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2017年04月07日

名刺を渡すとき・受け取るときのマナー|名刺交換の手順と注意点

この記事では、社会人にとっては基本である名刺交換のマナーや手順を解説しています。1対1の基本的な名刺の渡し方から複数対複数の場合の渡し方など状況に応じた対応が求められます。しっかりと名刺交換のマナーや注意点をマスターして、1人前の社会人に近づきましょう。

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名刺交換

名刺交換をする時のマナーをしっかりと理解していますか?大企業に入る時には、しっかりと研修を受けるので、大きな失敗をすることはほとんどないものですが、そうではない人にとってはやはり不安になることもあるでしょう。

多くの人が悩んでしまうのが、1対1での名刺交換よりも、複数でのパターンの時です。そこで今回は、基本的なマナーから、名刺交換の手順や名刺交換する際の注意点ついてまでをご紹介していきますので、ぜひご参考にしてみてください。

名刺交換の前にするべきこと

それでは、実際に名刺交換する前にするべきことについて、具体的に紹介していきます。気をつけるべきポイントについてもまとめているので、しっかりと確認しておきましょう。

名刺を忘れない

どんなに名刺交換のマナーが良くても、名刺を忘れていては話になりません。鞄には、常に名刺を多めに入れておきましょう。

汚れた名刺を渡さない

汚れた名刺はタブーです。名刺入れに入ったままの名刺は汚れている可能性が高いです。定期的に確認しましょう。

自分の名前を読みやすく表記する

自分の名前の読み方が難しい場合、印刷時に氏名に読みがなを入れておきましょう。加えて、名前の文字が小さい場合も読みにくいので敬遠されてしまいます。せっかくの名刺交換です。しっかり名前を覚えてもらえるようにしましょう。

海外との取引が多い場合は名刺に英語表記も入れる

海外との取引が多い商社などの仕事をしている人は、名刺に英語表記も入れておきましょう。「表面を日本語表記、裏面を英語表記」が一般的ですが、日本語版と英語版の二枚持つという方法もあります。

名刺交換のマナー

名刺交換する際に、渡すとき、受け取る場合に分けて基本的なマナーを学んでいきましょう。新入社員の方は、要チェックです。

名刺を渡すとき


①相手が差し出した名刺の高さより、低い位置で名刺を差し出す
②テーブル越しに渡さない
③ポケットやお財布から名刺を直接出さない
④折れ曲がっている名刺、汚れている名刺を渡さない

基本的なマナーなので必ず身につけましょう。

名刺を受け取るとき

①相手の会社のロゴや名前の上に指を置いて受け取らない
②同時に名刺を出してしまった場合、目上の相手より先に名刺を受け取らない
③受け取った名刺に、相手の目の前でメモを書き込んではいけない
④もし、目上の方から先に名刺を出していただいた場合、「お先に頂いて申し訳ありません」と言ってはいけない

名刺交換を同時にする場合の手順

名刺交換の際に、複数人での訪問で時間がかかる場合はお互いに名刺を差し出す場合もあります。

基本的な考えは上記の「名刺の渡し方、受け取り方」のマナーと同じですが、
同時交換の場合は例外として「右手で差し出す、左手で受け取る」流れになりますので、以下の方法でスムーズに行いましょう。

①胸の前で名刺入れの上に自分の名刺を置き、両手で持ちスタンバイします。

②渡す時は自分の名刺を右手で差し出し、相手に差し出します。(この時左手で名刺入れを持っている)
目下の人から先に差し出すようにして、目上の相手より先に名刺を受け取らないようにしましょう。

③同時に左手で相手の名刺を自分の名刺入れの上に乗せるような形で受け取ります。
(お互い右手で差し出し、左手で名刺入れの上で受けとる形になります。)

④相手が左手でこちらの名刺を持ったら、自分の空いた右手を受け取った相手の名刺に添えてください。
(名刺を両手でいただいている形にします。)

複数対複数で名刺交換する手順

複数対複数の場合は、少し複雑ですので、実際に社内でやってみて、体で覚えるようにしていきましょう。複数対複数で名刺交換する際はマナーとして“名刺交換を行う順番”にも気をつけなければいけません。複数人での名刺交換は「役職(地位)が上の人から順番に行う」のが基本です。

