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2019年05月09日

履歴書の封筒の書き方って?郵送や提出時のマナー|手渡しの注意点4つ

履歴書の提出方法には郵送と手渡しと二つの方法があります。どちらの方法で提出するにも封筒が必要です。履歴書の封筒の書き方にはルールがあり、正しい書き方で書くことが必要です。履歴書の封筒の正しい書き方をマスターして、面接を成功させましょう。

履歴書の封筒の書き方って?郵送や提出時のマナー|手渡しの注意点4つ

履歴書の封筒の書き方とは

履歴書には封筒が付き物です。市販されている履歴書にも必ず履歴書用の封筒が一緒に入れられています。履歴書の封筒は郵送にだけ必要なものではなく、持参して直接手渡す場合にも必要です。

履歴書の封筒には書き方にもマナーがありますので、印象を良くするためにもしっかりと履歴書の封筒の書き方のマナーを確認しておくようにしましょう。

提出前に確認する箇所

履歴書を書いて封筒に入れるときに、書き忘れはないか、正しい書き方をしているかを確認しておくようにしましょう。

履歴書の内容をチェックしたら、封筒のチェックもするようにしてください。郵送の場合、あて先を間違えると戻ってきますので時間と料金のロスになります。

表にあて先だけでなく「履歴書在中」と書かれているか、裏面に自分の住所と名前が書かれているか、正しい料金の切手が貼られているかのチェックも必須です。

履歴書の封筒の書き方って?郵送や提出時のマナー

履歴書の提出には郵送と手渡しの、二つの方法があります。どちらの方法で提出するかは、会社側の指示に従うようにしてください。

郵送の場合には、正しい書き方で封筒に書き込まなくてはいけないことが多く、切手も貼らなくてはなりません。そこで、履歴書を郵送する場合に気を付けなくてはいけない書き方のマナーをピックアップしていきますので、正しい封筒の書き方をマスターしてください。

履歴書を送る封筒の正しい書き方

履歴書を封筒に入れて送る場合、ただ宛先を書いてポストに入れるだけでなく、確認しておかなければならない書き方のマナーがいくつかあります。

細かいことですが、ビジネス上のマナーを習得しておくと転職してからでも役に立ちます。履歴書を封筒に入れて郵送する場合の、正しい封筒の書き方もきちんとマスターしておくようにしましょう。

住所は都道府県から正確に記入

あて先の住所の書き方は、まず都道府県から書くようにします。普段の生活で郵便物を出す場合、都道府県を省略することが多いです。

例えば「大阪府大阪市」は「大阪市」から、「神奈川県横浜市」は「横浜市」から、また「北海道札幌市」は「札幌市」から書き始めることは普通に行われます。

しかし会社に履歴書を送る場合の書き方は、都道府県から書き始めるということを心がけておきましょう。

社名は(株)などの略字は使わない

社名は名刺などにも株式会社なら(株)、有限会社なら(有)という風に書かれている場合があります。しかし履歴書の封筒への住所の書き方は、略字は使わずに株式会社ときちんと書くようにしましょう。

住所の「丁目」や「番地」に関しても省略はなるべく避けるようにしましょう。建物の名前もわかっている場合は書くようにします。送付先の部署や担当者名の書き方は、封筒の中央に大きめに書くようにします。

封筒の表面左下に「応募書類在中」または「〇〇職応募書類在中」と記入

履歴書を送る封筒の表面の左下は赤字で「応募書類在中」、「〇〇職応募書類在中」または「履歴書在中」と赤字で書くようにしましょう。

もともと「履歴書在中」と書かれている履歴書専用の封筒を利用すると便利ですが、通常の封筒を使用する場合は、他の郵便物と混ざってもすぐにわかるように、赤字で何が入っているのかを書いておくことが大切です。

封筒の裏面に自分の住所・氏名を記入

封筒の裏面には自分の住所と氏名を記入します。このときも住所や番地は省略しないで書く方が良いでしょう。自分の住所と名前は、通常は左下に書きます。住所の左上には日付を入れておくようにしましょう。

切手はまっすぐに貼る

履歴書の封筒の表面と裏面に必要事項を書き込んだら切手を貼ります。切手を貼るときは、あまり意識をしていないことが多いですが、まっすぐ貼っているのものとそうでないものとは、印象が全く違います。

小さなことですが、切手はまっすぐ丁寧に貼るように心がけましょう。

あて名は「御中」と「様」を併用しない

あて名は「御中」と「様」を使い分け、併用しないようにしましょう。「御中」は組織の中にいる「誰か」に対して使う敬称で、「様」は特定の個人に対して使う敬称です。

名前がわからない場合は「株式会社〇〇人事部御中」という風に使い、名前がわかっている場合は「株式会社〇〇人事部●●様」という風に使います。

「株式会社〇〇人事部御中●●様」と、御中と様を併用するのはNGとなります。

郵送&提出時のマナー

書き方のルールに従って、封筒に必要事項を記入したら、次はポストに投函するのですが、こちらも書き方のマナー同様に守らなくてはいけないこと、注意しなくてはいけないことがあります。

ここにピックアップしたことに特に気をつけて、履歴書を郵送し期限内に会社に到着するようにしましょう。

書類に折り目がつかないように定形外の封筒を使用

履歴書は定型サイズの封筒に入れる場合は、どうしても三つ折りにこなくてはならず、折り目がついてしまいます。定形外の履歴書専用の封筒が市販されていますので、それを利用すると便利です。

市販の履歴書は、開くとB4、またはA3になるB5、A4サイズですので角型A4号か角型2号の封筒を選ぶと、折らずにそのまま履歴書を封筒に納めることができます。封筒の色は白を使用するようにしましょう。

