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2019年04月19日

転職面接をドタキャンするときの連絡のコツ6選|誠意をもって対応しよう

転職活動をしていると、どうしても面接をドタキャンしないといけないという状況に陥る可能性もあります。面接をドタキャンすると、企業に迷惑をかけてしまうことになります。なので、ドタキャンをする際には、連絡の仕方とマナーを守ってキャンセルを伝える必要があります。

転職面接をドタキャンするときの連絡のコツ6選|誠意をもって対応しよう

転職の面接をドタキャン可能?

転職をするためには、転職活動を行う必要があります。転職活動では何度も面接を受けることになります。その面接をドタキャンすることは、当然ながらマナー違反となります。

しかし、どうしても面接にいけなくなるという状況になることもあります。面接はドタキャンすることは可能ですが、事前のキャンセルとは違うため、注意しないとその後の転職活動に影響を与えてしまうことがあります。

転職の面接をドタキャンする場合の連絡のコツ6選

当日であっても、本人から面接に行けないと言われてしまうと、企業は無理に面接に来いと命令することはできません。そのため、面接をドタキャンすることはできます。

ただし、ドタキャンは仕方のない理由があったとしても、伝え方によっては企業からの印象が悪くなってしまうことがあります。

また、ドタキャンをした後も、面接の日時を変更してもらって、選考を続けてもらう場合には特に伝え方は重要になります。

コツ1:無断キャンセルは絶対にNG

無断キャンセルであれば、企業側にキャンセルの連絡をしないため、担当者と言葉のやりとりをしなくて良いため、負い目を感じたり、謝罪の言葉を伝えたりなど気を使う必要がなくなります。

そのため、選考を辞退するつもりの場合には、今後はその企業と関係を持つことがないと思って、無断キャンセルをしてしまう人もいます。しかし、無断キャンセルは企業だけでなく、その後の本人にも影響を及ぼすこともあります。

社会人として相手の都合は考えよう

面接などの採用にはコストがかかっています。また、面接のために企業側はその面接のために仕事の手を止める時間を作らなければなりません。

そのため、ドタキャンではなく、事前に面接がキャンセルにされていれば、別の仕事をして利益を生むことができた可能性があります。

面接などに限らず、相手の都合やドタキャンをすることによって起こる影響を配慮して、キャンセルを伝える言葉は選ぶようにしましょう。

転職後に取引関係があるかもしれない

転職活動をする際には、職種や勤務地などの条件を絞っています。そのため、似たような業務内容の会社や、勤務地が近い会社などの選考を多く受けるということもあります。

会社同士は幅広い繋がりがあるため、転職が決まった先で仕事を始めると、以前に無断キャンセルした会社と繋がりがあるという可能性もあります。

すると、相手側の会社からの印象は非常に悪いため、仕事がうまく回らなくなってしまう可能性があります。

エージェント経由の場合は多方面に迷惑がかかる

無断キャンセルをすれば、面接に来ると思っている企業側は人手や時間を無駄にしてしまうことになります。もし、転職エージェントを通して面接を受けることになっている場合には、無断キャンセルをしたことで、転職エージェントが企業からの信頼を落としてしまいます。

また、本人も転職エージェントからの信頼を落とすため、次の企業を紹介してもらえなくなってしまいます。

コツ2:病気などやむを得ない事情もある

ドタキャンするつもりはなくても、急な病気であったり、転職の面接よりも優先するべき急用ができてしまったりなどしてしまうこともあります。そのような場合にはドタキャンをしても仕方ありません。

しかし、仕方のない理由があるにしても、ドタキャンによって企業側に迷惑がかかってしまうことに変わりはありません。なので、仕方なくドタキャンをする際にはなるべく早く事情を伝えて、謝罪の言葉も伝えるようにしましょう。

コツ3:1秒でも早く連絡する

仕方なくドタキャンをしなければ行けないという状況になることもあります。上記で述べた通り、そのような場合にはなるべく早く面接のキャンセルの連絡をするようにしましょう。