ただ、時間がかかる場合、部下同士で先に名刺交換をしてしまうこともありますが、これは先方の部下と名刺交換した後、その上司と名刺交換をすることになるので、本来のマナーとしては失礼にあたります。

時間がなく、やむをえない場合や上下間系がない場合などは、待たずに各自の間で名刺交換が行われますので様子を見てスムーズに行いましょう。また、名刺を複数枚消費することにもなるので、名刺を切らさないようにしっかり準備しておきましょう。複数対複数での名刺交換の流れは次のようになります。

①スムーズに名刺交換ができるように、大体の人数分の名刺を名刺入れから取り出しておき、名刺入れの上に名刺を置いて手に持っておきます。

②自分の番になったらそこから取り出して先方に渡します。(渡し方は上記の名刺の渡し方と同じ方法です)

③名刺を受け取ったら名刺入れの下にある指で挟み、次の人と名刺交換を行います。

※もし先方の役職がわからない時は、部屋に入ってくる順番や話し方、あるいは先方の紹介される順番などから判断しましょう。

名刺交換でやってはいけないこと(注意点)

常識から考えたらわかりそうなことでも、名刺交換の禁止行為を、あげていきます。次のことは必ずしないように心がけましょう。

①よれよれの名刺、折れ曲がっている名刺、汚れている名刺を渡す
②受け取る時、相手の会社のロゴの上に指を置く
③先方から受け取った名刺の裏をメモ代わりに使う
④ポケットやお財布に直接名刺を入れ、そこから取り出す
⑤先方から出された名刺を片手で受け取る
⑥先方から受け取った名刺を話しながら手でもて遊ぶ
⑦受け取った名刺を机の上に忘れて帰る
⑧名刺をテーブル越しに渡す

特に、名刺交換に慣れていない人は、早く習得できるようにしましょう。

もし、うっかり名刺を忘れてしまったら

もし、うっかり名刺を持ってくるのを忘れてしまったら、正直に忘れてしまったっていうのはタブーです。切らせてしまいましたと言うようにしましょう。

名刺を持ってくるのを忘れた場合

「申し訳ございません。あいにく名刺を切らせてしまいました」とお詫びをいれた後に、相手の名刺を受け取り、「ありがとうございます。私、□社の○○と申します。よろしくお願いいたします」と名乗る。今度の訪問時などの際に、忘れずに名刺をお渡しすることを忘れないようにするようにしましょう。

そうならないためにも日頃から、名刺を切らさないように、また訪問時には携帯を忘れないように気を付ける。名刺は、個人情報であるうえに、会社の大切な資産です。頂いた名刺を机に置いたまま忘れてきたり、外出先で紛失したりすることが無いよう、きちんと自己管理しましょう。

また、不要になった名刺は、必ずシュレッダーなどにかけてから廃棄することも、名刺の悪用などを防ぐために必要です。

名刺の上手な活用法

名刺は、相手の連絡先や部署などの情報が記載されている大切な情報源です。きちんと管理して後で利用するためにもきちんと管理をしておきましょう。名刺がたまってくるとどこに管理してあったのかわからなくなります。付箋など自分のわかりやすいように、すぐに相手先の名刺を見つけれるようにしておきましょう。

また、名刺を受け取ったら、裏側にメモをしておくとよいでしょう。本人の目の前でメモをするのはタブーですから、帰社した後などにメモをします。あいさつを交わしただけで日にちが空いてしまうと名刺に記載されている情報だけでは相手を思い出せなくなってしまうこともあります。次回の面会に役立つよう面会日時や特徴、どのような用件であったのかをメモしておくと良いでしょう。

名刺交換は社会人にとって基本のマナー

いかかでしたでしょうか?名刺交換は1対1の場面だけではなく、1対複数や複数対複数など状況に応じた対応が求められます。

しかし、名刺交換は社会人にとっては基本的なマナーです。基本的なことを疎かにすれば、自分の属している会社の信用問題にもつながりかねません。ぜひ、名刺交換の手順をマスターして、社会人として恥ずかしくないようにしましょう。

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