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2019年09月18日

面接キャンセルのマナー6つ|キャンセル時の電話・メールそれぞれの注意点

面接キャンセルの方法やマナーについて、電話やメールそれぞれのメリットや注意点についてまとめています。キャンセルの連絡をする際の時間帯やタイミングなど社会人として必要なマナーを紹介していますので、しっかりと身に付けるようにしましょう。

面接キャンセルのマナー6つ|キャンセル時の電話・メールそれぞれの注意点

面接はキャンセルできるのか?

当日が近づくにつれ、緊張が増す面接ですがマナーをきちんと守ればキャンセルすることが可能です。

しかし、面接をキャンセルするにはいくつかの注意点やマナーがあります。連絡をする時間帯であったり、メールより電話のほうがいい場合だったりといろいろな配慮すべき点があります。

注意点やマナーをきちんと押さえて、面接をする方もされる方もお互いが気持ちよくやり取りできるようにしましょう。

面接キャンセルの原因

そもそも、なぜ面接をキャンセルしなければいけないのでしょうか。

面接キャンセルに最も多い理由は、「もう一度考えてみたところ、仕事内容などがやはり希望と異なった」ということが理由だと言われています。

例えば、企業などに応募はしたものの、会社概要や企業情報などを調べていくうちにやっぱり自身の見通しとのズレを感じたためだと考えられます。

面接の連絡が来てから面接前日までに辞退を決める理由は、上位3位までは同様の結果に。しかし、いざ面接に臨むことが決まった途端、「応募先の企業で働く自信が無くなり」辞退を決める人が出現しています。また、面接日程の連絡の際、「企業側での応対が悪い」「面接日の都合がつかない」「面接の連絡が遅い」と、企業側への不満の声が多く見受けられました。

出典: https://partners.en-japan.com/special/old/150513/2/ |

面接キャンセルのマナー6つ

もしも止むを得ない理由で面接をキャンセルしなければならなくなった場合は、マナーを守って先方に伝える必要があります。

ここからは、面接キャンセルをするうえでの心構えや覚えておくべきマナーや連絡方法について紹介していきます。知識をきちんと押さえて、正しく面接キャンセルを行えるようにしておきましょう。

面接キャンセルのマナー1:できる限り早く連絡する

面接をキャンセルする場合、少しでも早く先方に連絡することは基本のマナーです。

面接は面接官のスケジュールも確保してもらっています。そのため、「面接をキャンセルしたい」と思ったら少しでも早く伝えることが重要です。

当日ギリギリに「やっぱり行きません」と伝えるのは印象も悪くなります。連絡が遅くなれば遅くなるほど、先方にも連絡しにくくなり落ち着かない気分になるでしょう。

面接キャンセルのマナー2:無断で辞退しない

面接キャンセルの連絡は企業に対して本当に申し訳ない気持ちになります。それならいっそ、面接キャンセルの連絡をせずにしておこうという考えは絶対にやってはいけません。

先方は面接の場を設けるにあたって、各方面のスケジュール調整をしたり資料に目を通したりと、面接に向けて準備をしてくれています。

無断で辞退することで、先方はあなたが事故や何かに巻き込まれたのではと心配になるでしょう。

面接キャンセルのマナー3:メールでもよい

面接をキャンセルする時の連絡手段は、メールでも構いません。しかし、メールでの連絡は面接日までの日数に余裕がある時など急を要しない時に限ります。

メールは電話と違い、営業時間外の連絡が可能です。その際は「遅い時間に失礼致します」などの一言を添えると良い印象を与えるでしょう。さらにメールでは先方に電話で話す時間をとらせる必要がなかったり、話したい内容を落ち着いて考えられるといったメリットがあります。