ドタキャンであっても、早くキャンセルを伝えることで、面接官は別の仕事の段取りが用意できたり、別の人の面接を行うことができたりなど、空いた時間の対応ができる可能性があります。

コツ4:緊急なので電話連絡がマナー

ドタキャンの場合は電話で確実にキャンセルを伝える必要があります。もし、メールでドタキャンの連絡をしてしまうと、そのメールに気がつかずに無断キャンセルをしたと思われてしまったり、メールに気づくことが遅れて空いた時間の対応が間に合わなくなってしまうこともあります。

また、ドタキャンで迷惑をかけてしまうことに対する謝罪の言葉も伝えないと行けないため、ドタキャンは電話で連絡するようにしましょう。

コツ5:誠意をもって謝罪する

仕方なくドタキャンをする場合には、できるだけ早く確実に伝える必要があるため、電話で連絡をする必要があります。また、迷惑をかけることに対しての謝罪の言葉を伝える必要もあるため、ドタキャンの連絡は電話が適しています。

もし、ドタキャンをした企業の選考を、面接日を変更してもらって受け続けるのであれば、印象を悪くしないためにも、誠意ある謝罪の言葉を伝えるようにしましょう。

コツ6:ダメ元で日程変更を希望してみる

ドタキャンをしても、その企業の選考を受け続けたいと思うこともあります。そのような場合には面接日の変更ができないか担当者に聞いてみましょう。

理由と謝罪で納得してもらえれば、面接日を変更してもらえます。ただし、選考にはスケジュールがあるため、次の面接の予定が立てられないなどの理由から面接日の変更を断られてしまうこともあります。また、ドタキャンによって印象が悪くなっていれば、その後の選考に影響も出ます。

転職の面接をドタキャンする時の電話での伝え方手順

先に述べた通り、転職の面接でドタキャンを伝える場合には、なるべく早く確実に伝える必要があります。また、その後もその企業の選考を受けたい場合には、印象を悪くしないように誠意ある謝罪の言葉も伝えないといけません。

そのため、転職の面接のドタキャンの電話をする際には、正しい手順で、マナーも守る必要があります。

手順1:面接の予約日時と名前を名乗る

転職希望者は自分だけではありません。また、転職の面接に関わっている人が電話に出るとは限りません。なので、電話をかけた際には、まず今日面接を受ける予定である転職希望者であることと、その面接の時間と名前を伝えるようにしましょう。

面接の予約と名前を最初に伝えることで、もし担当者が電話に出なかったとしても、今日の面接に関しての内容と相手が察してくれます。

手順2:相手の都合を確認する

ドタキャンの連絡はなるべく早く行うことが望ましいです。そのため、朝の早い時間帯であっても、仕事が忙しくなりやすい時間帯であっても、気にせずに電話してしまう方が良いでしょう。

ただし、担当者にも都合があるため、いきなり担当者を呼び出してもらうようなことをしたり、いきなり要件を伝えたりなど、相手の仕事の手を止めてしまう可能性があります。なので、まずは担当者はお手隙かどうかをまず確認しましょう。

手順3:前置きをせずすぐにキャンセルの話を切り出す

ドタキャンはなるべく早く伝えた方が好ましいです。なので、キャンセルの内容を伝える際には、前置きをしたり、長々と別の話しをしたりなどして、担当者の時間を無駄を取らせないようにしましょう。

特に、ドタキャンの場合はすぐに空いた予定を埋めるための作業をしなくては行けないこともあるため、なるべく要件だけを短く伝えることが理想です。

手順4:お詫びを添えてキャンセル理由を話す

ドタキャンは企業側に大きな迷惑をかけてしまうことになります。なので、電話では謝罪の言葉を添える必要があります。

また、ドタキャンはどのような理由であっても、転職希望者側の都合となる場合が多いです。そのため、その理由は企業側に伝えて、キャンセルする理由についても納得してもらう必要があります。

