つのメールにまとめるように心がけます。

面接の日程メールの返信で気を付けること5:宛名は正式名称で

メールの頭には必ず、「〇〇株式会社 人事課 〇〇様」などと宛名を記入しますが、会社名をついうっかり〇〇社などに略してしまったり、メーカーのような企業だと正式名称ではなく略称のほうが有名なため略称で書いてしまうというミスが多々起こります。企業をあだ名で呼ぶようなものなので大変失礼です。

プライベートではいいですが、ビジネスでのやり取りのためきちんと会社名を正式名称で記入しましょう。

面接の日程メールの返信で気を付けること6:お礼の文面を入れる

面接の日程メールが来たときには、きちんと文頭にお礼の文面を入れます。ただ、こちらも長くお礼を書き連ねずに簡潔に、面接選考までいけたことのお礼や日程調整をしてくれたお礼のみ書くようにしましょう。

お礼の文面は入れなくとも問題ありませんが、担当者も人間ですのできちんとお礼を言ったほうが印象もよくなります。

面接の日程メールの返信で気を付けること7:メールの最後に署名

面接の日程メールの最後にはちゃんと署名を入れましょう。意外と忘れやすいのが署名です。チャット形式のやり取りが増えていて馴染みがないので仕方ないのですが、メールの文末には最低でも自分の名前と住所と電話番号、メールアドレスの署名を入れます。学校に所属している場合は学校名も入れましょう。

署名を入れ忘れないようにメールソフトの署名機能を使うのがベストです。

【状況別】面接の日程メールの返信例文5つ

気をつけないといけないポイントがわかったところで、面接の日程メールの具体的な返信例文を紹介します。ぜひ参考にして、実際にきた面接の日程メールに返信をしてみてください。

メールの返信例1:企業から面接候補日をもらって返信する場合

返信例です。

〇〇会社
人事部 〇〇様

お世話になっております、〇〇と申します。

この度は面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
いただきました日程の中から、下記でお伺いさせていただけますでしょうか。

〇月〇日(曜日)●時~●時

お忙しい中お時間を頂戴することとなりますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。


-------------------
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
-------------------

メールの返信例2:自分から面接候補日を提示する場合

返信例です。

〇〇会社
人事部 〇〇様

お世話になっております、〇〇と申します。

この度は面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程でご調整頂けますと幸いです。

【1】 ○月○日(▲)●時〜●時
【2】 ○月○日(▲)●時〜●時
【3】 ○月○日(▲)●時〜●時

お忙しい中恐れ入りますが、ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。


-------------------
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
-------------------

メールの返信例3:応募企業から提示された候補日で調整できない場合

返信例です。

〇〇会社
人事部 〇〇様

お世話になっております、〇〇と申します。

この度は面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
申し訳無いのですが、ご提示いただきました日程で調整をしましたが
どうしても貴社にお伺いすることが難しい状況です。
私の都合で大変恐縮ですが、下記の日程でしたらお伺いすることが可能です。

【1】 ○月○日(▲)●時〜●時
【2】 ○月○日(▲)●時〜●時
【3】 ○月○日(▲)●時〜●時

お忙しい中ご迷惑とお手数をおかけいたしますが、再度ご調整のほど何卒よろしくお願い申し上げます。


-------------------
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
-------------------

メールの返信例4:日程調節後にやむを得ず変更したい場合

返信例です。

〇〇会社
人事部 〇〇様

お世話になっております、
先日、面接の日程調整をさせていただきました〇〇と申します。

○月○日(▲)●時から、面接のお約束をいただいておりましたが、
貴社にお伺いすることができなくなってしまいました。
お忙しい中お手数をおかけしましたのに申し訳ございません。

誠に勝手なお願いで恐縮ですが、下記日程で再度ご調整を検討いただけますでしょうか。

【1】 ○月○日(▲)●時〜●時
【2】 ○月○日(▲)●時〜●時
【3】 ○月○日(▲)●時以降でしたら調整可能

お忙しい中お手数おかけいたしますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。


-------------------
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
-------------------

メールの返信例5:面接をキャンセルしたい場合

返信例です。

〇〇会社
人事部 〇〇様

お世話になっております、
先日、面接の日程調整をさせていただきました〇〇と申します。

○月○日(▲)●時から、面接のお約束をいただいておりましたが、
諸般の事情により、このたびの選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
ご多忙の中、大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず誠に申し訳ございません。

また、メールにでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

最後になりましたが、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

-------------------
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
-------------------

面接前のメール対応も自分の印象を左右する

面接の日程メールの返信のポイントや、返信例を見ただけでメールがいかに重要なのかがわかります。面接前から面接が始まっていると言っても過言ではありません。
どうすれば自分を好印象に見せることができるかを意識しながらメールに返信するようにしましょう。

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