面接キャンセルのマナー4:急を要する場合は電話で

面接キャンセルの連絡はメールで問題ありませんが、面接日当日など急を要する場合は電話での連絡が基本です。

メールでの連絡は、先方が忙しくメールチェックをしていなかったり毎日大量に届くメールに紛れて見落としている可能性も考えられるからです。

先方はあなたの面接以外にも日々たくさんの仕事をこなしています。そのため、面接キャンセルのメールを送っていても見ていないことも珍しくありません。

面接キャンセルのマナー5:連絡の時間帯を考える

面接キャンセルはこちらの都合なので、先方に迷惑が掛からない時間帯に連絡することが大切です。面接キャンセルの連絡は、必ず営業時間内にするようにしましょう。

メールであれば、多少勤務時間内が過ぎても大丈夫ですがその際は必ず「勤務時間外に失礼致します」などの一言を添えるようにするのがマナーです。さらに、始業後すぐや就業前直前の時間帯などは忙しい可能性が高いので、避けるようにしましょう。昼休憩も同様です。

面接キャンセルのマナー6:担当者がいない場合は伝言で伝えてもらう

面接キャンセルの連絡をしたものの、担当者がいない場合は伝言で伝えてもらうようにしましょう。

面接キャンセルの連絡は、とにかく早く連絡することが基本です。そのため、担当者が不在の場合に折り返して掛けてもらうのを待っていたり時間を置いて掛け直すことはNGです。

まず「面接をキャンセルしたい」ということを一刻も早く先方に伝えることが大切ですので、電話に出た方に伝言をお願いするのが無難です。

電話でキャンセルする際の注意点

電話でのキャンセルは、メールと違いこちらの温度感や誠意が伝わりやすい手段でもあります。さらに、先方に電話をする時はあらかじめ簡単な台本を用意しておきましょう。緊張してうまく話せないこともあると思うので、伝えたいことを用意しておくことをオススメします。

電話でキャンセルする時は、連絡するのに相応しい時間帯や正しい話し方など、注意するべき点がいくつかあります。基本のマナーをきちんち押さえましょう。

電話に出る時間帯を把握しておく

面接を受ける予定だった企業とやり取りをしていくうちに「よく電話が掛かってくる時間帯」など「電話が繋がりやすい時間帯」がわかるようになってきます。面接キャンセルの電話をする時は、先方が電話に出る時間帯を把握して連絡することが大切です。

さらに、始業直後や就業直前の時間帯は非常に忙しくしている可能性が高いのでそれらの時間は避けておくようにしましょう。少しの心遣いで印象が変わります。

簡潔に伝える

面接キャンセルの電話では、詳しく話す必要はありません。「せっかく面接の日程を調整してくださったのに」と申し訳ない気持ちもありますが、先方はあなたの面接以外にもたくさんの業務をこなしています。

簡潔に伝えるだけで先方は理解してくれますので、長々と話さないように注意しましょう。

面接キャンセルの理由を伝える例としては「他社から内定をもらった」「家庭の事情」など、短く納得できるものにしておきましょう。

メールでキャンセルする際の注意点

メールのキャンセルは、電話と違い文章で送ることができるので落ち着いて内容を考えることができます。さらに、伝達ミスも防ぐことができるので伝言なども頼む必要がなくなり先方に直接伝えることができます。

しかし、タイムリーに伝えることができないというデメリットもあります。ここからは、メールで面接キャンセルする際の注意点やマナーについて紹介していきます。

面接日程まで時間がある際にメールを使う

面接当日や前日にメールを送ることはマナー違反です。メールでの面接キャンセルは面接日程まで時間がある時にしましょう。

メールだと、先方がメールをすぐに見ていない可能性も考えられるので時間に余裕がある時にメールを使うようにしましょう。面接日程まで時間の余裕がある時でも、「メールでのご連絡失礼致します」と一言添えるとより良い印象を与えられます。

メールの内容は漏れのないように

メールで面接キャンセルをする時は漏れのないようしっかりと確認してから送るようにしましょう。自分の名前などはもちろん、どのような理由で面接をキャンセルしたいのか先方とコミュニケーションエラーがおきないよう漏れがないか確認することが大切です。

また、メールの最後には面接日程を設けてもらったことに対するお礼の気持ちも忘れずに添えておきましょう。

面接キャンセルのマナーを守ろう

たとえこの先会う機会のない企業であっても、社会人としてマナーをきちんと守ることは大切です。面接をキャンセルする時は、マナーをしっかりと守り、お互いに気持ちいい関係が築けるようにしましょう。

電話、メールの場合とそれぞれに注意すべき点が異なりますのでそれぞれのメリットを活かしながら先方に連絡することが重要です。

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