手順5:日程を再調整してもらえないか打診する

転職希望者側もドタキャンをするつもりがなくても、急にドタキャンをしないといけない状況に落ちってしまうこともあります。

そのような場合には、面接の日時を変更してもらえないか担当者に相談してみましょう。理由と謝罪に納得してもらえれば、面接の日程を変更してもらえます。ただし、選考にもスケジュールがあるので、必ずしも面接の日程を変更してもらえるとは限りません。

手順6:最後に改めて謝意を伝える

ドタキャンはどのような理由であっても、企業に迷惑をかけてしまうことに変わりありません。そのため、スムーズに内容を伝えたり、謝罪の言葉を添えたりなどのマナーを守る必要があります。

また、キャンセルの内容を伝えて、電話を切る前にも最後に改めて謝意を伝えるようにしましょう。最後に聞いた言葉は印象に残りやすいので、謝罪の言葉を最後にも伝えることで、迷惑をかけたことに対する謝罪の気持ちが伝わりやすくなります。

採用担当者は転職面接のドタキャンをどう見ているか

ドタキャンをしてしまうと企業側に迷惑がかかってしまいます。しかし、ドタキャンをする転職希望者側と企業の採用担当者ではドタキャンに対しての感覚は異なります。

ドタキャンをする人の中には非常に大きな迷惑をかけてしまうと思ってしまい、ものすごく悪いことをしたと思ってしまう人もいますが、採用担当者からすると、マナーと段取りを守ってもらえればそれほど大きな迷惑ではないと思うことも多いです。

キャンセル自体は珍しくはない

転職希望者は面接のドタキャンをする際に、企業側に大きな迷惑をかけてしまうと思ってしまうことがあります。しかし、選考を受けている転職希望者は他にもいます。

会社によっては非常に多くの転職希望者の選考を同時に進めていることもあります。多くの人が選考を受けていれば、面接のキャンセルも多く起こり、担当者からすると珍しいことではありません。

一言だけでも連絡してくれたらいいのに

担当者にとって、転職希望者が面接をキャンセルをしてくることは珍しいことではありません。そのため、転職希望者から面接のキャンセルの連絡があっても、それほど大きく困るようなことがなかったりもします。

担当者からすると、キャンセルがあれば空いた時間をどのように埋めあわせるかが重要なので、一言でもキャンセルの連絡をなるべく早くもらえれば、何も気にされないということもあります。

内定辞退や最終面接のドタキャンよりはマシ

多くの人を選考していれば面接をキャンセルする人も出てきます。しかし、逆に人が少ない状況や、変えが効かない状態でのドタキャンは非常に困ります。

特に、内定を無断キャンセルしようとしたり、最終面接がドタキャンされたりなどすると、すでに選考者や候補者が少なくなっているため、対応ができないこともあります。このような事態に比べれば、早い段階での面接辞退は大した問題にはなりません。

連絡さえしてもらえれば日程変更もできるのに

面接をドタキャンしないといけなくなってしまった転職希望者の中には、企業に迷惑をかけてしまうことに負い目を感じてしまい、キャンセルの連絡ができずに無断キャンセルをしてしまう人もいます。

しかし、担当者からすると、面接のキャンセルは珍しいことではないため、転職希望者がきにするほど困ったりしないことも多いです。そのため、連絡さえしてくれれば調整することもできるのに、と残念に思っている担当者もいます。

連絡しづらいからこそドタキャンは誠意をもって伝えよう

転職活動をしていると、どうしても面接をドタキャンしないといけないという状況に陥る可能性もあります。ドタキャンは連絡をして、マナーを守れば、どれほど担当者が気にしないということもあります。

しかし、企業側に迷惑をかけてしまうことに変わりはないため、しっかりと誠意を持って謝罪の言葉を伝えるようにしましょう。

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