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2019年06月18日

転職時のメールの基本的な6つマナー|返信メール例文

転職時のメールの返信に関わる基本的なマナーをご存知でしょうか。転職のときだからこそ、メールの返信は気をつけなくてはいけないことがあります。今回は転職の時に役立つメールの基本的なマナーを6つご紹介していきます。ご覧ください。

転職時のメールの基本的な6つマナー|返信メール例文

転職メールのレベルをあげるテクニック

今回は転職のときの返信メールのレベルを上げる事ができれば、と考えた転職希望者のみなさんにぜひご覧頂きたいコラムです。転職のときの返信メールは、印象を決めるのにたいへん大きな役割を持っていることが多く、レベルが高ければ好印象になります。

今回は、転職のときの返信メールの基本的なマナーについて詳しくご紹介していきます。転職のときの返信メールに自信を付けたい方はご覧ください。

転職時のメールの基本的な6つマナー

それでは、さっそく転職のときの返信メールの基本的なマナーについてご紹介していきましょう。転職のときだからこそ、気をつけていたい返信メールのマナーを今回は6つご紹介します。

なかなか、転職のときに返信メールまで、指導をしてもらえるチャンスが無いので1人で思い悩んでいたことでしょうが、今回のコラムを参考にする事によって1人だけの転職活動でも返信メールに自信が持てるようになるでしょう。

1:メールをみたら24時間以内に返信

転職のとき、返信メールで1番大切なのはメールを見たら24時間以内に返信をするということです。

時間を気にして返信メールを送るまで日数がかかってしまうより、「夜分に申し訳ありません」と付け加えて返信メールをすばやく送った方がイメージがいいでしょう。転職に関連する返信メールなので、ビジネスマンらしく対応しましょう。

2:件名は「用件・名前・Re残し」

転職のときの返信メールで大切なのは「用件・名前・Re」を件名に残しておくと言うことです。送り主は誰に何を送ったかで、優先順位を分けています。

つまりどの程度迅速に返信メールを打たなくてはいけないかを、件名で判断しています。なので件名をメールの送り主にとって印象的な、送ったときのままにしておくことによって、すぐに思い出してもらえるでしょう。転職の返信メールにぜひ実践してみてください。

3:本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」

続きましての転職のときの返信メールで気をつけたいことは、本文は「宛先・あいさつ・内容・締め・署名」の順番にするということです。転職の返信メールは、分かりやすくなくてはいけません。

メールなのでついついたくさんの事を書いてしまいそうですが、あいさつと内容をしっかりと書いて、締めと署名を忘れないようにする程度で大丈夫です。転職に関わる相談もあまり長くならないようにすると好印象です。

4:誤字脱字がないように最終チェック

転職の返信メールで特に気をつけた方が良いのが、誤字脱字がないかということです。転職の返信メールは、最終チェックをたくさんしましょう。特に日時や住所、電話番号などの詳細情報は重要です。

転職活動はビジネスの一部です。自分はビジネス「取り引き」をしてもらっているんだという気持ちを忘れないでいれば、自然と転職の返信メールに誤字脱字がなくなります。

5:絵文字の使用は厳禁!

転職の返信メールには絵文字は使ってはいけません。絵文字はたいへんプライベートでカジュアルな表現方法です。そのためビジネスメールである、転職の返信メールには不適切です。

絵文字を使わなくても、優しいイメージになるような言い回しを考えたり、しっかりとした表現ができるようにならなくてはいけません。自信を持って転職の返信メールの文章を作り上げられるように、日頃から本を読みましょう。

6:言葉の使い方に注意する

日本語はカタカナ・漢字・ひらがなやアルファベットなどのさまざまな表現があり、なおかつ漢字は間違えたときに他の意味になってしまう言葉もあるので、深い注意が必要です。

てにをは、が抜けてしまう事によって失礼な表現になってしまう日本語もありますので、注意を払いましょう。また、「ら抜き言葉」も相応しくありません。日本語の正しい表記を学んで、適切に使えるようにするといいでしょう。

シチュエーション別転職メール返信例文

つづきましては、シチュエーション別の転職メールの返信例文をご紹介していきます。シチュエーションごとに詳しく具体的に例文をご紹介していきますので、「こんなときはどうしたらいいのかな」と悩んでいらっしゃる方は、ぜひ参考にしてください。

今回は転職メールでとくに多く出会う場面を想定して例文をご紹介していくので、メモ帳などにコピーしておいて、そのつど使っていくと良いのではないでしょうか。

面接日程調整

まずは面接日程の調整メールをご紹介していきましょう。面接の日程を調整したいときには、具体的にいくつかスケジュールを伝えておくのが適しています。

件名:◯◯様・面接日程について

本文:お世話になっております。山田です。面接日程の調整についてご連絡いたします。11月13日木曜日の13時以降、もしくは15日土曜日の11時以降が直近で合わせられます。いかがでしょうか。ご連絡お待ちしております。山田