書類はクリアファイルに挟んで封筒に入れる

履歴書は封筒に直接入れてもかまいませんが、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにすれば、なお良いでしょう。クリアファイルに入れておくと、中で折れてしまうこともありません。

また雨のときや水に落としてしまったときの汚れや湿気から書類を守ることができます。クリアファイルの中には履歴書の他に提出書類があれば、一緒に入れておきましょう。また送付状も同封しておけば、より印象が良くなります。

郵便料金が不足しないように注意

履歴書を角型A4号や角型2号の封筒で郵送する場合は定形外になりますので、通常の郵便料金では送ることができません。郵便料金は必ず不足しないように事前に調べてから切手を貼るようにしましょう。

郵便料金は距離ではなく郵便物の大きさで決まります。自分で判断できない場合は、郵便局に行って正しい料金を教えてもらうようにしてください。

期限が決められている場合は確実に期限内に届くように送付

履歴書を封筒に入れ、封筒にのり付で封をしたら真ん中に黒字で「〆」と書いておきます。これは確実に封をしましたという印で、ビジネスの書類を郵送するときのマナーですので覚えておくようにしましょう。

あとは封筒を投函するだけなのですが、確実に指定の期限内に届くかどうかをもう一度確認してから投函するようにしましょう。

急ぐ場合は宅配便や速達で送付

履歴書を確実に期日内に到着させるためには、速達を利用すれば良いでしょう。速達は郵便局に行けばすぐに対応してもらえます。料金分の切手がある場合は、自分で貼って投函しても良いでしょう。

書類を送るサービスがある宅配業者もありますが、履歴書は「信書」にあたるため郵送でしか送ることができません。切手を自分で貼る場合は記念切手や慶事用、弔事用のものは避けて、普通切手を使用するのがマナーです。

書留で送付するには採用担当者の手を煩わせるので避ける

大切な書類を郵送するので書留で履歴書を送った方が良いのではないかと考える人もいますが、書留で送ることは避けましょう。書留郵便は追加料金がかかり、会社側が受け取ったかということを記録するためのもので、早く配達してもらうものではありません。

会社の採用担当者の受け取りの印鑑などが必要になり、手を煩わせることになるので避けたほうが良いでしょう。履歴書の郵送は普通郵便で問題ありません。

メールでの連絡が可能であれば送付したことをメールで知らせる

履歴書を送付したら、可能であればメールで送ったことを連絡しても良いでしょう。あまりにも応募者の人数が多そうな会社では、一人ひとりメールを送るとかえって担当者を煩わせることになることもあります。

そこは臨機応変に判断して、メールするかしないかを決めるようにしてください。

履歴書を手渡しする際の注意点4つ

履歴書を郵送する場合の封筒の書き方とマナーをご紹介しましたが、次に履歴書を持参して面接会場で手渡しする場合の封筒の書き方とマナーについてご紹介します。

履歴書を持参する場合は、書類が折れたりよれたりせず、なるべくきれいな状態で持って行くことが必要になりますので、持参するときも封筒は必要です。

1:汚れや破損を防ぐため封筒に入れて持参する

面接会場に履歴書を持参して手渡しする場合にも、封筒に履歴書を入れておくようにしましょう。封筒は履歴書を折らないで入れられる「角形A4号」か「角形2号」の白の封筒を用意しておきましょう。

郵送する場合と同じく、クリアファイルに入れてから封筒に入れるとベターです。封筒とクリアファイルで、履歴書がよれたり雨で濡れたりせずに、きれいな状態で提出することができます。

2:履歴書を持参するときの正しい封筒の書き方を理解する

履歴書を持参する場合の封筒の表面の書き方は、表面の左下に「履歴書在中」と赤で書いておくだけで十分です。「履歴書在中」のスタンプも市販されているので、利用すると便利です。

持参する場合の封筒の書き方は、表面だけでは不十分です。忘れがちな裏面の書き方もマスターしておきましょう。裏面には左の上部に履歴書を提出する日付、その下に郵送するときと同じように住所と名前を書いておきます。

3:面接官に直接履歴書を手渡すときは封筒から出す

履歴書を面接会場で手渡す方法には、面接官に手渡す方法と受付で手渡す方法があります。どちらの方法になるかは会社によって異なるので、到着してから指示に従うようにしてください。

面接官に直接手渡す場合は、封筒から履歴書を出し、封筒に履歴書を重ねて面接官が見やすい向きになるようにして手渡します。手渡すときは「こちらが履歴書になります。よろしくお願いします。」と一言添えて、お辞儀をして両手で手渡しましょう。

4:受付で履歴書を手渡すときは封筒に入れたまま

受付で履歴書を手渡すこともあります。その場合は封筒に入れたまま手渡します。手渡す前に裏面に日付と住所、名前が書かれているか確認しておきましょう。

まれに受付で手渡す場合も封筒から出すように指示されることもあるので、その場合は指示に従いましょう。手渡す際には、たとえ面接官でなくても「よろしくお願いします。」と一言添えて、お辞儀をして両手で手渡すようにしましょう。

履歴書の封筒の書き方やマナーを知って好印象を与えよう!

履歴書の封筒の書き方を、郵送の場合と手渡しの場合とに分けてご紹介しました。履歴書の書き方にも気を使いますが、封筒の書き方にも気を使うことが多いです。

履歴書の封筒の書き方や郵送の方法、手渡しの方法などでも応募者の印象が変わってくることがあると言っても過言ではありません。

好印象を与えて面接を成功させるためにも、履歴書の封筒の書き方や郵送のマナー、手渡しのマナーなどをしっかりとマスターしておきましょう。

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