面接日程変更

やむおえない事情で面接日程を変更したいときは、理由を明記しましょう。

件名:【重要】【山田のぶゆき】面接日程変更のお願い

本文:お世話になっています。山田のぶゆきです。12月13日金曜日15時からの面接が、大学の試験日程調整により参加できなくなってしまいました。大変申し訳ありませんが、12月20日11時以降・12月23日10時以降でご対応いただけないでしょうか。よろしくお願いいたします。

履歴書提出

履歴書を提出するときの連絡メールは、発送方法や渡した相手などを明記すると行き違いがなくなるので安全だと言えるでしょう。

件名:履歴書提出のご報告

本文:お世話になっています。山田のぶゆきです。12月13日の午前中に御社・採用後担当者さま宛に履歴書を送付いたしました。日本郵便の簡易書留です。ご確認ください。山田のぶゆき(電話09000001111・メールyamada0nobu@1111.co.jp)

面接後のお礼面接辞退(選考辞退)

面接辞退のときは、心が決まったらできるだけ早いタイミングで採用担当者にメールで連絡をしましょう。

件名:【選考辞退のご連絡】山田のぶゆき

本文:お世話になっております。山田のぶゆきです。先日は貴重なお時間を頂き面接のご対応ありがとうございました。誠に勝手ながら一身上の都合で、この度の選考を辞退いたします。末筆になりますが御社の発展をお祈りいたします。

面接結果の問い合わせ

もともと聞いていたスケジュールを待っていても面接結果が届かないとき、しっかりと連絡メールを入れて確認をしたほうが良いでしょう。

件名:【面接結果について】山田のぶゆき

本文:お世話になっています。山田のぶゆきです。12月13日に頂けるはずの面接結果が、まだ届いていません。留守電や不在通知なども無いので、不安におもいご連絡しました。行き違いでご対応いただいていた場合は大変申し訳ありません。恐縮ですがよろしくお願いします。

内定承諾内定保留

内定承諾や保留は、しっかりと意志が伝わるような文面にしましょう。

件名:【内定承諾】山田のぶゆき

本文:お世話になっています。山田のぶゆきです。本日は内定承諾(辞退)のご連絡です。ぜひ御社の一員として励みたいです。勤務日までさらなる勉強に励みます。よろしくお願いいたします。つきましては内定承諾書の送付をお願いしたく存じます。

メールを返信する際に注意すべき5つのポイント

それでは、メールを返信するときに注意しなくてはいけないことをご紹介していきます。いったい転職メールでは、どのようなことに注意をしなくてはいけないのでしょうか。

実際に転職希望者のみなさんが、起こしやすいミスやトラブルを例に挙げてご紹介していきましょう。ぜひ転職関係のメールを打つ時には、これからご紹介しますミスをしっかりと確認してから送信するようにしてください。

1:現職の会社メールアドレスから返信

まずは現職の会社メールアドレスから返信をしていないか、ということをしっかりと確認をした方が良いと言えるでしょう。

転職前の現職の会社のメールアドレスは、取り引き先や会社内部でのやりとりをするためのメールアドレスです。転職関係の内容が、社内に広まってしまったり取り引きに送ってしまったとき、どのように対応しますか。

しっかりと個人連絡用メールアドレスを作成しましょう。

2:キラキラアドレス

転職メールで使用するメールアドレスは「キラキラアドレス」は避けた方が良くて、自分の名前を利用することをおすすめします。

例えばピンク色が好きだったとき、メールアドレスにpinkと入れたくなりますが、転職メールはビジネスのシチュエーションで使用するメールアドレスです。yamada0nobuyuki@abc.co.jpのように名前を入れとベストでしょう。

フリーメールで作成をおすすめします。

3:色文字や太字などの装飾

ほとんどのメールではデコレーションができて、フォントのカラーやサイズなどが自由に変えることができます。しかし、ビジネスでのメールには相応しくありません。

デフォルトのフォントカラーやフォントサイズを活用したり、適切なかぎ括弧などで対応するようにしてください。どうしてもカラーにしたいときなどは、エクセルなどのソフトで資料ファイルを作って添付をする形がベストだと言えます。

4:改行や段落分けがされていない

転職メールを打つ時に、改行や段落分けがされていなくて、つらつらと文字だけを書き連ねていることはありませんか。

あまり過度な改行や段落分けもいけませんが、全くないというのは問題です。2行から3行程度に1回、もしくは適切な話題や内容に応じて改行や段落分けをしていきましょう。メールソフトによって、レタリングが変わることがありますので、シンプルな改行や段落分けをすることをおすすめします。

5:敬語を正しく使えない

ビジネスメールである転職に関わるメールは、敬語は最低限ただしく使用していきましょう。

「です」・「ます」などはもちろんのこと、「お」や「ご」など単語の頭に付けることによって敬語表現にできる言葉もあります。敬語は「丁寧にする」というシンプルな考え方でなりたっていますので、少し基礎を学べば大丈夫です。ぜひ正しい敬語を身につけましょう。

メールの基本マナーを押さえましょう

いかがでしたか。転職のときに使うメールの文章は、これらのことを気をつければ大丈夫です。基本的なマナーは社会人として必要なスキルです。ぜひ転職をチャンスにして、転職メールの基本的なマナーを身につけていってください。

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